Interpretacja indywidualna z dnia 12 lipca 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-2.4010.245.2024.2.BD

Zastosowanie zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 2a updop po dokonaniu płatności na rzecz zagranicznego kontrahenta, zwrotu nadpłaty podatku oraz formy certyfikatów rezydencji podatkowej spełniających wymogi przewidziane w art. 26 ust. 1 ww. ustawy

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

7 maja 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy:

- możliwości zastosowania zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 2a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, bądź zastosowania preferencyjnej stawki opodatkowania po dokonaniu płatności na rzecz zagranicznego kontrahenta,

- zwrotu nadpłaty podatku,

- formy certyfikatów rezydencji podatkowej spełniających wymogi przewidziane w art. 26 ust. 1 ww. ustawy.

Uzupełnili go Państwo w odpowiedzi na wezwanie pismem z 18 czerwca 2024 r. (wpływ tego samego dnia).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Interpretacja dotyczy zaistniałych stanów faktycznych (2022 i 2023 rok) oraz zdarzeń przyszłych.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) z siedzibą przy (…), zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla (…) w (…), (...) Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: (…), NIP: (…), REGON: (…), jest osobą prawną zarejestrowaną zgodnie z prawem Rzeczypospolitej Polskiej.

Spółka, jest polskim rezydentem podatkowym, który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych z całości swoich dochodów w Polsce zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym osób prawnych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2587 z późn. zm., dalej: Ustawa o CIT).

Głównym przedmiotem działalności Sp. o.o. jest świadczenie na podstawie Umowy o świadczenie usług Nr (…) z dnia (…) na rzecz kontrahenta - A LTD (położona oraz zarejestrowana w Państwie Izrael) usług związanych z tworzeniem nowych gier komputerowych oraz obsługą aktywnych gier komputerowych, w tym, przykładowo:

- dostawą i obsługą oprogramowania;

- usług w zakresie tworzenia przedmiotów własności intelektualnej i przenoszenia praw majątkowych;

- usług w zakresie umieszczania i przetwarzania informacji na stronach internetowych;

- wsparcia technicznych oraz doradczych dla użytkowników końcowych gier komputerowych.

Istotnym czynnikiem dla zapewnienia płynności działania przez Spółkę i osiągnięcia konkurencyjności na rynku jest dostęp do profesjonalnych usług związanych z jej działalnością, których wykonanie zleca ona podmiotom trzecim nieposiadającym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej siedziby lub zarządu oraz podlegającym w Polsce ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Powyższe w głównej mierze podyktowane jest tym, iż Spółka czasami nie dysponuje odpowiednio wykwalifikowanym personelem i sprzętem w takim zakresie, który pozwoliłyby jej na wykonanie wszystkich usług wyłącznie przy wykorzystaniu własnych zasobów. Ponadto, na rynku pracy na niektóre stanowiska, które bezpośrednio związane z tworzeniem gier komputerowych (co w przypadku Spółki stanowi działalność badawczo-rozwojową, zostało to potwierdzone przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej (sygn. sprawy: 0114-KDIP2-1.4010.573.2023.3.AZ), znalezienie wysoko wykwalifikowanej kadry z odpowiednim doświadczeniem w projektach globalnych (np. analityków gier) może stanowić trudności. W związku z powyższym, w celu udoskonalenia swoich usług, Spółka podpisała umowy zlecenia z kontrahentami, pochodzącymi z:

- Portugalii;

- Królestwa Niderlandów;

- Gruzji;

- Republiki Litewskiej;

- Estonii;

- Czech;

- Finlandii;

- Węgier;

- Wielkiej Brytanii,

- którzy dalej są zwani zagraniczni kontrahenci.

Spółka nabywa usługi informatyczne oraz doradcze (dalej: Usługi) od ww. zagranicznych kontrahentów. Usługi informatyczne polegają m.in. na:

- organizowaniu i zapewnianiu stałego działania infrastruktury sieciowej, serwerowej oraz innej odpowiedniej infrastruktury;

- opracowywaniu projektów gier i rozwiązań, które mają na celu poprawę ich wskaźników KPI, metryk oraz gameplay;

- analizy gry wideo - funkcjonalności/mechaniki i wydajności;

- rozwoju i wsparciu funkcjonalności gier;

- rozwoju mechanizmu gry;

- tworzeniu animacji dla efektów wizualnych;

- rozwoju grafiki i wstępnej wizualizacji zawartości gry;

- tworzeniu wysokiej jakości treści 2D grafiki.

Usługi doradcze polegają m.in. na:

- konsultowaniu na temat automatyzacji i optymalizacji infrastruktury sieciowej oraz serwerowej;

- konsultowaniu w zakresie wyboru architektury gry;

- konsultowaniu w zakresie tworzenia animacji wysokiej jakości;

- konsultowaniu w zakresie tworzenia 2D grafiki wysokiej jakości;

- udzielaniu informacji technicznych (zapytania, wizualizacje, raporty);

- analizy funkcjonalności gier stworzonych przez Grupy.

Szczegółowy zakres prac jest każdorazowo określany w formie zlecenia określającego opis projektu i zakres prac do wykonania, termin realizacji oraz zasady kalkulacji wynagrodzenia. Wynagrodzenie jest zazwyczaj kalkulowane według stawki dniowej lub godzinowej oraz ilości czasu poświęconego na realizację zlecenia. Wypłata wynagrodzenia następuje na wskazany przez zagranicznego kontrahenta rachunek bankowy na podstawie wystawionej faktury. Łączna kwota wypłat dokonanych na rzecz tego samego kontrahenta nie przekraczała w 2022, 2023, 2024 r. kwoty 2.000.000 zł.

W kolejnych latach Spółka nie zamierza przekroczenia ww. kwoty. Zagraniczni kontrahenci są osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą, opodatkowanymi podatkiem dochodowym od osób fizycznych w kraju zamieszkania lub osobami prawnymi opodatkowanymi podatkiem dochodowym od osób prawnych w kraju swojej siedziby, które nie mają polskiej rezydencji podatkowej i tym samym podlegają ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce.

Wnioskodawca zwraca uwagę, że żaden zagraniczny kontrahent Spółki nie ma siedziby lub zagranicznego zakładu w Polsce. Również Wnioskodawca zwraca uwagę, że zagraniczni kontrahenci oraz Wnioskodawca nie są podmiotami powiązanymi w rozumieniu art. 11a ust. 1 pkt 4 oraz 5 Ustawy o CIT.

Spółka współpracuje z zagranicznymi kontrahentami na zasadach uregulowanych w umowach zlecenia (dalej: Umowy) zgodnie z art. 734 Kodeksu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1610). Na podstawie art. 3 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 593/2008 z dnia 17 czerwca 2008 r. w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych (Rzym I) takie Umowy podlegają prawu polskiemu. Przed zawarciem Umowy z zagranicznym kontrahentem osoba zatrudniona na stanowisku Prawnik w Spółce przeprowadza kontrolę zgodności (compliance) wskazanego zagranicznego kontrahenta pod kątem zgodności ich działalności z wymogami obowiązującego prawa w miejscu siedziby, ogólnymi zasadami działalności określonymi przez akty lokalne, zwyczajami handlowymi i ogólnymi zasadami uczciwości, procedurę sprawdzenia reputacji kontrahentów na właściwym rynku (robót/prac, usług).

Sprawdzanie odbywa się na podstawie zatwierdzonego Regulaminu zgodności (compliance) kontrahentów Sp. z o.o. i m.in. obejmuje:

- uzyskanie od zagranicznego kontrahenta danych rejestracyjnych:

- sprawdzanie odpowiedniego rejestru handlowego w państwach posiadania siedziby;

- sprawdzanie informacji w systemie VIES VAT UE (dotyczy kontrahentów z UE);

- sprawdzanie reputacji kontrahenta przez źródła publiczne;

- sprawdzanie zagranicznego Kontrahenta na listach sankcyjnych USA, UE, Polski;

- prowadzenie innych czynności, które nie są zabronione przez obowiązujące prawo i są niezbędne do prawidłowej kontroli zgodności.

W wyniku sprawdzania kontrahenta osoba zatrudniona na stanowisku Prawnik w Spółce przygotowuje i podpisuje profil ryzyka kontrahenta, w którym wskazuje:

- brak kryteriów ryzyka kontrahenta, które dają podstawy do odmowy nawiązania (kontynuowania) stosunków gospodarczych z kontrahentem, jak również zaleca nawiązanie (kontynuowanie) stosunków gospodarczych z kontrahentem;

- potrzebę uzyskania od kontrahenta wyjaśnień dotyczących niektórych zidentyfikowanych kryteriów ryzyka lub potrzebę podjęcia przez kontrahenta działań mających na celu wyeliminowanie zidentyfikowanego kryterium ryzyka przed nawiązaniem z nim stosunków gospodarczych lub przed przeprowadzeniem kolejnej transakcji handlowej z kontrahentem;

- zidentyfikowane kryteria ryzyka kontrahenta, jak również zaleca, aby nie nawiązywać stosunków gospodarczych z potencjalnym kontrahentem lub zawiesić stosunki gospodarcze z istniejącym kontrahentem.

Zgodnie z Umową, zagraniczni kontrahenci zobowiązani są do samodzielnego i osobistego wykonywania zleconych im usług. Kontrahenci mogą powierzyć wykonywanie usług objętych Umowami osobom trzecim jedynie za uprzednią pisemną zgodą Spółki.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 2a ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 1992 Nr 21, poz. 86 z późn. zm.; dalej: Ustawa o CIT) podatek dochodowy z tytułu uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez podatników, o których mowa w art. 3 ust. 2, przychodów z tytułu świadczeń doradczych, ustala się w wysokości 20% przychodów.

Wnioskodawca zwraca uwagę, że usługi z tytułu świadczeń informatycznych nie mieszczą się w kategorii przychodów (dochodów) wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 2a Ustawy o CIT, co potwierdza interpretacja indywidualna Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 16 lutego 2023 r. Nr 0114-KDIP2-1.4010.279.2022.4.OK.

Z kolei, zgodnie z art. 21 ust. 2 Ustawy o CIT mówi, że przepisy ust. 1 stosuje się z uwzględnieniem umów w sprawie zapobieżenia podwójnemu opodatkowaniu, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

Na podstawie art. 26 ust. 1 Ustawy o CIT Wnioskodawca w związku z wypłatą wynagrodzenia za usługi doradcze (art. 21 ust. 1 pkt 2a), jest obowiązany jako płatnik pobierać w dniu dokonania wypłaty zryczałtowany podatek dochodowy od tych wypłat w wysokości 20% od kwoty wypłaty. Jak wskazane w drugim zdaniu przytoczonego przepisu, zastosowanie stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo niepobranie podatku zgodnie z taką umową jest możliwe pod warunkiem udokumentowania siedziby podatnika dla celów podatkowych uzyskanym od podatnika certyfikatem rezydencji. Przy weryfikacji warunków zastosowania stawki podatku innej niż określona w art. 21 ust. 1 Ustawy o CIT, zwolnienia lub warunków niepobrania podatku, wynikających z przepisów szczególnych lub umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, płatnik jest obowiązany do dochowania należytej staranności.

Wynagrodzenie zagranicznemu kontrahentowi jest wypłacane po wykonaniu zlecenia w ostatnim dniu odpowiedniego miesiąca, w związku z czym na Wnioskodawcy ciąży obowiązek pobierania podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 2a Ustawy o CIT.

W sprawie wypłaty wynagrodzenia stosuje się następnie Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania:

- Portugalii - art. 7 ust. 1 Konwencji między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Portugalską w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu (Dz.U. 1998 nr 48 poz. 304 z późn. zm.);

- Królestwa Niderlandów - art. 7 ust. 1 Konwencji między Rzecząpospolitą Polską a Królestwem Niderlandów w sprawie eliminowania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu oraz zapobiegania uchylaniu się i unikaniu opodatkowania (Dz.U. 2003 nr 216 poz. 2120 z późn. zm.);

- Gruzji - w sprawach do dnia 31 grudnia 2023 r. - art. 7 ust. 1 (Umowy między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Rządem Gruzji w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od majątku (Dz.U. 2006 poz. 1820). W sprawach od dnia 1 stycznia 2024 r. - art. 7 ust. 1 Umowy w sprawie eliminowania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu oraz zapobiegania uchylaniu się i unikaniu opodatkowania (Dz.U. 2023 poz. 563);

- Republiki Litewskiej - art. 7 ust. 1 Umowy między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Rządem Republiki Litewskiej w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku (Dz.U. 1995 nr 51 poz. 277 z późn. zm.);

- Estonii - art. 7 ust. 1 Umowy między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Estońską w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku (Dz.U. 1995 nr 77 poz. 388 z późn. zm.);

- Czech - art. 7 ust. 1 Umowy między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Czeską w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu (Dz.U. 2021 poz. 991);

- Finlandii - art. 7 ust. 1 Konwencji między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Finlandii w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu (Dz.U. 2010 nr 37 poz. 205);

- Węgier - art. 7 ust. 1 Konwencji między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Węgierską w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku (Dz. U. z 1995 r. nr 125, poz. 602 z późn. zm.);

- Wielkiej Brytanii - art. 7 ust. 1 Konwencji między Rzecząpospolitą Polską a Zjednoczonym Królestwem Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od zysków majątkowych (Dz. U. z 2006 r. nr 250, poz. 1840).

Analiza ww. umów pokazuje, że warunki unikania podwójnego opodatkowania w tych umowach są identyczne - zyski przedsiębiorstwa Umawiającego się Państwa podlegają opodatkowaniu tylko w tym Państwie, chyba że przedsiębiorstwo prowadzi w drugim Umawiającym się Państwie działalność poprzez położony tam zakład.

Od zagranicznych kontrahentów w ciągu 2022, 2023 oraz 2024 r. zostały pobrane odpowiednie certyfikaty rezydencji w celu udokumentowania faktu posiadania siedziby przez ostatnich dla celów podatkowych w państwie innym niż Polska. Wnioskodawca zwraca uwagę, że zagraniczni kontrahenci, pomimo wielokrotnych przypomnień o dostarczeniu certyfikatu rezydencji, przekazywali je w trakcie roku podatkowego, w związku z czym do dnia odebrania certyfikatu Wnioskodawca pobierał podatek zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 2a Ustawy o CIT. Podatek Wnioskodawca wpłacił ze swoich środków obrotowych, tzn. poniósł ciężar ekonomiczny tego podatku. Certyfikat rezydencji podatkowej zawiera informacje o podatniku, a także informacje o okresie ważności - roku podatkowym (od 1 stycznia do 31 grudnia), przy czym datą wydania może być miesiąc inny niż styczeń.

Na przykład - kontrahent otrzymał od Urzędu Skarbowego Portugalii certyfikat o rezydencji podatkowej w dniu 25 sierpnia 2023 r., ale jako termin jego ważności był wskazany - rok podatkowy „2023” (to znaczy od dnia 1 stycznia 2023 r. do dnia 31 grudnia 2023 r.; przykład znajduje się w Załączniku do niniejszego wniosku).

Również Wnioskodawca zwraca uwagę, że nie ustalono jednolitej formy certyfikatu. Co więcej, każde państwo samodzielnie określa formę certyfikatu rezydencji podatkowej w oparciu o lokalne ustawodawstwo. Co więcej, certyfikat rezydencji podatkowej może być wydany oraz przesłany do Wnioskodawcy w następujących formach:

- w formie papierowej z własnoręcznym podpisem urzędnika organu podatkowego, co oznacza możliwość fizycznego przekazania oryginału dokumentu przez kontrahenta w adres Wnioskodawcy (przykład w załączniku - certyfikat był wydany przez Urząd Skarbowy Niderlandów w formie papierowej z własnoręcznym podpisem urzędnika organu podatkowego. W celu niezwłocznego poinformowania kontrahent początkowo przesłał skan certyfikatu, a następnie przesłał oryginał dokumentu pocztą tradycyjną);

- w formie elektronicznej podpisany elektronicznie kwalifikowanym lub zaawansowanym podpisem elektronicznym urzędnika organu podatkowego (tj. przekazanie na rzecz Spółki wyłącznie w formie elektronicznej) (przykład w załączniku - certyfikat był wydany przez Urząd Skarbowy Portugalii w formie elektronicznej w formacie pdf i opatrzony podpisem elektronicznym);

- w formie elektronicznej zeskanowana kopia certyfikatu z własnoręcznym podpisem urzędnika organu podatkowego, która jest wydawana za pośrednictwem specjalnych usług internetowych lokalnych organów podatkowych (ten przykład nie przewiduje wydania oryginalnego dokumentu i możliwości jego przekazania na rzecz Spółki w formie fizycznej (przykład w Załączniku - certyfikat był wydany przez Urząd Skarbowy Gruzji w formacie pdf i podpisany własnoręcznym podpisem urzędnika organu podatkowego. Oryginał certyfikatu nie był wydany Kontrahentowi).

W uzupełnieniu wniosku wskazali również Państwo dane Kontrahentów będących osobami prawnymi opodatkowanymi podatkiem dochodowym od osób prawnych.

Pytania

 1) Czy w świetle art. 26 ust. 1 Ustawy o CIT Wnioskodawca może zastosować zwolnienie przewidziane w Ustawie o CIT oraz postanowieniach właściwych UPO i zaniechać poboru podatku u źródła (przewidzianego na gruncie art. 21 ust. 1 pkt 2a Ustawy o CIT), bądź zastosować preferencyjną stawkę podatku u źródła w sytuacji, gdy uzyska od zagranicznego kontrahenta certyfikat rezydencji, który obejmuje swoim okresem ważności datę płatności - ale po dokonaniu tej płatności?

 2) Czy przysługuje Wnioskodawcy jako płatnikowi zwrot nadpłaty podatku, gdy pobrał on zryczałtowany podatek dochodowy na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 2a Ustawy o CIT w pełnej wysokości ze względu na brak certyfikatu rezydencji zagranicznego kontrahenta, a następnie później Wnioskodawca otrzyma od danego zagranicznego kontrahenta certyfikat rezydencji obejmujący swoim okresem ważności datę wypłaty i poboru podatku, oraz czy w takiej sytuacji możliwe będzie wystąpienie przez Wnioskodawcę o zwrot nadpłaty podatku?

 3) Czy następujące formy certyfikatów rezydencji podatkowej spełniają wymogi przewidziane w art. 26 ust. 1 Ustawy o CIT dla celów udokumentowania siedziby podatnika oraz zastosowania właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania:

 a) w formie papierowej z własnoręcznym podpisem urzędnika organu podatkowego;

 b) w formie elektronicznej podpisany elektronicznie kwalifikowanym lub zaawansowanym podpisem elektronicznym urzędnika organu podatkowego;

 c) w formie elektronicznej w postaci zeskanowanej kopii certyfikatu z własnoręcznym podpisem urzędnika organu podatkowego, która jest wydawana za pośrednictwem specjalnych usług internetowych lokalnych organów podatkowych?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad. 1

Wnioskodawca działając jako płatnik może zastosować zwolnienie z ustawy o CIT oraz postanowienia UPO i zaniechać poboru podatku u źródła, bądź zastosować preferencyjną stawkę podatku również w sytuacji, gdy certyfikat rezydencji - obejmujący swoim okresem ważności datę płatności - otrzyma od zagranicznego kontrahenta po dokonaniu płatności.

Ad. 2

Jeżeli Wnioskodawca najpierw pobierze podatek u źródła w pełnej wysokości, a następnie otrzyma certyfikat rezydencji odbiorcy płatności (obejmujący swoim okresem ważności datę wypłaty i poboru podatku) możliwe jest wystąpienie o zwrot nadpłaconego podatku u źródła zgodnie z przepisami Rozdziału 9 Ordynacji podatkowej.

Ad. 3

Ze względu na fakt, że nie ustalono jednolitej formy certyfikatu rezydencji podatkowej, oraz ani Ustawa o CIT, ani odpowiednia umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania nie określa szczegółów dotyczących formy certyfikatu, dla celów udokumentowania siedziby podatnika oraz zastosowania właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania następujące formy certyfikatów rezydencji podatkowej spełniają wymogi przewidziane na gruncie art. 26 ust. 1 Ustawy o CIT:

- w formie papierowej z własnoręcznym podpisem urzędnika organu podatkowego;

- w formie elektronicznej podpisany elektronicznie kwalifikowanym lub zaawansowanym podpisem elektronicznym urzędnika organu podatkowego;

- w formie elektronicznej w postaci zeskanowanej kopii certyfikatu z własnoręcznym podpisem urzędnika organu podatkowego, która jest wydawana za pośrednictwem specjalnych usług internetowych lokalnych organów podatkowych.

Odpowiedź na pytanie 1

Zgodnie z art. 4a ust. 12 Ustawy o CIT certyfikat rezydencji - zaświadczenie o miejscu siedziby podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika.

Na podstawie art. 26 ust. 1 Ustawy o CIT: Osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne będące przedsiębiorcami, które dokonują wypłat należności z tytułów wymienionych w art. 21 ust. 1 oraz art. 22 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 2, 2b, 2d i 2e, w dniu dokonania wypłaty zryczałtowany podatek dochodowy od tych wypłat, z uwzględnieniem odliczeń przewidzianych w art. 22 ust. 1a-1e. Zastosowanie stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo niepobranie podatku zgodnie z taką umową jest możliwe pod warunkiem udokumentowania siedziby podatnika dla celów podatkowych uzyskanym od podatnika certyfikatem rezydencji. Przy weryfikacji warunków zastosowania stawki podatku innej niż określona w art. 21 ust. 1 lub art. 22 ust. 1, zwolnienia lub warunków niepobrania podatku, wynikających z przepisów szczególnych lub umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, płatnik jest obowiązany do dochowania należytej staranności. Przy ocenie dochowania należytej staranności uwzględnia się charakter, skalę działalności prowadzonej przez płatnika oraz powiązania w rozumieniu art. 11a ust. 1 pkt 5 płatnika z podatnikiem.

Według Wnioskodawcy, ww. artykuł nie nakłada obowiązku posiadania certyfikatu rezydencji potwierdzającego siedzibę podatnika (zagranicznego kontrahenta) w momencie wypłaty należności, ponieważ nie wskazuje dokładnego terminu, kiedy certyfikat musi być uzyskany, główne, żeby był uzyskany i potwierdzał rezydencję również w dacie, w której nastąpiła płatność. Co więcej, Wnioskodawca nie zawsze może być w posiadaniu certyfikatu przed wypłatą wynagrodzenia na rzecz zagranicznego odbiorcy. W praktyce często zdarza się bowiem, że Wnioskodawca nie ma wpływu na czas lub formę wydania takiego certyfikatu, a także na sposób określenia okresu jego ważności.

Powyższe stanowisko znalazło potwierdzenie w indywidualnej interpretacji podatkowej (sygn. sprawy: 0114-KDIP2-1.4010.11.2021.3.JC) oraz również jest prezentowane w doktrynie prawa podatkowego (przykładowo, jak wskazał J. Sekita w rozdziale 2.6: Moment uzyskania oraz okres ważności certyfikatu rezydencji w: Rozliczanie podatku u źródła, Wolters Kluwer Polska, 2023: „W obecnym stanie prawnym bezsporne jest to, że płatnik nie musi dysponować certyfikatem na dzień dokonania wypłaty. Istotne jest, aby na dzień postępowania podatkowego (innych czynności procesowych) mógł wykazać za pomocą certyfikatu (również wydanego po wypłacie), iż w dniu wypłaty podatnik posiadał rezydencję podatkową w określonym państwie. Jeżeli płatnik dysponuje certyfikatem wydanym wcześniej - wskazującym okres jego obowiązywania - może powoływać się na ten dokument w stosunku do wypłat dokonywanych w okresie obowiązywania wskazanym w certyfikacie. Jeżeli natomiast płatnik dysponuje certyfikatem wydanym przed dokonaniem wypłaty i niewskazującym okresu jego obowiązywania zaświadczeniem (np. potwierdzającym rezydencję na dzień wydania), może powoływać się na ten dokument w stosunku do wypłat dokonywanych w okresie 12 miesięcy od dnia wydania certyfikatu”).

Zgodnie z art. 26 ust. 1i Ustawy o CIT, jeżeli miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji niezawierającym okresu jego ważności, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania.

Jednak Wnioskodawca zwraca uwagę, że ww. przepis reguluje wyłącznie zasadę ogólną ważności certyfikatu w przypadku, gdy dany certyfikat nie zawiera wskazania okresu ważności. Jednocześnie powołane powyżej przepisy, jak również uzupełniające je przepisy art. 26 ust. 1j-1l Ustawy o CIT nie odnoszą się do momentu, w którym płatnik otrzymuje certyfikat rezydencji od zagranicznego kontrahenta.

W przypadku Wnioskodawcy, wszystkie certyfikaty zawierają okres ważności. W konsekwencji, należy zauważyć, że ustawodawca wskazuje jedynie zasady ustalania okresu ważności certyfikatu rezydencji, natomiast nie wprowadza obowiązku posiadania przez płatnika certyfikatu rezydencji odbiorcy płatności przed lub na moment dokonania wypłaty.

Analogiczne stanowisko zostało uwzględnione w interpretacji podatkowej (sygn. sprawy: 0114-KDIP2-1.4010.11.2021.3.JC): „Należy przy tym podkreślić, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie wymaga od płatnika posiadania certyfikatu rezydencji potwierdzającego siedzibę podatnika na dzień wypłaty należności z tytułów wymienionych w art. 21 ust. 1 oraz w art. 22 ust. 1 tej ustawy w momencie dokonywania tej wypłaty. W większości przypadków nie ma możliwości uzyskania takiego dokumentu w dniu wypłaty tych należności. Natomiast, jeżeli w certyfikacie wskazano okres jego ważności, dla płatnika istotne jest, czy w dacie wypłaty świadczenia okres ten nie upłynął”.

Reasumując, Wnioskodawca może zastosować preferencyjne zasady opodatkowania zryczałtowanym podatkiem dochodowym wynikające z postanowień właściwych UPO, art. 21 ust. 2 Ustawy o CIT, jeżeli uzyska on od podatnika (zagranicznego kontrahenta) certyfikat rezydencji, którego okres ważności obejmuje datę płatności, nawet jeśli data faktycznego otrzymania przez płatnika tego certyfikatu jest późniejsza niż data płatności na rzecz zagranicznego odbiorcy.

Dane twierdzenie zostało potwierdzone przez Interpretację podatkową (sygn. sprawy: 0114-KDIP2-1.4010.11.2021.3.JC): „Podsumowując, stanowisko (pytanie oznaczone numerem 1 w zakresie updop) zgodnie z którym, Wnioskodawca działając jako płatnik może zastosować zwolnienie z updop albo postanowienia UPO i zaniechać poboru podatku u źródła, bądź zastosować preferencyjną stawkę podatku również w sytuacji gdy certyfikat rezydencji - obejmujący swoim okresem ważności datę płatności - otrzyma od odbiorcy płatności po dokonaniu płatności, niezależnie od zmiany treści art. 26 ust. 1 updop, obowiązującej od 1 stycznia 2019 r., należało uznać za prawidłowe”.

Odpowiedź na pytanie 2

W odrębnych przypadkach Wnioskodawca nie zastosował zwolnienia lub preferencyjnej stawki w momencie wypłaty należności, pobierając w całości zryczałtowany podatek u źródła na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 2a Ustawy o CIT w związku z brakiem posiadania w dyspozycji certyfikatu rezydencji podatkowej, a następnie otrzyma od zagranicznego kontrahenta ww. certyfikat z okresem ważności obejmującym moment poboru podatku. Podatek na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 2a Ustawy o CIT Wnioskodawca wpłaca ze swoich środków obrotowych, tzn. ponosi ciężar ekonomiczny tego podatku.

Ze względu na pozycję Wnioskodawcy w odpowiedzi na pytanie 1 Spółka ma uprawnienia zastosować preferencyjne zasady opodatkowania zryczałtowanym podatkiem dochodowym wynikające z postanowień właściwych UPO, art. 21 ust. 2 Ustawy o CIT, za okres wskazany w certyfikacie rezydencji, w którym podatek został pobrany.

Mając na uwadze wyżej wymienione okoliczności, w konsekwencji Spółka ma nadpłatę podatku. Według Wnioskodawcy brak certyfikatu rezydencji zagranicznego kontrahenta w momencie dokonania wypłaty należności przez Wnioskodawcę nie wyklucza późniejszego wystąpienia o zwrot nadpłaty. Innymi słowy, jeżeli w dniu wypłaty należności płatnik pobierze zryczałtowany podatek dochodowy w pełnej wysokości, z uwagi na brak certyfikatu rezydencji zagranicznego kontrahenta, a ten ostatni dostarczy taki certyfikat (obejmujący swoim okresem ważności datę wypłaty i poboru podatku) w późniejszym okresie, możliwe będzie wystąpienie o zwrot nadpłaconego podatku w trybie art. 75 Ordynacji podatkowej (Dz.U. 1997 Nr 137, poz. 926 z póżń. zm.; dalej - Ordynacja podatkowa) na ogólnych podstawach.

Na podstawie art. 72 § 1 Ordynacji podatkowej za nadpłatę uważa się kwotę:

 1) nadpłaconego lub nienależnie zapłaconego podatku;

 2) podatku pobraną przez płatnika nienależnie lub w wysokości większej od należnej;

 3) zobowiązania zapłaconego przez płatnika lub inkasenta, jeżeli w decyzji, o której mowa w art. 30 § 4, określono je nienależnie lub w wysokości większej od należnej;

 4) zobowiązania zapłaconego przez osobę trzecią lub spadkobiercę, jeżeli w decyzji o ich odpowiedzialności podatkowej lub decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego spadkodawcy określono je nienależnie lub w wysokości większej od należnej.

Z opisu sytuacji wynika, że ze strony Wnioskodawcy podatek został zapłacony nienależnie, ponieważ opłata tzw. „podatku u źródła” (art. 21 ust. 1 pkt 2a Ustawy o CIT) w zasadzie nie powinna była mieć zastosowania. W związku z czym podstawę prawną zwrotu nadpłaty stanowi art. 72 § 1 ust. 2 Ordynacji podatkowej.

Przepisy Ordynacji podatkowej nie przewidują szczególnych wymogów w zakresie formy wniosku o nadpłatę. Taki wniosek powinien spełniać zatem ogólne wymogi wynikające z art. 168 Ordynacji podatkowej, tj.: może zostać wniesiony m.in. pisemnie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego (art. 168 § 1 Ordynacji podatkowej), powinien zawierać treść żądania, wskazanie wnioskodawcy, jego adres (miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu, siedziby albo miejsca prowadzenia działalności) lub adres do doręczeń w kraju, identyfikator podatkowy, a w przypadku nierezydentów - numer i serię paszportu lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość, lub inny numer identyfikacyjny, o ile nie posiadają identyfikatora podatkowego (art. 168 § 2 Ordynacji podatkowej).

Wnioskodawca zwraca uwagę, że zwrot „podatku u źródła” również przewiduje art. 28b ust. 1 Ustawy o CIT. Zgodnie z literalnym brzmieniem ww. artykułu, tryb zwrotu podatku przewidziany w tych przepisach ma zastosowanie do podatku pobranego zgodnie wyłącznie z art. 26 ust. 2e ustawy o CIT. Wobec powyższego, tryb ten znajduje zastosowanie do podatku pobranego od kwoty powyżej 2 mln zł (tj. nadwyżki ponad 2 mln zł).

W związku z powyższym, stwierdzić należy, że w przypadku gdy ciężar ekonomiczny podatku u źródła z tytułu płatności na rzecz zagranicznego kontrahenta został poniesiony przez Spółkę, kwota należności nie przekroczyła limitu 2 000 000 zł, a płatności były dokonywane na rzecz podatników z państw, z którymi Polska zawarła umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, to w takim przypadku Wnioskodawca jest uprawniony do wystąpienia o zwrot zapłaconego podatku u źródła na podstawie przepisów art. 75 Ordynacji podatkowej.

Analogiczne stanowisko zostało potwierdzone w interpretacji podatkowej (sygn. sprawy: 0114-KDIP2-1.4010.11.2021.3.JC).

Odpowiedź na pytanie 3

Przepisy ustaw dotyczących podatku dochodowego od osób prawnych nakazują przy wymiarze podatku uwzględniać postanowienia umów w sprawie zapobieżenia podwójnemu opodatkowaniu, których stroną jest Rzeczpospolita Polska. Aby możliwe było zastosowanie postanowień konkretnej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, niezbędny jest certyfikat rezydencji podatkowej.

Zgodnie z art. 4a pkt 12 Ustawy o CIT, certyfikat rezydencji - to zaświadczenie o miejscu siedziby podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika.

Z treści przytoczonej powyżej definicji oraz w oparciu na interpretację indywidualną (sygn. sprawy: 0111-KDIB1-2.4010.527.2021.2.AK) wynika, iż certyfikat rezydencji jest dokumentem:

- wystawionym przez właściwe dla podatnika organy administracji podatkowej,

- wskazującym dane identyfikujące podatnika, w tym jego nazwę i siedzibę, datę wystawienia oraz ewentualnie okres ważności dokumentu,

- zawierającym stwierdzenie, że podatnik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w państwie jego siedziby.

Certyfikat rezydencji spełniający ww. przesłanki potwierdza, że na moment jego wydania bądź przez okres w nim wykazany, wynikający z niego stan faktyczny w postaci potwierdzenia miejsca siedziby podatnika na terenie państwa, którego organ administracji wydaje niniejszy certyfikat, jest zgodny z ewidencją bądź rejestrem prowadzonym przez ten organ lub z innymi danymi znajdującymi się w jego posiadaniu. Przepisy podatkowe nie określają formy, w jakiej certyfikat powinien być wystawiony. O formie certyfikatu rezydencji wydanego przez organ zagranicznej administracji podatkowej decydują przepisy wewnętrzne danego państwa.

Wnioskodawca zwraca uwagę, że zgodnie z Interpretacją indywidualną (sygn. sprawy: 0111-KDIB1-2.4010.527.2021.2.AK):

- jeżeli w kraju rezydencji podatkowej dopuszczalna jest forma elektroniczna certyfikatu rezydencji, to nie ma podstaw aby kraj, w którym przedkładany jest dokument, nie uznawał takiej formy tego zaświadczenia,

- skoro przepisy danego kraju uznają, że certyfikat rezydencji wydany w formie elektronicznej jest dokumentem poświadczającym rezydencję podatkową, to nie traci on swoich właściwości poprzez dalsze jego udostępnianie w kanałach elektronicznych, które nie naruszają jego integralności,

- certyfikat rezydencji powinien być otrzymany w takiej formie, w jakiej jest wydawany w kraju nierezydenta. Jeżeli tego rodzaju dokument jest wydawany przez organ podatkowy w formie pliku „pdf” („jpg”), to stanowi on certyfikat rezydencji, o którym mowa w art. 4a pkt 12 ustawy o CIT, nawet w przypadku jego dalszego przekazywania w niezmienionej formie.

Co więcej, zgodnie z art. 26 ust. 1n Ustawy o CIT, miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych może zostać potwierdzone kopią certyfikatu rezydencji, jeżeli informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu rezydencji nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym.

W związku z powyższym stwierdzić należy, że dla celów udokumentowania siedziby podatnika oraz zastosowania właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania następujące formy certyfikatów rezydencji podatkowej spełniają wymogi przewidziane w art. 26 ust. 1 Ustawy o CIT: w formie papierowej z własnoręcznym podpisem urzędnika organu podatkowego; w formie elektronicznej podpisany elektronicznie kwalifikowanym lub zaawansowanym podpisem elektronicznym urzędnika organu podatkowego; w formie elektronicznej zeskanowana kopia certyfikatu z własnoręcznym podpisem urzędnika organu podatkowego, która jest wydawana za pośrednictwem specjalnych usług internetowych lokalnych organów podatkowych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.):

Na mocy art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm., dalej: „Ustawa o CIT”):

Weryfikacja zastosowania stawki podatku lub zwolnienia, wynikające z przepisów szczególnych lub umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, powinna się odbywać z należytą starannością. Obowiązek dochowania należytej staranności, o której mowa w art. 26 ust. 1 Ustawy o CIT spoczywa na płatniku, który dokonując wypłaty nie pobiera podatku u źródła na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, stosuje zwolnienie lub obniżoną stawkę. Należy podkreślić, że należyta staranność w weryfikacji warunków niepobrania podatku, zastosowania zwolnienia bądź obniżonej stawki podatku wymagana jest po stronie płatnika bez względu na to, czy suma wypłat należności na rzecz jednego podatnika przekroczy w danym roku podatkowym kwotę 2.000.000 zł. Wniosek taki wynika z literalnego brzmienia art. 26 ust. 1 Ustawy o CIT.

W myśl natomiast art. 4a pkt 12 Ustawy o CIT:

Jak wynika z przepisów Ustawy o CIT, certyfikat rezydencji jest dokumentem wydawanym przez właściwą administrację podatkową, potwierdzającym określony stan faktyczny – miejsce rezydencji podatnika dla celów podatkowych, którym w przypadku podatników podatku dochodowego od osób prawnych jest miejsce siedziby. Wydając takie zaświadczenie właściwy organ potwierdza, że – na moment wydania tego dokumentu bądź na moment w nim określony – stan faktyczny wskazany w jego treści jest zgodny ze stanem faktycznym, wynikającym z ewidencji, rejestrów prowadzonych przez ten organ bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Certyfikat może zatem dotyczyć wyłącznie zaistniałych, tj. teraźniejszych lub przeszłych stanów faktycznych, nigdy przyszłych okoliczności faktycznych.

Jednocześnie, certyfikat rezydencji stanowi dokument, w oparciu o który możliwe jest ustalenie czy od należności z tytułów wymienionych w art. 21 ust. 1 oraz w art. 22 ust. 1 Ustawy o CIT, dokonywanych na rzecz danego podatnika, powinien zostać pobrany przez płatnika podatek, a jeśli tak, jaka stawka podatku (tj. wynikająca z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, czy postanowień stosownej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania), powinna zostać zastosowana.

Zauważyć należy również, że nie ma ujednoliconej formy certyfikatów rezydencji. Nie rozstrzyga o tym także definicja certyfikatu rezydencji określona w art. 4a pkt 12 Ustawy o CIT. Każde państwo stosuje własny wzór takiego zaświadczenia i ma własne wymogi formalne związane z jego wydaniem. Z punktu widzenia właściwej kwalifikacji dokumentu przedłożonego przez podatnika płatnikowi, który ma stanowić podstawę uwzględnienia umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, istotne będą zatem pewne istotne składniki tego dokumentu.

Uwzględniając treść powołanego art. 4a pkt 12 Ustawy o CIT oraz wynikające z art. 26 Ustawy o CIT uwarunkowania, certyfikat rezydencji to dokument:

- wystawiony przez właściwe dla podatnika organy administracji podatkowej,

- wskazujący dane identyfikujące podatnika, w tym jego nazwę i siedzibę, datę wystawienia oraz ewentualnie okres ważności dokumentu,

- zawierający stwierdzenie, że podatnik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w państwie jego siedziby.

Należy przy tym podkreślić, że Ustawa o CIT nie wymaga od płatnika posiadania certyfikatu rezydencji potwierdzającego siedzibę podatnika na dzień wypłaty należności z tytułów wymienionych w art. 21 ust. 1 oraz w art. 22 ust. 1 tej ustawy w momencie dokonywania tej wypłaty. W wielu przypadkach nie ma możliwości uzyskania takiego dokumentu w dniu wypłaty tych należności. Natomiast, jeżeli w certyfikacie wskazano okres jego ważności, dla płatnika istotne jest, czy w dacie wypłaty świadczenia okres ten nie upłynął.

Certyfikat rezydencji musi potwierdzać fakt rezydencji podatkowej w dacie uzyskania dochodu. Kwestie związane z datą obowiązywania certyfikatu rezydencji niezawierającego okresu ważności zostały uregulowane w art. 26 ust. 1i-1l Ustawy o CIT.

I tak, zgodnie z art. 26 ust. 1i-l Ustawy o CIT:

i. Jeżeli miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji niezawierającym okresu jego ważności, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania.

j. Jeżeli w okresie dwunastu miesięcy od dnia wydania certyfikatu, o którym mowa w ust. 1i, miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych uległo zmianie, podatnik jest obowiązany do niezwłocznego udokumentowania miejsca siedziby dla celów podatkowych nowym certyfikatem rezydencji. Przepis ust. 1i stosuje się odpowiednio.

k. Jeżeli podatnik nie dopełnił obowiązku określonego w ust. 1j, odpowiedzialność za niepobranie podatku przez płatnika lub pobranie podatku w wysokości niższej od należnej ponosi podatnik.

l. Jeżeli z dokumentu posiadanego przez płatnika, w szczególności faktury lub umowy, wynika, że miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych uległo zmianie w okresie dwunastu miesięcy od dnia wydania certyfikatu, a podatnik nie dopełnił obowiązku, o którym mowa w ust. 1j, przepisy ust. 1i i 1k nie mają zastosowania od dnia, w którym płatnik uzyskał ten dokument.

O certyfikacie rezydencji stanowi także art. 26 ust. 1n Ustawy o CIT, zgodnie z którym:

Certyfikatu rezydencji nie może zastąpić inny dowód (np. dokument potwierdzający prowadzenie przez określony podmiot działalności gospodarczej na terytorium danego kraju, a nawet informacja o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej, czy też decyzja podatkowa). Zatem, warunkiem zastosowania stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo niepobrania podatku zgodnie z taką umową jest udokumentowanie miejsca siedziby podatnika dla celów podatkowych uzyskanym od podatnika certyfikatem rezydencji.

Tym samym, prawidłowa realizacja obowiązków przez płatnika wymaga uzyskania przez niego certyfikatu rezydencji aktualnego na moment dokonywania wypłat na rzecz podatnika.

Warunek udokumentowania miejsca siedziby podatnika za pomocą certyfikatu rezydencji nie przesądza jednak o tym, że Wnioskodawca, jako płatnik, w dniu dokonania wypłaty jest zobowiązany posiadać aktualny certyfikat rezydencji. Płatnik może, w dniu dokonania wypłaty, zastosować stawkę podatku wynikającą z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub zastosować zwolnienie zgodnie z taką umową. Udokumentowanie rezydencji podatkowej może nastąpić zarówno przed, jak i po dokonaniu płatności. Jednakże w razie uzyskania certyfikatu po dokonaniu płatności, taki certyfikat powinien potwierdzać rezydencję podatkową za okres, w którym została dokonana płatność. Ustawa o CIT nie wymaga od płatnika posiadania certyfikatu rezydencji potwierdzającego siedzibę podatnika w momencie dokonywania wypłaty należności z tytułów wymienionych w art. 21 ust. 1 i art. 22 ust. 1 Ustawy o CIT.

Państwa wątpliwości wiążą się z ustaleniem, czy możecie Państwo zastosować zwolnienie przewidziane w Ustawie o CIT oraz postanowieniach właściwych UPO i zaniechać poboru podatku u źródła bądź zastosować preferencyjną stawkę podatku u źródła do płatności na rzecz kontrahenta w sytuacji, gdy uzyskają Państwo od zagranicznego kontrahenta certyfikat rezydencji, który obejmuje swym zakresem ważności datę płatności, już po dokonaniu tej płatności.

Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz obowiązujące przepisy prawa stwierdzić należy, że możecie Państwo zastosować postanowienia właściwej UPO i zaniechać poboru podatku u źródła bądź zastosować preferencyjną stawkę podatku u źródła od płatności na rzecz kontrahentów, o których mowa we wniosku w sytuacji, gdy w momencie realizacji danej płatności nie będzie Państwo posiadać certyfikatu rezydencji kontrahenta, niemniej po dokonaniu płatności uzyskacie Państwo certyfikat rezydencji kontrahenta (obejmujący swoim okresem ważności datę płatności).

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Odnosząc się z kolei do Państwa wątpliwości zawartych w pytaniu nr 2, dotyczących Państwa uprawnień w zakresie zwrotu nadpłaty podatku wskazać należy na regulacje w tym zakresie.

Zgodnie z art. 28b ust. 1-2 Ustawy o CIT:

1. Organ podatkowy zwraca, na wniosek, podatek pobrany zgodnie z art. 26 ust. 2e. Wysokość podatku do zwrotu określa się na podstawie zwolnień lub stawek wynikających z przepisów szczególnych lub umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

 2. Wniosek o zwrot podatku może złożyć:

 1) podatnik, w tym podatnik, o którym mowa w art. 3 ust. 2, który w związku z uzyskaniem należności, od której został pobrany podatek, osiąga przychód podlegający opodatkowaniu zgodnie z przepisami niniejszej ustawy,

 2) płatnik, jeżeli wpłacił podatek z własnych środków i poniósł ciężar ekonomiczny tego podatku

- zwany dalej "wnioskodawcą".

W art. 26 ust. 2e Ustawy o CIT wskazano również, że:

Jeżeli łączna kwota należności wypłacanych z tytułów wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 1 oraz art. 22 ust. 1 na rzecz podmiotu powiązanego, przekroczyła w roku podatkowym obowiązującym u wypłacającego te należności łącznie kwotę 2 000 000 zł na rzecz tego samego podatnika, osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne będące przedsiębiorcami są obowiązane jako płatnicy pobrać, z zastrzeżeniem ust. 2g, w dniu dokonania wypłaty zryczałtowany podatek dochodowy od tych wypłat według stawki podatku określonej w art. 21 ust. 1 pkt 1 lub art. 22 ust. 1 od nadwyżki ponad kwotę 2 000 000 zł:

 1) z uwzględnieniem odliczeń przewidzianych w art. 22 ust. 1a-1e;

 2) bez możliwości niepobrania podatku na podstawie właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, a także bez uwzględniania zwolnień lub stawek wynikających z przepisów szczególnych lub umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

W tym miejscu należy wskazać, że zwrot nadpłaconego podatku (w tym podatku u źródła) regulują również przepisy Ordynacji podatkowej. I tak, zgodnie z art. 72 § 1 Ordynacji podatkowej:

Za nadpłatę uważa się kwotę:

 1) nadpłaconego lub nienależnie zapłaconego podatku;

 2) podatku pobraną przez płatnika nienależnie lub w wysokości większej od należnej;

 3) zobowiązania zapłaconego przez płatnika lub inkasenta, jeżeli w decyzji, o której mowa w art. 30 § 4, określono je nienależnie lub w wysokości większej od należnej;

 4) zobowiązania zapłaconego przez osobę trzecią lub spadkobiercę, jeżeli w decyzji o ich odpowiedzialności podatkowej lub decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego spadkodawcy określono je nienależnie lub w wysokości większej od należnej.

Stosownie do art. 73 § 1 Ordynacji podatkowej:

Nadpłata powstaje, z zastrzeżeniem § 2, z dniem:

 1) zapłaty przez podatnika podatku nienależnego lub w wysokości większej od należnej;

 2) pobrania przez płatnika podatku nienależnego lub w wysokości większej od należnej;

 3) zapłaty przez płatnika lub inkasenta należności wynikającej z decyzji o jego odpowiedzialności podatkowej, jeżeli należność ta została określona nienależnie lub w wysokości większej od należnej;

 4) wpłacenia przez płatnika lub inkasenta podatku w wysokości większej od wysokości pobranego podatku;

 5) zapłaty przez osobę trzecią lub spadkobiercę należności wynikającej z decyzji o odpowiedzialności podatkowej lub decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego spadkodawcy, jeżeli należność ta została określona nienależnie lub w wysokości większej od należnej.

 6) (uchylony).

Zgodnie z art. 75 § 2 Ordynacji podatkowej:

Zwrócić uwagę należy także na art. 75 § 6 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym:

Mając na uwadze powyższe, stwierdzić należy, że w polskim porządku prawnym istnieją dwa tryby zwrotu tzw. podatku u źródła, tj. określony w art. 28b Ustawy o CIT oraz zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej zamieszczonymi w Dziale III – Zobowiązania podatkowe w Rozdziale 9 – Napłata.

Po pierwsze należy wskazać, że o zwrot podatku czy to w trybie art. 28b Ustawy o CIT, czy na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej, płatnik może wystąpić wyłącznie w przypadku gdy, podatek nie został pobrany od podatnika, czyli został wpłacony przez płatnika z własnych środków, wynika to wprost z art. 28b ust. 2 pkt 2 Ustawy o CIT oraz z art. 75 § 2 Ordynacji podatkowej. Warunkiem niezbędnym do możliwości ubiegania się o zwrot podatku u źródła przez płatnika jest poniesienie ciężaru ekonomicznego tego podatku przez płatnika, tj. zapłata podatku u źródła musi zostać rzeczywiście poniesiona ze środków płatnika.

Przepisy o zwrocie podatku z tytułu wypłaconych należności (podatku u źródła) zawarte w dyspozycji przepisów art. 28b Ustawy o CIT są przepisami szczególnymi względem postanowień Ordynacji podatkowej dotyczących nadpłaty i jej zwrotu. W konsekwencji, w ramach procedury zwrotu podatku z tytułu wypłaconych należności (podatku u źródła) przepisy Ordynacji podatkowej znajdą zastosowanie jedynie w zakresie nieuregulowanym w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Należy zauważyć, że zgodnie z literalnym brzmieniem dyspozycji art. 28b Ustawy o CIT, w tym trybie zwrot podatku następuje wyłącznie w przypadku pobrania podatku zgodnie z art. 26 ust. 2e, a więc w przypadku gdy łączna kwota należności wypłaconych z tytułów wymienionych w art. 21 ust. 1 oraz art. 22 ust. 1 na rzecz podmiotu powiązanego, przekroczyła kwotę 2 000 000 zł na rzecz tego samego podatnika w danym roku podatkowym.

Przechodząc do kwestii będącej przedmiotem Państwa zapytania, tj. ustalenia trybu zwrotu pobranego podatku u źródła należy stwierdzić, że w odniesieniu do podatku pobranego od wypłat dokonywanych na rzecz podmiotów niepowiązanych wniosek o zwrot podatku powinien zostać złożony na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej w trybie zwrotu nadpłaty podatku.

Z art. 26 ust. 2e Ustawy o CIT wynika, bowiem że wypłata należności, o których mowa w tym przepisie dotyczy podmiotów powiązanych, a w rozpatrywanej sprawie Państwa kontrahenci na rzecz których wypłacają/będą Państwo wypłacać należności nie są podmiotami powiązanymi w rozumieniu art. 11a ust. 1 pkt 4 oraz 5 Ustawy o CIT.

W świetle powyższego, w przypadku gdy ciężar ekonomiczny podatku u źródła z tytułu płatności na rzecz zagranicznego odbiorcy został przez Państwa poniesiony, a wypłaty należności są/będą dokonywane na rzecz podmiotów niepowiązanych, ponadto płatności są/będą dokonywane na rzecz podatników z państw, z którymi Polska zawarła umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, to w takim przypadku są/będą Państwo uprawnieni do wystąpienia o zwrot zapłaconego podatku u źródła na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej.

W opisie sprawy wskazali Państwo bowiem, że pobrali zryczałtowany podatek dochodowy w pełnej wysokości od wypłat należności poniżej 2 000 000 zł, z uwagi na brak certyfikatu rezydencji odbiorcy płatności. Następnie kontrahent dostarczy Państwu taki certyfikat (obejmujący swoim okresem ważności datę wypłaty i poboru podatku) w późniejszym okresie. Zatem, w tym przypadku możliwe będzie wystąpienie o zwrot nadpłaconego podatku w trybie przepisów zawartych w art. 75 Ordynacji podatkowej.

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 jest prawidłowe.

Państwa wątpliwości zawarte w pytaniu nr 3 budzi kwestia ustalenia jakie formy certyfikatów rezydencji podatkowej spełniają wymogi przewidziane w art. 26 ust. 1 Ustawy o CIT.

Odpowiadając na powyższe wątpliwości zauważyć należy, że nie ma ujednoliconej formy certyfikatów rezydencji. Nie rozstrzyga o tym także definicja certyfikatu rezydencji określona w art. 4a pkt 12 Ustawy o CIT. Każde państwo stosuje własny wzór takiego zaświadczenia i ma własne wymogi formalne związane z jego wydaniem. Z punktu widzenia właściwej kwalifikacji dokumentu przedłożonego przez podatnika płatnikowi, który ma stanowić podstawę do zastosowania korzystniejszych dla podatnika stawek wynikających z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub skorzystania ze zwolnień przewidzianych w art. 21 i 22 Ustawy o CIT, istotne będą zatem pewne istotne składniki tego dokumentu.

Uwzględniając treść powołanego art. 4a pkt 12 Ustawy o CIT oraz wynikające z art. 26 Ustawy o CIT uwarunkowania, certyfikat rezydencji to dokument:

- wystawiony przez właściwe dla podatnika organy administracji podatkowej,

- wskazujący dane identyfikujące podatnika, w tym jego nazwę i siedzibę, datę wystawienia oraz ewentualnie okres ważności dokumentu,

- zawierający stwierdzenie, że podatnik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w państwie jego siedziby.

Certyfikat rezydencji musi potwierdzać fakt rezydencji podatkowej w dacie uzyskania dochodu. Z przepisu art. 26 ust. 1 Ustawy o CIT wynika, że dla zastosowania korzystniejszych dla podatnika stawek wynikających z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub skorzystania ze zwolnień przewidzianych w art. 21 i 22 Ustawy o CIT nie jest wystarczające posiadanie przez podatnika rezydencji podatkowej w kraju, z którym Polskę łączy taka umowa, ale dodatkowo musi to zostać potwierdzone wydaniem specjalnego dokumentu, jakim jest certyfikat rezydencji. Certyfikatu rezydencji nie może zastąpić inny dowód (np. dokument potwierdzający prowadzenie przez określony podmiot działalności gospodarczej na terytorium danego kraju, a nawet informacja o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej, czy też decyzja podatkowa).

Płatnik, na którym spoczywa obowiązek potrącenia podatku od dochodu osiąganego przez nierezydenta w prawidłowej wysokości, powinien żądać od podatnika co do zasady dokumentu (tj. certyfikatu rezydencji) oryginalnego.

W tym miejscu należy wskazać na regulacje art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którą:

Jednakże w myśl art. 194 § 1 Ordynacji podatkowej:

Dokumentem urzędowym będzie zatem taki certyfikat rezydencji, który został sporządzony w formie przewidzianej przepisami prawa danego państwa przez powołany do tego organ. Jeżeli zatem zgodnie z prawem danego państwa, istnieje możliwość uzyskania zaświadczenia o miejscu siedziby dla celów podatkowych zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, obie formy są wydawane przez właściwy organ podatkowy danego państwa i mają status równorzędny w świetle prawa tego państwa, to płatnik będzie upoważniony do uznania takiego certyfikatu rezydencji w którejkolwiek z tych form. Taki certyfikat rezydencji w formie elektronicznej będzie zatem podstawą dla płatnika do zastosowania postanowień umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Z opisu sprawy wynika, że posiadają Państwo certyfikaty rezydencji kontrahentów zagranicznych w formie:

- papierowej z własnoręcznym podpisem urzędnika organu podatkowego,

- elektronicznej, podpisany elektronicznie kwalifikowanym lub zaawansowanym podpisem elektronicznym urzędnika organu podatkowego,

- elektronicznej w postaci zeskanowanej kopii certyfikatu z własnoręcznym podpisem urzędnika organu podatkowego, która jest wydawana za pośrednictwem specjalnych usług internetowych lokalnych organów podatkowych.

Biorąc pod uwagę, że przepisy (art. 4a pkt 12 ustawy o CIT w zw. z art. 194 § 1 Ordynacji podatkowej) wykluczają możliwość potwierdzania rezydencji podatkowej w innej formie niż urzędowy dokument wystawiony przez właściwe organy drugiego państwa, jego kopia (np. kserokopia, faks, skan, fotografia, kopia elektroniczna w formie plików „pdf”, „jpg”, „png”) nie może rodzić wątpliwości co do zachowania w niej integralności oryginału. Takie obawy – zdaniem organu – nie dotyczą oryginalnych dokumentów papierowych (lub ich kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez uprawnione podmioty), dokumentów elektronicznych sporządzonych przez właściwe władze podatkowe (opatrzonych podpisem elektronicznym) i przekazanych podatnikom lub opublikowanych na oficjalnych stronach internetowych tych władz. W pozostałych przypadkach tj. pobrania pliku elektronicznego (sformatowanego w postaci „pdf”, „jpg”, „png”) ze strony podatnika (beneficjanta płatności) lub ze strony internetowej przez niego wskazanej, nie można wykluczyć ryzyka korzystania z danych, których oryginalna treść (także forma i format) została zmodyfikowana.

Sposób dystrybuowania (wydawania) tego rodzaju certyfikatu (np. wydanie certyfikatu bezpośrednio przez administrację skarbową podatnikowi wnioskującemu o tego rodzaju zaświadczenie czy jego pobieranie przez Spółkę ze strony internetowej podatnika) ma także znaczenie.

Zatem, w przypadku podsiadania certyfikatu rezydencji w formie papierowej z własnoręcznym podpisem urzędnika organu podatkowego, zawierającego wszystkie wymagane przepisami prawa elementy nie ma wątpliwości, że spełniają Państwo wymogi przewidziane w art. 26 ust. 1 Ustawy o CIT.

Z kolei, w przypadku podsiadania certyfikatu rezydencji w formie elektronicznej, podpisanego elektronicznie kwalifikowanym lub zaawansowanym podpisem elektronicznym urzędnika organu podatkowego czy w postaci zeskanowanej kopii certyfikatu, ale zawierającej własnoręczny podpis urzędnika organu podatkowego, który jest wydawany za pośrednictwem specjalnych usług internetowych lokalnych organów podatkowych, uznać należy, że jeżeli w kraju rezydencji podatkowej dopuszczalna jest taka forma elektroniczna certyfikatów rezydencji, to nie ma podstaw aby kraj, w którym przedkładany jest dokument nie uznawał takiej formy tego zaświadczenia.

Jeżeli przepisy danego kraju uznają, że certyfikat rezydencji wydany w formie elektronicznej jest dokumentem poświadczającym rezydencję podatkową, to nie traci on swoich właściwości poprzez dalsze jego udostępnianie w kanałach elektronicznych, które nie naruszają jego integralności.

Ponadto, certyfikat rezydencji powinien być otrzymany w takiej formie w jakiej jest wydawany w kraju nierezydenta. Jeżeli tego rodzaju dokument jest wydawany przez organ podatkowy w formie dokumentu elektronicznego udostępnianego przez urzędnika organu podatkowego jako plik „pdf” („jpg”) lub za pośrednictwem specjalnych usług internetowych lokalnych organów podatkowych jako skan spełniający wymogi określone ww. przepisami, to stanowi on certyfikat rezydencji, o którym mowa w art. 4a pkt 12 ustawy o CIT, nawet w przypadku jego dalszego przekazywania w niezmienionej formie.

Biorąc pod uwagę powyższe wyjaśnienia oraz opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, wskazać należy, że certyfikaty rezydencji udostępniane Państwu w formie elektronicznej spełniają wymogi wskazane w ww. przepisach. Tym samym, w sytuacji udostępniania ich w niezmienionej formie i formacie – będą stanowiły zaświadczenia, o jakich mowa w art. 4a pkt 12 w zw. z art. 26 ust. 1 Ustawy o CIT.

Zatem, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 3 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa we wniosku interpretacji indywidualnych stwierdzić należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów w odmiennych stanach faktycznych/zdarzenia przyszłych od omawianego i nie wiążą Organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

Końcowo należy wskazać, że procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego, czy kontrolnego. Organ wydający interpretację opiera się wyłącznie na opisie stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego podanego we wniosku – nie prowadzi postępowania dowodowego, a tym samym nie ocenia dokumentów źródłowych załączonych do wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny/zdarzenie przyszłe jest zgodny ze stanem rzeczywistym.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383, ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa.