Jak księgowo rozliczamy kasy zapomogowo-pożyczkowe

Kasa zapomogowo-pożyczkowa nie może być traktowana jako dodatkowe lub wydzielone przedsiębiorstwo, agenda wewnętrzna, instytucja pożyczkowa lub być porównywana z funduszami inwestycyjnymi, zwłaszcza tymi hedgingowymi, których głównym celem jest jedynie przynoszenie zysków. Na KZP członkowie się nie wzbogacą, ale też nie stracą. Umożliwia ona m.in. systematyczne oszczędzanie poprzez dokonywanie miesięcznych, zadeklarowanych indywidualnych wpłat.

Ustawodawca nie narzucił prawie żadnych ograniczeń co do wartości zarówno lokowanych w KZP oszczędności, jak i świadczonych usług. To sami członkowie muszą zadecydować, po ile się składają i ile sobie pożyczają. Ponieważ usługi pożyczkowe są finansowane z wcześniej pobranych zwrotnych depozytów, a KZP nie została obciążona podatkami lub dodatkowymi kosztami, to ostatecznie członkowie muszą zadecydować o wysokości pożyczek, a także o ewentualnym akceptowalnym dla nich ryzyku związanym z ich udzielaniem. Ustawa z 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych (Dz.U. poz. 1666; dalej: ustawa o KZP) jedynie porządkuje i zmienia te szczegóły, które już nie przystawały do współczesnej działalności, przy czym dodatkowo wprowadza wiele nowych rozwiązań, z których kasy skorzystają w przyszłości. Co ważne, to pracodawca świadczy KZP pomoc w zakresie m.in. prowadzenia rachunkowości, obsługi kasowej i prawnej.

O co pytają na szkoleniach

problem Czy KZP musi prowadzić rachunkowość podobnie jak inne rynkowe podmioty, czy wystarczą zapisy u pracodawcy w dokumentacji wynagrodzeń?

odpowiedź Zgodnie z art. 49 ust. 1‒2 ustawy o KZP rachunkowość kasy jest prowadzona zgodnie z przepisami ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 295; dalej: u.r.). Wskazano też w nim, że „rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy”. Zgodnie z tymi przepisami prowadzenie rachunkowości KZP ma być realizowane tak jak każdej innej jednostki, przy czym ma ona być rozdzielona od rachunkowości pracodawcy, a okresem sprawozdawczym jest rok kalendarzowy. Należy pamiętać, że u przedsiębiorców, stanowiących najliczniejszą grupę pracodawców, może on obejmować dowolny, 12-miesięczny zadeklarowany okres działalności i nie musi koniecznie łączyć się z rokiem kalendarzowym. Rozbieżność okresów sprawozdawczych nie dotyczy jednak jednostek budżetowych, zobowiązanych do zamknięcia roku obrotowego wraz z kalendarzowym, ale i tutaj nie ma podstaw do ujęcia rachunkowości kasy zapomogowo-pożyczkowej lub międzyzakładowej kasy zapomogowo-pożyczkowej w ramach rachunkowości publicznego lub samorządowego pracodawcy. Podmioty sfery finansów publicznych są zobowiązane do stosowania ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1270; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1872), której przepisy nie przewidują prowadzenia w ramach rachunkowości jednostki dodatkowej wydzielonej lub wewnętrznej rachunkowości na rzecz podmiotów nienależących do tej sfery, choć dopuszczają prowadzenie rachunkowości innych podobnych jednostek. KZP jako organizacja członkowska (PKD 94.99.Z) gospodaruje prywatnymi środkami osób fizycznych. Nie są to więc środki publiczne, choć pochodzą z wynagrodzeń tego typu jednostki. Więcej, podmioty publiczne mają narzucony specyficzny sposób samego operacyjnego preliminowania, prowadzenia i sprawozdawania własnej działalności i nie mogą skorzystać z dowolności wyboru pozostawionej innym podmiotom. Niegdyś istniała możliwość prowadzenia w wewnętrznej formie rachunkowości ówczesnej pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej, poprzedniczki KZP. Obecnie, od kiedy z rachunkowości jednostek budżetowych znikła możliwość ujmowania transakcji PKZP w zapisach wewnętrznych tych jednostek, muszą być one ujmowane całkowicie odrębnie, zgodnie z ustawą o rachunkowości.