Dokumentowanie nieściągalności wierzytelności

W większości podmiotów prowadzących działalność gospodarczą pojawiają się czasem problemy z wyegzekwowaniem wierzytelności. W takiej sytuacji przedsiębiorcy - aby zminimalizować straty - starają się przynajmniej zaliczyć wartość tej wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów. Zasady w tym przypadku są identyczne w przypadku osób fizycznych i osób prawnych. Dlatego, mimo że w artykule powołujemy się na ustawę o podatku dochodowym od osób prawnych zaprezentowane rozstrzygnięcia dotyczą także osób fizycznych.

Co do zasady, wierzytelności odpisane jako nieściągalne nie mogą być zaliczane w poczet kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 pkt 25 u.p.d.o.p.). Wyjątkiem od tej zasady są wierzytelności, które uprzednio na podstawie art. 12 ust. 3 zostały zarachowane jako przychody należne i które nie zostały wyegzekwowane, a nieściągalność tych wierzytelności została udokumentowana przynajmniej na jeden ze ściśle określonych w art. 16 ust. 2 ustawy sposobów. Tym samym, niezbędnym warunkiem formalnym zaliczenia nieściągalnej wierzytelności w poczet kosztów uzyskania przychodów jest ich odpowiednie udokumentowanie:

1) postanowieniem o nieściągalności, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, albo

2) określonym postanowieniem sądu wydawanym w postępowaniu upadłościowym lub na skutek wniosku o ogłoszenie upadłości, albo

3) protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.