Praca zdalna po nowemu – jak ją wdrożyć krok po kroku w urzędach i szkołach

Od 7 kwietnia br. kodeks pracy wzbogaca się o nowy rozdział regulujący zasady pracy zdalnej. Praca w tym trybie co do zasady będzie również możliwa w urzędach i szkołach. Nie dotyczy to jednak wszystkich wydziałów i wszystkich stanowisk. Trudno sobie wyobrazić, by w pozapandemicznych warunkach pracę w ten sposób świadczył inkasent czy nauczyciel. Jednak oczywiście w wielu jednostkach budżetowych znajdzie się wielu pracowników, którzy pracę zdalną mogą świadczyć w wybranych dniach, np. obsługa księgowa, prawna. Jak zatem prawidłowo zorganizować zdalną pracę w jednostkach budżetowych, o czym należy pamiętać i jaką dokumentację przygotować?

krok 1: przygotowanie porozumienia, regulaminu lub informacji

Co do zasady wykonywanie pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między jednostką budżetową i zakładową organizacją związkową, a jeśli u danego pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.

Jeżeli natomiast nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia ją z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 854), z których każda zrzesza co najmniej 5 proc. pracowników zatrudnionych w danej jednostce.

Kiedy regulamin

Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia tego porozumienia, wtedy pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie pracy zdalnej, uwzględniając przy tym ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Natomiast gdy w jednostce nie działają zakładowe organizacje związkowe, wtedy pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie pracy zdalnej po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. A więc kluczowym i pierwszym dokumentem, nad którym powinna się pochylić każda jednostka zamierzająca wprowadzić możliwość pracy zdalnej, jest regulamin, a jeśli u pracodawcy działają związki – porozumienie. Od przygotowania i uzgodnienia tych dokumentów należałoby zacząć.