Koszty zgromadzenia wspólników (akcjonariuszy) a koszty podatkowe

Osoba prawna działa przez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie i w opartym na niej statucie. Jednym z obligatoryjnych organów spółek kapitałowych jest w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zgromadzenie wspólników, a w spółce akcyjnej - walne zgromadzenie. Zgromadzenie pełni rolę organu „właścicielskiego”, którego zadaniem jest podejmowanie najważniejszych decyzji z zakresu funkcjonowania spółki w formie uchwał, a w szczególności:

1) rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki,

2) rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,

3) udzielenie absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków,

4) powoływanie i odwoływanie pozostałych organów spółek,

5) co do zasady - powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty.

Organizacja zgromadzenia przez spółkę pociąga za sobą wiele wydatków. Powstaje zatem pytanie, jak właściwie zakwalifikować te wydatki dla celów podatkowych.

Funkcjonowanie zgromadzenia nie nastręcza zbyt wielu problemów natury finansowej czy organizacyjnej, gdy spółkę tworzy niewielu (kilku) udziałowców, w szczególności przebywających na niewielkim terytorium (np. w tym samym mieście czy województwie). W przypadku jednakże spółek liczących wielu udziałowców, jak również spółek, w których wspólnikami albo akcjonariuszami są podmioty zagraniczne czy też podmioty krajowe z miejscowości odległych o kilkaset kilometrów, wykonywanie przez zgromadzenie jego uprawnień rodzić może pewne problemy związane z koniecznością odpowiedniego zorganizowania zgromadzenia i zapewnienia mu właściwej oprawy technicznej. Wszystkie te działania pociągają za sobą określone wydatki, w szczególności koszty: