Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych od sygnalistów. Jak urząd musi się przygotować do wdrożenia procedury

Choć ustawa o ochronie sygnalistów weszła w życie 25 września br., to dopiero od 25 grudnia 2024 r. do rzecznika praw 
obywatelskich i innych organów publicznych trafiać będą tzw. zgłoszenia zewnętrzne naruszeń prawa. Jednak przygotowania 
do ich przyjmowania trzeba rozpocząć znacznie wcześniej, bo zadań z tym związanych, które organy publiczne (w tym m.in. 
urzędy administracji, wójtowie, burmistrzowie, rady gmin, miast, powiatów, wojewodowie) powinny wykonać, jest wiele. Między 
innymi muszą do tego czasu opracować odpowiednie procedury, wybrać i przygotować kanały składania zgłoszeń, wybrać osoby 
do ich obsługi, zakupić odpowiedni sprzęt, przygotować pomieszczenia, opracować dokumenty, w tym informacje, które zostaną zamieszczone na stronie Biuletynu Informacji Publicznej. To tylko niektóre z licznych obowiązków przygotowawczych. W części pierwszej poradnika przedstawiamy najważniejsze działania, które trzeba podjąć już teraz, a w kolejnej – za dwa tygodnie 
– opiszemy m.in., jak będzie przebiegać obsługa zgłoszeń.

Sygnaliści odgrywają kluczową rolę w ujawnianiu naruszeń, w zapobieganiu im oraz w ochronie interesu publicznego. Niejednokrotnie to oni jako pierwsi dowiadują się o działaniach bezprawnych. Dostarczane przez nich sygnały mogą się przyczyniać więc do poprawy egzekwowania prawa. Jednocześnie sygnaliści ze względu na swoją rolę są narażeni na doświadczanie negatywnych, niekorzystnych dla nich skutków, w tym działań odwetowych, co zniechęca do zgłaszania nieprawidłowości (np. urzędnik, który rozważa zgłoszenie korupcji swojego szefa, może się obawiać m.in. przesunięcia na niższe stanowisko, otrzymania wypowiedzenia, negatywnej oceny wyników pracy, niekorzystnego lub niesprawiedliwego traktowania albo założenia sprawy w sądzie o zniesławienie).

Dostrzegając rolę sygnalistów w ujawnianiu naruszeń prawa i problemów, z jakimi muszą się mierzyć, ustawodawca unijny w motywach do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz.Urz. UE. z 2019 r. L 305 s. 17; dalej: dyrektywa 2019/1937) uznał za konieczne objęcie ochroną sygnalistów oraz ujednolicenie w państwach członkowskich mechanizmów ich ochrony po to, aby finalnie skutecznie chronić interes publiczny (motywy [1]‒[4] dyrektywy 2019/1937). Uchwalona przez Sejm ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928; dalej: u.o.s.) implementuje dyrektywę 2019/1937 do polskiego porządku prawnego oraz m.in. określa warunki objęcia ochroną sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa, reguluje środki ochrony sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa oraz zasady zgłaszania informacji o naruszeniach prawa organowi publicznemu, a także zadania organów publicznych związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa i z podejmowaniem działań następczych.