Interpretacja indywidualna z dnia 23 września 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-1.4010.388.2024.3.RH

Dotyczy ustalenia, czy w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do zaliczenia w poczet kosztów uzyskania przychodów wydatków wynikających z Dokumentów zakupowych przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe Dokumenty Zakupowe zostaną zniszczone zgodnie z procedurą opisaną w opisie zdarzenia przyszłego.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

15 lipca 2024 r. za pośrednictwem operatora Poczty Polskiej wpłynął Państwa wniosek z 9 lipca 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia, czy w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do zaliczenia w poczet kosztów uzyskania przychodów wydatków wynikających z Dokumentów zakupowych przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe Dokumenty Zakupowe zostaną zniszczone zgodnie z procedurą opisaną w opisie zdarzenia przyszłego.

Uzupełnili go Państwo, w odpowiedzi na wezwanie pismem z 13 sierpnia 2024 r. (wpływ 19 sierpnia 2024 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Y. (dalej jako: „Wnioskodawca”, „Spółka”) jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT prowadzącym działalność gospodarczą polegającą na produkcji i dystrybucji szerokiej gamy produktów chemii budowlanej. Spółka podlega opodatkowaniu w Polsce od całości osiąganych dochodów (nieograniczony obowiązek podatkowy). Spółka podlega opodatkowaniu podatkiem CIT na zasadach ogólnych.

Z uwagi na skalę prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca otrzymuje znaczną liczbę dokumentów zakupowych takich jak faktury, faktury korygujące, noty księgowe, paragony, faktury uproszczone, w tym paragony zawierające NIP wystawcy, dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków na opłaty parkingowe i za autostrady oraz bilety komunikacyjne, itp. (dalej: „Dokumenty zakupowe”). Część z tych dokumentów jest wystawiana i dostarczana do Spółki w wersji papierowej. W chwili obecnej Spółka przechowuje (archiwizuje) wszystkie te dokumenty w formie papierowej, tzn. dokumenty księgowe, które są wystawiane przez dostawców w formie papierowej są przechowywane (archiwizowane) w oryginale w tej formie. Z kolei dokumenty księgowe wystawiane w formie elektronicznej (w tym faktury elektroniczne) są przechowywane w oryginalnej postaci elektronicznej.

Archiwizowanie dokumentów w formie fizycznej (papierowej) wiąże się z wysokimi kosztami administracyjnymi (m.in. obsługa procesu, koszty przechowywania dokumentów w Spółce lub przechowywanie dokumentacji przez wyspecjalizowanych dostawców, bezpieczne zarządzanie dokumentacją oraz niszczenie dokumentacji zgodnie z wymogami prawnymi oraz zarządczymi). Co więcej, jakość i czytelność znacznej części dokumentów papierowych z czasem podlega znacznej deterioracji. Doświadczenie Wnioskodawcy wskazuje, że znaczna część dokumentów papierowych pod koniec okresu ich ustawowego przechowywania (okres przedawnienia zobowiązania podatkowego) ulega wyblaknięciu lub innym uszkodzeniom na skutek oddziaływania czynników fizycznych. Stopień uszkodzenia dokumentów jest różny bowiem zależy od zastosowanej technologii druku oraz nośnika, ale są to okoliczności leżące poza kontrolą Wnioskodawcy (Spółka nie ma wpływu na to w jaki sposób te dokumenty zostały wystawione).

Dla potrzeb zminimalizowania kosztów oraz usprawnienia wewnętrznych procesów, Spółka rozważa zmianę dotychczasowej praktyki w zakresie przechowywania Dokumentów zakupowych otrzymanych w formie papierowej.

Przedmiotowa zmiana miałaby obejmować rezygnację z przechowywania papierowych Dokumentów zakupowych i przechowywaniu ich jedynie w formie zdigitalizowanej. Zasady postępowania z papierowymi Dokumentami zakupowymi określone zostaną w stosownej procedurze obowiązującej u Wnioskodawcy i wiążącej dla wszystkich pracowników Wnioskodawcy uczestniczących w tym procesie. Z kolei oryginalne Dokumenty zakupowe w formie papierowej byłyby niszczone w sposób i w terminie określonym powyższą procedurą, tj. po dokonaniu ich digitalizacji i przeprowadzeniu pełnej weryfikacji cyfrowej kopii Dokumentu zakupowego i zdarzenia nim udokumentowanego pod kątem ich autentyczności i integralności (dalej: „Procedura”).

Procedura nie dotyczyłaby innych dokumentów, niż te wymienione powyżej jako Dokumenty zakupowe oraz nie obejmie sytuacji, w których Dokumenty zakupowe zostały pierwotnie wystawione w formie elektronicznej.

Każdy pracownik Spółki, który dokonuje na rzecz Spółki zakupu towaru lub usługi (dalej: „Pracownik”) zobowiązany jest do uzyskania od sprzedającego stosownego dokumentu księgowego potwierdzającego dokonaną transakcję i pozwalającego na zaewidencjonowanie jej w księgach rachunkowych.

W przypadku gdy transakcja zakupu jest udokumentowana za pomocą Dokumentu zakupowego, wyznaczony Pracownik będzie sporządzał jego elektroniczną kopię w formacie PDF za pośrednictwem dedykowanego przez Wnioskodawcę oprogramowania, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia dokumentu oraz integralność jego danych.

Procedura przewidywać będzie różne tryby postępowania z Dokumentem zakupowym w zależności czy Dokument zakupowy papierowy jest dostarczany do Wnioskodawcy bezpośrednio przez Sprzedawcę (poczta/kurier, itp.), czy też Pracownik Wnioskodawcy otrzymuje go w sposób bezpośredni.

Procedura przewidywać będzie też odpowiednie tryby postępowania w przypadku niekompletności otrzymanych w ten sposób cyfrowych kopii Dokumentów zakupowych lub wątpliwości co do ich rzetelności.

Po przejściu przez pełen proces weryfikacyjny cyfrowej kopii Dokumentu zakupowego, papierowy oryginał tego dokumentu będzie niszczony w określonym w Procedurze terminie.

Wydatki, o których mowa w niniejszym wniosku mają związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą. Wydatki te, jako związane z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy, stanowią też koszt uzyskania przychodu na gruncie podatku CIT (nie są to wydatki znajdujące się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodu, zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).

Wnioskodawca będzie zapewniał organom podatkowym i innym organom administracyjnym, na ich żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, niezwłoczny dostęp do Dokumentów zakupowych przechowywanych w formie elektronicznej, a także niezwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku Dokumentami zakupowymi (w tym fakturami oraz innymi dokumentami, co do których przepisy ustawy o podatku od towarów i usług umożliwiają odliczenie podatku naliczonego), Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między Dokumentem zakupowym, a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Przedmiotowe kontrole i weryfikacja autentyczności pochodzenia dokumentów będą wynikały z wprowadzonej przez Spółkę procedury weryfikacji każdego dokumentu otrzymywanego zarówno od razu w wersji elektronicznej jak i otrzymywanego w wersji papierowej. Żaden dokument o nieodpowiedniej jakości nie zostanie zatwierdzony przez uprawnionego pracownika odpowiedzialnego w Spółce za sprawdzenie jakości dokumentu. Decyzja o zniszczeniu dokumentów otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej będzie podejmowana dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych.

Wnioskodawca będzie przechowywał Dokumenty zakupowe w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego lub okresu amortyzacji środka trwałego. Dokumenty zakupowe będą przechowywane na serwerach lub innych nośnikach zgodnie z odpowiednimi ustawami.

Pytanie

Czy w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do zaliczenia w poczet kosztów uzyskania przychodów wydatków wynikających z Dokumentów zakupowych przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe Dokumenty Zakupowe zostaną zniszczone zgodnie z procedurą opisaną w opisie zdarzenia przyszłego?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne będzie przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej Dokumentów zakupowych, wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie ich papierowych oryginałów (przypis organu) i nie będzie stanowiło to przeszkody do zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Uzasadnienie

W ocenie Wnioskodawcy, na gruncie obowiązujących przepisów, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez obowiązku jednoczesnej archiwizacji ich papierowych oryginałów. Obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie wskazują jednej prawnie dopuszczalnej formy przechowywania wskazanych dokumentów. W szczególności nie uzależniają sposobu ich archiwizacji od formy, w której podatnik otrzymuje oryginał dokumentu. Przede wszystkim jednak przepisy te nie formułują zakazu ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej.

W świetle dyspozycji art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych w związku z art. 9 ust. 1 updop działanie Wnioskodawcy polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych na podstawie Dokumentów zakupowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone po ich zeskanowaniu w formie papierowej i przejściu całego procesu weryfikacyjnego, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej, należy uznać za prawidłowe.

W myśl art. 15 ust. 1 updop, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop, tzn. ustawowego katalogu kosztów wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.

Do zakwalifikowania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów niezbędne jest zatem właściwe udokumentowanie danego zdarzenia gospodarczego bowiem bez spełnienia tego warunku nie będzie możliwe wykazanie przesłanek określonych w art. 15 ust. 1 updop. Mając na uwadze powyższe, kosztami uzyskania przychodów są wszystkie racjonalne, gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Celem uznania danego wydatku lub kosztu za poniesiony racjonalnie, należy dokonać oceny jego przydatności pod kątem jego celowości oraz oceniać z perspektywy zaistnienia związku przyczynowo - skutkowego tego wydatku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.

Do zakwalifikowania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów niezbędne jest zatem właściwe udokumentowanie danego zdarzenia gospodarczego bowiem bez spełnienia tego warunku nie będzie możliwe wykazanie przesłanek określonych w art. 15 ust. 1 updop. Mając na uwadze powyższe, kosztami uzyskania przychodów są wszystkie racjonalne, gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Celem uznania danego wydatku lub kosztu za poniesiony racjonalnie, należy dokonać oceny jego przydatności pod kątem jego celowości oraz oceniać z perspektywy zaistnienia związku przyczynowo - skutkowego tego wydatku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. Do zakwalifikowania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów niezbędne jest właściwe udokumentowanie danego zdarzenia gospodarczego. Należy jednak wskazać, że przepisy prawa podatkowego nie regulują sposobu, w jaki wydatki lub koszty ponoszone przez podatnika powinny zostać udokumentowane.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 updop, podatnicy obowiązani są do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (...). Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, regulującymi zasady prowadzenia ewidencji rachunkowej są przepisy ustawy o rachunkowości, do której odsyła updop w kwestii dotyczącej sposobu prowadzenia takiej ewidencji.

Podatnik, jako prowadzący księgi rachunkowe wg polskich przepisów ustawy o rachunkowości (dalej: „UoR”) spełnia wszystkie wymogi UoR co do prowadzenia ksiąg/ewidencji zgodnie z UoR. Co istotne, art. 20 ust. 5 UoR zawiera postanowienie zgodnie z którym, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, pod warunkiem, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

a)uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;

b)możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

c)stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;

d)dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Przepisy pozwalają na przechowywanie dowodów źródłowych, z wyłączeniem dokumentów enumeratywnie wskazanych w przepisach UoR. w formie elektronicznej, jeżeli ich treść będzie mogła zostać przechowana w trwałej oraz niezmienionej postaci na informatycznych nośnikach danych, w porównaniu z papierowym oryginałem. Według Wnioskodawcy oznacza to, że dowody poniesienia kosztów przechowywane w formie elektronicznej mogą stanowić podstawę ich uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów UoR Zdaniem Spółki, w przypadku zeskanowania Dokumentów zakupowych (w tym faktur) papierowych i następnie przeniesienia treści dokumentów na nośniki elektroniczne, a następnie zniszczeniu ich papierowych egzemplarzy. Spółka nie utraci prawa do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów udokumentowanych otrzymanymi Dokumentami zakupowymi.

Według Spółki należy podkreślić fakt, że dowód księgowy, który będzie odpowiedni do ujęcia danego kosztu lub wydatku w księgach rachunkowych, będzie stanowił również odpowiedni dokument do celów podatkowych CIT.

Dodatkowo, Wnioskodawca pragnie zauważyć, że zgodnie z art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz.U. 2020 poz. 1325 t.j.; winno być: t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm., dalej: „o.p.”), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem, zaś katalog dowodów wskazany w art. 181 o.p. ma charakter otwarty. W szczególności dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty. Biorąc pod uwagę powyższe, zdaniem Spółki, oczywistym jest, że za dowód należy także uznać kopie dokumentów przechowywane w formie elektronicznej, jeżeli dokumentują one fakt zaistnienia określonych zdarzeń gospodarczych.

W tym kontekście, w ocenie Spółki, jeśli posiadany przez nią dowód księgowy w postaci Dokumentu zakupowego jest wystarczający do zaewidencjonowania kosztu w księgach rachunkowych, będzie on także wystarczający dla celów podatku dochodowego od osób prawnych, tj. wydatek tak udokumentowany będzie mógł stanowić koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko znajduje również potwierdzenie w wydanych dotychczas interpretacjach organów podatkowych wypowiadających się w analogicznych stanach faktycznych. Zgodnie z interpretacjami organów, przechowywanie Dokumentów zakupowych (w tym faktur) w formie elektronicznej jest dopuszczalne, a ponadto daje podatnikom prawo obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznawane na podstawie wydatków i kosztów ujętych w księgach rachunkowych na podstawie dowodów księgowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej.

Jako przykłady mogą posłużyć następujące interpretacje:

• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 7 lipca 2016 r., Znak: IBPB-1-1/4510-150/16/BK,
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 6 października 2016 r., Znak: 2461-IBPB-1-3.4510.838.2016.1.KB,
• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 maja 2020 r., Znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”),

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii ustalenia, czy w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do zaliczenia w poczet kosztów uzyskania przychodów wydatków wynikających z Dokumentów zakupowych przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe Dokumenty Zakupowe zostaną zniszczone zgodnie z procedurą opisaną w opisie zdarzenia przyszłego.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie zatem z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 120 ze zm.).

Z art. 20 ust. 2 pkt 1 powyższej ustawy wynika, że:

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1-4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361, dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

W opisie sprawy wskazali Państwo, że będziecie spełniać wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów, tj.:

• Wnioskodawca będzie przechowywał Dokumenty zakupowe w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego lub okresu amortyzacji środka trwałego (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT);
• Dokumenty zakupowe będą przechowywane na serwerach lub innych nośnikach zgodnie z odpowiednimi ustawami (art. 112a ust. 2 ustawy o VAT);
• Wnioskodawca będzie zapewniał organom podatkowym i innym organom administracyjnym, na ich żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, niezwłoczny dostęp do Dokumentów zakupowych przechowywanych w formie elektronicznej, a także niezwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Odnosząc się zaś do pozostałych Dokumentów zakupowych, należy wskazać na regulacje art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości (w zw. z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) z których wynika, że jednostka może treść dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) przenieść na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie dowodów księgowych.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur i innych dokumentów zakupowych w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności elektronicznych form dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest zgodne z przytoczonymi przepisami.

Mając na względzie, że Państwo w opisie sprawy wskazali, że w sprawie spełnione zostaną wymagania opisane powyżej, zasadne jest uznanie, że Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Zatem należy zgodzić się z Państwem, że w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego będzie przysługiwało Państwu prawo do zaliczenia w poczet kosztów uzyskania przychodów wydatków wynikających z Dokumentów zakupowych przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe Dokumenty Zakupowe zostaną zniszczone zgodnie z procedurą opisaną w opisie zdarzenia przyszłego.

W związku z powyższym Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanego przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych należy stwierdzić, iż zostały one wydane w indywidualnych sprawach podmiotów, które o ich wydanie wystąpiły, zatem nie są one wiążące dla organu wydającego przedmiotową interpretację.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).