Aktualność

Data publikacji: 2024-10-21

Samofakturowanie - jak wystawiać faktury i rozliczać VAT

Przepisy ustawy o VAT przewidują możliwość tzw. samofakturowania, czyli sytuacji, w której następuje przeniesienie obowiązku wystawienia faktury na nabywcę. Warunkiem zastosowania tego rozwiązania jest zawarcie umowy, w której zostanie określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur. Kluczowe znaczenie ma również akceptacja faktury przez sprzedawcę. Kto może korzystać z samofakturowania i o czym pamiętać odliczając VAT?

Faktury 2024 - Poradnik Gazety Prawnej >>>>

Praktyczny leksykon VAT 2024. Wszystko o zmianach w rozliczeniach VAT >>>

Kiedy można stosować samofakturowanie

Zasady samofakturowania reguluje art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, który określa jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nabywca mógł wystawiać faktury. Nabywca wystawiający fakturę w ramach samofakturowania musi być podatnikiem podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze albo osobą prawną niebędącą podatnikiem, który nabywa towary lub usługi od innego podatnika, Faktury w ramach samofakturowania mogą wystawiać zarówno polscy podatnicy, jak i podatnicy zagraniczni oraz osoby prawne niebędące podatnikami, z wyjątkiem osób prywatnych.

W ramach samofakturowania mogą być wystawiane trzy rodzaje faktur. Są to faktury dokumentujące:

sprzedaż, a więc faktury dokumentujące odpłatne dostawy towarów, odpłatne świadczenie usług, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów (art. 2 pkt 22 ustawy o VAT) na rzecz podmiotu, z którym została zawarta umowa w sprawie samofakturowania,
otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi (czyli tzw. faktury zaliczkowe), dotyczące sprzedaży na rzecz podmiotu, z którym została zawarta umowa w sprawie samofakturowania,
dostawę towarów lub świadczenie usług, których miejsce świadczenia znajduje się na terytorium państwa trzeciego (czyli poza Unią Europejską).

Ważne

Gdy miejsce świadczenia transakcji znajduje się na terenie UE, o możliwości samofakturowania decydują przepisy kraju, na terenie którego znajduje się miejsce świadczenia. Zasada ta nie ma zastosowania, gdy miejsce świadczenia jest poza UE.

Umowa w sprawie samofakturowania

Aby nabywca mógł wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy konieczne jest zawarcie umowy. W umowie tej musi zostać określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności (sprzedawcę). Jest to jedyny wymagany przepisami element umowy o samofakturowanie. Umowa powinna zawierać informacje dotyczące stron umowy, daty zawarcia a także okresu, na który została ona zawarta. Jednocześnie przepisy nie określają w jaki sposób należy zatwierdzić fakturę, a zatem strony mogą w dowolny sposób określić procedurę akceptacji dokumentów.

Zatem, aby samofakturowanie przez nabywcę było możliwe, konieczne jest:

zawarcie przez nabywcę i sprzedawcę umowy w sprawie samofakturowania,
określenie w tej umowie procedury zatwierdzania poszczególnych faktur.

Akceptacja faktur kluczowa dla odliczenia VAT

Faktury wystawiane przez nabywców muszą zawierać dodatkowy element, tj. wyraz "samofakturowanie" (zob. art. 106e ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT). W pozostałym zakresie treść faktur wystawianych przez nabywców - w imieniu i na rachunek sprzedawców - jest taka sama jak treść "zwykłych" faktur.

Faktury wystawione w ramach samofakturowania stanowią dla nabywców podstawę odliczania z nich podatku naliczonego, o ile w ramach określonej przez strony procedury zostały przez podatnika (sprzedawcę) zaakceptowane. Zgodnie z art. 88 ust. 3a pkt 5 ustawy o VAT, nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego faktury (jak również faktury korygujące) wystawione przez nabywcę, jeżeli nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego. Jednocześnie przepisy nie określają w jaki sposób należy zatwierdzić fakturę, a zatem strony mogą w dowolny sposób określić procedurę akceptacji dokumentów.

Ważne

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego faktury wystawione w ramach samofakturowania, które nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego.

Przykład

Na podstawie zawartej umowy w sprawie samofakturowania podatnik X (nabywca usług świadczonych przez podatnika Y) wystawił fakturę w imieniu podatnika Y, jednak podatnik Y odmówił jej zaakceptowania. W takim przypadku podatnikowi X nie przysługuje prawo do odliczenia VAT z wystawionej w imieniu podatnika Y faktury.

Podatnicy często nie są świadomi istnienia powyższego wyłączenia z prawa do odliczenia podatku naliczonego. Tym samym u podmiotów stosujących samofakturowanie organy podatkowe stwierdzają zaległości podatkowe będące konsekwencją zawyżenia kwoty podatku naliczonego. Najczęściej powodem błędów przy odliczaniu podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawionych w ramach samofakturowania najczęściej jest zatwierdzenie faktury przez sprzedawcę w inny sposób niż ten, który został określony w umowie lub odliczanie podatku naliczonego przed zatwierdzeniem faktury przez sprzedawcę.

Jeżeli faktura wystawiona w ramach samofakturowania ulegnie zniszczeniu lub zaginie obowiązek ponownego wystawienia faktury (tzw. duplikatu faktury) obciąża nabywcę, gdy obowiązuje nadal umowa.

Opracowanie: Katarzyna Bogucka

Przeczytaj więcej na ten temat w najnowszym wydaniu Biuletynu VAT Nr 10/2024 r.

Samofakturowanie – jak przekazać obowiązek fakturowania na kontrahenta >>>