Interpretacja indywidualna z dnia 28 sierpnia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.419.2024.1.SJ

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu przyznanych pracownikom premii oraz składek ZUS finansowanych przez pracodawcę.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 czerwca 2024 r. wpłynął Pana wniosek z 24 czerwca 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu przyznanych pracownikom premii oraz składek ZUS finansowanych przez pracodawcę.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest osobą fizyczną, polskim rezydentem podatkowym, wspólnikiem spółki jawnej niebędącej podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej: „Spółka”).

Spółka przyznała pracownikom premie uznaniowe w styczniu 2024 r., tj. zarówno decyzja o przyznaniu premii, jak i ich wypłata miały miejsce w styczniu 2024 r. Wartość premii została wykazana na liście płac za grudzień 2023 r. (sporządzonej w styczniu 2024 r.). Na potrzeby prowadzonej rachunkowości, wartość wypłaconych premii została przez Spółkę uwzględniona jako koszt roku 2023, natomiast dla potrzeb podatku dochodowego od osób fizycznych Wnioskodawcy, wydatek ten został uwzględniony jako koszt uzyskania przychodu w styczniu 2024 r.

Umowy o pracę z pracownikami nie zawierają zapisów, z których wynikałoby roszczenia pracownika o przyznanie i wypłatę premii. Natomiast zgodnie z regulaminem wynagradzania obowiązującym w Spółce:

• premia uznaniowa jest jednym ze składników wynagrodzenia za pracę,
• premia uznaniowa jest przyznawana na podstawie indywidualnej decyzji pracodawcy i na zasadach indywidualnie określanych przez pracodawcę oraz jest dodatkowym, nieobligatoryjnym, nieperiodycznym elementem gratyfikacji pracowników; w razie wątpliwości uznaje się, że pracownikowi nie przysługuje roszczenie o przyznanie lub wypłatę premii,
• premia jest przyznawana w okresach miesięcznych i wypłacana jako odrębna płatność w terminie do końca kolejnego miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracownikowi przyznano prawo do premii.

Spółka planuje wypłacać premie uznaniowe również w kolejnych miesiącach. W związku z wypłatą premii, po stronie Spółki powstanie obowiązek uregulowania składek określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek (dalej: składki ZUS finansowane przez pracodawcę).

Pytania

1.Czy Wnioskodawca prawidłowo rozpoznał przyznane pracownikom premie, będące przedmiotem wniosku, jako koszt uzyskania przychodu przypadający na styczeń 2024 r.?

2.Czy wypłacane w przyszłości przez Spółkę premie oraz finansowane przez pracodawcę składki ZUS od wypłacanych premii powinny być ujmowane przez Wnioskodawcę jako koszt uzyskania przychodu w miesiącu podjęcia decyzji o przyznaniu premii, jeśli premia zostanie wypłacona w terminie wynikającym z regulaminu wynagradzania, a składki zostaną uregulowane w terminie wynikającym z właściwych przepisów?

Pana stanowisko w sprawie

Ad 1

Zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowo rozpoznał przyznane pracownikom premie, będące przedmiotem wniosku, jako koszt uzyskania przychodu przypadający na styczeń 2024 r.

Spółka jawna nie jest podatnikiem podatku dochodowego, w związku z tym podatnikami podatku dochodowego są jej wspólnicy.

Zgodnie z art. 22 ust. 6ba ustawy o PIT, należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6, oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy, z zastrzeżeniem ust. 6bc, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55.

Z powyższej regulacji wynika, że dla ustalenia momentu ujęcia jako kosztu podatkowego wydatku stanowiącego element wynagrodzenia pracownika decydujące znaczenie ma ustalenie, za jaki miesiąc należne jest wynagrodzenie.

Zasadą jest, że wydatek taki jest kosztem miesiąca, za który jest należny, o ile zostanie wypłacony w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy lub umowy (a w przypadku składek ZUS finansowanych przez pracodawcę - jeśli zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów).

Ustawa nie zawiera definicji wynagrodzenia należnego. Zgodnie ze słownikową definicją, należny to przysługujący komuś lub czemuś.

Z regulaminu wynagradzania Spółki wynika, że prawo do premii przysługuje pracownikowi dopiero w momencie przyznania jej przez pracodawcę, inaczej niż w przypadku zasadniczego wynagrodzenia o pracę, które z mocy prawa staje się należne po przepracowaniu danego miesiąca, a wysokość wynagrodzenia wynika z istniejącego między stronami stosunku pracy. Skoro premia uznaniowa przysługuje dopiero po przyznaniu jej przez pracodawcę oraz jej wysokość ustalana jest w momencie jej przyznania, a decyzja ta podjęta została w styczniu 2024 r., to zasadne jest uznanie, że premia należna jest za styczeń, ponieważ wtedy doszło do zdarzenia kreującego roszczenie po stronie pracownika. Okoliczność, że pracodawca przy ustalaniu premii mógł brać pod uwagę np. wyniki osiągane przez pracownika w grudniu 2023 r. (i z tego powodu premia została wykazana na liście płac grudnia 2023 r.) nie powoduje, że z prawnego punktu widzenia premia należna jest za grudzień 2023 r., ponieważ w grudniu nie doszło do żadnego zdarzenia, które kreowało po stronie pracownika powstanie roszczenia o wypłatę premii.

Powyższe stanowisko potwierdzają interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, m.in.:

•  interpretacja indywidualna z 5 lipca 2022 r. nr 0111-KDIB1-2.4010.237.2022.1.AK: „w przypadku premii, do których odnosi się pytanie trzecie, kluczowe znaczenie ma podjęcie decyzji o ich przyznaniu i konkretyzacja, czyniąca ich kwotę należną pracownikom. To w tym okresie, niezależnie od tego, kiedy świadczona była praca, za którą przyznawana jest premia, Spółka uwzględni je w rachunku podatkowym. Z uwagi na konieczność zastosowania wobec takich kosztów przepisu szczególnego art. 15 ust. 4g ustawy o CIT całkowicie bez znaczenia jest to, że koszty takie są bezpośrednio powiązane z przychodami poprzedniego roku, że Spółka uwzględnia ich kwotę w kalkulacji wynagrodzenia należnego jej od zleceniodawcy, jak również to, że koszty takie są ponoszone przed dniem sporządzenia sprawozdania za rok uzyskania przychodów, z którymi takie koszty są powiązane. Jednym słowem, premie pracownicze stanowiące koszty bezpośrednio związane z przychodami poprzedniego roku, na podstawie art. 15 ust. 4g ustawy o CIT stanowią koszt roku ich przyznania i wypłaty nawet jeżeli nastąpi to przed dniem sporządzenia sprawozdania za rok uzyskania przychodu, z którym są bezpośrednio powiązane”.
• interpretacja indywidualna z 3 sierpnia 2018 r. nr 0114-KDIP2-2.4010.237.2018.2.AS: „Należy stwierdzić, że datą determinującą moment ujęcia KUP jest okres, w którym nastąpiło przyznanie (zaakceptowanie) wysokości premii, nie zaś okres którego dotyczyła przedmiotowa premia. (...) kluczowy dla rozpoznania momentu zaliczenia wydatków na premię do kosztów uzyskania przychodów będzie moment podjęcia decyzji o przyznaniu premii, a nie sam okres, za który premia ta jest przyznawana. Na ten moment bowiem, tj. na moment podjęcia formalnej decyzji o ich wypłacie, należności przysługujące z tytułu premii zostają ustalone, tj. są definitywne, a w związku z czym stają się należne, zgodnie z art. 15 ust. 4g UCIT”.

Podobnie wyrok NSA z dnia 8 maja 2019 r. sygn. akt II FSK 1307/17: „O ile bowiem regułą jest, że wynagrodzenie zasadnicze pracownikowi przysługuje (jako zasada), o tyle premia ma charakter wyróżnienia i jak sama spółka podała, premia ma cel solidarnościowy i uzależniona jest od indywidualnych lub zbiorczych osiągnięć pracowników. Pracownik nie ma zatem możliwości w sposób skuteczny domagać się od pracodawcy wypłacenia premii, dopóki nie będzie znana dokładnie jej wysokość oraz dopóki nie zostanie podjęta decyzja o jej przyznaniu. Powyższe świadczenia przysługują zatem pracownikowi jako należne dopiero po ich przyznaniu i naliczeniu. W konsekwencji w tym właśnie momencie, zgodnie z art. 15 ust. 4g u.p.d.o.p., mogą stanowić koszt podatkowy”.

Mając na uwadze powyższe, w opisanym stanie faktycznym, premie co do których Spółka podjęła decyzję o ich przyznaniu w styczniu 2024 r. oraz wypłaciła je w styczniu 2024 r., stanowią dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodu w styczniu 2024 r.

Ad 2

Zdaniem Wnioskodawcy, wypłacane w przyszłości przez Spółkę premie oraz finansowane przez pracodawcę składki ZUS od wypłacanych premii powinny być ujmowane przez Wnioskodawcę jako koszt uzyskania przychodu w miesiącu podjęcia decyzji o przyznaniu premii, jeśli premia zostanie wypłacona w terminie wynikającym z regulaminu wynagradzania, a składki zostaną uregulowane w terminie wynikającym z właściwych przepisów.

Jak wyżej wskazano, zdaniem Wnioskodawcy premia uznaniowa stanowi wynagrodzenie należne za miesiąc, w którym została przyznana.

Zgodnie z art. 22 ust. 6bb ustawy o PIT, składki z tytułu należności, o których mowa w ust. 6ba, określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, z zastrzeżeniem art. 23 ust. 1 pkt 37, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów. W przypadku uchybienia temu terminowi do składek tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d”.

Oznacza to, że jeżeli premia należna jest za miesiąc, w którym została podjęta decyzja o jej przyznaniu, to również składki z tego tytułu stanowią koszt tego miesiąca, jeśli zostaną uregulowane w terminie wynikającym z odrębnych przepisów.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 1 § 2 ustawy z 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (t. j.: Dz. U. z 2024 r. poz. 18 ze zm.):

Stosownie do przepisu art. 4 § 1 pkt 1 tej ustawy:

W myśl art. 9 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.):

Stosownie do treści art. 5b ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zgodnie z art. 8 ust. 1 tej ustawy:

Natomiast w myśl art. 8 ust. 2 wskazanej ustawy:

Stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy:

Zasady kwalifikowania wydatków jako kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 22 i 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ww. ustawy:

Kosztami uzyskania przychodów są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością nastawioną na osiąganie przychodów. Z oceny związku z prowadzoną działalnością powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do uzyskania przychodu z danego źródła lub do zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodów.

Zatem aby wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, musi on pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem, zostać poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania/zabezpieczenia źródła przychodu, oraz być należycie udokumentowany. Przede wszystkim jednak, nie może on znajdować się na liście wydatków ustawowo wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zatem w oparciu o ww. przepisy, kosztem uzyskania przychodów jest taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika;
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;
• został właściwie udokumentowany;
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Premia – w tym również i premia uznaniowa – spełnia wszystkie powyższe kryteria, ponieważ jej wypłata jest związana z prowadzoną działalnością gospodarczą (występuje zatem związek przyczynowo-skutkowy) i jednocześnie wydatek ten nie został ujęty w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zauważyć należy, że premie pracownicze mieszczą się w katalogu przychodów ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ww. ustawy. W myśl tego przepisu:

Odnosząc się do określenia momentu, w którym powstaje koszt z ww. źródła przychodów, wskazać należy, że zgodnie z art. 22 ust. 6ba ww. ustawy:

Oznacza to, że pracodawcy, którzy terminowo wypłacają ww. należności i składki, mogą je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów już w miesiącu, za który są należne (czyli na zasadzie memoriałowej). Dopiero w przypadku niedotrzymania terminu wypłaty wynagrodzenia oraz składek regulacja prawna odsyła do art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Z treści cytowanych przepisów wynika, że wynagrodzenia pracowników stanowią koszt uzyskania przychodu w miesiącu, za który są należne, jednak pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy. Natomiast w przypadku niedochowania wyżej wymienionych terminów zastosowanie znajdzie art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle powyższego w pierwszej kolejności wyjaśnić należy, co trzeba rozumieć pod pojęciem „w miesiącu, za który są należne”. Ustawa nie określiła tego terminu, więc posiłkując się wykładnią językową, można stwierdzić, że dla celów podatkowych dana należność (np. premia) staje się należna, gdy wynika z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

Z uwagi na brak definicji „należnego wynagrodzenia” w ustawie podatkowej w oparciu o wykładnię literalną należy przyjąć, że o „należnym” wynagrodzeniu można mówić wówczas, gdy należności te zostały ustalone (przesądzone) lub są niesporne (również co do wysokości).

Ponadto warto zauważyć, że premie nie mogą być uznane za „należne” przed ich uchwaleniem przez spółkę. Świadczenia te stają się takie dopiero wówczas, gdy zostały przyznane pracownikom, gdyż dopiero wtedy pracownicy stają się uprawnieni do dochodzenia wypłaty z tytułu ich przyznania (por. wyrok WSA w Warszawie z 13 stycznia 2017 r. sygn. akt III SA/Wa 2822/15).

Zatem premie te będą mogły być uznane za należne, gdy pracodawca przyzna pracownikom premie uznaniowe (po spełnieniu przez pracowników określonych warunków) i nadejdzie termin do wypłaty ww. świadczeń, który wynika z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

W związku z tym, dopiero wówczas, gdy pracodawca przyzna pracownikom premie uznaniowe i nadejdzie termin do wypłaty ww. świadczeń, który wynika z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony – świadczenia z tytułu premii będzie można uznać za należne. Od tego bowiem momentu pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty świadczeń lub pozostawienia ich do dyspozycji pracownika.

Wskazać należy, że pracodawca wypłacający premie jest zobowiązany potrącić z tego tytułu składki społeczne.

Należy zwrócić uwagę na szczególne reguły zaliczania finansowanych przez płatnika składek ZUS do kosztów uzyskania przychodów. Jak bowiem wynika z treści art. 22 ust. 6bb ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Odrębnym przepisem, o którym mowa w ww. artykule jest art. 47 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 497), który wskazuje, że płatnik opłaca składki za dany miesiąc nie później niż:

• do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych;
• do 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników składek posiadających osobowość prawną;
• do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek.

Zauważyć ponadto należy, że w myśl art. 23 ust. 1 pkt 55a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wykładnia powyższych przepisów wskazuje, iż składki ZUS od wynagrodzeń pracowników, w części finansowanej przez płatnika składek, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który wynagrodzenia, których składki te dotyczą, są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów. Zatem dla celów ustalenia momentu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów składek ZUS w części finansowanej przez płatnika składek nie ma znaczenia moment wypłaty wynagrodzenia.

Reasumując, wartość premii wykazana na liście płac za grudzień 2023 r., co do których Spółka podjęła decyzję o ich przyznaniu w terminie wynikającym z regulaminu wynagradzania, tj. w styczniu 2024 r., stanowi dla Pana jako jej wspólnika koszt uzyskania przychodu w styczniu 2024 r., proporcjonalnie do Pana udziału w zysku Spółki.

Natomiast wypłacone w przyszłości przez Spółkę premie oraz finansowane przez pracodawcę (płatnika składek) składki ZUS od wypłaconych premii, będą stanowić dla Pana jako wspólnika Spółki koszty uzyskania przychodów w miesiącu podjęcia decyzji o przyznaniu premii wynikającym z regulaminu wynagradzania (jeżeli składki zostaną uregulowane w terminie wynikającym z odrębnych przepisów) w proporcji do Pana udziału w zysku Spółki.

W związku z powyższym Pana stanowisko należy uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Należy zastrzec, że interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku w kontekście zadanych pytań, natomiast nie rozstrzyga innych kwestii wynikających z opisu sprawy, które nie były przedmiotem pytania i własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).