Podpisywanie dokumentów finansowych na nowych zasadach już możliwe

Nowelizacja ustawy o rachunkowości wprowadziła ułatwienia w podpisywaniu sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności jednostki. Obecnie wystarczy podpis jednego członka zarządu. Jak w praktyce wygląda ta nowa procedura? Jakie obowiązki mają pozostali członkowie zarządu?

Ułatwienia przy podpisywaniu sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z działalności jednostki wprowadziła ustawa o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw z 14 października 2021 r. (Dz.U. z 2021 r. poz. 2106). Mianowicie zmieniła brzmienie art. 52 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217, ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2106), umożliwiając podpisywanie dokumentów finansowych jednostki wyłącznie przez jednego z członków jej zarządu. A zatem od 1 stycznia 2022 r. nie ma już potrzeby, aby sprawozdanie finansowe czy sprawozdanie z działalności jednostki (o ile takie jest sporządzane) opatrywać podpisami wszystkich członków tego organu. Nowe przepisy weszły w życie z początkiem 2022 r. To znacząca zmiana, szczególnie dla członków zarządu. Do końca ubiegłego roku dokumenty finansowe jednostki zobowiązany był podpisać jej kierownik, a w razie kierowania jednostką przez organ wieloosobowy - wszyscy bez wyjątków członkowie tego organu. W przypadku sprawozdania finansowego podpis dodatkowo składała osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. W praktyce oznaczało to, że np. w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością na dokumentach finansowych podpisy byli zobowiązani złożyć wszyscy członkowie jej zarządu. Odmowa podpisu wymagała pisemnego uzasadnienia dołączonego do dokumentów finansowych. Regulacja ta powodowała w praktyce trudności, w szczególności gdy wśród członków zarządu byli obcokrajowcy. Dokumenty finansowe podpisać można bowiem jedynie za pomocą profilu zaufanego (ePUAP), podpisem osobistym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Tymczasem warunkiem uzyskania profilu zaufanego jest posiadanie numeru PESEL. Z kolei podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny, w którym prawdziwość danych takiego podpisu potwierdza certyfikat podpisu osobistego w e-dowodzie, a zatem jest wyłączony w przypadku obcokrajowców. W praktyce więc dokumenty finansowe spółek z „obcymi” zarządami najczęściej są podpisywane za pomocą kwalifikowanych podpisów elektronicznych. W tym zakresie należy jednak pamiętać o regularnym odnawianiu certyfikatów, kosztach związanych z wyrobieniem podpisu, towarzyszącym temu często dużym zaangażowaniem czasowym, a także zadbać o to, by nowy zarząd w przededniu sporządzania dokumentów finansowych jednostki dysponował już kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi. Z pomocą przyszła nowelizacja.