Spis z natury

Spisy z natury są najbardziej pracochłonną metodą inwentaryzacji, która jest jednym z obowiązkowych elementów zamknięcia ksiąg rachunkowych i sporządzenia sprawozdania finansowego. I choć dotyczą one tylko składników policzalnych i mierzalnych, to w praktyce konieczne jest zaangażowanie do nich wielu osób, co na dłuższą metę utrudnia funkcjonowanie jednostki. Inwentaryzację tą metodą należy więc przeprowadzić szybko, co jest jak najbardziej wykonalne, ale pod warunkiem właściwego uregulowania kwestii związanych z przygotowaniem, przebiegiem i rozliczeniem inwentaryzacji, podziałem kompetencji. Zasady te każda jednostka powinna mieć opisane w instrukcji inwentaryzacyjnej, którą warto opracować, korzystając z Krajowych Standardów Rachunkowości i stanowisk Komitetu KSR.

Pamiętajmy, że inwentaryzacja ma na celu sprawdzenie zgodności stanów składników, tj. aktywów i pasywów wynikających z ksiąg rachunkowych, ze stanami rzeczywistymi ustalonymi w trakcie inwentaryzacji. Rzetelne przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji jest podstawowym mechanizmem kontrolnym, który poprzez porównanie danych wynikających z ksiąg rachunkowych z dokumentami ma na celu wykazanie ewentualnych nieprawidłowości w tym zakresie. Inwentaryzacja stanowi istotny element rachunkowości, który służy do weryfikacji stanu składników aktywów i pasywów przed ujęciem ich w sprawozdaniu finansowym. A prawidłowe przeprowadzenie w szczególności spisów daje też podstawę do podatkowego rozliczenia skutków stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych. Przypomnieć warto, iż spisem z natury obejmujemy:

1) aktywa pieniężne z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych;

2) papiery wartościowe w postaci materialnej;

3) rzeczowe składniki aktywów obrotowych;

4) środki trwałe oraz nieruchomości zaliczone do inwestycji, z wyjątkiem tych, do których dostęp jest utrudniony, oraz grunty;

5) maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.

Czynności związane z inwentaryzacją większości składników aktywów powinny rozpocząć się już z początkiem października, czyli z początkiem ostatniego kwartału roku. Jest to ważne, bo zadań, jakie stoją przed pracownikami magazynów oraz potem biur rachunkowych, jest wiele i wymagają one czasu.