Czy zwracanie członkowi zarządu kosztów używania prywatnego auta wiąże się z obowiązkami płatnika PIT

Członek zarządu został powołany do pełnienia funkcji uchwałą zgromadzenia wspólników spółki i nie jest pracownikiem spółki. Została z nim zawarta umowa cywilnoprawna o świadczenie usług zarządzania spółką. Członek zarządu prowadzi działalność gospodarczą, jednak przychody z ww. umowy są kwalifikowane jako przychody z działalności wykonywanej osobiście i spółka z tego tytułu jest płatnikiem zaliczek na PIT. Członek zarządu na stałe mieszka w miejscowości innej niż siedziba spółki i ma nieograniczony obowiązek podatkowy na terytorium RP. Zgodnie z ww. umową spółka jest zobowiązana m.in. zwracać członkowi zarządu koszty używania prywatnego samochodu osobowego w celu odbywania podróży związanych z pełnieniem funkcji członka zarządu. W szczególności dotyczy to kosztów paliwa, opłat za przejazdy płatnymi autostradami oraz opłat za postój (opłat parkingowych). Przy czym maksymalna stawka za 1 km nie może przekroczyć ustalonego w umowie limitu, który nie jest wyższy niż kilometrówka. Ponadto członek zarządu składa spółce oświadczenia, wskazujące m.in.:

• wykaz przejazdów, z tytułu których koszty paliwa podlegają refinansowaniu zgodnie z umową;

• liczbę przejechanych kilometrów w związku z ww. przejazdami;

wartość zwrotu kosztów stanowiącą iloczyn przejechanych kilometrów oraz ustalonej w umowie stawki;