Nadpłata składek ZUS - jakie obowiązki ma pracodawca?

W praktyce dosyć często dochodzi do nadpłaty składek emerytalno-rentowych przez pracodawcę. Płatnik po analizie dokumentów rozliczeniowych i płatniczych za dany okres rozliczeniowy stwierdza, że opłacił składki w zawyżonej wysokości. Jakie obowiązki ma wówczas pracodawca?

Nadpłata składek ZUS

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ubezpieczonych, w danym roku kalendarzowym nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej 30 – krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej, ustawie o prowizorium budżetowym lub ich projektach, jeśli odpowiednie ustawy nie zostały uchwalone. W 2024 r. kwota rocznego limitu podstawy wymiaru składek ZUS (tzw. 30 -krotność) wynosi 234 720 zł (30 x 7824 zł).

Nadpłata występuje wskutek naliczenia składek od podstawy przekraczającej roczną kwotę graniczną, co często jest następstwem błędu osoby rozliczającej pensje lub systemu płacowego albo niepoinformowania przez zatrudnionego o dochodach z innych źródeł.

Płatnik może złożyć wniosek o zwrot nienależnie opłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (pomniejszonych o składkę zdrowotną), pod warunkiem że:

• przekraczają one wysokość kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym (obecnie 16 zł), o czym ZUS zawiadamia płatnika, oraz

• nie uległy przedawnieniu.

Jakie obowiązki wywołuje nadpłata składek ZUS?

Nadpłata składek ZUS powoduje, że pracodawca ma obowiązek:

1. sporządzenia odpowiednich korekt dokumentacji rozliczeniowej ZUS – komplet korygujący dotyczący miesiąca wystąpienia nadpłaty składek powinien składać się z: raportu ZUS RCA, w którym wykazuje się składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wyliczone już od prawidłowych podstaw wymiaru, oraz z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, w której powinno być uwzględnione prawidłowe rozliczenie składek i wypłaconych świadczeń za wszystkie osoby ubezpieczone, po uwzględnieniu zmian wynikających z korygującego raportu ZUS RCA;

2. dokonania zwrotu osobie, której dotyczy nadpłata, składek niesłusznie pobranych z jej wynagrodzenia – zwrot w tym zakresie nie podlega składkom ZUS i powinien być dokonywany po uprzednim pomniejszeniu o powstałą niedopłatę składki na ubezpieczenie zdrowotne, a także o zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, którą należy skalkulować od sumy przychodów postawionych do dyspozycji zatrudnionemu w miesiącu wypłacania mu nadpłaconych składek ZUS (w podstawie opodatkowania uwzględnia się kwotę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pobranych ze środków zatrudnionego ponad roczny limit przed pomniejszeniem o niedopłatę składki zdrowotnej).