Przyjęcie procedury zgłoszeń wewnętrznych. Jak uniknąć błędów?

Pracodawcy muszą uwzględnić w opracowywanym systemie zgłoszeń wszystkie obligatoryjne elementy określone przez ustawodawcę. Muszą dostosować go do specyfiki przedsiębiorstwa oraz skonsultować z załogą. Uchybienia na każdym etapie mogą wpłynąć na niską skuteczność procedury whistleblowingowej.

brak wszystkich wymaganych elementów procedury

Ustawodawca określił minimalny zakres wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych oraz sposób jej wdrożenia w podmiotach. Błędem będzie więc przygotowanie i wdrożenie regulacji, w której przedsiębiorca nie uwzględni wszystkich elementów obligatoryjnych, np. nie wskaże, jaki podmiot w jego instytucji przyjmuje zgłoszenia. Nieprawidłowe będzie także nieopisanie, jaki podmiot w ramach struktury wewnętrznej rozpoznaje zgłoszenia. Należy przy tym pamiętać, że na gruncie ustawy o ochronie sygnalistów podmiotem zewnętrznym jest też spółka matka w stosunku do spółki córki, która może mieć siedzibę za granicą, np. we Francji. W procedurze trzeba też określić kanały przekazywania zgłoszeń wewnętrznych – co najmniej ustnie lub pisemnie.

Potencjalny sygnalista, który będzie czytał procedurę, powinien się z niej także dowiedzieć, że pracodawca musi mu potwierdzić przyjęcie zgłoszenia w terminie siedmiu dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie poda adresu do kontaktu. Co więcej, powinien również przeczytać, że maksymalny termin na przekazanie mu informacji zwrotnej, po rozpoznaniu zgłoszenia, wynosi trzy miesiące. Jeżeli nie uwzględnimy tych terminów w naszej procedurze, popełnimy błąd.