Interpretacja indywidualna z dnia 8 sierpnia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-1.4010.308.2024.1.AND

Spółka może zaliczyć skradzione na środki pieniężne do kosztów uzyskania przychodów

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

6 czerwca 2024 roku wpłynął Państwa wniosek z 29 maja 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia czy Państwa Spółka jest uprawniona do zaliczenia skradzionych w nocy pomiędzy (…) a (…) 2024 r. środków pieniężnych w kwocie (…) zł do kosztów uzyskania przychodu.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca jest spółką komandytową, którego siedziba znajduje się pod adresem (…).

W nocy pomiędzy (…) 2024 r. a (…) 2024 r. doszło do włamania do siedziby spółki. Sprawcy (...) dokonali zaboru m.in. gotówki w kwocie (…) zł ulokowanej w kasetce spółki.

Zdarzenie zostało zgłoszone przez komplementariusza spółki – X na Komendzie Powiatowej Policji w (…). Postępowanie w tej sprawie toczy się pod sygn. akt: (…).

Budynek był zabezpieczony przed kradzieżą, zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacje (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 793 ze zm.).

Pytanie

Czy Wnioskodawca jest uprawniony do zaliczenia skradzionych w nocy pomiędzy (…) a (…) 2024 r. środków pieniężnych w kwocie (…) zł do kosztów uzyskania przychodu?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, jest on uprawniony do zaliczenia skradzionych mu środków pieniężnych do kosztów uzyskania przychodu.

Zgodnie z treścią art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Jak stwierdzono w Interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 28 maja 2009 r., Znak: IPPB5/423-171/09-2/AM, wartości pieniężne utracone przez osobę prawną wskutek ich kradzieży mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu pod warunkiem, że owe wartości zostały należycie udokumentowane i zabezpieczone.

Środki pieniężne ukradzione Wnioskodawcy były właściwie zabezpieczone. Wnioskodawca stosuje zabezpieczenia zgodne z treścią Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacje (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 793 ze zm.).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”),

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie, w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

- wydatek został poniesiony przez podatnika,

- jest definitywny (rzeczywisty), a więc bezzwrotny,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym.

Jednocześnie należy przy tym zauważyć, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika lub podległych pracowników działających − co do zasady − na rzecz i w interesie przedsiębiorstwa.

Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą, zawarty został w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Należy jednak pamiętać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zostaną ex lege uznane za koszty uzyskania przychodów.

Wśród kosztów wymienionych w tzw. negatywnym katalogu kosztów, ujętym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie wyszczególniono strat w środkach obrotowych. Oznacza to, że co do zasady, straty te, jako związane z prowadzoną działalnością, mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

Zaliczenie strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów powinno być jednak każdorazowo oceniane w aspekcie:

- całokształtu prowadzonej przez podatnika działalności,

- okoliczności, które spowodowały powstanie straty,

- udokumentowania straty,

- podjętych przez podatnika działań zabezpieczających.

W związku z brakiem w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych definicji zarówno straty, jak również środków obrotowych, należy znaczenie to postrzegać w świetle wykładni językowej. Strata w języku potocznym oznacza ubytek, poniesioną szkodę, to co się przestało posiadać. Na ogół stratą jest zniszczenie, uszkodzenie, utracenie towarów lub maszyn i urządzeń w wyniku pożaru, powodzi lub kradzieży, czyli jest ona następstwem zdarzeń losowych i nie wynika z celowego działania podatnika.

Przyjmuje się, że dla celów podatkowych tylko stratę powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot można uznać za zdarzenie, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Należy podkreślić, że jedynie straty w środkach obrotowych powstałe w trakcie normalnego, racjonalnego działania podatnika, ze szczególnym uwzględnieniem dochowania należytej staranności w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu. Każdy przypadek straty w środkach obrotowych, należy rozpatrywać indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności faktycznych towarzyszących sprawie i oceniać pod kątem całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika.

Jednym z warunków uznania straty w środkach obrotowych za koszt uzyskania przychodów jest stwierdzenie, iż strata powstała pomimo dochowania przez podatnika należytej staranności.

Ponadto, istotnym warunkiem uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów jest jego definitywność, czyli rzeczywiste i bezzwrotne poniesienie przez podatnika. W odniesieniu do środków obrotowych oznacza to, że za stratę w tych środkach można uznać wyłącznie skutki takiego nagłego i nieprzewidywalnego zdarzenia, które spowodowało definitywny, tj. trwały i bezzwrotny uszczerbek w majątku podatnika, tj. utratę (bądź zmniejszenie wartości) składników majątku (środków obrotowych) będących w jego posiadaniu lub stanowiących jego własność.

Ponadto, aby zaliczyć poniesioną stratę do kosztów uzyskania przychodów, niezbędne jest spełnienie warunku formalnego, tj. właściwe udokumentowanie poniesionego kosztu. Właściwym dokumentem na okoliczność powstałej straty jest protokół dotyczący straty, który powinien określać rodzaj szkody materialnej, jej ilość, wartość, przyczynę jej powstania, podpisy osób uprawnionych oraz datę. Zaistnienie szkody powinno być uprawdopodobnione przez właściwe organy, np. policję (umorzenie dochodzenia), instytucję ubezpieczeniową (wypłata odszkodowania).

Należy także podkreślić, że to na podatniku spoczywa szczególny obowiązek zachowania należytej staranności, aby strata w ogóle nie powstała. Nie może być też ona skutkiem działań lub zaniedbań podatnika.

Należy przyjąć, że dla celów podatkowych tylko wydatek będący wynikiem przestępczej działalności, powstały na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot gospodarczy, można uznać za zdarzenie losowe, które uzasadnia zaliczenie tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Istotnym warunkiem jest, aby wydatek będący wynikiem przestępczej działalności nie powstał z winy podatnika, jako wynik jego niedbalstwa lub naruszenia przepisów. Jakiekolwiek zawinienie ze strony podatnika poprzez niezachowanie staranności wymaganej w danych warunkach, niedopełnienie obowiązków ciążących na podatniku w celu uniknięcia szkody, uniemożliwia przyjęcie, że powstała szkoda stanowi wydatek o charakterze losowym.

W sytuacji, gdy wydatek, będący wynikiem działalności przestępczej, powstał na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia dla starannie działającego przedsiębiorcy, niezawiniona przez niego strata może stanowić koszt uzyskania przychodów. Koniecznym jest jednak, aby był to wydatek rzeczywisty, który musi być również prawidłowo udokumentowany.

Definitywność straty oznacza, iż ma ona charakter nieodwracalny i dany podmiot posiada pewność, iż nie odzyska środków obrotowych, które składają się na stratę. Możliwość kwalifikacji straty w rachunku podatkowym uzależniona jest zatem od wykazania, że doszło do ostatecznego, pewnego uszczuplenia majątku podatnika, tak, że nie zostanie on mu zwrócony pod jakąkolwiek postacią. W tym właśnie kontekście należy upatrywać spełnienia kolejnej przesłanki dotyczącej właściwego dokumentowania.

Z uwagi na specyfikę kosztów wynikających z kradzieży, każdy przypadek straty w środkach obrotowych należy rozpatrywać indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności faktycznych, towarzyszących sprawie oraz całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika w kontekście stosowanych środków bezpieczeństwa i dochowania należytej staranności.

Reasumując, zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów straty:

- powstałe wyłącznie z winy podatnika,

- wynikające z zaniedbań lub nieprzestrzegania przepisów prawa,

- nieudokumentowane.

Z opisu sprawy wynika, że w nocy z (…) 2024 r. na (…) 2024 r. doszło do włamania do siedziby Państwa Spółki. Sprawcy (...) dokonali zaboru m.in. gotówki w kwocie (…) zł ulokowanej w kasetce Spółki. Zdarzenie zostało zgłoszone przez komplementariusza Spółki – X na Komendzie Powiatowej Policji w (…). Postępowanie w tej sprawie toczy się pod sygn. akt: (…). Budynek był zabezpieczony przed kradzieżą, zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacje (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 793 ze zm.).

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia czy Spółka jest uprawniona do zaliczenia skradzionych w nocy z (…) 2024 r. na (…) 2024 r. środków pieniężnych w kwocie (…) zł do kosztów uzyskania przychodu.

W Państwa sprawie konieczne jest zatem ustalenie czy opisana we wniosku strata nie powstała w wyniku zaniedbań lub nieprzestrzegania przepisów prawa oraz została udokumentowana.

Przyjąć należy, że w przypadku strat wynikających z kradzieży do ich udokumentowania niewystarczające jest samo zgłoszenie zdarzenia, lecz uzyskanie rozstrzygnięcia kończącego postępowanie przygotowawcze. Przykładowo wraz z uzyskaniem postanowienia prokuratora o umorzeniu postępowania, podatnik ma już pewność co do definitywności straty. Postępowanie przygotowawcze zakończone zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa daje asumpt do twierdzenia, iż nie odnalezienie skradzionych dóbr ma charakter trwały, a poczynione przez organy ścigania środki w celu wykrycia sprawców przestępstwa, ustalenia okoliczności faktycznych składających się na jego penalizowany opis nie przyniosły rezultatów w zakresie odzyskania skradzionego mienia. Samo bowiem zawiadomienie o przestępstwie oznacza jedynie, że postępowanie rozpoczyna swój bieg i jego ostateczny wynik nie jest jeszcze znany. Na tym etapie rozpoczyna się dopiero zbieranie dowodów potwierdzających określone okoliczności, w tym także dotyczących zaniedbań lub nieprzestrzegania przepisów prawa przez samego pokrzywdzonego. W trakcie toczącego się postępowania przygotowawczego nie można także w sposób pewny uznać, że do zwrotu straty nie dojdzie i będzie ona definitywna.

Zatem samo rozpoczęcie postępowania przez organy ścigania nie potwierdza ani okoliczności zdarzenia, ani nie dokumentuje straty.

W konsekwencji, na etapie toczącego się postępowania przygotowawczego, zaliczenie straty w rachunek kosztów uzyskania przychodów jest przedwczesne. Dopiero bowiem w momencie zakończenia postępowania przygotowawczego i uzyskania rozstrzygnięcia organów ścigania, będą Państwo mogli w sposób pewny wskazać, że strata nie powstała w wyniku zaniedbań lub nieprzestrzegania przepisów prawa przez Spółkę i ma charakter nieodwracalny. Będą Państwo też mogli dysponować dokumentem kończącym wskazane postępowanie, spełniającym warunki właściwego dokumentowania.

Oczywiście organ interpretacyjny w niniejszym postępowaniu nie stwierdza, iż posiadanie wskazanego powyżej rozstrzygnięcia oznacza, iż dokument ten będzie spełniał cechę kompletności czy też zupełności, pozwalającą na kwalifikowanie strat w rachunku podatkowym, bo to leży w gestii organów prowadzących podatkowe postępowanie dowodowe.

Opis sprawy nie wskazuje, że postępowanie przygotowawcze zostało zakończone, nie znany jest zatem jego wynik oraz to, czy do kradzieży nie doszło z winy Spółki. We wniosku wskazali Państwo, że w sprawie toczy się postępowanie w Komendzie Powiatowej Policji w (…) (sygn. akt: (…)). W związku z tym warunek definitywności i właściwego dokumentowania nie został spełniony. Dopiero spełnienie tego warunku oraz ustalenie w ramach postępowania przygotowawczego okoliczności wykluczających zaniedbanie lub nieprzestrzegania przepisów prawa po stronie Państwa Spółki daje podstawę do zastosowania przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, co na obecnym etapie jawi się jako przedwczesne.

Tym samym Państwa stanowisko, zgodnie z którym w chwili obecnej Spółka jest uprawniona do zaliczenia skradzionych środków pieniężnych do kosztów uzyskania przychodu jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu opisu sprawy przedstawionego we wniosku, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do powołanej we wniosku interpretacji indywidualnej stwierdzić należy, że została ona wydana w indywidualnej sprawie innego podmiotu i nie wiąże Organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).