Międzynarodowa karta charakterystyki zagrożeń zawodowych - Sekretarka

Sekretarka jest pracownikiem, który pomaga swojemu przełożonemu/przełożonej w sprawach administracyjnych, w korespondencji, w sporządzaniu notatek, umawianiu spotkań, opiece nad gośćmi, pośredniczy w kontaktach między szefem i personelem oraz między szefem i interesantami, nadzoruje zgodnie z ustalonym harmonogramem przebieg dnia pracy a także zajmuje się innymi czynnościami pomocniczymi.

Definicja i/lub opis zawodu

Sekretarka czyta, segreguje i przekazuje przychodzącą oraz wychodzącą korespondencję. Pilnuje obiegu dokumentów zgodnie z instrukcją kancelaryjną. Umiejscawia i dołącza odpowiedni segregator do korespondencji, na którą ma odpowiedzieć pracodawca. Pisze pod dyktando, stenografując ręcznie lub maszynowo oraz przepisuje notatki na maszynie lub przepisuje z nagrań. Tworzy i przepisuje na maszynie rutynową korespondencję. Archiwizuje korespondencje i inne notatki. Odbiera telefony i przekazuje informacje dzwoniącym lub kieruje rozmowy do odpowiednich urzędników i łączy rozmowy wychodzące. Ustala daty spotkań pracodawcy. Wita gości, upewnia się co do istoty sprawy, oraz zaprowadza gości do pracodawcy lub odpowiedniej osoby. Może ustalać program podróży i dokonywać rezerwacji. Może zestawiać i przepisywać na maszynie raporty statystyczne. Może nadzorować urzędników. Może prowadzić kartotekę personelu. Może sporządzać notatki ze spotkań personelu. Może robić kopie korespondencji lub innych drukowanych materiałów, używając kopiarki. Może przygotowywać korespondencję wychodzącą. Może przygotowywać notatki, korespondencję i raporty, używając komputera. Podaje kawę i herbatę. Pilnuje terminowości w załatwianiu spraw. Przygotowuje materiały i dokumenty związane ze spotkaniami i wyjazdami. Organizuje spotkania.

Zawody pokrewne

Urzędnik administracyjny, maszynistka, operator sprzętu komputerowego, stenograf, archiwista zakładowy, urzędnik przeprowadzający rozmowy kwalifikacyjne.

Jakie zagrożenia wiążą się z wykonywaniem tego zawodu?

• Sekretarki zazwyczaj pracują w biurach, w których mogą występować uciążliwości typowe dla takiego miejsca pracy spowodowane długotrwałą pracą przy komputerze (bóle pleców, rąk i barków, zmęczenie wzroku itp.) oraz związane ze słabą wentylacją pomieszczeń biurowych.
• Stanowisko sekretarki może stwarzać dyskomfort psychiczny i problemy osobiste np. sekretarki są często zmuszone zostawać po godzinach w pracy, stają się obiektami niewłaściwego zachowania ich szefów lub gości itp.

Czynniki środowiska pracy związane z wykonywanym zawodem oraz ich możliwe skutki dla zdrowia>>>

Informacje szczegółowe>>>

Dokument pochodzi ze strony Centralnego Instytutu Ochrony Pracy, www.ciop.pl