Korekta odpisu na ZFŚS w 2024 roku - o czym powinni pamiętać pracodawcy?

Jednym z ważniejszych obowiązków pracodawcy na przełomie roku jest korekta odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Do 31 grudnia firma w której w 2024 r. funkcjonował fundusz powinna dokonać korekty odprowadzonego odpisu, aby uwzględnić faktyczne zatrudnienie w tym roku.

ZFŚS. Zasady tworzenia i prowadzenia >>>

Wysokość odpisu na ZFŚS

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Podstawę ustalania kwotowych wskaźników odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych stanowi przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w II półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.

W ostatnich latach podstawą odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych było przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej ustalane w wyniku nowelizacji ustawy o ZFŚS - poprzez ustawy okołobudżetowe. Od 2024 roku powróciliśmy do obliczania odpisu na ZFŚS według przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 roku. W 2024 r. odpisu na zfśs (zarówno podstawowego, jak i fakultatywnego) pracodawcy dokonywali od przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w drugim półroczu 2023 r., tj. od kwoty 6445,71 zł. 

W 2025 r. podstawą wymiaru odpisu na ZFŚS będzie przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu było kwotą wyższą (publikacja tej kwoty przez GUS nastąpi w lutym 2025 r.).

Korekta odpisów na ZFŚS do 31 grudnia

Na koniec roku pracodawca powinien dokonać korekty odpisu na zfśs, porównując odpisy na zfśs dokonane na podstawie planowanej liczby pracowników z ich faktyczną liczbą.

Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym należy zsumować przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a otrzymaną wartość podzielić przez 12. Jeżeli pracodawca działał w okresie krótszym niż rok kalendarzowy, otrzymaną sumę przeciętnego zatrudnienia w miesiącach prowadzenia działalności socjalnej w formie zfśs również należy podzielić przez 12 (§ 3 rozporządzenia z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych). Tak samo należy postąpić, gdy podjęto decyzję o nietworzeniu zfśs, a następnie po kilku miesiącach postanowiono wznowić działalność tego funduszu.

Przeciętne zatrudnienie w miesiącu w zależności od sytuacji kadrowej ustalane jest najczęściej według dwóch sposobów:

1. w przypadku stabilnej sytuacji kadrowej – stan zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca należy zsumować i podzielić przez 2 albo
2. w przypadku większych zmian w sytuacji kadrowej – przyjąć stan zatrudnienia w każdym dniu miesiąca i podzielić przez liczbę dni tego miesiąca.

Przy dokonywaniu obliczeń przeciętnego zatrudnienia należy wcześniej liczbę pracowników zatrudnionych na mniej niż pełny etat przeliczyć na pełny etat.

W przypadku gdy przeciętna faktyczna liczba zatrudnionych jest niższa niż planowana, wówczas można wycofać nadpłatę z rachunku zfśs lub przeznaczyć ją na działalność socjalną w 2025 r., zmniejszając tym samym wysokość przyszłorocznego odpisu.

Natomiast odpisu na zfśs nie należy korygować w sytuacji, gdy zakładany na początku 2024 r. przeciętny stan zatrudnienia nie uległ zmianie w kolejnych miesiącach roku. Korekta nie jest potrzebna także w razie, gdy w ciągu roku nastąpiły zmiany kadrowe, ale nie nastąpiła zmiana w zakresie liczby zatrudnionych pracowników i wymiaru ich czasu pracy.