Od digitalizacji archiwów nie da się dłużej uciekać. To duży wydatek, lecz pozwoli właściwie zabezpieczyć akta

Przepełnione i źle zabezpieczone pomieszczenia do przechowywania papierowych dokumentów to wciąż standard w samorządach. Żadne przepisy nie zobowiązują ich jednak do tworzenia kopii zapasowych w formie cyfrowej. JST niewiele więc robią w tym zakresie, a to błąd

To, że w urzędowych archiwach brakuje miejsca na wieloletnie przechowywanie akt, a także pieniędzy na ich odpowiednie zabezpieczenie, wiadomo od lat. Ale niedawny pożar w archiwum zakładowym Urzędu Miasta Krakowa pokazuje, co może się stać, jeśli proces cyfryzacji archiwaliów będzie się ciągle odsuwany w czasie. Bo choć wciąż nie wiadomo, jak dużą część krakowskich akt strawił ogień, to pewne jest, że część ważnych dla mieszkańców dokumentów została bezpowrotnie utracona.

Szanse na odtworzenie

Eksperci są zgodni, że odtworzenie akt, które spłonęły w tak rozległym pożarze, jest raczej niemożliwe, lecz wiele zależy od tego, jak wiele procesów w samorządzie odbywało się za pośrednictwem systemów elektronicznych. W przypadku stolicy Małopolski wiadomości nie są złe, bo się okazuje, że magistrat z własnej inicjatywy skanował i skanuje część archiwaliów - głównie po to, by przyspieszyć obieg korespondencji między poszczególnymi komórkami urzędowymi. Stąd wiele wykonanych dokumentów jest przechowywanych na serwerach wydziałowych. - Wnioski mieszkańców kierujemy do wydziałów, w których realizowano ich sprawy. Istnieje więc szansa, że zostały zachowane w postaci elektronicznej - mówi Zbigniew Pasierbek, kierownik archiwum UM Kraków.