Gmina nie może odrzucić oferty przedsiębiorcy, gdy jej wewnętrzne dokumenty są nieprecyzyjne

Handluję materiałami biurowymi. Złożyłem ofertę do urzędu miasta, w odpowiedzi na jego zapytanie ofertowe na dostawę takiego asortymentu. Jednak oferta została odrzucona z powodu braku podpisu. Tymczasem została podpisana elektronicznie. W regulaminie zamówień urzędu jest zapis, że oferta ma być „w formie pisemnej”. Czy w tej sytuacji mogę kwestionować decyzję urzędu?

Każda jednostka samorządowa dokonująca zakupów czy udzielająca zleceń powinna posiadać wewnętrzną dokumentację, czyli regulamin udzielania zamówień. Dokumentacja ta stanowi pewną instrukcję udzielania zamówień publicznych poniżej progów unijnych. Nie ma jednak odgórnych wymogów dotyczących jej konstruowania, a w związku z tym nie zawsze przyjęte w gminach mechanizmy w tym zakresie będą precyzyjne i kompletne. W gminie, o której wspomina czytelnik, w regulaminie zamówień zawarto jedynie ogólne sformułowanie o składaniu ofert w formie pisemnej. Trudno zatem uznać za zasadne postępowanie gminy, i to zarówno w kontekście przepisów stricte dotyczących działalności gospodarczej, jak i przepisów cywilnoprawnych związanych ze sposobem interpretacji oświadczeń woli.