Rozliczanie jazd lokalnych samochodem pracownika - aspekty podatkowe

W przypadku używania przez pracownika samochodu osobowego, motocykla, motoroweru do celów służbowych zwrot kosztów używania tego pojazdu następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem na warunkach określonych przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271).

Rozporządzenie nie stanowi, w jakiej formie umowa cywilnoprawna powinna być zawarta, ale dla celów dowodowych wskazana jest forma pisemna. Z punktu widzenia prawa cywilnego - w myśl art. 353 Kodeksu cywilnego - strony mogą określić jej postanowienia w sposób dowolny, oczywiście w granicach obowiązującego prawa, i nie naruszający zasad współżycia społecznego. Umowa taka powinna zawierać: datę jej zawarcia, wskazanie stron, ustalenie przedmiotu umowy, tj. wskazanie pojazdu, który będzie używany do celów służbowych, określenie limitu kilometrów (przy założeniu, że będą one rozliczane ryczałtowo), wskazanie okresu, w którym ma obowiązywać, podpisy stron.