Kontrole PIP ujawniają nieprawidłowości w ewidencjonowaniu czasu pracy

Kontrole przeprowadzone przez inspektorów pracy potwierdzają, że rozliczanie czasu pracy stanowi jedno z największych wyzwań dla służb kadrowych. W odpowiedzi na te trudności, Główny Inspektorat Pracy (GIP) postuluje wprowadzenie obowiązku przechowywania harmonogramów czasu pracy przez okres trzech lat. Dodatkowo, rządowy projekt ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę ma zapewnić pracownikom wynagrodzenie zasadnicze nie niższe niż wynagrodzenie minimalne.

Kodeks Pracy 2024. Praktyczny komentarz z przykładami >>>

Ewidencja czasu pracy – jak prawidłowo ją prowadzić >>>

W latach 2021-2023 inspektorzy pracy przeprowadzili łącznie 6567 kontroli dotyczących czasu pracy. Objęły one łącznie 5214 pracodawców, w których pracę świadczyło ponad 826,2 tys. zatrudnionych, w tym przeszło 692,2 tys. na podstawie stosunku pracy. Kontrolom zostały poddane m.in. zagadnienia dotyczące ewidencji czasu pracy, zapewniania pracownikom odpoczynku dobowego i tygodniowego, zachowania zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, zapewniania co najmniej raz na 4 tygodnie niedzieli wolnej od pracy, a także pracy w godzinach nadliczbowych.

Za niepokojące zjawisko Państwowa Inspekcja Pracy uznaje znaczący wzrost kontroli, w których ujawniono nieprawidłowości w sposobie rekompensaty za pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy z 8 procent w 2021 roku do 25 procent w roku 2023.

Naruszenie przepisów prawa pracy przez pracodawców

Pracodawcy jako przyczyny nieprawidłowości wskazują najczęściej czynniki od nich niezależne, jednak w ocenie inspektorów pracy najczęstszymi przyczynami są:

• dążenie do obniżenia kosztów prowadzenia działalności, minimalizowanie kosztów pracy poprzez zmniejszanie zatrudnienia oraz przyjęcie, jako priorytetowych, działań zmierzających do realizacji celów ekonomicznych z marginalnym traktowaniem spraw pracowniczych;
• świadome naruszanie obowiązujących przepisów;
• niedostateczna znajomość uregulowań dotyczących czasu pracy bądź ich nieprawidłowa interpretacja (na co niewątpliwie wpływ mają skomplikowane, niejednoznaczne regulacje prawne, których stosowanie często wymaga posiłkowania się orzecznictwem Sądu Najwyższego; dotyczy to chociażby zaliczania do czasu pracy czasu tzw. szkoleń zawodowych – poza szkoleniami bhp, czy czasu podróży służbowej);
• brak należytej staranności przy prowadzeniu dokumentacji z zakresu prawa pracy (brak właściwego nadzoru ze strony kadry kierowniczej nad osobami, których obowiązkiem jest m.in. planowanie i rozliczanie czasu pracy podległego personelu oraz przerzucanie odpowiedzialności i zadań organizacyjnych z zakresu spraw pracowniczych na firmy zewnętrzne prowadzące sprawy kadrowo – płacowe).

Gwarancja minimalnego wynagrodzenia zasadniczego

Przeprowadzone przez inspektorów pracy kontrole potwierdzają, że spośród wszystkich przepisów prawa pracy, problematyka rozliczania czasu pracy jest jedną z najtrudniejszych dla służb kadrowych. W ocenie GIP, niezbędne jest wprowadzenie obowiązku przechowywania harmonogramów czasu pracy przez okres trzech lat.

Obszarem wymagającym regulacji jest także kwestia stałego uzupełniania wynagrodzenia do wysokości minimalnego wynagrodzenia w postaci wyrównania, co wpływa bezpośrednio na wysokość wypłacanych pracownikom dodatków. Próbą rozwiązania tego problemu jest regulacja zawarta w rządowym projekcie ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (UC62), przewidująca wymóg zapewnienia pracownikowi wynagrodzenia zasadniczego w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

W projekcie podniesiono także kwoty grzywien sankcjonujących wykroczenia z art. 281-283 k.p. Jednocześnie, mając na uwadze, iż obowiązująca obecnie maksymalna wysokość grzywny nakładanej w drodze mandatu karnego w kwocie do 2000 zł nie odpowiada dzisiejszym realiom rynkowym, PIP proponuje dodatkowo zmiany w art. 96 ustawy z dnia 24 sierpnia 2001 r. - Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia, polegające na podniesieniu kwoty grzywny:

• do 5 000 zł w postępowaniu mandatowym, w sprawach, w których oskarżycielem publicznym jest właściwy organ Państwowej Inspekcji Pracy (art. 96 § 1a pkt 1 k.p.w.),
• do 10 000 zł w postępowaniu mandatowym prowadzonym przez właściwy organ Państwowej Inspekcji Pracy, jeżeli ukarany co najmniej dwukrotnie za wykroczenie przeciwko prawom pracownika określone w Kodeksie pracy popełnia w ciągu dwóch lat od dnia ostatniego ukarania takie wykroczenie (art. 96 § 1b k.p.w.).

Źródło: Państwowa Inspekcja Pracy

Oprac. Katarzyna Bogucka