Ocena ryzyka i procedura AML w biurze rachunkowym

Biura rachunkowe odgrywają istotną rolę w walce z procederem prania pieniędzy. Jako instytucje obowiązane - na postawie przepisów ustawy AML - niezależnie od wielkości oraz liczby zatrudnianych pracowników muszą wdrożyć i stosować wymagane przepisami procedury. Weryfikacja i identyfikacji klientów, ocena ryzyka klientów przed zawarciem umowy, a także wprowadzenie wewnętrznej procedury to jedne z ważniejszych obowiązków w tym zakresie.

Czy każde biuro rachunkowe ma obowiązek stosowania przepisów ustawy AML? >>>

Procedura AML w biurze rachunkowym >>>

Biuro rachunkowe jako instytucja obowiązana

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej u.p.p.p. lub ustawa) zawiera zamknięty katalog podmiotów obowiązanych do wypełniania obowiązków przewidzianych ustawą, tj. instytucje obowiązane. Wśród nich są podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Biura rachunkowe muszą przede wszystkim wyznaczyć kadrę kierowniczą wyższego szczebla, która będzie odpowiedzialna za wykonywanie obowiązków określonych w ustawie. Zgodnie z definicją ustawową, chodzi o członka zarządu, dyrektora lub pracownika takiej instytucji, posiadającego wiedzę z zakresu ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z działalnością instytucji obowiązanej oraz podejmujący decyzje mające wpływ na to ryzyko. W przypadku instytucji obowiązanej, w której działa zarząd (np. w formie spółki z o.o.) lub inny organ zarządzający, spośród członków takiego organu wyznacza się osobę odpowiedzialną za wdrażanie obowiązków określonych w ustawie.

Pracownik ten odpowiedzialny jest także (zgodnie z art. 8 u.p.p.p.) za przekazywanie w imieniu instytucji obowiązanej zawiadomień do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej lub właściwego prokuratora. Są to informacje o:

• okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu – art. 74 ust. 1 u.p.p.p.,

• każdym przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że określona transakcja lub określone wartości majątkowe mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu – art. 86 ust. 1 u.p.p.p.,

• przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że wartości majątkowe będące przedmiotem transakcji lub zgromadzone na rachunku pochodzą z przestępstwa innego niż przestępstwo prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu lub z przestępstwa skarbowego albo mają związek z przestępstwem innym niż przestępstwo prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu lub z przestępstwem skarbowym – art. 89 ust. 1 u.p.p.p.,

• przeprowadzeniu transakcji mogącej mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, w przypadku gdy przekazanie zawiadomienia nie było możliwe przed jej przeprowadzeniem – art. 90 ust. 1 u.p.p.p.,

• przeprowadzeniu transakcji mogącej mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, w przypadku gdy przekazanie zawiadomienia było niemożliwe przed jej przeprowadzeniem – art. 90 ust. 2 u.p.p.p.

Identyfikacja i ocena ryzyka

Biura rachunkowe, podobnie jak i inne instytucje obowiązane, zobligowane są do dokonywania identyfikacji oraz oceny ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu w odniesieniu do ich działalności. Czynności te, po pierwsze, dokonywane są przy uwzględnieniu czynników ryzyka dotyczących klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług transakcji lub kanałów ich dostaw. Po drugie zaś, działania te są proporcjonalne do charakteru i wielkości instytucji obowiązanej (art. 27 ust. 1 u.p.p.p.). Dokonanie oceny zmierza do ustalenia, w jakim stopniu dana instytucja jest podatna na wykorzystywanie w procederze prania pieniędzy bądź finansowania terroryzmu.

Ocena ryzyka dokonywana przez biura rachunkowe musi być dokumentowana i aktualizowana. Pierwszy z wymogów sprowadza się do sporządzania oceny ryzyka w postaci papierowej lub elektronicznej. W razie potrzeby, jednak nie rzadziej niż raz na 2 lata, instytucje obowiązane mają obowiązek aktualizacji oceny ryzyka. Wpływ na potrzebę aktualizacji oceny ryzyka mogą mieć zmiany czynników ryzyka dotyczących klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw albo krajowej oceny ryzyka bądź sprawozdania Komisji Europejskiej, o którym mowa w art. 6 ust. 1–3 dyrektywy 2015/849 (art. 27 ust. 3 u.p.p.p.). Spełnienie któregokolwiek z tych warunków powoduje konieczność aktualizacji przygotowanego dokumentu, przy czym zmiana w zakresie czynników ryzyka powinna być znacząca.

Warto pamiętać, że wszystkie instytucje obowiązane sporządzają oceny ryzyka na własny użytek z obowiązkiem przekazania informacji, w określonych przypadkach, wskazanym w ustawie organom. Niezależnie od powyższego, Generalny Inspektor może skierować do instytucji obowiązanej żądanie przekazania przygotowanych przez nią ocen ryzyka oraz innych informacji mogących mieć wpływ na krajową ocenę ryzyka.

Instytucje obowiązane mogą zrealizować wspomniany obowiązek za pośrednictwem organów samorządów zawodowych lub stowarzyszeń instytucji obowiązanych.

Procedura AML w biurze rachunkowym

Procedura sporządzana jest z uwzględnieniem charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności. Jej celem jest określenie zasad postępowania stosowanego w danym biurze rachunkowym. Szczegółowa zawartość procedury została określona przez ustawodawcę za pomocą otwartego katalogu.

Procedura w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu powinna określać w szczególności:

1. czynności lub działania podejmowane w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu (dalej: ryzyka) i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem,
2. zasady rozpoznawania i oceny ryzyka związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, w tym zasady weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka,
3. środki stosowane w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem związanym z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną,
4. zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
5. zasady przechowywania dokumentów i informacji,
6. zasady wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach,
7. zasady upowszechniania wśród pracowników instytucji obowiązanej wiedzy z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
8. zasady zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
9. zasady kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze,
10. zasady odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy,
11. zasady dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze (art. 50 ust. 2 pkt 1–11 u.p.p.p.).

Opracowanie: Katarzyna Bogucka