Interpretacja indywidualna z dnia 23 września 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-1.4010.387.2024.1.KM

Dotyczy ustalenia, czy w sytuacji poniesienia przez Spółki wydatków spełniających warunki uznania ich za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, z których Dokumenty (ujmowane w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy wersje papierowe zostaną zniszczone zgodnie z treścią stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, PGK będzie przysługiwało prawo do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

15 lipca 2024 r. za pośrednictwem platformy ePUAP wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczący podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy w sytuacji poniesienia przez Spółki wydatków spełniających warunki uznania ich za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „ustawa o CIT”), z których Dokumenty (ujmowane w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy wersje papierowe zostaną zniszczone zgodnie z treścią stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, PGK będzie przysługiwało prawo do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego

Podatkowa Grupa Kapitałowa X (dalej także: „PGK” lub „Podatnik”) jest polskim podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych.

Umowa PGK została zarejestrowana przez (…) w dniu (…).

PGK przyjęła jako rok podatkowy okres kolejnych 12 miesięcy kalendarzowych rozpoczynający się 1 stycznia a kończący się 31 grudnia danego roku kalendarzowego. Zgodnie z umową PGK, (…).

Zgodnie z przyjętymi procedurami w ramach PGK sporządzane są jednostkowe kalkulacje przychodów i kosztów podatkowych B i A, a następnie dochodu/straty uzyskanych w danym okresie rozliczeniowym. W kolejnym kroku jednostkowe kalkulacje są konsolidowane na poziomie PGK oraz kalkulowana jest wartość zaliczki na podatek dochodowy oraz finalnie wartość rocznego podatku dochodowego PGK.

A pełni funkcje (. ..). Celem A jest także (…) Grupy i B.

B świadczy szeroki zakres usług związanych z (…). B prowadzi działalność operacyjną (...) i obecnie (…).

Z uwagi na skalę prowadzonej działalności Spółki otrzymują dużą liczbę faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków, paragonów, itp. Dodatkowo pracownicy Spółek ponoszą wydatki związane z podróżami służbowymi, obejmujące m.in. koszty noclegów, koszty przejazdów taksówkami, koszty biletów kolejowych, autobusowych lotniczych, koszty posiłków, koszty parkingów i opłaty za autostrady. Powyższe dokumenty stanowią dowody księgowe w rozumieniu ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. Poz. 351 ze zm. – dalej: „UoR”).

Obecnie wszystkie dokumenty źródłowe, w tym m.in. faktury, rachunki, paragony, bilety, faktury korygujące itp. (dalej łącznie: „Dokumenty”), Spółki przechowują w oryginalnej formie, tj. Dokumenty otrzymywane elektronicznie przechowywane są w formie elektronicznej, Dokumenty otrzymywane papierowo przechowywane są w formie papierowej oraz jednocześnie są skanowane i również przechowywane w formie elektronicznej. Z uwagi na skalę prowadzonej działalności i znaczną liczbę otrzymywanych dokumentów papierowa forma archiwizacji Dokumentów wiąże się dla Spółek z wysokimi kosztami administracyjnymi m.in. w zakresie konieczności zapewnienia przesłania wszystkich Dokumentów przez kancelarię do odpowiedniego Działu Finansowego, którego celem jest ich zaksięgowanie, a następnie zarchiwizowania oraz zapewnienia dostępu i zabezpieczenia archiwizowanych Dokumentów.

W związku z powyższym w celu usprawnienia procesu archiwizacji i obiegu Dokumentów, a także minimalizacji kosztów związanych z ich przechowywaniem Spółki rozważają wprowadzenie procesu, który będzie regulował sposób działań odpowiednich pracowników, a w konsekwencji umożliwi elektroniczną archiwizację wersji Dokumentów (dalej: „Proces”). W ramach Procesu wszystkie Dokumenty i ich załączniki będą skanowane lub fotografowane przez wyznaczonych pracowników. Następnie skany lub fotografie tych Dokumentów będą rejestrowane w systemie obiegu dokumentów, po czym będą księgowane w systemie finansowym i zapisywane na odpowiednim dysku. Wymogiem dla akceptacji danego Dokumentu w formie elektronicznej będzie dobra jakość graficzna pliku, zapewniająca ich czytelność i przejrzystość.

Dokumenty przechowywane przez Spółki będą w nieedytowalnym formacie cyfrowym bez możliwości ich zmiany (dokument pdf, png, zdjęcie w formacie jpg, jpeg, tif, tiff, inny format cyfrowy, stanowiący wierną kopię dokumentu źródłowego).

Jednocześnie Spółki zapewnią prawidłowe funkcjonowanie kontroli biznesowych, których celem będzie ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy Dokumentami w formie elektronicznej, a dostawą towaru lub świadczeniem usługi, których dotyczą. W stosunku do opisanych we wniosku elektronicznych form Dokumentów źródłowych kontrole te obejmować będą przykładowo gromadzenie dokumentów uzupełniających, takich jak potwierdzenie wykonania usługi wskazanej na Dokumencie itp.

Ponadto każdy Dokument w formie elektronicznej poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za akceptację wydatków oraz przez odpowiedni Dział Finansowy. Tylko te Dokumenty w formie elektronicznej, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych.

Uzyskane w ten sposób elektroniczne formy Dokumentów będą archiwizowane w systemie obiegu dokumentów oraz (po zaksięgowaniu) na dyskach sieciowych. Dla każdej transakcji powstałej po zaksięgowaniu możliwe będzie zidentyfikowanie elektronicznej formy Dokumentu źródłowego (w postaci załącznika do transakcji, linka do repozytorium bazy danych lub w postaci innej ścieżki dostępu). Format zapisu elektronicznej formy Dokumentu będzie umożliwiał jego drukowanie, ale nie będzie możliwa zmiana jego treści.

Program będzie umożliwiać łatwe wyszukanie elektronicznych form Dokumentów źródłowych, ich przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, jak i możliwość ich wydruku lub zapisania kopii na zewnętrznych nośnikach danych. Tym samym archiwizowane pliki elektroniczne będą przypisane do rozliczenia wydatków, a tym samym będą w łatwy sposób odszukiwalne.

W ramach wprowadzonego Procesu Spółki będą dążyły do zapewnienia autentyczności pochodzenia elektronicznych form Dokumentów, integralności ich treści oraz czytelności. Celem osiągnięcia:

• autentyczności pochodzenia – elektroniczna forma Dokumentu źródłowego stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika otrzymanego przez Spółki. Tym samym w odniesieniu do każdej elektronicznej formy Dokumentu Spółki będą miały pewność co do podmiotu wystawiającego dany Dokument źródłowy oraz co do jego treści;
• integralności treści oraz czytelności elektronicznych form Dokumentów – Spółki będą wykonywały czynności mające na celu upewnienie się, że w elektronicznej formie Dokumentu nie zmieniono danych w stosunku do tych, które znajdowały się na Dokumencie w formie papierowej, w szczególności tych danych, które powinny zawierać faktury. Do systemu wprowadzane będą jedynie takie elektroniczne formy Dokumentów, których format będzie nieedytowalny i, tym samym, uniemożliwiający ingerencję w ich treść za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania, czy edytorów w formie elektronicznej.

Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółki zapewnią bezzwłoczny dostęp do przechowywanych elektronicznych form Dokumentów, a także umożliwią bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających.

Pliki powstałe w wyniku digitalizacji źródłowych Dokumentów papierowych będą archiwizowane na serwerach zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego dotyczącego dokumentowanych zdarzeń. W celu zabezpieczenia przed utratą plików będą tworzone kopie bezpieczeństwa danych.

Po wprowadzeniu elektronicznej formy Dokumentów (tj. zdjęcia lub skanu), a także przeprowadzeniu wszystkich kontroli biznesowych i merytorycznych oraz zaewidencjonowaniu elektronicznych form Dokumentów, ich papierowe wersje źródłowe nie będą podlegać archiwizacji, pracownicy będą je mogli zutylizować.

Opisane procedury umożliwią przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania (tj. od momentu wprowadzenia ich przez pracowników do programu) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W przypadku faktur przechowywanych poza terytorium kraju w formie elektronicznej (np. na zagranicznych serwerach), Spółki umożliwią na żądanie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, poza terytorium kraju. Umożliwią również, na żądanie ww. organów, bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej na serwerach znajdujących się fizycznie na terytorium kraju.

Niniejszy wniosek jest składany przez PGK, ponieważ od 1 stycznia 2022 r. to PGK jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, a nie poszczególne Spółki (tj. B i A).

W związku z powyższym PGK składa niniejszym wniosek o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego.

Pytanie

Czy w sytuacji poniesienia przez Spółki wydatków spełniających warunki uznania ich za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, z których Dokumenty (ujmowane w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy wersje papierowe zostaną zniszczone zgodnie z treścią stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, PGK będzie przysługiwało prawo do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku poniesienia przez Spółki wydatków spełniających warunki uznania za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, z których Dokumenty (ujmowane w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy wersje papierowe zostaną zniszczone, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Z kolei na mocy art. 9 ust. 1 ustawy o CIT nakłada na podatników podatku dochodowego od osób prawnych obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m ustawy o CIT.

W związku z powyższym w przedmiocie podatku dochodowego od osób prawnych wymogi związane z prowadzeniem ewidencji, w tym z udokumentowaniem kosztów, określa ustawa o rachunkowości (dalej: „UoR”).

W konsekwencji, w ocenie Podatnika na mocy powyższych regulacji, dowód księgowy, który będzie odpowiedni na potrzeby ujęcia wydatku w ewidencji rachunkowej (rozpoznania kosztu dla celów księgowych), będzie również właściwym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku na gruncie regulacji ustawy o CIT.

Odnosząc się do przepisów o rachunkowości, zgodnie z art. 20 ust. 2 UoR podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”, tj.:

• zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;
• zewnętrzne własne – przekazane w oryginale kontrahentom;
• wewnętrze – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

W myśl art. 20 ust. 3 UoR, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze korygujące poprzednie zapisy zastępcze oraz rozliczeniowe.

Co istotne, przepisy ustawy o rachunkowości nie zabraniają przechowywania dowodów źródłowych w formie elektronicznej, a tym samym dowody poniesienia kosztów przechowywane w formie elektronicznej mogą być podstawą ujęcia (kwalifikacji) w kosztach uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o CIT. Z tych też względów przyjęty przez Spółki sposób przechowywania dokumentów zdigitalizowanych, których pierwotna forma papierowa zostanie zniszczona jest zgodny z przepisami ustawy o rachunkowości.

W myśl art. 20 ust. 5 UoR zawiera postanowienie zgodnie z którym, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, za równoważne z dowodami źródłowymi, uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, pod warunkiem, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

• uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
• możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
• stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
• dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający Ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Natomiast zgodnie z art. 21 ust. 1 UoR dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Mając na uwadze wyżej przedstawione regulacje prawne, dokument spełniający wskazane powyżej warunki, stanowił będzie zatem dowód księgowy w rozumieniu ustawy o rachunkowości.

Dodatkowo, należy przytoczyć art. 73 ust. 2 UoR zgodnie z którym, z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Należy podkreślić, że dowód księgowy, który będzie odpowiedni do ujęcia danego kosztu lub wydatku w księgach rachunkowych, będzie stanowił również odpowiedni dokument to celów podatkowych.

Zgodnie z art. 180 § 1 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 1325 tj.; winno być: t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.; dalej: „Ordynacja podatkowa”), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem, zaś katalog dowodów wskazany w art. 181 Ordynacji podatkowej ma charakter katalogu otwartego. W szczególności dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty.

Biorąc pod uwagę otwartą formułę powyższych przepisów i jednocześnie brak ograniczenia katalogu środków dowodowych do dokumentów przechowywanych w formie pisemnej sprawia, że również dokument przechowywany wyłącznie w formie elektronicznej, choć niewymieniony wprost w treści, może być uznany za dowód w myśl Ordynacji podatkowej.

Reasumując, w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych ustawa o CIT odwołuje się do przepisów UoR, które dopuszczają przechowywanie w formie elektronicznej dowodów źródłowych stanowiących podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W szczególności art. 9 ust. 1 ustawy o CIT zobowiązuje podatników do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Tym samym przepis ten odnosi się także do prawidłowej ewidencji kosztów uzyskania przychodów, o których stanowi z kolei art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Sposób zatem gromadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej dotyczy zasad prowadzenia ewidencji rachunkowej wynikającej z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT w związku z przepisami UoR, do których odsyła regulacja wynikająca wprost z ustawy podatkowej. Odwoływanie się do zasad rachunkowości w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT zawsze służy zatem ocenie prawidłowości wymiaru podatku.

Konsekwentnie w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w związku z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT PGK powinna być uprawniona do rozpoznania kosztów uzyskania przychodów (przy założeniu spełnienia warunków uznania za koszt uzyskania przychodu z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT) na podstawie dowodów źródłowych przechowywanych przez Spółki w formie elektronicznej, bez posiadania ich odpowiedników w formie papierowej.

Zaprezentowane powyżej stanowisko znajduje odzwierciedlenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe oraz wyrokach sądów administracyjnych tj.:

• interpretacja indywidualna z dnia 14 lutego 2024 r., Znak: 0111-KDIB2-1.4010.548. 2020.10.AR;
• interpretacja indywidualna z dnia 4 lipca 2023 r., Znak: 0114-KDIP2-1.4010.179. 2021.12.S.KW;
• interpretacja indywidualna z dnia 26 czerwca 2023 r., Znak: 0111-KDIB1-2.4010.351. 2018.14.DP;
• interpretacja indywidualna z dnia 24 marca 2023 r., Znak: 0111-KDIB1-3.4010.217. 2021.10.MBD;
• interpretacja indywidualna z dnia 14 października 2022 r., Znak: 0114-KDIP2-2.4010. 66.2020.13.S/AS;
• interpretacja indywidualna z dnia 12 maja 2020 r., Znak: 0111-KDIB1-2.4010.103. 2018.11.BG;
• wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 9 sierpnia 2023 r., sygn. akt II FSK 1337/21;
• wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 9 marca 2022 r., sygn. akt II FSK 1634/19;
• wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 16 lutego 2023 r., sygn. akt II FSK 1101/22;
• wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 1 grudnia 2022 r., sygn. akt II FSK 1066/22;
• wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 10 sierpnia 2022 r., sygn. akt II FSK 527/22;
• wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 maja 2022 r., sygn. akt II FSK 932/21.

Biorąc powyższe pod uwagę, w sytuacji poniesienia przez Spółki wydatków spełniających warunki uznania za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, z których Dokumenty (ujmowane w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy wersje papierowe zostaną zniszczone, zdaniem Podatnika będzie przysługiwało mu prawo do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które Państwo przedstawili we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii ustalenia, czy w sytuacji poniesienia przez Spółki wydatków spełniających warunki uznania ich za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, z których Dokumenty (ujmowane w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy wersje papierowe zostaną zniszczone zgodnie z treścią stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, PGK będzie przysługiwało prawo do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie zatem z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 120 ze zm.).

Z art. 20 ust. 2 pkt 1 powyższej ustawy wynika, że:

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1-4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361, dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Na podstawie przedstawionych okoliczności można wnioskować, że spełniacie Państwo wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów, tj.:

• wersje elektroniczne faktur, o których mowa we wniosku będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania (tj. od momentu wprowadzenia ich przez pracowników do programu) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT);
• na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółki zapewnią bezzwłoczny dostęp do przechowywanych elektronicznych form Dokumentów, a także umożliwią bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT);
• pliki powstałe w wyniku digitalizacji źródłowych Dokumentów papierowych będą archiwizowane na serwerach zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego dotyczącego dokumentowanych zdarzeń. Umożliwią również, na żądanie ww. organów, bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej na serwerach znajdujących się fizycznie na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 ustawy o VAT);
• w przypadku faktur przechowywanych poza terytorium kraju w formie elektronicznej (np. na zagranicznych serwerach), Spółki umożliwią na żądanie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, poza terytorium kraju (art. 112a ust. 3 ustawy o VAT).

Odnosząc się zaś do pozostałych dokumentów zakupowych, należy wskazać na regulacje art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości (w zw. z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) z których wynika, że jednostka może treść dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) przenieść na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie dowodów księgowych.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur i innych dokumentów zakupowych w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności elektronicznych form dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest zgodne z przytoczonymi przepisami.

Mając na względzie, że Państwo w opisie sprawy wskazali, że w sprawie spełnione zostały wymagania opisane powyżej, zasadne jest uznanie, że Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Zatem należy zgodzić się z Państwem, że w przypadku poniesienia przez Spółki wydatków spełniających warunki uznania za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, z których dokumenty (ujmowane w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy wersje papierowe zostaną zniszczone, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

W związku z powyższym, Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych i wyroków sądów administracyjnych, stwierdzić należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą Organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).