Obowiązkowe e-Doręczenia od 1 stycznia 2025 roku

Termin wdrożenia obowiązku e-Doręczeń zostanie przesunięty o trzy miesiące tj. z 1 października 2024 r. na 1 stycznia 2025 r. - poinformowało Ministerstwo Cyfryzacji. Bez zmian pozostaje natomiast obowiązek uzyskania adresu do doręczeń elektronicznych. Już dziś można złożyć wniosek o adres do doręczeń, a sam adres aktywować 1 stycznia 2025 roku.

e-Doręczenia dla przedsiębiorców równoważne z listem poleconym >>>

Niezbędny jest okres przejściowy

Z informacji Ministerstwa Cyfryzacji wynika, że wniosek o założenie adresu do doręczeń elektronicznych złożyło jedynie 30 proc. obowiązanych podmiotów publicznych. Zdaniem resortu oznacza to brak wystarczającej gotowości ze strony jednostek w zakresie doręczenia korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) i publicznej usługi hybrydowej (PUH).

„Skuteczne wprowadzenie e-Doręczeń w podmiotach publicznych wymaga wprowadzenia okresu przejściowego — do 31 grudnia 2025 r., w którym będą one mogły stopniowo dostosowywać się do nowego sposobu prowadzenia korespondencji, tj. poznać nowe rozwiązanie, jakim są e-Doręczenia, dostosować organizacyjnie oraz wprowadzić systemy elektronicznego obiegu dokumentów (systemy klasy EZD)” – poinformowało Ministerstwo.

W okresie przejściowym zostanie zapewniona równoważność doręczenia za pośrednictwem operatora pocztowego albo w ePUAP i innych systemach dziedzinowych z e-doręczeniami. Resort będzie również prowadził działania zachęcające podmioty publiczne do wdrażania systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją. Dodatkowo resort zapowiada, że Minister Cyfryzacji będzie kontynuował działania informacyjno-wdrożeniowe.

Celem Ministra Cyfryzacji jest zapewnienie bezpiecznej i w pełni elektronicznej, rejestrowanej korespondencji w administracji publicznej, a docelowo w całej gospodarce. Resort dąży do zapewnienia powszechnego wykorzystania e-Doręczeń jako usługi bezpiecznej i zgodnej z europejskim rozporządzeniem eIDAS.

E-doręczenia równoważne z listem poleconym

To elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Jest to usługa zaufania uregulowana w rozporządzeniu UE eIDAS oraz ustawie o doręczeniach elektronicznych. Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru.

Publiczne usługi e-Doręczeń, tj. publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publiczną usługę hybrydową (urząd nadaje elektronicznie, OW drukuje i doręcza obywatelowi papierowo) świadczy operator wyznaczony (OW), którym obecnie jest Poczta Polska.

Ministerstwo Cyfryzacji prowadzi Bazę Adresów Elektronicznych oraz zapewnia aplikację do obsługi e-Doręczeń dla obywateli, podmiotów publicznych i zawodów zaufania. Ministerstwo Rozwoju i Technologii zapewnia aplikację dla przedsiębiorców. 

Obecny operator wyznaczony tj. Poczta Polska, oprócz e-usług e-Doręczeń zapewnia również skrzynki e-Doręczeń. Kadencja obecnego OW kończy się z końcem 2025 r. Obecnie Urząd Komunikacji Elektronicznej przygotowuje konkurs na nowego OW.

Podmioty publiczne mają obowiązek posiadania adresu przypisanego do OW. Podmioty niepubliczne mogą posiadać adres u OW albo kwalifikowanych dostawców usług. Obecnie na polskim rynku działa trzech kwalifikowanych dostawców: Asseco, Autenti. Poczta Polska też świadczy komercyjne usługi. Jednak wkrótce do systemu dołączą kolejni dostawcy.

Kiedy złożyć wniosek o adres do e-Doręczeń

Wniosek można złożyć już dziś, a sam adres aktywować 1 stycznia 2025 roku. Wcześniejsze złożenie wniosku gwarantuje uniknięcie ewentualnych błędów we wniosku czy pełnomocnictwie.

Harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych >>>

Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń?

1. Złóż wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń na stronie biznes.gov.pl
2. Urząd sprawdzi wniosek merytorycznie i formalnie i może wezwać do usunięcia braków formalnych w ciągu 7 dni
3. Minister Cyfryzacji utworzy adres i skrzynkę do e-Doręczeń o czym powiadomi drogą mailową
4. Aktywuj skrzynkę i adres do e-Doręczeń
5. Minister Cyfryzacji wpisze adres do e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych BAE

Firmy zarejestrowane w CEIDG oraz w KRS korzystają ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy.

Założenie i korzystanie z e-Doręczeń jest bezpłatne.

Ministerstwo Cyfryzacji

Opracowanie: Katarzyna Bogucka

Przeczytaj również: Jak utworzyć adres do e-Doręczeń >>>