Interpretacja indywidualna z dnia 7 października 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-3.4010.450.2024.1.DW

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na podstawie faktur elektronicznych.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

31 lipca 2024 r. wpłynął Państwa wniosek, z 31 lipca 2024 r., o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia, czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż w zdarzeniu przyszłym, przedstawionym we wniosku, Wnioskodawca ma prawo do uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu w podatku CIT wydatków spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT na podstawie faktur oraz dokumentów kosztowych, przechowywanych przez Wnioskodawcę w wersji elektronicznej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(…) z siedzibą w (…) (dalej „Wnioskodawca”), będąca czynnym podatnikiem VAT, prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży (…).

Wnioskodawca jest również pracodawcą dla osób fizycznych z miejscem zamieszkania na terytorium Polski i podlegających w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w podatku dochodowym od osób fizycznych.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawca otrzymuje faktury od polskich i zagranicznych dostawców towarów i usług, przy czym część faktur przesyłanych jest do Wnioskodawcy w formie papierowej, a część w formie elektronicznej. Wnioskodawca planuje wdrożenie systemu archiwizowania i obiegu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. Nowy system będzie obejmował wszystkie dokumenty potwierdzające zakup towarów lub usług, tj. faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty, rachunki, czy dokumenty zrównane z fakturami, wymienione w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979; w dalszej części niniejszego wniosku słowo „faktura” odnosi się również do takich innych dokumentów.

Wnioskodawca część faktur otrzymuje już w formie elektronicznej w formacie pdf. W przyszłości Wnioskodawca może otrzymywać faktury również w innych formatach np. xml, EDI. W takim przypadku Wnioskodawca planuje archiwizować otrzymane dokumenty w wersji, w której zostały otrzymane bez ich wydruku i przechowywania w formie papierowej.

Jednocześnie część dostawców będzie nadal przesyłać Wnioskodawcy faktury w formie papierowej. W takim wypadku Wnioskodawca zamierza skanować faktury papierowe do pliku (w rozdzielczości gwarantującej ich czytelność), przesyłać takie pliki do przeznaczonego do tego archiwum elektronicznego i niszczyć faktury papierowe. Wszystkie faktury byłyby zapisywane w nieedytowalnym formacie elektronicznym (przykładowo w formacie pdf), w jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku a zatem jakakolwiek ingerencja w treść obrazu dokumentu będzie wykluczona.

Otrzymane w formie papierowej faktury będą niszczone dopiero po sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności.

Celem Wnioskodawcy jest przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej. Faktury - i te, które Wnioskodawca otrzymał w formie elektronicznej (w różnych formatach np. xml, EDI, pdf), i te, które otrzymał w formie papierowej, a następnie samodzielnie zeskanował w sposób określony powyżej - będą przechowywane w tej formie na dedykowanym do tego serwerze. Serwer ten zostanie odpowiednio zabezpieczony przed utratą danych, między innymi poprzez ograniczenie kręgu osób mających dostęp do danych oraz przez regularne tworzenie kopii zapasowych.

Wnioskodawca jednocześnie wskazuje, iż w formie elektronicznej na zasadach wskazanych powyżej, będzie tworzyć i przechowywać również dokumenty kosztowe inne niż faktury: arkusze spisowe, protokoły likwidacji majątku trwałego, listy płac, noty obciążeniowe, noty uznaniowe, rachunki i inne, dokumentujące określone zdarzenie gospodarcze w formie papierowej, stanowiące podstawę do dokonywania zapisów w księgach rachunkowych Wnioskodawcy (zwane dalej: „dokumentami kosztowymi”). Powyższe dokumenty kosztowe stanowią dowody księgowe w rozumieniu ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. Poz. 120 z późn. zm. - dalej: „ustawa o rachunkowości”). Będą to zarówno dokumenty zewnętrzne jak i dokumenty wewnętrzne (dotyczące operacji wewnątrz jednostki) w rozumieniu ustawy o rachunkowości.

Część z powyższych dokumentów jest od razu generowana w formie elektronicznej (np. listy płac) część z nich (np. rachunki) może być otrzymywana przez Wnioskodawcę w formie papierowej. W takim wypadku Wnioskodawca - podobnie jak w przypadku faktur - zamierza skanować dokumenty kosztowe w wersji papierowej do pliku (w rozdzielczości gwarantującej ich czytelność), przesyłać takie pliki do przeznaczonego do tego archiwum elektronicznego i niszczyć ich papierowe wersje.

Wnioskodawca wskazuje również, że weryfikacja ww. dokumentów (faktur oraz dokumentów kosztowych) pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz ich zatwierdzanie przez autoryzujące osoby zgodnie z zasadami obowiązującymi u Wnioskodawcy, dokonywana będzie w całości elektronicznie. Fakt autoryzacji podlega trwałej ewidencji elektronicznej, która polega na niemodyfikowalnym zapisie informacji, kto i kiedy dokonał zatwierdzenia faktury i dokumentów kosztowych oraz ich definitywnego księgowania.

Dowody księgowe poniesienia wydatków będą archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe. Archiwizacja będzie się odbywać w sposób zapewniający do nich łatwy dostęp (co do zasady w sposób łatwiejszy i szybszy niż w ramach obecnego systemu archiwizacji, opartego na dokumentach w formie papierowej). Faktury oraz dokumenty kosztowe będą przechowywane co najmniej do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Elektroniczny system archiwizowania i obiegu dokumentacji umożliwiał będzie organom podatkowym niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur oraz dokumentów kosztowych, a w razie konieczności również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (na żądanie organów).

Po wprowadzeniu powyższego systemu archiwizowania i obiegu dokumentacji:

- Po zeskanowaniu faktury papierowej czy dokumentu kosztowego w wersji papierowej, ich wersja elektroniczna będzie wiernym i czytelnym odzwierciedleniem wersji papierowej.

- Faktury otrzymane w formie elektronicznej lub wygenerowane w formie elektronicznej (w przypadku w którym Wnioskodawca otrzyma fakturę w formie papierowej, którą następnie zeskanuje w sposób zapewniający pełną czytelność) nie będą utrwalane ani przechowywane na nośniku papierowym,

- Dokumenty kosztowe (zarówno dokumenty wewnętrzne jak i zewnętrze w rozumieniu ustawy o rachunkowości) generowane w wersji elektronicznej będą przechowywane jedynie w wersji elektronicznej (nie będzie tworzona ich wersja papierowa).

- Dokumenty kosztowe (zarówno dokumenty wewnętrzne jak i zewnętrze w rozumieniu ustawy o rachunkowości) wygenerowane w formie elektronicznej (w przypadku np. w którym Wnioskodawca otrzyma dokumenty kosztowe w formie papierowej, które następnie zeskanuje w sposób zapewniający pełną czytelność) nie będą utrwalane ani przechowywane na nośniku papierowym,

- Wnioskodawca będzie mieć możliwość jednoznacznego ustalenia wystawcy każdej faktury i dokumentu kosztowego archiwizowanego i przechowywanego w formie elektronicznej w systemie finansowo-księgowym.

- Dane zawarte w wersji elektronicznej faktury czy dokumentu kosztowego będą chronione przed przetwarzaniem i zmianą dzięki zastosowaniu nieedytowalnego formatu.

- Faktury oraz dokumenty kosztowe będą przesyłane do zaksięgowania i archiwizowane w formie elektronicznej - system finansowo-księgowy będzie niedostępny dla nieupoważnionych użytkowników.

- W przypadku każdej faktury i dokumentu kosztowego będzie istnieć możliwość wyświetlenia ich czytelnego obrazu na ekranie komputera posiadającego dostęp do odpowiedniego systemu finansowo-księgowego.

Pytanie

Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż w zdarzeniu przyszłym, przedstawionym we wniosku, Wnioskodawca ma prawo do uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu w podatku CIT wydatków spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT na podstawie faktur oraz dokumentów kosztowych, przechowywanych przez Wnioskodawcę w wersji elektronicznej?

Państwa stanowisko w sprawie

W opinii Wnioskodawcy, ma on prawo do uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu w podatku CIT wydatków spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 192 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 z późn. zm., dalej: „ustawa o CIT”) na podstawie faktur oraz dokumentów kosztowych, przechowywanych przez Wnioskodawcę w wersji elektronicznej.

Uzasadnienie

Artykuł 15 ust. 1 ustawy o CIT zdanie pierwsze ustawy wskazuje, iż kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Wskazana definicja „kosztu uzyskania przychodu” ma charakter ogólny. Na podstawie przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, w doktrynie prawa podatkowego doprecyzowano, iż kosztem uzyskania przychodu w podatku CIT może być wydatek, który:

1)został poniesiony przez podatnika, tj. został pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

2)jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

3)pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

4)poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

5)został właściwie udokumentowany,

6)nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Przy czym, kosztami uzyskania przychodu w podatku CIT są zarówno wydatki, poniesione przez podatnika i pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami (art. 15 ust. 4 ustawy o CIT, zgodnie z którym koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącane w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4b i 4c ustawy o CIT - tzw. bezpośrednie koszty uzyskania przychodu), jak i wydatki pozostające jedynie w związku pośrednim z przychodami uzyskiwanymi przez podatnika (art. 15 ust. 4d ustawy o CIT, zgodnie z którym koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą - tzw. pośrednie koszty uzyskania przychodu).

Biorąc pod uwagę ww. brzmienie przepisów ustawy o CIT należy wskazać, iż określony wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodu w podatku CIT Wnioskodawcy wyłącznie w przypadku, gdy m.in. zostanie prawidłowo udokumentowany przez Wnioskodawcę.

Ustawodawca w ustawie o CIT nie wskazuje warunków prawidłowego udokumentowania wydatków. W tym zakresie warto odnieść się do brzmienia przepisu art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym podatnicy podatku CIT są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych, zgodnie z przepisami art. 16a-16 m ustawy o CIT. Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.).

Stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Art. 20 ust. 2 cyt. ustawy o rachunkowości, stwierdza, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej dowodami źródłowymi:

1.zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2.zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3.wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponadto, w art. 20 ust. 3 ww. ustawy wskazano, że podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1.zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2.korygujące poprzednie zapisy;

3.zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4.rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości, nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Tak więc, dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych.

Dalej ustawa o rachunkowości wskazuje: wymogi formalne (art. 21 ustawy o rachunkowości) oraz wymogi materialne (art. 22 ustawy o rachunkowości) co do dowodów księgowych. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).

Powyższe przepisy ustawy o rachunkowości wskazują więc warunki, jakie powinny spełniać dowody księgowe, dokumentujące operacje gospodarcze. Przy czym, dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Wnioskodawca wskazuje, iż ustawa o rachunkowości nie zabrania dokumentowania określonych wydatków dowodami księgowymi, stanowiącymi cyfrowe odwzorowania dokumentów w wersji papierowej w przypadku, gdy dowody te zawierają wszystkie niezbędne elementy, wskazane w ustawie o rachunkowości, a dokument w wersji papierowej został zniszczony. Co więcej, ustawa o CIT również nie zawiera w tym zakresie żadnych szczegółowych regulacji - poza wskazaniem, iż kosztem uzyskania przychodu w podatku CIT - może być wyłącznie wydatek, spełniający ogólną definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT.

Powyższe oznacza, zdaniem Wnioskodawcy, iż w przypadku wydatków, poniesionych przez Wnioskodawcę, spełniających ogólną definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które to wydatki będą udokumentowane za pomocą:

-faktury w wersji elektronicznej,

-dokumentów kosztowych w wersji elektronicznej (zarówno wewnętrznych jaki i zewnętrznych w rozumieniu ustawy o rachunkowości),

-cyfrowego odwzorowania faktury bądź dokumentów kosztowych, których papierowa wersja zostanie zniszczona,

w sposób zapewniający połączenie danego wydatku z zapisami w księgach rachunkowo-podatkowych Wnioskodawcy, Wnioskodawca będzie mógł uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu.

Analogiczne stanowisko jest prezentowane w interpretacjach indywidualnych, wydawanych przez organy podatkowe. Jak wskazano w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 maja 2020 r., Znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG: „należy stwierdzić, że wydatek poniesiony, spełniający przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, udokumentowany w sposób wymagany przepisami o rachunkowości może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawcy. Reasumując, stanowisko Wnioskodawcy polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej jest prawidłowe”.

Także w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 13 lipca 2016 r., Znak: IBPB-1-3/4510-479/16/MO organ zgodził się w całości ze stanowiskiem wnioskodawcy i odstąpił od uzasadnienia prawnego: „Każdy wydatek poniesiony przez Spółkę podlega indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji podatkowej oraz wykazania racjonalnego i gospodarczego uzasadnienia poniesienia w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z powyżej przywołanych regulacji wynika, że prawodawca nie wymaga przechowywania faktur w ich oryginalnej postaci. Przyjmując podstawową w systemie prawnym zasadę racjonalnego prawodawcy, należy uznać, że celem ustawodawcy było ograniczenie obciążeń podatników związanych z przechowywaniem dokumentów księgowych i umożliwienie podatnikom przechowywania dokumentów w innej, dogodnej dla podatników formie, o ile zapewnia ona spełnienie wymogów określonych w przepisach prawa podatkowego oraz rachunkowego. Spółka stoi na stanowisku, że faktury, rachunki oraz inne dokumenty księgowe przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w postaci skanu oryginału dokumentu, zapisanego i przechowywanego w formie PDF w elektronicznym archiwum będą mogły stanowić dowody księgowe pod ogólnymi warunkami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, wskazanymi powyżej, a w rezultacie będą mogły być podstawą formalną zaliczenia wydatków do kosztów w rozumieniu ustawy o CIT. Niedopuszczalność przechowywania dokumentów podatkowych w postaci innej niż papierowa (np. w postaci skanu dokumentu papierowego) leżałaby w sprzeczności z regulacjami prawa podatkowego oraz przyjętym stanowiskiem sądów administracyjnych i organów podatkowych”.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”),

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Przepisy ustawy o CIT nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT,

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Z art. 20 ust. 2 pkt 1 powyższej ustawy wynika, że,

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361, dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT,

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT,

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy o VAT,

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy,

Z opisu sprawy wynika, że spełniają Państwo ww. wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów.

Odnosząc się do pozostałych dokumentów kosztowych, należy wskazać na regulacje art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości (w zw. z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) z których wynika, że jednostka może treść dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) przenieść na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie dowodów księgowych.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur i dokumentów kosztowych w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest zgodne z przytoczonymi przepisami.

Mając na względzie, że w opisie sprawy wskazali Państwo, że w przedmiotowej sprawie spełnione zostały wymagania opisane wyżej, zasadne jest uznanie, że stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA),

albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).