Uzasadnienie decyzji administracyjnej powinno być realne i adekwatne, a nie pozorne

Właściwe umotywowanie musi korespondować z rozstrzygnięciem sprawy, wyjaśniać tok rozumowania organu i powody zastosowania konkretnego przepisu w konkretnej sytuacji. Dzięki temu strona wie, że decyzja nie ma charakteru dowolnego

Uzasadnienie decyzji to nie tylko jej obligatoryjna część, ale także bardzo ważny jej element. Dlatego nie może być potraktowane przez organ jedynie jako formalne spełnienie wymogów procedury, co nierzadko się zdarza. Uzasadnienie ma przekonać stronę do tego, że jej sprawa została należycie rozpoznana, a rozstrzygnięcie jest słuszne. Warto też pamiętać, że błędy w umotywowaniu decyzji mogą niekiedy stanowić podstawę do jej wzruszenia w procedurze odwoławczej albo sądowoadministracyjnej. Analiza uzasadnienia decyzji może bowiem doprowadzić do ustalenia, że organ nie dokonał rzetelnych ustaleń faktycznych albo zastosował błędne przepisy. Uzasadnienie decyzji ma zatem znaczenie także dla procedury weryfikacji decyzji w toku instancyjnym.

O czym organ powinien pamiętać

Cechami dobrego uzasadnienia są logiczny związek oraz zgodność z rozstrzygnięciem i jego treścią, brak wywodów sprzecznych lub rozbieżnych z rozstrzygnięciem, ścisłość i dokładność wywodów, ich zwięzłość i prostota ujęcia oraz kompletność motywów.

Jedną z najistotniejszych wadliwości uzasadnienia jest natomiast niepowiązanie uzasadnienia z rozstrzygnięciem decyzji. Uzasadnienie decyzji ma stanowić uzewnętrznienie motywów jej podjęcia, pokazanie rozumowania organu, a nie tylko wykaz zebranych faktów i norm. Ma ono nie tylko przekonać adresata decyzji o słuszności rozstrzygnięcia, ale również umożliwić pogłębioną kontrolę i ocenę rozumowania. ©℗

Jasne reguły

Poprawne uzasadnienie decyzji administracyjnej, jak wskazał w wyroku z 5 stycznia 2022 r. (sygn. akt I SA/Ke 689/21) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Kielcach, powinno służyć realizacji zasady pogłębiania zaufania uczestników postępowania do władzy publicznej. Działaniem zgodnym z tą regułą jest prowadzenie postępowania w ścisłym powiązaniu z przepisami prawa procesowego oraz prawidłowym stosowaniem przepisów prawa materialnego. Właściwie sporządzone uzasadnienie decyzji powinno też pełnić funkcję informacyjną, jak również czynić zadość zasadzie przekonywania (art. 11 kodeksu postępowania administracyjnego). Oznacza to, że organ powinien wyjaśnić stronie zasadności przesłanek, którymi kierował się przy załatwieniu sprawy, aby przekonać ją, że w istniejącym stanie prawnym i faktycznym wydanie innej decyzji było niemożliwe, i w miarę możliwości doprowadzić do wykonania decyzji bez stosowania środków przymusu.