Rozliczenie samochodu według ewidencji przebiegu

Samochód stał się niezbędnym narzędziem pracy w działalności gospodarczej. Ze względu jednak na jego wartość nie każda firma może od razu zainwestować w nabycie na własność wszystkich niezbędnych pojazdów. Często w sprawach służbowych eksploatowany jest po prostu samochód użyczony przez udziałowca firmy lub samochód pracownika. W takich wypadkach samochód może być rozliczany według tzw. kilometrówki, ustalanej na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (analogicznie przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) nie pozwalają zaliczać do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków - z tytułu używania na potrzeby działalności gospodarczej podatnika niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, która musi być potwierdzona przez podatnika na koniec każdego miesiąca.

Należy zacząć od podziału na samochody będące środkami trwałymi oraz pozostałe. Samochody będące środkami trwałymi powinny zostać nabyte „na firmę” lub wprowadzone do niej w inny sposób, np. jako aport. Poza tym powinny zostać one wprowadzone do ewidencji środków trwałych. Zaliczenie samochodu do środków trwałych powoduje, że prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest wymagane. Innym podziałem jest podział na samochody ciężarowe i osobowe, przy czym należy podkreślić, iż zgodnie z art. 16 ust. 3a u.p.d.o.p. na użytek tej ustawy termin „samochód osobowy” oznacza każdy samochód, który nie posiada homologacji producenta lub importera wymaganej dla samochodów innych niż osobowe oraz którego dopuszczalna ładowność nie przekracza 500 kg.