Elastyczna organizacja pracy. Czy pracodawca może odmówić pracownikowi
Obowiązujące przepisy Kodeksu pracy pozwalają pracownikowi - za zgodą pracodawcy - na dostosowanie organizacji pracy do swoich osobistych potrzeb. Elastyczna organizacja pracy to nowe uprawnienie dla rodziców i opiekunów dzieci do 8. roku życia. Wniosek o elastyczną organizację pracy składa pracownik w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem pracy w innej formie. Czy pracodawca może odmówić pracownikowi?
Wniosek o elastyczną organizację pracy – jak go prawidłowo sporządzić >>>
Uprawnienia pracowników-rodziców w zakresie wykonywania pracy zdalnej >>>
Wprowadzona od 26 kwietnia 2023 r. elastyczna organizacja pracy może być stosowana w przypadku pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia (art. 1881 Kodeksu pracy). Wniosek o zastosowanie elastycznej organizacji pracy składa pracownik.
Kodeks pracy zawiera zamknięty katalog form elastycznej organizacji pracy, o które można wnioskować. Są to:
- praca zdalna,
- system przerywanego czasu pracy (art. 139 Kodeksu pracy),
- system skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),
- system pracy weekendowej (art. 144 Kodeksu pracy),
- ruchomy czas pracy (art. 1401 Kodeksu pracy),
- indywidualny rozkład czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy).
Tylko te sposoby elastycznej organizacji pracy są dla pracodawcy wiążące w ten sposób, że wymagają jego akceptacji, jeśli pozwala na to interes pracodawcy lub uzasadnionej odmowy przekazanej w postaci papierowej lub elektronicznej, jeśli sytuacja pracodawcy wymaga takiej odmowy.
Wniosek o zmianę organizacji pracy
Wniosek o elastyczną organizację czasu pracy składa pracownik w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy. Wniosek taki należy złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej. We wniosku wskazuje się:
- imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka,
- przyczynę konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy. Uzasadnienie wniosku jest jego obowiązkowym elementem,
- termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania z elastycznej organizacji pracy,
- rodzaj elastycznej organizacji pracy, z której pracownik planuje korzystać.
Niezbędnym elementem wniosku o elastyczną organizację pracy jest data urodzenia dziecka, która pozwoli ustalić jego wiek, ponieważ możliwość skorzystania z tego rozwiązania jest ograniczona do ukończenia przez dziecko 8. roku życia, Może być to dziecko własne lub przysposobione. Ważne, aby pracownik faktycznie je wychowywał. Ponadto istotne jest, aby to z dzieckiem wskazanym we wniosku wiązały się okoliczności, z powodu których pracownik wnosi o elastyczną organizację pracy.
Pracownik złożył wniosek o elastyczną organizację pracy, wskazując we wniosku córkę Polę Kowalską, która ma 6 lat. Jednak w uzasadnieniu wniosku napisał, że jego prośba o ruchomy czas pracy wynika z potrzeby zawożenia starszej córki Mai Kowalskiej, mającej 12 lat, na poranne treningi pływackie w niektóre dni tygodnia, ponieważ córka Maja dostała się do reprezentacji juniorów i musi stawiać się obowiązkowo na tych treningach. Taki wniosek należy uznać za niewłaściwy, ponieważ faktyczna przyczyna prośby o zmianę systemu czasu pracy dotyczy nie Poli, czyli dziecka wskazanego we wniosku, ale dziecka starszego niż 8 lat – Mai.
We wniosku o elastyczną organizację pracy koniecznie trzeba wskazać, kiedy pracownik chciałby rozpocząć, a kiedy zakończyć zmienioną organizację pracy. Przepisy wymagają, aby wniosek został złożony minimum 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy. Zatem termin rozpoczęcia pracy według nowych zasad organizacyjnych powinien te 21 dni uwzględniać. Natomiast termin zakończenia elastycznej organizacji pracy nie powinien wypadać po ukończeniu przez dziecko, z którym wniosek się wiąże, 8. roku życia. Jeśli jednak pracownik zawnioskuje o zakończenie takiej organizacji pracy już po urodzinach dziecka, pracodawca nie będzie związany wnioskiem w okresie po ukończeniu 8. roku życia dziecka. Nic natomiast nie stoi na przeszkodzie, aby przychylił się do prośby pracownika, jeśli nie dezorganizuje to pracy i nie wpływa na jej efektywność;
Pracownik mieszkający w małej miejscowości oddalonej 30 km od Krakowa, a pracujący w biurze w Krakowie, złożył wniosek o elastyczną organizację pracy polegającą na pracy zdalnej od 1 września 2024 r. do 20 czerwca 2025 r. We wniosku wskazał syna Błażeja, który 10 maja 2025 r. ukończy 8. rok życia. Prośbę swoją uzasadnił planem lekcji dziecka w roku szkolnym 2024/2025 i faktem, że mała szkoła w jego miejscowości, do której uczęszcza syn, nie uruchamia świetlicy. Praca zdalna pozwoli mu więc odwozić do szkoły i odbierać syna po lekcjach. Codzienne dojazdy do pracy w Krakowie zupełnie by mu to uniemożliwiły. Jednocześnie pracownik zaznaczył we wniosku, że praca matki dziecka, która jest pielęgniarką w szpitalu, nie może być wykonywana w trybie zdalnym z uwagi na jej charakter. Pracodawca, darząc pracownika zaufaniem, postanowił przychylić się do jego wniosku także w okresie od 10 maja do 20 czerwca 2025 r., tj. już po ukończeniu 8 lat przez syna. Jest to dopuszczalna dobra praktyka pracodawcy, który mógł nie rozpatrywać wniosku w części dotyczącej okresu po 10 maja 2025 r.
Czy pracodawca może odmówić pracownikowi?
Pracodawca podczas rozpatrywania wniosku powinien uwzględnić zarówno potrzeby pracownika, jak i swoje możliwości. Powinien brać pod uwagę m.in.:
- termin wnioskowanego przez pracownika rozpoczęcia i zakończenia elastycznej organizacji czasu pracy,
- przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy,
- organizację pracy,
- rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika,
- konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
Odpowiedź na wniosek pracodawca powinien przekazać także w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni od jego otrzymania. W przypadku odmowy, ale także po zmodyfikowaniu wnioskowanych przez pracownika warunków elastycznej organizacji pracy, pracodawca powinien wskazać uzasadnienie swojej decyzji (art. 1881 § 5 Kodeksu pracy).
Należy wziąć pod uwagę, że pracownik może w każdym czasie podczas korzystania z elastycznej organizacji pracy złożyć wniosek (także w postaci papierowej lub elektronicznej) o powrót do poprzedniej organizacji pracy, o ile uzasadnia to zmiana okoliczności, które pracownik wskazał jako przyczyny zmiany organizacji pracy na elastyczną. Pracodawca ma 7 dni od otrzymania wniosku na odpowiedź, w której informuje pracownika (również w postaci papierowej lub elektronicznej) o uwzględnieniu albo przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku bądź o możliwym terminie powrotu do poprzedniej organizacji pracy.
Złożenie przez pracownika ww. wniosku nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia i przyczyny uzasadniającej prowadzenie przygotowania do zakończenia zatrudnienia we wskazany wyżej sposób. Jeżeli dojdzie do rozwiązania umowy o pracę, pracodawca musi udowodnić, że kierował się innym powodem niż złożenie wniosku przez uprawnionego pracownika.
Opracowanie: Katarzyna Bogucka
Przeczytaj więcej na ten temat: Elastyczne formy zatrudnienia. Korzyści dla pracodawcy >>>
POTRZEBUJESZ POMOCY?