Interpretacja indywidualna z dnia 6 sierpnia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-3.4010.268.2024.1.JMS

Dotyczy zagadnienia, czy wydatki poniesione przez Spółkę w związku z organizacją imprezy, z wyjątkiem wydatków na zakup alkoholu określonych w pkt 7 oraz wydatków dotyczących współpracowników i członków Rady Nadzorczej Spółki, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe, a w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest w części prawidłowe, a w części nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

9 maja 2024 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia, czy wydatki poniesione przez Spółkę w związku z organizacją Imprezy, z wyjątkiem wydatków na zakup alkoholu określonych w pkt 7 oraz wydatków dotyczących współpracowników i członków Rady Nadzorczej Spółki, mogą zostać zaliczone przez Wnioskodawcę do kosztów uzyskania przychodów.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

(…) (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) posiada siedzibę oraz miejsce prowadzenia działalności w Polsce, a także jest polskim rezydentem podatkowym w rozumieniu ustawy o CIT oraz czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”) w rozumieniu ustawy o VAT. Spółka prowadzi działalność w zakresie produkcji i sprzedaży (…).

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca poniósł wydatki związane z organizacją ogólnodostępnej dorocznej imprezy „(…)” (dalej: „Impreza”) w miejscowości, w której znajduje się siedziba Spółki.

Organizacja Imprezy była wyrazem zaangażowania Spółki, będącej (…) pracodawców w regionie, w działania z zakresu społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR).

Impreza, będąca jednym z projektów z obszaru działań lokalnych, miała przyczynić się do budowania pozytywnego wizerunku Spółki jako solidnej, zaangażowanej społecznie firmy i atrakcyjnego pracodawcy, rozpowszechniania przedmiotu jej działalności gospodarczej wśród społeczności lokalnej, a w konsekwencji pozyskania nowych klientów oraz pracowników.

Z wyżej wymienionych względów Impreza miała charakter otwarty, tj. zaproszenia skierowane były do wszystkich mieszkańców (…) oraz osób przebywających w tym czasie w mieście. Jak co roku, organizacji Imprezy towarzyszyła szeroko zakrojona publiczna kampania reklamowa. Tym samym, zaproszenia rozpowszechnione zostały za pośrednictwem lokalnego radia, mediów społecznościowych Spółki, lokalnej prasy oraz stron internetowych. Wydarzenie promowane było także za pomocą materiałów drukowanych, takich jak ulotki czy plakaty. Informacje o Imprezie były również szeroko dostępne w Internecie.

Ponadto, Impreza była dobrą okazją do integracji i bliższego poznania się pracowników oraz poprawy atmosfery, efektywności i organizacji pracy, a także budowy pozytywnych relacji na linii pracownik - pracodawca. Impreza miała spowodować identyfikację Pracowników ze Spółką i jej działalnością.

W odniesieniu do osób bezpośrednio związanych ze Spółką, Impreza objęła:

1) pracowników oraz współpracowników Spółki (osoby współpracujące na zasadzie umów B2B),

2) członków zarządu Wnioskodawcy,

3) członków rady nadzorczej Wnioskodawcy,

4) osoby najbliższe (członków rodzin) Pracowników, członków zarządu i rady nadzorczej Wnioskodawcy,

- dalej łącznie: „Osoby związane ze Spółką”.

Na Imprezę nie zostali imiennie zaproszeni kontrahenci Spółki, tym niemniej mogli być na niej obecni ze względu na jej otwarty charakter. Spółka nie weryfikowała w żaden sposób tożsamości uczestników Imprezy, poza przypadkami wyznaczonych stref zamkniętych, do których wstęp mogły mieć wyłącznie określone osoby.

Impreza została zorganizowana w ogólnodostępnej przestrzeni (…). Na jej terenie wydzielone zostały określone strefy, przy czym niektóre były dostępne wyłącznie dla Osób związanych ze Spółką, jak np. zamknięta strefa dla pracowników i ich rodzin oraz strefa VIP, do której dostęp mieli tylko członkowie zarządu oraz rady nadzorczej Wnioskodawcy. Strefa dla Osób związanych ze Spółką podzielona została na strefę sportową ze stanowiskami do gier i sportów, a także strefę dla najmłodszych, gdzie odbywały się animacje dla dzieci oraz zapewniono atrakcje dmuchane. Dla Osób związanych ze Spółką dostępny był również catering.

W celu uwidocznienia Spółki jako organizatora Imprezy, dla wszystkich uczestników dostępna była otwarta strefa promocyjna, gdzie uczestnicy mogli wziąć udział w konkursie wiedzy o Spółce czy w zorganizowanych warsztatach, a także zapoznać się z ofertą Spółki jako potencjalnego pracodawcy. W ramach Imprezy możliwe było również zwiedzenie zakładów produkcyjnych Wnioskodawcy.

Dla wszystkich uczestników Imprezy dostępne były także: strefa chillout przeznaczona do wypoczynku, obejmująca leżaki udostępniane przez miasto, strefa fun, przestrzeń wesołego miasteczka, strefa foodtrucków, w których uczestnicy mogli nabyć posiłki - wyposażenie tych stref nie było zapewniane ani finansowane przez Spółkę. Dla wszystkich uczestników dostępna była również strefa koncertowa (tj. scena wraz z przestrzenią dla widowni), która została zorganizowana i sfinansowana przez Spółkę.

Impreza prowadzona była (…).

W ramach organizacji Imprezy Spółka poniosła m.in. wydatki na:

1) przygotowanie projektu Imprezy (…),

2) materiały promocyjne (...),

3) przygotowanie terenu Imprezy (...),

4) obsługę Imprezy (...),

5) usługi cateringowe,

6) zakup żywności i napojów niealkoholowych,

7) zakup alkoholu,

8) warsztaty sportowe,

9) animacje dla dzieci,

10) oprawę artystyczną (…),

11) obsługę techniczną,

- dalej łącznie jako: „Wydatki związane z imprezą”).

Wydatki związane z imprezą zostały sfinansowane ze środków obrotowych Wnioskodawcy i co do zasady miały charakter ryczałtowy, niezależny ani od liczby osób uczestniczących w Imprezie, ani od faktu skorzystania oraz stopnia skorzystania z danych świadczeń przez poszczególnych uczestników Imprezy. Wydatki zostały przez Spółkę definitywnie poniesione i nie zostały jej w jakikolwiek sposób zwrócone. Spółka dysponuje również fakturami, właściwie dokumentującymi poniesione wydatki.

W ramach Wydatków związanych z imprezą Wnioskodawca nabył szereg usług od zewnętrznych podmiotów. (…).

Z uwagi na złożony charakter, część usług nabywanych przez Wnioskodawcę miała charakter usług kompleksowych. Przykładowo, w ramach usługi realizacji wydarzenia (…), usługodawca zobowiązał się m.in. do:

- zapewnienia wsparcia w przygotowaniu harmonogramu Imprezy;

- zapewnienia odpowiedniej infrastruktury i elementów technicznych, które umożliwią realizację Imprezy, w zakresie objętym ofertą;

- zapewnienie wszystkich świadczeń niezbędnych do realizacji Imprezy, w zakresie objętym ofertą;

- koordynowanie realizacji Imprezy.

Usługodawcy wystawili na rzecz Wnioskodawcy faktury VAT dokumentujące wykonanie usług, wykazując kwotę podatku VAT należnego według stosownej stawki podatku VAT.

Spółka, będąc przedsiębiorstwem odpowiedzialnym społecznie, realizuje szereg działań z zakresu CSR i zrównoważonego rozwoju, w które organizacja Imprezy się wpisuje. Aktualnie Spółka jest na etapie prac nad sformalizowaniem polityki CSR Spółki w postaci pisemnej, w ramach szeroko zakrojonego projektu w obszarze ESG. Zasady prowadzenia polityki CSR, jej kierunki, cele i grupy interesariuszy, do jakich jest skierowana zostały sformułowane w pisemnych założeniach do wdrażanej polityki.

Jednocześnie, odpowiedzialność Spółki za wpływ jej decyzji oraz działań na społeczeństwo i środowisko jest zgodna z obowiązującym prawem oraz spójna z międzynarodowymi normami postępowania, a także jest zintegrowana z działaniami organizacji i praktykowana w jej relacjach.

Spółka wskazuje, że w ramach faktycznie realizowanych przez Spółkę inicjatyw CSR realizowany jest szereg kampanii skierowanych do różnych grup interesariuszy, wśród których wyróżnić można projekty z obszaru działań branżowych, jak i lokalnych. O wszystkich takich działaniach Spółka informuje poprzez kanały komunikacji, do których należą: strona internetowa Spółki (…), media społecznościowe, raporty roczne oraz spotkania z interesariuszami. Informacje o wysokiej odpowiedzialności społecznej biznesu (CSR) charakteryzującej Spółkę są dostępne również w niezależnych mediach.

Projekty realizowane przez Spółkę w obszarze działań branżowych obejmują przykładowo:

- kampanię „(…)” realizowaną wspólnie z (…), mającą na celu edukowanie przyszłych (…), która to kampania obejmuje działania takie jak:

- (…),

- (…),

- (…),

- udział partnerski w kampaniach (…) oraz (…), czyli kampaniach mających na celu promowanie (…) przekładającego się na minimalizację (…).

Projekty realizowane w obszarze działań lokalnych, skierowanych do lokalnej społeczności obejmują przykładowo:

- kampanie o charakterze zbiórek charytatywnych, takie jak (…) czy (…);

- wspieranie lokalnej społeczności poprzez różnego rodzaju kampanie świadomościowe;

- sponsoring (…), co ma na celu popularyzację aktywnego trybu spędzania czasu;

- wspieranie lokalnych inicjatyw, takich jak „(…)” czy (…).

Podejmowane przez Spółkę ww. działania z obszaru CSR przyczyniają się do zwiększenia przychodów Spółki i zabezpieczenia ich źródła poprzez budowanie zaufania klientów, poprawę wizerunku i lojalności klientów oraz promowanie Spółki jako solidnej i zaangażowanej społecznie firmy. Spółce zależy na tym, aby być postrzeganą jako społecznie odpowiedzialna firma, ponieważ stanowi to kryterium wyboru jej jako pracodawcy dla obecnych i przyszłych pracowników (o których to pracowników Spółka musi zabiegać na rynku i o których retencję musi dbać) oraz kryterium wyboru jej jako dostawcy przez klientów. W obecnych uwarunkowaniach rynkowych, okoliczność prowadzenia działań z zakresu CSR stanowi bowiem kryterium doboru partnerów biznesowych i przekłada się na ilość zleceń pozyskiwanych z rynku czy otrzymywane od rynku warunki prowadzenia tej działalności gospodarczej.

Pytanie

Czy wydatki poniesione przez Spółkę w związku z organizacją Imprezy, z wyjątkiem wydatków na zakup alkoholu określonych w pkt 7 oraz wydatków dotyczących współpracowników i członków Rady Nadzorczej Spółki, mogą zostać zaliczone przez Wnioskodawcę do kosztów uzyskania przychodów?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki poniesione przez Spółkę w związku z organizacją Imprezy, z wyjątkiem wydatków na zakup alkoholu określonych w pkt 7 oraz wydatków dotyczących współpracowników i członków Rady Nadzorczej Spółki, mogą zostać zaliczone przez Wnioskodawcę do kosztów uzyskania przychodów.

Uzasadnienie stanowiska.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Zgodnie z powyższym, za koszty uzyskania przychodów uznaje się zatem wydatki spełniające łącznie następujące warunki:

1. zostały poniesione przez podatnika,

2. są definitywne (rzeczywiste),

3. pozostają w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

4. zostały poniesione w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, lub mogą mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

5. zostały właściwie udokumentowane,

6. nie zostały wymienione w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych (art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT).

Należy przy tym zauważyć, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów.

Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie jego przychodu. Drugorzędne znaczenie ma przy tym fakt czy wydatek ostatecznie doprowadzi do powstania przychodu - ustawodawca formułując powyższą regulację położył nacisk na możliwość przypisania działaniom podatnika przymiotu celowości i zasadności, poprzez przyjęcie, iż przychód na którego osiągnięcie (zachowanie, zabezpieczenie) ukierunkowane są te działania ma jedynie potencjalny charakter.

Wnioskodawca wskazuje, że warunkiem zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest także niewymienienie danego kosztu w negatywnym katalogu zawartym w art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT. W tym miejscu Spółka zaznacza, że zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38a Ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych na rzecz członków rady nadzorczej, natomiast zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 Ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Definicja reprezentacji nie została określona w ustawach podatkowych. Z tego też względu, szczególną uwagę w tym zakresie należy zwrócić na orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego (dalej: „NSA”), a w szczególności szeroko cytowany w orzecznictwie wyrok NSA z 17 czerwca 2013 r., sygn. II FSK 702/11. W przedmiotowym wyroku NSA wyjaśnił, jak należy rozumieć pojęcie reprezentacji wskazując, że jest to działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. Sąd stwierdził, że oceny czy dany wydatek ma charakter reprezentacyjny, należy dokonać przez pryzmat celu, w jakim ten wydatek jest ponoszony. Jeżeli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie pozytywnego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.

Dokonując oceny kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy należy posłużyć się również dynamiczną wykładnią funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą. To, co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację, do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej.

Zdaniem Wnioskodawcy, Wydatki na imprezę spełniają wymienione przesłanki dla uznania ich za koszty uzyskania przychodów, poza:

- wydatkami na zakup alkoholu, które Spółka zamierza w całości wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów;

- wydatkami dotyczącymi Współpracowników, które Spółka zamierza wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów na zasadzie uznania ich za wydatki reprezentacyjne na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT;

- wydatkami dotyczącymi członków Rady Nadzorczej, które Spółka zamierza wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT.

W przedmiotowej sprawie, zdaniem Spółki, istnieje związek poniesionych wydatków z prowadzoną działalnością gospodarczą, a wydatki te przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zapewniają zabezpieczenie źródła przychodów.

Organizacja Imprezy byłą wyrazem zaangażowania Spółki, będącej (…) pracodawców w regionie, w działania z zakresu społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR). Organizacja Imprezy miała przyczynić się do budowania pozytywnego wizerunku Spółki jako solidnej, zaangażowanej społecznie firmy i atrakcyjnego pracodawcy, rozpowszechniania przedmiotu jej działalności gospodarczej wśród społeczności lokalnej, a w konsekwencji pozyskania nowych klientów oraz pracowników.

Aktualną definicją społecznej odpowiedzialności biznesu (ang. Corporate Social Responsibility – „CSR”) jest definicja zawarta w normie PN-ISO 26 000, w myśl której społeczna odpowiedzialność jest rozumiana jako odpowiedzialność organizacji za wpływ jej decyzji i działań (produkty, serwis, procesy) na społeczeństwo i środowisko, poprzez przejrzyste i etyczne zachowanie, które:

- przyczynia się do zrównoważonego rozwoju, zdrowia i dobrobytu społeczeństwa;

- bierze pod uwagę oczekiwania interesariuszy;

- jest zgodne z obowiązującym prawem i spójne z międzynarodowymi normami zachowania;

- jest spójne z organizacją i praktykowane w jej relacjach.

Społeczna odpowiedzialność biznesu to strategia zarządzania, zgodnie z którą przedsiębiorstwa w swoich działaniach dobrowolnie uwzględniają interesy społeczne, aspekty środowiskowe, czy relacje z różnymi grupami interesariuszy, w szczególności z pracownikami. Bycie społecznie odpowiedzialnym oznacza inwestowanie w zasoby ludzkie, w ochronę środowiska, relacje z otoczeniem firmy i informowanie o tych działaniach, co przyczynia się do wzrostu konkurencyjności przedsiębiorstwa i kształtowania warunków dla zrównoważonego rozwoju społecznego i ekonomicznego.

Należy zwrócić uwagę na aspekt świadomości działań podatnika oraz przyjętą przez niego strategię ich realizacji. CSR ma na celu budowanie pozytywnego odbioru danego podmiotu w społeczeństwie. Zaufanie konsumentów, przyszłych i obecnych pracowników ma w przyszłości przełożyć się na osiągnięcie celów finansowych, a więc powiększenie przychodów. Realizacja celów CSR nie następuje zatem przez sam wydatek, ale przez zbudowanie wizerunku podmiotu, który potencjalnie przełoży się na skutki finansowe (tak np. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 18 sierpnia 2021 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.226.2021.1.MZA).

Przede wszystkim, organizacja Imprezy miała na celu kształtowanie dobrego wizerunku Spółki wśród lokalnej społeczności. Wnioskodawca jest bowiem jednym z największych pracodawców w regionie i zabiega o pozyskanie nowych pracowników. Organizacja Imprezy miała przyczynić się do promowania Spółki jako solidnej i zaangażowanej społecznie firmy, a także atrakcyjnego pracodawcy. Działania takie jak przygotowanie na terenie Imprezy stanowiska umożliwiającego zapoznanie się z ofertą Spółki jako potencjalnego pracodawcy, zorganizowanie konkursu wiedzy o Spółce czy też udostępnienie zakładów produkcyjnych Spółki do zwiedzania, umożliwiły ukazanie Wnioskodawcy jako atrakcyjnego pracodawcy i rozpowszechnienie przedmiotu jego działalności wśród społeczności lokalnej. W konsekwencji miało to przełożyć się na pozyskanie nowych pracowników, a tym samym - na uzyskiwanie przychodów i zabezpieczenie źródła przychodów. Celem Spółki nie było natomiast budowanie wizerunku wśród lokalnych władz i kontrahentów.

Możliwość zaliczenia wydatków na tego typu działania do kosztów podatkowych znajduje potwierdzenie w interpretacjach Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wydanych w zbliżonych sprawach. Przykładowo w interpretacji z dnia 14 września 2022 roku, sygn. 0111-KDIB1- 2.4010.424.2022.1.EJ, organ uznał za prawidłowe stanowisko, zgodnie z którym wydatki na pokrycie kosztów lokalnego festynu poniesione przez wnioskodawcę w ramach realizacji prowadzonej polityki CSR, stanowią koszty uzyskania przychodów.

W odniesieniu do Osób związanych ze Spółką, celem Imprezy była integracja i bliższe poznanie się pracowników i przedstawicieli pracodawcy (członków zarządu Spółki) oraz poprawa atmosfery pracy, co łącznie miało w zamierzeniu poprawę efektywności i organizacji pracy, budowę pozytywnych relacji na linii pracownik - pracodawca oraz większą identyfikację pracowników ze Spółką i jej działalnością. Należy zauważyć, że efektywna współpraca pracowników jest konieczna dla ukończenia danego zadania i w efekcie dla uzyskania przychodu. Jednocześnie, budowanie więzi między pracownikami a pracodawcą (również poprzez bliższe poznanie przedstawicieli pracodawcy) ma także wpływ na zachowanie i zabezpieczenie źródła przychodów - posiadanie kompetentnego zespołu pracowników jest przecież kluczowe dla sprawnego działania każdego przedsiębiorcy. To praca pracowników bowiem i jej efekty pozwalają de facto na funkcjonowanie tego podmiotu i prowadzenie przez niego działalności gospodarczej. Spółka jest też zdania, że imprezy poprawiające atmosferę pracy zwiększają atrakcyjność Wnioskodawcy jako pracodawcy i tym samym zwiększają możliwość kontynuowania współpracy z najlepszymi specjalistami w danej dziedzinie.

Spółka wskazuje, że powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach Dyrektora Krajowej Administracji Skarbowej wydanych w analogicznych sprawach. Przykładem może być tutaj:

- interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 2 grudnia 2019 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.381.2019.3.SK, gdzie organ stwierdził, co następuje: „Wobec powyższego, jeżeli w pikniku jubileuszowym brali udział zarówno pracownicy Spółki, jak i pracownicy tymczasowi agencji pracy tymczasowej oraz członkowie zarządu Spółki i członkowie ich rodzin, a charakter takiego pikniku miał na celu budowanie pozytywnych relacji pomiędzy ww. pracownikami jak również między pracownikami i członkami zarządu Spółki, jako przedstawicielami pracodawcy, co z kolei przekładało się na wzrost zaangażowania pracowników oraz wzmocniło ich lojalność wobec Wnioskodawcy, jak również działało motywująca i wpływało na jakość, wydajność oraz efektywność pracy, co ostatecznie może przyczyniać się do zwiększenia uzyskiwanych przez Spółkę przychodów, to wydatek taki można uznać za koszt uzyskania przychodów”.

- interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 10 maja 2023 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.30.2023.5.KM, w której organ wskazał, że „Dokonując zatem oceny charakteru wydatków poniesionych przez Wnioskodawcę w związku z uczestnictwem we wskazanym we wniosku Spotkaniu integracyjnym pracowników C., byłych pracowników C., członków zarządu C., osób najbliższych (członków rodziny) członków zarządu C. oraz innych osób sprawujących funkcje kierownicze w Spółce C., - stwierdzić należy, że biorąc pod uwagę przytoczone powyżej wyjaśnienia, wydatki te stanowić będą koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Ww. wydatki związane są niewątpliwie z prowadzoną działalnością podatnika i mają na celu zintegrowanie załogi zakładu, dlatego też pozostają one w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem przychodów i mogą mieć pośredni wpływ na wielkość osiągniętych przez Wnioskodawcę przychodów.”

Zdaniem Spółki, jako koszty reprezentacji należy potraktować wyłącznie tę część kosztów Imprezy (ustaloną bezpośrednio lub poprzez odpowiednią alokację), która dotyczy osób współpracujących ze Spółką na podstawie usługowych umów o współpracę (B2B), których integracja z podatnikiem zwyczajowo uznawana jest za wydatek reprezentacyjny, jak również wspomniane wcześniej wydatki na zakup alkoholu.

Natomiast zdaniem Spółki pozostała część Wydatków na imprezę nie stanowi kosztów reprezentacji.

Dotychczasowe orzecznictwo, w tym wyrok NSA powołany powyżej, wskazuje, że reprezentacja to przede wszystkim działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osób trzecich w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku Spółki dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację należy interpretować jako koszty, jakie ponosi podatnik z jednej strony (i) w celu kreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwidocznienia profesjonalizmu, a z drugiej (ii) w celu zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków zawarcia tej umowy.

Tymczasem adresatem działalności CSR prowadzonej przez Spółkę było szerokie grono odbiorców związanych z regionem, w którym Spółka prowadzi swoją działalność a celem działań nie było zawieranie jakichkolwiek umów ze społecznością lokalną, ale ukształtowanie i pielęgnowanie pozytywnych relacji z tym otoczeniem.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe, a w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz art. 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm., dalej: „updop”, „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT:

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Z powyższego wynika, że na mocy powołanej regulacji, podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 updop oraz, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu. W przepisie art. 16 ust. 1 updop ustawodawca określił katalog wydatków, które nawet pomimo poniesienia ich przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów, w rozumieniu przepisów podatkowych, nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

W przedmiotowej sprawie należy zatem zwrócić uwagę na przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 updop zgodnie z którym:

Należy zauważyć, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera legalnej definicji terminu reprezentacja. Próbę zdefiniowania tego pojęcia podejmowały wielokrotnie sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyroku z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11. Sąd ten stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.

Ponadto, Naczelny Sąd Administracyjny uznał za zasadne odwołanie się do etymologii terminu reprezentacja. Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że „reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, wskazać należy, że CSR to strategia zarządzania, której założeniem jest uwzględnianie interesów społecznych, relacji z podmiotami zewnętrznymi (otoczeniem firmy – grupami interesariuszy, społecznościami lokalnymi) czy branie pod uwagę kwestii ochrony środowiska.

Nie istnieje uniwersalna definicja zjawiska społecznej odpowiedzialności biznesu, dlatego można odwołać się do działań wskazanych w Komunikacie Komisji Europejskiej z dnia 25 października 2011 r. skierowanej do Parlamentu Europejskiego, Rady Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego i Komitetu Regionów - „Odnowiona strategia UE na lata 2011-2014 dotycząca społecznej odpowiedzialności przedsiębiorstw”. We wskazanym dokumencie zostało wprost stwierdzone, że: „Strategiczne podejście do CSR ma coraz większe znaczenie dla konkurencyjności przedsiębiorstw. Może przynieść korzyści w zakresie zarządzania ryzykiem, oszczędności kosztów, dostępu do kapitału, relacji z klientami, zarządzania zasobami ludzkimi i potencjału innowacyjnego. Ponieważ CSR wymaga zaangażowania zainteresowanych stron wewnątrz przedsiębiorstwa i poza nim, umożliwia to przedsiębiorstwom lepsze prognozowanie i wykorzystanie szybko zmieniających się oczekiwań ze strony społeczeństwa i warunków prowadzenia działalności, CSR może zatem stymulować rozwój nowych rynków i sprzyja tworzeniu nowych możliwości wzrostu gospodarczego. Zajmując się kwestiami odpowiedzialności społecznej, przedsiębiorstwa mogą budować długoterminowe zaufanie pracowników, konsumentów i obywateli, tworząc podstawę pod zrównoważone modele biznesowe. Większe zaufanie z kolei przyczynia się do tworzenia otoczenia, w którym przedsiębiorstwa mogą podejmować inicjatywy innowacyjne i rozwijać się”.

Aktualną definicją społecznej odpowiedzialności biznesu (ang. Corporate Social Responsibility CSR) jest definicja zawarta w normie PN-ISO 26 000 odpowiedzialność organizacji za wpływ jej decyzji i działań (produkty, serwis, procesy) na społeczeństwo i środowisko, poprzez przejrzyste i etyczne zachowanie, które:

- przyczynia się do zrównoważonego rozwoju, zdrowia i dobrobytu społeczeństwa;

- bierze pod uwagę oczekiwania interesariuszy;

- jest zgodne z obowiązującym prawem i spójne z międzynarodowymi normami zachowania;

- jest spójne z organizacją i praktykowane w jej relacjach.

Społeczna odpowiedzialność biznesu to strategia zarządzania, zgodnie z którą przedsiębiorstwa w swoich działaniach dobrowolnie uwzględniają interesy społeczne, aspekty środowiskowe, czy relacje z różnymi grupami interesariuszy, w szczególności z pracownikami. Bycie społecznie odpowiedzialnym oznacza inwestowanie w zasoby ludzkie, w ochronę środowiska, relacje z otoczeniem firmy i informowanie o tych działaniach, co przyczynia się do wzrostu konkurencyjności przedsiębiorstwa i kształtowania warunków dla zrównoważonego rozwoju społecznego i ekonomicznego.

Należy zwrócić uwagę na aspekt świadomości działań podatnika oraz przyjętą przez niego strategię ich realizacji. CSR ma na celu budowanie pozytywnego obioru danego podmiotu w społeczeństwie. Zaufanie konsumentów, obywateli ma w przyszłości przełożyć się na osiągnięcie celów finansowych, a więc powiększenie przychodów. Realizacja celów CSR nie następuje zatem przez sam wydatek ale przez zbudowanie wizerunku podmiotu, który przełoży się na skutki finansowe. Świadome inwestowanie w ramach społecznej odpowiedzialności biznesu wymaga informowania o tych działaniach. Takie działania powinny wynikać z wcześniejszej strategii i planu działania, na które podatnik może powołać się w przypadku wątpliwości kategoryzacji wydatku na podstawie art. 15 ust. 1 updop.

Dodatkowo podkreślić należy, że CSR może być metodą reklamy, promocji, marketingu (budowania wizerunku) podmiotów gospodarczych w szczególności działających w branżach, w których typowa reklama (telewizyjna, radiowa, internetowa) nie ma zastosowania albo jej zastosowanie nie przynosi spodziewanych efektów.

Z opisu sprawy wynika, że zorganizowana przez Państwa Impreza, była jednym z projektów z obszaru działań lokalnych i miała przyczynić się do budowania pozytywnego wizerunku Spółki jako solidnej, zaangażowanej społecznie firmy i atrakcyjnego pracodawcy, rozpowszechniania przedmiotu Państwa działalności gospodarczej wśród społeczności lokalnej, a w konsekwencji pozyskania nowych klientów oraz pracowników. Impreza miała charakter otwarty, tj. zaproszenia skierowane były do wszystkich mieszkańców miasta (…) oraz osób przebywających w tym czasie w mieście.

Ponadto, Impreza była okazją do integracji i bliższego poznania się pracowników oraz poprawy atmosfery, efektywności i organizacji pracy, a także budowy pozytywnych relacji na linii pracownik - pracodawca. Impreza miała także spowodować identyfikację Pracowników ze Spółką i jej działalnością.

Podejmowane w ten sposób działania przyczyniają się do zwiększenia przychodów i zabezpieczenia ich źródła poprzez budowanie zaufania klientów, poprawę wizerunku i lojalności klientów oraz promowanie Spółki jako solidnej i zaangażowanej społecznie firmy. Spółce zależy na tym, aby być postrzeganą jako społecznie odpowiedzialna firma, ponieważ stanowi to kryterium wyboru jej jako pracodawcy dla obecnych i przyszłych pracowników.

Wydatki związane z imprezą zostały sfinansowane ze środków obrotowych i co do zasady miały charakter ryczałtowy, niezależny ani od liczby osób uczestniczących w Imprezie, ani od faktu skorzystania oraz stopnia skorzystania z danych świadczeń przez poszczególnych uczestników Imprezy. Wydatki zostały przez Państwa definitywnie poniesione i nie zostały  w jakikolwiek sposób zwrócone. Dysponujecie Państwo również fakturami, właściwie dokumentującymi poniesione wydatki.

Kosztami podatkowymi mogą być co do zasady tzw. „koszty pracownicze”, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. w postaci organizacji dla nich szkoleń czy spotkań integracyjnych. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy, a tym samym wpłynie pozytywnie na przychody czy też zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Natomiast, wskazane przez Państwa koszty dotyczące wydatków na członków rady nadzorczej wraz z członkami rodzin, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 38a updop, nie będą w ogóle stanowiły kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z tym przepisem

Zatem, wydatki z ww. tytułu należy w całości wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów.

Jednocześnie podkreślić należy, że koszty zakupionych napojów alkoholowych uznać należy za koszty reprezentacyjne, o których stanowi art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, co skutkuje tym, że wydatki te nie mogą zostać zakwalifikowane, jako koszty uzyskania przychodów Spółki.

Zatem, Państwa stanowisko zgodnie z którym, poniesione wydatki w związku z organizacją imprezy, z wyjątkiem wydatków na zakup alkoholu określonych w pkt 7 oraz wydatków dotyczących współpracowników i członków Rady Nadzorczej Spółki, mogą zostać zaliczone przez Państwa do kosztów uzyskania przychodów, w części dotyczącej:

- osób najbliższych tj. członków rodzin członków rady nadzorczej jest nieprawidłowe;

- w pozostałym zakresie jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego, podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).