Sześć pytań dotyczących rachunkowości

Pytanie Jakie obowiązki w zakresie dokumentacji ma nasze biuro jako instytucja obowiązana? Zastanawiamy się też, jak długo powinniśmy przechowywać dokumentację klientów AML, z którymi już rozwiązaliśmy umowę?

Instytucja obowiązana musi na bieżąco gromadzić dokumentację związaną ze stosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego oraz wyników bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji. Wynika to z art. 34 ust. 3 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej: ustawa AML). Jest to jeden z podstawowych obowiązków biura rachunkowego jako instytucji obowiązanej, które muszą stosować względem swoich klientów środki bezpieczeństwa finansowego. Jak wskazuje ustawa AML, przez stosowanie tych środków należy rozumieć m.in. czynności dotyczące:

• identyfikacji klienta (ewentualnie także osoby upoważnionej do działania w jego imieniu, w tym pełnomocników czy reprezentantów np. spółki handlowej) oraz weryfikacji jego (ich) tożsamości (w przypadku osoby upoważnionej do działania w imieniu klienta instytucja obowiązana musi zweryfikować także jego umocowanie do działania w imieniu klienta)
• identyfikacji beneficjenta(-ów) rzeczywistego(-ych) oraz sprawdzenie danych o nim (nich) – szczegółowe zasady w tym zakresie wynikają z art. 36–37 ustawy AML.

Przepisy AML wskazują, że instytucja obowiązana – a więc i biuro rachunkowe – musi zastosować środki bezpieczeństwa finansowego m.in. przed nawiązaniem stosunków gospodarczych, czyli gdy do biura rachunkowego trafia nowy klient. Oczywiście konieczne jest to też, gdy:

1) doszło do zmiany uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych;

2) doszło do zmiany uprzednio ustalonych danych dotyczących klienta lub beneficjenta rzeczywistego;

3) instytucja obowiązana była w ciągu danego roku kalendarzowego zobowiązana na podstawie przepisów prawa do skontaktowania się z klientem w celu weryfikacji informacji dotyczących beneficjentów rzeczywistych, w szczególności, gdy obowiązek taki wynikał z przepisów ustawy z 9 marca 2017 r. o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami.