W jaki sposób uniknąć błędów w sprawozdaniach finansowych przygotowywanych przez biuro rachunkowe

W sprawozdaniach finansowych są popełniane błędy. Czasem wynikają one z niedostatecznego przepływu informacji pomiędzy klientem a pracownikami biura rachunkowego, którzy mają dostęp jedynie do dokumentacji księgowej. A to może być niekiedy za mało. Zdarza się też, że przyczyną jest zbyt krotki czas na przygotowanie danych i natłok innych prac. Podpowiemy, na co należy zwrócić szczególną uwagę, by tych nieprawidłowości uniknąć.

TEMAT: Sprawozdania finansowe za 2020 rok

PROBLEM: Nieprawidłowości z powodu niedostatecznych informacji od od klienta

1. brak danych

Za sprawozdanie finansowe odpowiedzialny jest kierownik jednostki obsługiwanej przez biuro rachunkowe. Jednak w praktyce szczególnie dotyczy to mniejszych jednostek, dominuje pogląd, że to biuro odpowiada za księgowość i to ono powinno wszystko wiedzieć na temat danych, jakie mają być zawarte w rocznym raporcie finansowym. To zapewne najważniejsza przyczyna poważniejszych nieprawidłowości w sprawozdaniach. Pracownicy biura rachunkowego nie są bowiem informowani o problemach finansowych kontrahentów klienta, nie otrzymują danych o uszkodzeniach maszyn czy rozwiązywanych umowach handlowych. A wszystkie te okoliczności są podstawą do dokonywania odpisów aktualizacyjnych, czyli urealnienia wartości aktywów. We wskazanych przypadkach wartość obniżenia aktywów i jednocześnie kosztów może być znacząca i dla sumy bilansowej, i dla wyniku finansowego. [przykłady 1 i 2]

Przykład 1

Spółka A sprzedała spółce B towary. Należność na koniec 2020 r. wynosiła 369 000 zł. Należności nie były starsze niż 90 dni, zatem z księgowego punktu widzenia nie było powodów do odpisów w VAT (ulga na złe długi) i podatku dochodowym. Tymczasem kierownictwo spółki A wiedziało już na koniec 2020 r., że spółka B wpadła w bardzo poważne problemy finansowe i został złożony wniosek o upadłość. Zgodnie z zasadą ostrożności już na 31 grudnia 2020 r. powinien być dokonany odpis aktualizacyjny tej należności. Ujęcie tego odpisu obniży sumę bilansową o 369 000 zł, kwota ta będzie ujęta jako pozostałe koszty operacyjne.