Interpretacja indywidualna z dnia 7 czerwca 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-1.4010.167.2024.3.MR1

Zaliczenie wydatków na rzecz personelu do kosztów uzyskania przychodów.

Interpretacja indywidualna - stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie ustalenia czy Spółka będzie miała prawo zaliczenia wydatków wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego do kosztów uzyskania przychodów:

• w części dotyczącej upominków w postaci wina oraz piwa kraftowego - jest nieprawidłowe;
• w pozostałym zakresie - jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

27 marca 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 21 marca 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia wydatków wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego do kosztów uzyskania przychodów.

Uzupełnili go Państwo w odpowiedzi na wezwanie pismem z dnia 29 maja 2024 r. (data wpływu 31 maja 2024 r.)

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(…) Spółka Akcyjna (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest polskim rezydentem podatkowym i podlega opodatkowaniu od całości swoich dochodów na terytorium Polski bez względu na miejsce ich uzyskania.

Wnioskodawca jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

Wnioskodawca jest Spółką z branży informatycznej i prowadzi działalność w zakresie tworzenia oraz rozwoju oprogramowania, zarządzania infrastrukturą IT, testowania, usług wsparcia (service desk), itp. Ponadto realizuje kompleksowe usługi informatyczne dotyczące projektów technologicznych, integracyjnych, utrzymaniowych, rozwoju oprogramowania oraz outsourcingu systemów informatycznych, dostarczania i integracji oprogramowania obcego). Odbiorcami usług świadczonych przez Wnioskodawcę są zarówno podmioty polskie, jak i zagraniczne (dalej: Klienci). Wnioskodawca realizuje także projekty wewnętrzne, prowadzone na potrzeby własne, polegające m.in. na tworzeniu i rozwoju oprogramowania, co przyczynia się do zwiększenia efektywności i konkurencyjności Wnioskodawcy. Efekty projektów wewnętrznych są wykorzystywane w bieżącej działalności operacyjnej Spółki a niektóre mogą zostać wykorzystane w przyszłości. Branża IT cechuje się dużą dynamiką, szybkim wzrostem, ale i zmiennością. Wnioskodawca chcąc zachować pozycję lidera na rynku musi podejmować działania, które pozwolą na świadczenie usług na wysokim poziomie oraz bieżące odpowiadanie na zmienne wymogi rynkowe.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca zatrudnia pracowników w oparciu o umowy o pracę. Wnioskodawca, odpowiadając uwarunkowaniom rynku pracy, współpracuje i zamierza współpracować również z osobami nie prowadzącymi działalności gospodarczej zatrudnionymi na podstawie umowy zlecenia lub kontraktu menedżerskiego, z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą tzw. B2B w dalszej części wniosku określani jako Współpracownicy.

Dodatkowo, z uwagi na małą konkurencyjność wśród pracowników IT (braki na dostępnym rynku pracy wolnych pracowników specjalistów IT) Wnioskodawca zamierza nawiązać również współpracę z podmiotami pośredniczącymi w zatrudnieniu, które udostępniają wnioskodawcy personel na zasadzie tzw. outsourcingu personelu. Udostępniony wnioskodawcy personel w dalszej części wniosku określany jest mianem „Outsourcerów”.

Outsourcerzy mogą być zatrudnieni w podmiocie pośredniczącym w dowolnej formie prawnej jako pracownicy w oparciu o umowę o pracę, zleceniobiorcy podstawie umowy zlecenia, kontraktu menedżerskiego, albo osoby fizyczne prowadzące samodzielną działalność gospodarczą tzw. B2B.

W tym przypadku Wnioskodawca w ramach umowy otrzyma członka personelu, którego wprowadzi do swojego zespołu, ale koszty jego pracy rozliczy z firmą outsourcingową.

Pracownicy, Współpracownicy oraz Outsorcerzy będą określani w dalszej części wniosku łącznie jako Personel.

Współpraca będzie opierać się zazwyczaj na długoterminowych umowach. Współpracownicy i Outsourcerzy (przysłani przez firmę outsourcingu zasobów personalnych) będą zaangażowani w realizację usług jakie Wnioskodawca wykonuje na rzecz własnych Klientów lub w realizację projektów wewnętrznych. W zależności od wielkości i stopnia skomplikowania projektu, Współpracownicy i Ousourcerzy będą dedykowani do realizacji jednego lub kilku projektów jednocześnie. Współpracownicy i Outsourcerzy będą pracować nad projektem wraz z Pracownikami w mieszanych zespołach. Zespół musi mieć zrównoważony poziom wiedzy dotyczącej projektów i zasad pracy i standardów Wnioskodawcy. Ze względu na złożony charakter świadczonych przez Spółkę projektów, Współpracownicy i Outsourcerzy zwykle stanowią stały element zespołów mieszanych, które odpowiedzialne są za realizację projektów. Do zespołów projektowych powoływane będą osoby z uwzględnieniem niezbędnych kompetencji, umiejętności i uprawnień zawodowych, zazwyczaj są to zarówno Pracownicy jak i Współpracownicy oraz Outsourcerzy. Sposób współpracy z daną osobą, tj. umowa o pracę czy umowa o współpracę, czy współpraca Outsourcerów, nie jest kryterium decydującym w kwestii ustalenia członków zespołów. Od doboru składu zespołów zależy jakość współpracy z Klientami i terminowa oraz prawidłowa, na najwyższym poziomie realizacja projektów.

Jednocześnie Wnioskodawca pragnie podkreślić, że Współpracownicy i Outsourcerzy nie stanowią klientów Wnioskodawcy.

Wnioskodawca dodatkowo podkreśla, że w branży IT kluczowe jest pozyskanie do współpracy osób z określonymi umiejętnościami specjalistycznymi, a co za tym idzie współpraca z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą jest niejako wymogiem rynkowym. Często konieczne jest też wynajmowanie personelu od firm ousourcingujących zasoby personalne. Współpraca z osobami o wysokich kompetencjach jest istotna dla jakości projektów realizowanych przez Wnioskodawcę oraz szerokiej oferty Wnioskodawcy.

Wnioskodawca podkreśla, że często wymogiem realizacji projektu lub nawet składania oferty dla klienta jest posiadanie Personelu o określonych kompetencjach, które są udokumentowane odpowiednimi certyfikatami. Wnioskodawca nie zawsze ma możliwość wypełnienia zespołu dedykowanego do danego projektu, wyłącznie własnymi pracownikami. Często, aby spełnić warunki klientów Wnioskodawcy, Wnioskodawca musi mieć w pogotowiu dostępnych członków Personelu na zasadach B2B oraz Outsourcerów.

Wnioskodawca chcąc pozostać konkurencyjnym pracodawcą i zleceniodawcą oraz sprostać warunkom rynku pracy podejmuje szereg działań o charakterze motywacyjnym, umacniającym więzi Personelu z Wnioskodawcą. Walka o Personel w branży IT, która aktualnie cierpi na niedobór fachowców w stosunku do zapotrzebowania na rynku, wymaga by pracodawcy/przedsiębiorcy poza oferowaniem atrakcyjnych wynagrodzeń oferowali też inne profity, które mogą zachęcić danego specjalistę do podjęcia współpracy z tym właśnie przedsiębiorcą a nie z jego konkurentem. Podjęte działania mają też za zadanie kształtowanie dobrej atmosfery współpracy, zwiększenie atrakcyjności miejsca pracy, utrzymanie właściwej komunikacji wewnętrznej sprzyjającej przepływowi kompetencji, poprawę zdrowia i samopoczucia Personelu, zwiększenie poczucia związania i identyfikacji z Wnioskodawcą, rozwój wartości i świadomości wewnętrznych kodeksów etyki. Działania podjęte przez Wnioskodawcę w konsekwencji mają przekładać się i prowadzić do poprawy i utrzymania wysokiej efektywności ich działań co z kolei przekłada się na przychody Wnioskodawcy.

Wnioskodawca zmierzając do podniesienia atrakcyjności pracy, przyciągnięcia nowego Personelu oraz zatrzymania wartościowych członków Personelu w swoich strukturach, zamierza wprowadzać rożne benefity. Uważa bowiem, iż dzięki takim dodatkom zbuduje wizerunek dbającego o komfort i zadowolenie Personelu, który zatrudnia i będzie zatrudniał. Poprzez różne benefity, Wnioskodawca zmniejszy prawdopodobieństwo odejścia Personelu do konkurencji, zwiększy efektywność pracy, co jednocześnie przełoży się na zwiększenie osiąganych przychodów. Wnioskodawca dostrzega też pozytywne aspekty, a co za tym idzie dokona też różnych działań i zamierza ponosić wydatki w celu uatrakcyjnienia pracy w lokalizacjach/biurach (miejscach prowadzenia działalności) Wnioskodawcy. Pozytywna atmosfera, osobisty kontakt, dobre samopoczucie w biurach Wnioskodawcy sprzyja bowiem przepływowi kompetencji pomiędzy członkami personelu.

Wnioskodawca propaguje również zdrowy styl życia i dbałość o kulturę aktywność fizyczną a także właściwe, godne reprezentowanie przez udział Personelu Wnioskodawcy w branżowych i ogólnopolskich wydarzeniach sportowych (np. maratonach, regatach, zawodach piłkarskich, itp.).

W związku z podjętymi działaniami Wnioskodawca zamierza ponosić następujące wydatki:

• na zakup owoców i przekąsek, jogurtów, płatków śniadaniowych i napojów do ogólnodostępnych pomieszczeń socjalnych,
• na poczęstunki świąteczne (kawa, herbata ciastka, pączki),
• na posiłki i usługi cateringowe, dofinansowanie posiłków, które mogą być dostarczane w trakcie realizacji zadań lub pobytu w biurze (np. pizza z okazji dnia programisty, catering dla zespołu projektowego, bony na catering „(...) ”),
• na zakup dodatkowych ponad mydło i papier toaletowy, środków higieny osobistej (np. kremy do rąk, środki higieny intymnej, dezodoranty),
• na zakup, konsoli do gier, gier planszowych, sprzętu muzycznego (np. gitary) do stref relaksu dostępnych w biurach,
• na zakup lub wynajem sprzętu i strojów sportowych dla tzw. firmowych activ teamów,
• na masarze, prezentacje i spotkania w biurach Wnioskodawcy oraz webinaria m.in. z dietetykami, fizjoterapeutami, masażystami, lekarzami promującymi kulturę fizyczną oraz zdrowy styl życia,
• na upominki świąteczne oraz upominki z różnych okazji związanych z działalnością wnioskodawcy (np. 25-cio lub 30-sto lecie działania Wnioskodawcy, dnia programisty). Przykładowe upominki to np. kubek, notes, list, wino, miód, dżem, czekolada, plecak, wraz z kosztami opakowania i wysyłki,
• na upominki i drobne prezenty w związku z wewnętrznymi firmowymi wydarzeniami i konkursami aktywizującymi dzieci personelu (np. upominki za rysunki, pisanki, kartki wakacyjne, świąteczne i mikołajkowe itp.),
• na nagrody w konkursach (np. na nazwę salki w biurze, na najlepsze zdjęcie z wakacji) takie jak vouchery do kina, bon na dowolną atrakcje, bon na badania,
• na akcje employer brandingu, poszukiwanie drobnych upominków ukrytych w firmie takich jak miód, kawa, piwo kraftowe, mech chrobotek w doniczce itp.,
• na pakiety startowe (kubki, notesy, plecaki i inne gadżety w większości z firmowym logo), które wręczane są każdej nowozatrudnionej osobie.

Wnioskodawca w większości wyżej wymienionych świadczeń nie ma możliwości weryfikacji, kto z Personelu i w jakiej ilości będzie z nich korzystać. W szczególności nie ma możliwości kontrolowania tego w zakresie ogólnodostępnych napojów i przekąsek, środków higieny czy gier. Będą one dostępne dla każdego obecnego z biurze w dowolnym momencie, w trakcie wykonywania zadań jak również w trakcie przerw.

Personel może swobodnie wykonywać zlecone mu zadania w biurze Wnioskodawcy, a wspólne spożywanie przekąsek podczas przerw sprzyja integracji, wymianie pomysłów między członkami Personelu i kreowaniu nowych rozwiązań. Udostępnienie przekąsek pozwala na ograniczenie przerw na przygotowanie posiłków, a personel może w pełni skupić się na wykonywaniu powierzonych mu zadań. Przerwa w wykonywaniu zadań nie tylko umożliwia Personelowi odpoczynek od wykonywanych zadań, wiążących się z wytężoną pracą umysłową, ale również umożliwia mu swobodną wymianę myśli i rozwiązań w odniesieniu do zleconych mu prac. Dostarczane przez Wnioskodawcę wyżej wymienione udogodnienia wpływają też na polepszenie stosunków w relacji Personel - Wnioskodawca. Personel ma poczucie, że jest doceniany i istotny w strukturach Wnioskodawcy. Współpracownik i Outsourcer nie może mieć wrażenia, że jest traktowany gorzej od pracownika Wnioskodawcy. Powinien otrzymywać takie same udogodnienia, w przeciwnym wypadku wykreowałaby się u nich niechęć wobec kolegów-zatrudnionych na umowę o pracę i do Wnioskodawcy. Podjęcie tego typu działań zacieśnia więzi pomiędzy członkami personelu oraz Wnioskodawcą, a Personelem.Wnioskodawca wskazuje, że na Personel Wnioskodawcy składają się przede wszystkim pracownicy biurowi, w przeważającej mierze informatycy/programiści, którzy spędzają przy komputerze nawet 8 godzin dziennie. Wiele osób pracuje zdalnie lub w tzw. modelu hybrydowym. Personel branży informatycznej, w tym również Personel Wnioskodawcy, jest narażony na szereg niekorzystnych dla zdrowia czynników związanych z wielogodzinną pracą biurową przed monitorami komputerowymi bez zmiany pozycji ciała. Szczególnie na schorzenia związane z układem krążenia, wadami postawy (w tym schorzeniami kręgosłupa), znaczącym pogorszeniem się wzroku, jak również na wysoki poziom stresu związany z pracą pod presją czasu (w związku z terminami narzuconymi przez klientów odnośnie realizacji zamówionych projektów) w mocno konkurencyjnym otoczeniu.

Powyższe szkodliwe czynniki mają bezpośredni wpływ na zdrowie zarówno fizyczne jak i psychiczne Personelu, co z kolei może przekładać się na spadek kreatywności, produktywności, wydajności, a tym samym pogarszać zdolność - z punktu widzenia Wnioskodawcy jako pracodawcy - do świadczenia ww. usług, będących zasadniczym przedmiotem działalności Wnioskodawcy. Może to mieć potencjalnie niekorzystny wpływ na osiągane przez Wnioskodawcę przychody.

W efekcie, ponoszone wydatki mają na celu utrwalenie stabilności współpracy, co przy bardzo wysokiej rotacji Personelu w branży IT, pozwoli Wnioskodawcy na utrzymanie kluczowego Personelu, od którego kompetencji i zaangażowania uzależniona jest pozycja Wnioskodawcy na rynku. Ograniczenie rotacji Personelu wpływa także na obniżenie kosztów związanych z rekrutacją i wdrożeniem nowych członków Personelu.

Ponadto, zapewnienie personelowi tego rodzaju świadczeń stanowi powszechny standard w branży IT. Biorąc pod uwagę wysoce konkurencyjny charakter rynku pracy w branży IT, brak takich świadczeń obniżyłby atrakcyjność Wnioskodawcy dla aktualnych i potencjalnych nowych członków Personelu.

Wszystkie ww. wydatki będą udokumentowane dowodem księgowym (faktura, rachunek, umowa lub zamówienie), wystawionym na rzecz Wnioskodawcy.

Celem wydatków nie będzie zachęcenie klientów Wnioskodawcy do zwiększenia zakupów/zamówień od Wnioskodawcy. Celem ww. wydatków nie będzie także kreowanie pozytywnego wizerunku Wnioskodawcy w perspektywie jego klientów. Współpracownicy i Outsourcerzy nie są klientami Wnioskodawcy.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego/ zdarzenia przyszłego

Pismem z dnia 29 maja 2024 r. (data wpływu 31 maja 2024r.) doprecyzowali Państwo wniosek w następującym zakresie:

Z tytułu poniesienia wydatków, o których mowa we wniosku Spółka będzie otrzymywać faktury z wykazaną kwotą podatku VAT. Faktury będą dokumentować prawie wszystkie wymienione we wniosku wydatki. Wyjątkiem będą usługi świadczone przez usługodawców nie będących podatnikami VAT i bony na usługi medyczne, które udokumentowane będą zwykłą fakturą oraz z wyjątkiem bony różnego przeznaczenia takich jak: bony na catering „(...) ” (które stanowią bony różnego przeznaczenia), które zostaną udokumentowane notami obciążeniowymi.

Wszystkie wymienione w opisie stanu faktycznego wydatki mają na celu przyciągnięcie i utrzymanie personelu w Spółce. Wnioskodawca działa w branży IT, która cierpi na niedobór specjalistów. Spółka musi konkurować o personel. W ocenie Wnioskodawcy konkurencja udostępnia tego typu i podobne udogodnienia, więc Spółka musi dostosować się do aktualnych realiów rynkowych.

Realia są takie, że aby utrzymać personel i zapobiec odpływowi do konkurencji lub żeby przyciągnąć nowych kandydatów Spółka musi, poza typowymi formami wynagradzania, proponować także takie udogodnienia. Można mówić o tym, że środki higieny są dla utrzymania załogi w higienie, owoce i spotkania sportowe, rekreacyjne itp. dla utrzymania zdrowia psychicznego i fizycznego Personelu, i to też byłaby prawda. Jednak fakty są takie, że gdyby standardy międzynarodowe i narodowe nie narzucały w branży IT finansowania takich udogodnień, to Spółka, ani pewnie żadna inna organizacja działająca w celu osiągnięcia zysku nie inwestowałaby w podobne wydatki. 30 lat temu, aby zdobyć i utrzymać wykwalifikowany Personel przy sobie, nie było to konieczne. Dziś jest to już standard nie tylko w Polsce, a specjaliści Spółki swobodnie poza Spółką mogą wybrać konkurencję, tak w kraju jak i poza granicami Polski.

Logo firmy mogą zawierać: stroje sportowe dla tzw. firmowych activ teamów, upominki świąteczne oraz upominki z różnych okazji związanych z działalnością wnioskodawcy (np. 25 cio lub 30-sto lecie działania Wnioskodawcy, dnia programisty), pakiety startowe (kubki, notesy, plecaki i inne gadżety w większości z firmowym logo), które wręczane są każdej nowozatrudnionej osobie.

Wynajem sprzętu i zakup strojów sportowych dokonywane są na wydarzenia sportowe, które Wnioskodawca może organizować dla Personelu, np. mecze piłki nożnej, siatkówki, koszykówki, regaty.

Udział personelu Spółki w branżowych i ogólnopolskich wydarzeniach sportowych, obchodach związanych z działalnością Wnioskodawcy, bądź konkursach aktywizujących, przyczynia się do wzrostu konkurencyjności Spółki na rynku pracowników. Spółka będzie aktywować w ten sposób, jednoczyć zespoły pracowników/współpracowników. Organizowanie wydarzeń sportowych nie będzie służyć pozyskiwaniu klientów, chociaż być może o niektórych większych wydarzeniach mogą dowiadywać się i uczestniczyć w nich pracownicy potencjalnych klientów oraz sami klienci Spółki i jej konkurencja. Wydarzenia te służą organizacji pracy, zadowoleniu załóg, ich konsolidacji i związaniu ze Spółką.

Wszystkie wydatki i wydarzenia będą stanowić element strategii nakierowanej na wzrost wydajności i mogą wpłynąć na zwiększenie albo nieobniżenie obrotów opodatkowanych. Jak Wnioskodawca wyjaśniał we wniosku i wyżej w tym piśmie, mają one na celu pozyskanie i utrzymanie Personelu. Gdyż bez Personelu nie można skutecznie prowadzić działalności zarobkowej w branży IT.

Bez poniesienia opisanych wydatków Wnioskodawca może stracić konkurencyjność na rynku pracy, a bez wystarczającego, wykwalifikowanego personelu nie mógłby właściwie/prawidłowo wykonywać zadań zleconych przez kontrahentów. Wykonywanie prac wymaga personelu. Przy brakach wykwalifikowanego personelu na rynku pracy, wykonywanie działalności byłoby utrudnione. Jak Spółka wyjaśniała we wniosku, nie chodzi o to, że personel nie może się obyć bez tych elementów. Chodzi o to, że Personel mógłby wybrać konkurencyjne firmy, które poza wynagrodzeniem pieniężnym oferuje swoim zespołom takie i inne im podobne udogodnienia.

Co do pytania „czy i które wydatki wskazane w opisie sprawy stanowić będą usługi gastronomiczne, a które usługi cateringowe. Proszę przyporządkować te wydatki do odpowiednich kategorii usług”, pytanie nie jest dla nas zrozumiałe. Usługi klasyfikowane są przez dostawców wg PKWiU. Catering - to, co do zasady usługi polegające na: dostarczaniu gotowej lub niegotowej żywności albo napojów, dostarczaniu żywności i napojów, przeznaczonych do spożycia przez ludzi, wraz z odpowiednimi usługami wspomagającymi pozwalającymi na ich natychmiastowe spożycie, do miejsca wskazanego przez Spółkę (biuro Spółki, miejsce spotkania). Usługa gastronomiczna polega na przygotowaniu i podaniu posiłku w miejscu, w którym jest on przyrządzany, np. w restauracji. W niniejszym wniosku Spółka nie prosi o rozgraniczenie wydatków na cateringowe i gastronomiczne.

Wnioskodawca ma świadomość, ograniczeń dotyczących rozliczeń w zakresie usług gastronomicznych. Wnioskodawca nie zamierza odliczać podatku naliczonego od usług gastronomicznych. Nie jest to przedmiotem zapytania.

Wydatki nie będą finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Wydatki będą finansowane ze środków obrotowych Wnioskodawcy.

Personelowi będą udostępnione następujące świadczenia w następujących okolicznościach:

a)podczas wykonywania zadań w biurze, świadczenia w postaci wydatków na: zakup owoców i przekąsek, jogurtów, płatków śniadaniowych i napojów do ogólnodostępnych pomieszczeń socjalnych, usługi cateringowe, dofinansowanie posiłków, (np. pizza z okazji dnia programisty, catering dla zespołu projektowego, bony na catering „(...) ”), na zakup dodatkowych ponad mydło i papier toaletowy, środków higieny osobistej w biurach (w toaletach) (np. kremy do rąk, środki higieny intymnej, dezodoranty),

b)podczas przerw w trakcie pracy podczas pobytu w biurze, świadczenia w postaci wydatków: na zakup owoców i przekąsek, jogurtów, płatków śniadaniowych i napojów do ogólnodostępnych pomieszczeń socjalnych, na poczęstunki świąteczne (kawa, herbata ciastka, pączki), na usługi cateringowe, dofinansowanie posiłków (np. pizza z okazji dnia programisty, catering dla zespołu projektowego, bony na catering „(...) ”), na zakup dodatkowych ponad mydło i papier toaletowy, środków higieny osobistej w biurach (np. kremy do rąk, środki higieny intymnej, dezodoranty udostępnianych w toaletach), na zakup, konsoli do gier, gier planszowych, sprzętu muzycznego (gitary) do stref relaksu dostępnych w biurach, na spotkania w biurach Wnioskodawcy i Webinaria m.in. z dietetykami, fizjoterapeutami, masażystami, lekarzami promującymi kulturę fizyczną oraz zdrowy styl życia, akcje employer brandingu, poszukiwanie drobnych upominków ukrytych w firmie takich jak kawa, piwo kraftowe, mech chrobotek w doniczce itp.,

c)w innych okolicznościach świadczenia w postaci wydatków:

• na poczęstunki świąteczne (kawa, herbata, ciastka, pączki) - święta Bożego Narodzenia czy Wielkanocy,
• na zakup lub wynajem sprzętu i strojów sportowych dla tzw. firmowych activ teamów - eventy organizowane dla Personelu albo ogólnopolskie wydarzenia sportowe,
• na upominki świąteczne oraz upominki z różnych okazji związanych z działalnością wnioskodawcy (np. 25-cio lub 30-sto lecie działania Wnioskodawcy, dnia programisty). Przykładowe upominki to np. kubek, notes, list, wino, miód, dżem, czekolada, plecak, wraz z kosztami opakowania i wysyłki - Święta i wymienione uroczystości/okoliczności,
• na upominki i drobne prezenty w związku z wewnętrznymi firmowymi wydarzeniami i konkursami aktywizującymi dzieci personelu (np. upominki za rysunki, pisanki, kartki wakacyjne, świąteczne i mikołajkowe itp.) - eventy organizowane dla Personelu,
• nagrody w konkursach (na nazwę salki w biurze, na najlepsze zdjęcie z wakacji) takie jak vouchery do kina, bon na dowolną atrakcję, bon na badania - eventy organizowane dla Personelu,
• akcje employer brandingu, poszukiwanie drobnych upominków ukrytych w firmie takich jak kawa, piwo kraftowe, mech chrobotek w doniczce itp. - eventy organizowane dla Personelu,
• pakiety startowe (kubki, notesy, plecaki i inne gadżety w większości z firmowym logo), które wręczane są każdej nowozatrudnionej osobie - na rozpoczęcie pracy dla nowego Personelu.

Wnioskodawca nie pyta o wydatki, do których ponoszenia jest zobowiązany z mocy prawa. Co do takich wydatków nie ma wątpliwości. Wnioskodawca pyta wyłącznie o wydatki, do których nie zobowiązuje go żaden przepis prawa.

Wszystkie wymienione w opisie sprawy wydatki zostaną sfinansowane ze środków obrotowych Wnioskodawcy.

Fakt poniesienia wydatków wskazanych we wniosku nie będzie mieć wpływu na wysokość wynagrodzenia należnego Pracownikom/Współpracownikom/Outsourcerom.

Przekazywanie przez Spółkę Pracownikom/Współpracownikom/Outsourcerom upominków, drobnych prezentów będzie mieć charakter bezzwrotny.

Przekazywanie Pracownikom/Współpracownikom/Outsourcerom upominków, drobnych prezentów nie będzie stanowić dodatkowej formy gratyfikacji/wynagrodzenia.

Przekazywanie Pracownikom/Współpracownikom/Outsourcerom będzie mieć na celu motywowanie ich do bardziej efektywnego wykonywania obowiązków. Zadowolony z pracodawcy/zleceniodawcy Pracownik/Współpracownik/Outsourcer, zdaniem Wnioskodawcy, będzie bardziej zmotywowany do identyfikowania się z Wnioskodawcą jego celem i misją oraz do bardziej efektywnego wykonywania obowiązków, do pozostania w Spółce i nieodejścia do konkurencji.

Otrzymanie wymienionych elementów przez Pracowników, Współpracowników, Outsourcerów nie będzie wynikać z zawartych z Wnioskodawcą umów o pracę/współpracę albo regulaminu pracy. Jest to inicjatywa Wnioskodawcy.

Wszystkie wydatki, o których mowa we wniosku Wnioskodawca będzie pokrywał ze środków własnych i nie będą one zwracane Spółce w jakiejkolwiek formie i nie zostaną odliczone (jak darowizny) od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Wnioskodawca jako Spółka giełdowa, nie posiada informacji o tym, aby Współpracownicy/Outsourcerzy, którzy korzystają z przedmiotowych udogodnień posiadali akcje Spółki.

Pytania

1)Czy Wnioskodawca będzie miał prawo do zaliczenia wydatków wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego do kosztów uzyskania przychodów?

2)Czy Wnioskodawca będzie miał prawo do odliczenia podatku naliczonego od wydatków wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, z wyłączeniem wydatków wymienionych w art. 88 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie nr 1 dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie pytania nr 2 dotyczącego podatku od towarów i usług zostanie/zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Państwa stanowisko w sprawie

Wnioskodawca będzie miał prawo do zaliczenia wydatków wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego do kosztów uzyskania przychodów.

W zakresie podatku dochodowego o możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów konkretnego, poniesionego wydatku, decyduje zasada określona w art. 15 ust 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, która stanowi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…) Jeśli więc, dany wydatek nie został literalnie wymieniony w art. 16 ust. 1, każdy faktycznie poniesiony wydatek, który ma związek z działalnością zarobkową podatnika (jego źródłami przychodu) będzie kosztem uzyskania przychodu.

Wnioskodawca jest dużą Spółką informatyczną prowadzącą rozległą działalność gospodarczą przy pomocy licznych oddziałów rozlokowanych w różnych miastach Polski. Usługi wykonywane dla klientów Spółki realizowane są przez zespoły personelu dedykowanego do ich wykonania przez Spółkę. Zarówno Pracownicy jak i Współpracownicy i Outsourcerzy często muszą pracować wspólnie przy konkretnych projektach, prowadzonych przez Spółkę. Zdarza się, że zespoły realizujące projekt są mieszane: Pracownicy, Outsourcerzy i Współpracownicy, dodatkowo pracujący w różnych lokalizacjach w Polsce, w biurach Spółki, ale też w biurach klienta Spółki albo - w odniesieniu do Współpracowników - z ich prywatnych lokalizacji, poza biurami Spółki. Pomimo różnych form zatrudnienia i różnych miejsc wykonywania pracy kluczowe dla Spółki jest by wszyscy członkowie zespołów mieli te same najwyższe standardy wiedzy i dostępne zasoby i mieli wysoki poziom zaangażowania i poczucie związania z Wnioskodawcą. Wnioskodawca ma interes gospodarczy w tym, by wszyscy członkowie Personelu mieli poczucie, że Wnioskodawca dba o nich nie tylko poprzez zapłatę ustalonego wynagrodzenia, ale też dba o ich zdrowie fizyczne i psychiczne. Wnioskodawca nie może więc wprowadzać rozróżnień pomiędzy członkami Personelu w zależności od formy ich zatrudnienia, bo prowadziłoby to do wewnętrznych konfliktów i niesnasek a z drugiej strony Wnioskodawca nie może z tych profitów zrezygnować, ponieważ od dawna stały się one standardem u przedsiębiorstw konkurencyjnych. Rezygnacja z nich lub niedopuszczenie do nich Personelu pracującego na zasadach innych niż umowa o pracę doprowadziłoby do obniżenia konkurencyjności Wnioskodawcy jako pracodawcy/zleceniodawcy i do utraty części Personelu, co mogłoby sparaliżować działalność zarobkową Wnioskodawcy. Ponadto, wspólne spotkania członków Personelu na tych wydarzeniach, sprzyja atmosferze pracy i daje im to możliwość efektywniejszej, wspólnej pracy, co ma na celu przysporzenie przychodów Spółce.

Stanowi to o istnieniu związku przyczynowo - skutkowego między wydatkami na wymienione w opisie stanu faktycznego świadczenia, ponoszonymi przez Spółkę a osiąganym przez Spółkę przychodem. Ma to wpływ na zwiększenie przychodów Spółki, bowiem ma przełożenie na całokształt funkcjonowania oraz jakości świadczonych usług przez Spółkę. Stanowi o konkurencyjności Spółki i chroni ją przed utratą Personelu a wiec też możliwości wykonywania działalności zarobkowej na rzecz klientów. Wydatek taki spełnia podstawową przesłankę uznania go za koszt podatkowy.

Wszystkie wyżej przedstawione argumenty przemawiające za zastosowaniem art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych do wszelkiego rodzaju wydatków poniesionych w związku z udogodnieniami i świadczeniami udostępnionymi Personelowi w tym Współpracownikom i Outsourcerom. Wnioskodawca nie namawia ich do korzystania z udostępnionych udogodnień, ani nie kontroluje ich użycia. W przykładzie jogurtów, kawy czy owoców, Wnioskodawca nie wie czy dana osoba coś z tego zjadła czy nie i w jakiej ilości. Nie sprawdza się też czy i kto gra w porze przerwy w udostępnione gry czy używa kremu do rąk czy podpasek dostępnych w toaletach. Nie może jednak wymagać, by sięgali po nie wyłącznie Pracownicy i zabronić tego innym członkom Personelu.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w Interpretacji indywidualnej z dnia 16 października 2023 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.439.2023.2.KM, wskazał, że tego rodzaju profity są związane z przychodami podatnika i stanowią jego koszt, nawet w przypadku ich wykorzystywania przez osoby zatrudnione na innych zasadach niż umowa o pracę. Takie stanowisko wynika też z Interpretacji indywidualnej z dnia 16 października 2023 r., Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-1.4010.439.2023.2.KM i z dnia 16 maja 2022 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.78.2022.1.AP. Podobnie w interpretacji z 3 stycznia 2024 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.622.2023.2.DK.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe a w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

W myśl tego przepisu, wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami (poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie, zwiększenie przychodu albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu).

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zatem, do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT), pod warunkiem, że dokona oceny pod kątem celowości i wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki, związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu” zawarte we wskazanym art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością, podlegają odliczeniu od podstawy opodatkowania. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić wcześniej opisany związek. Zauważyć należy, że przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu). Zatem, możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu.

Wskazać należy, że aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów nie jest konieczne w każdym przypadku wykazanie między nim a przychodem bezpośredniego związku. Należy zaznaczyć, że kosztami uzyskania przychodów są wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, w tym również w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. Wobec powyższego, kosztami będą również koszty pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów).

Wskazać również należy, że wśród kosztów uznawanych za koszty uzyskania przychodów są także tzw. koszty pracownicze obejmujące m.in. świadczenia wypłacane na rzecz pracowników wraz z narzutami, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety, ale również i inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników, które w sposób pośredni wpływają na zwiększenie ich motywacji do pracy, poprawę jakości wykonywanej pracy oraz zdrowie i samopoczucie pracowników.

Zgodnie z ugruntowanym poglądem, do kategorii wydatków mających na celu osiągnięcie przychodów zalicza się też koszty reklamy. Wydatki poniesione na reklamę, jako niewymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, w pełnej wysokości mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem, że wydatki te spełniają kryteria określone w art. 15 ust. 1 tej ustawy.

Pod pojęciem reklamy należy rozumieć działania podmiotu gospodarczego, mające na celu kształtowanie popytu na dane towary, usługi lub markę, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów i usług tego podmiotu gospodarczego. Może być ona realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez prezentowanie danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych lub konsumpcyjnych, zalet technicznych, estetycznych lub zdrowotnych, rozwiązań nowoczesnych czy modnych, a także poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Można, wobec tego wyróżnić reklamę towaru, usługi, a także reklamę firmy (przedsiębiorstwa).

Z opisu sprawy wynika, że Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zatrudnia pracowników w oparciu o umowy o pracę. Spółka, odpowiadając uwarunkowaniom rynku pracy, współpracuje i zamierza współpracować również z osobami nie prowadzącymi działalności gospodarczej zatrudnionymi na podstawie umowy zlecenia lub kontraktu menedżerskiego, z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą tzw. B2B. Dodatkowo, z uwagi na małą konkurencyjność wśród pracowników IT (braki na dostępnym rynku pracy wolnych pracowników specjalistów IT) Spółka zamierza nawiązać również współpracę z podmiotami pośredniczącymi w zatrudnieniu, które udostępniają Spółce personel na zasadzie tzw. outsourcingu personelu.

Spółka chcąc pozostać konkurencyjnym pracodawcą i zleceniodawcą oraz sprostać warunkom rynku pracy podejmuje szereg działań o charakterze motywacyjnym, umacniającym więzi Personelu ze Spółką. Walka o Personel w branży IT, która aktualnie cierpi na niedobór fachowców w stosunku do zapotrzebowania na rynku, wymaga by pracodawcy/przedsiębiorcy poza oferowaniem atrakcyjnych wynagrodzeń oferowali też inne profity, które mogą zachęcić danego specjalistę do podjęcia współpracy z tym właśnie przedsiębiorcą a nie z jego konkurentem. Podjęte działania mają też za zadanie kształtowanie dobrej atmosfery współpracy, zwiększenie atrakcyjności miejsca pracy, utrzymanie właściwej komunikacji wewnętrznej sprzyjającej przepływowi kompetencji, poprawę zdrowia i samopoczucia Personelu, zwiększenie poczucia związania i identyfikacji ze Spółką, rozwój wartości i świadomości wewnętrznych kodeksów etyki. Działania podjęte przez Spółkę w konsekwencji mają przekładać się i prowadzić do poprawy i utrzymania wysokiej efektywności ich działań co z kolei przekłada się na przychody Spółki.

Spółka zmierzając do podniesienia atrakcyjności pracy, przyciągnięcia nowego Personelu oraz zatrzymania wartościowych członków Personelu w swoich strukturach, zamierza wprowadzać rożne benefity. Poprzez różne benefity, Spółka zmniejszy prawdopodobieństwo odejścia Personelu do konkurencji, zwiększy efektywność pracy, co jednocześnie przełoży się na zwiększenie osiąganych przychodów.

W związku z podjętymi działaniami Spółka zamierza ponosić następujące wydatki:

• na zakup owoców i przekąsek, jogurtów, płatków śniadaniowych i napojów do ogólnodostępnych pomieszczeń socjalnych,
• na poczęstunki świąteczne (kawa, herbata ciastka, pączki),
• na posiłki i usługi cateringowe, dofinansowanie posiłków, które mogą być dostarczane w trakcie realizacji zadań lub pobytu w biurze (np. pizza z okazji dnia programisty, catering dla zespołu projektowego, bony na catering „(...) ”),
• na zakup dodatkowych ponad mydło i papier toaletowy, środków higieny osobistej (np. kremy do rąk, środki higieny intymnej, dezodoranty),
• na zakup, konsoli do gier, gier planszowych, sprzętu muzycznego (np. gitary) do stref relaksu dostępnych w biurach,
• na zakup lub wynajem sprzętu i strojów sportowych dla tzw. firmowych activ teamów,
• na masarze, prezentacje i spotkania w biurach Wnioskodawcy oraz webinaria m.in. z dietetykami, fizjoterapeutami, masażystami, lekarzami promującymi kulturę fizyczną oraz zdrowy styl życia,
• na upominki świąteczne oraz upominki z różnych okazji związanych z działalnością wnioskodawcy (np. 25-cio lub 30-sto lecie działania Wnioskodawcy, dnia programisty). Przykładowe upominki to np. kubek, notes, list, wino, miód, dżem, czekolada, plecak, wraz z kosztami opakowania i wysyłki,
• na upominki i drobne prezenty w związku z wewnętrznymi firmowymi wydarzeniami i konkursami aktywizującymi dzieci personelu (np. upominki za rysunki, pisanki, kartki wakacyjne, świąteczne i mikołajkowe itp.),
• na nagrody w konkursach (np. na nazwę salki w biurze, na najlepsze zdjęcie z wakacji) takie jak vouchery do kina, bon na dowolną atrakcje, bon na badania,
• na akcje employer brandingu, poszukiwanie drobnych upominków ukrytych w firmie takich jak miód, kawa, piwo kraftowe, mech chrobotek w doniczce itp.,
• na pakiety startowe (kubki, notesy, plecaki i inne gadżety w większości z firmowym logo), które wręczane są każdej nowozatrudnionej osobie.

W analizowanym zakresie za kierunkowe kryterium wykładni art. 15 ust. 1 ustawy o CIT trzeba przyjąć kryterium celu poniesionego kosztu. Wiąże się ono z zamiarem działania podatnika zdeterminowanym na osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła, a tym samym we wpływie (bezpośrednim lub pośrednim) ponoszonego wydatku na powstanie lub zwiększenie osiąganego przychodu lub we wpływie na zachowanie albo zabezpieczenie jego źródła. W tym kontekście istotne jest również, aby ocena zachowania podatnika, kwalifikującego określony wydatek jako koszt podatkowy, była dokonywana z perspektywy jego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz wiedzy na temat tego, czy dany wydatek może obiektywnie przyczynić się do realizacji pożądanego celu - osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła - co jednak oczywiście nie oznacza, że cel ten musi być zawsze osiągnięty.

Ponadto wskazać należy, że uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to Spółka zobowiązana jest wykazać, że ponoszone przez nią ww. wydatki pozostają w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą i pozostają w związku o jakim mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił - w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT - koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Mimo, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu „reprezentacja”, to zgodnie z przyjętą linią orzeczniczą celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami.

Zatem reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika. Co istotne, działania o charakterze reprezentacyjnym podejmowane są w stosunku do podmiotów lub ich przedstawicieli zewnętrznych. Pojęcie reprezentacji nie obejmuje natomiast tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników oraz współpracowników. Koszty te nie podlegają wyłączeniu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, natomiast pozostają w związku z osiąganymi przychodami. Bezsprzecznie bowiem stworzenie przyjaznej atmosfery w miejscu pracy, dbałość o pracownika/współpracownika wiąże te osoby z Wnioskodawcą co przekłada się na większą efektywność podejmowanych przez ww. osoby działań, skutkiem czego są wyższe przychody Wnioskodawcy.

Stosownie natomiast do art. 16 ust. 1 pkt 45 updop:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz koszty, o których mowa w art. 15 ust. 1za pkt 2.

Przenosząc powyższe rozważania na grunt rozpoznawanej sprawy zauważyć należy, że opisane w zdarzeniu przyszłym wydatki poniesione na pracowników /współpracowników/outsorcerów na:

• na zakup owoców i przekąsek, jogurtów, płatków śniadaniowych i napojów do ogólnodostępnych pomieszczeń socjalnych,
• na poczęstunki świąteczne (kawa, herbata ciastka, pączki),
• na posiłki i usługi cateringowe, dofinansowanie posiłków, które mogą być dostarczane w trakcie realizacji zadań lub pobytu w biurze (np. pizza z okazji dnia programisty, catering dla zespołu projektowego, bony na catering „(...) ”),
• na zakup dodatkowych ponad mydło i papier toaletowy, środków higieny osobistej (np. kremy do rąk, środki higieny intymnej, dezodoranty),
• na zakup, konsoli do gier, gier planszowych, sprzętu muzycznego (np. gitary) do stref relaksu dostępnych w biurach,
• na masarze, prezentacje i spotkania w biurach Wnioskodawcy oraz webinaria m.in. z dietetykami, fizjoterapeutami, masażystami, lekarzami promującymi kulturę fizyczną oraz zdrowy styl życia,
• na upominki świąteczne oraz upominki z różnych okazji związanych z działalnością wnioskodawcy (np. 25-cio lub 30-sto lecie działania Wnioskodawcy, dnia programisty). Przykładowe upominki to np. kubek, notes, list, miód, dżem, czekolada, plecak, wraz z kosztami opakowania i wysyłki,
• na upominki i drobne prezenty w związku z wewnętrznymi firmowymi wydarzeniami i konkursami aktywizującymi dzieci personelu (np. upominki za rysunki, pisanki, kartki wakacyjne, świąteczne i mikołajkowe itp.),
• na nagrody w konkursach (np. na nazwę salki w biurze, na najlepsze zdjęcie z wakacji) takie jak vouchery do kina, bon na dowolną atrakcje, bon na badania,
• na akcje employer brandingu, poszukiwanie drobnych upominków ukrytych w firmie takich jak miód, kawa, mech chrobotek w doniczce itp.,
• na pakiety startowe (kubki, notesy, plecaki i inne gadżety w większości z firmowym logo), które wręczane są każdej nowozatrudnionej osobie.

spełniają kryteria przesłanki pozytywnej zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu, tj. związku ponoszonych wydatków z osiąganiem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła.

Ww. wydatki ponoszone przez Spółkę z przeznaczeniem dla pracowników/współpracowników/outsorcerów są bowiem przejawem starań Spółki o kondycję i samopoczucie pracowników współpracowników/outsorcerów, co w dalszej perspektywie może przyczyniać się do poprawy atmosfery w miejscu pracy, zwiększania motywacji do pracy, wzrostu wydajności pracy. Wspólne spożywanie przekąsek podczas przerw sprzyja integracji, wymianie pomysłów między członkami Personelu i kreowaniu nowych rozwiązań. Udostępnienie przekąsek pozwala na ograniczenie przerw na przygotowanie posiłków, a personel może w pełni skupić się na wykonywaniu powierzonych mu zadań. Przerwa w wykonywaniu zadań nie tylko umożliwia Personelowi odpoczynek od wykonywanych zadań, wiążących się z wytężoną pracą umysłową, ale również umożliwia mu swobodną wymianę myśli i rozwiązań w odniesieniu do zleconych mu prac. Dostarczane przez Spółkę wyżej wymienione udogodnienia wpływają też na polepszenie stosunków w relacji Personel - Spółka. Personel ma poczucie, że jest doceniany i istotny w strukturach Spółki.

Ponadto wskazują Państwo, iż personel branży informatycznej, w tym również Personel Spółki, jest narażony na szereg niekorzystnych dla zdrowia czynników związanych z wielogodzinną pracą biurową przed monitorami komputerowymi bez zmiany pozycji ciała. Szczególnie na schorzenia związane z układem krążenia, wadami postawy (w tym schorzeniami kręgosłupa), znaczącym pogorszeniem się wzroku, jak również na wysoki poziom stresu związany z pracą pod presją czasu (w związku z terminami narzuconymi przez klientów odnośnie realizacji zamówionych projektów) w mocno konkurencyjnym otoczeniu.

Powyższe szkodliwe czynniki mają bezpośredni wpływ na zdrowie zarówno fizyczne jak i psychiczne Personelu, co z kolei może przekładać się na spadek kreatywności, produktywności, wydajności, a tym samym pogarszać zdolność do świadczenia ww. usług, będących zasadniczym przedmiotem działalności Spółki. Może to mieć potencjalnie niekorzystny wpływ na osiągane przez Spółkę przychody.

W efekcie, ponoszone wydatki mają na celu utrwalenie stabilności współpracy, co przy bardzo wysokiej rotacji Personelu w branży IT, pozwoli Spółce na utrzymanie kluczowego Personelu, od którego kompetencji i zaangażowania uzależniona jest pozycja Spółki na rynku. Ograniczenie rotacji Personelu wpływa także na obniżenie kosztów związanych z rekrutacją i wdrożeniem nowych członków Personelu.

Ponadto, zapewnienie personelowi tego rodzaju świadczeń stanowi powszechny standard w branży IT. Biorąc pod uwagę wysoce konkurencyjny charakter rynku pracy w branży IT, brak takich świadczeń obniżyłby atrakcyjność Spółki dla aktualnych i potencjalnych nowych członków Personelu.

Wszystkie ww. wydatki będą udokumentowane dowodem księgowym (faktura, rachunek, umowa lub zamówienie), wystawionym na rzecz Spółki.

Wszystkie wymienione w opisie sprawy wydatki zostaną sfinansowane ze środków obrotowych Spółki.

Przekazywanie przez Spółkę Pracownikom/Współpracownikom/Outsourcerom upominków, drobnych prezentów będzie mieć charakter bezzwrotny.

Przekazywanie Pracownikom/Współpracownikom/Outsourcerom będzie mieć na celu motywowanie ich do bardziej efektywnego wykonywania obowiązków. Zadowolony z pracodawcy/zleceniodawcy Pracownik/Współpracownik/Outsourcer, zdaniem Spółki, będzie bardziej zmotywowany do identyfikowania się ze Spółką jej celem i misją oraz do bardziej efektywnego wykonywania obowiązków, do pozostania w Spółce i nieodejścia do konkurencji.

Wszystkie wydatki, o których mowa we wniosku Spółka będzie pokrywała ze środków własnych i nie będą one zwracane Spółce w jakiejkolwiek formie i nie zostaną odliczone (jak darowizny) od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Celem ww. wydatków nie będzie kreowanie pozytywnego wizerunku Spółki w perspektywie jego klientów. Współpracownicy i Outsourcerzy nie są klientami Spółki.

Ponadto Spółka ponosi wydatki na zakup lub wynajem sprzętu i strojów sportowych dla tzw. firmowych activ teamów. Wynajem sprzętu i zakup strojów sportowych dokonywane są na wydarzenia sportowe, które Spółka może organizować dla Personelu, np. mecze piłki nożnej, siatkówki, koszykówki, regaty.

Udział personelu Spółki w branżowych i ogólnopolskich wydarzeniach sportowych, obchodach związanych z działalnością Spółki, bądź konkursach aktywizujących, przyczynia się do wzrostu konkurencyjności Spółki na rynku pracowników. Spółka będzie aktywować w ten sposób, jednoczyć zespoły pracowników/współpracowników. Organizowanie wydarzeń sportowych nie będzie służyć pozyskiwaniu klientów, chociaż być może o niektórych większych wydarzeniach mogą dowiadywać się i uczestniczyć w nich pracownicy potencjalnych klientów oraz sami klienci Spółki i jej konkurencja. Wydarzenia te służą organizacji pracy, zadowoleniu załóg, ich konsolidacji i związaniu ze Spółką.

Ponadto jak wskazują Państwo w uzupełnieniu wniosku wszystkie wydatki i wydarzenia będą stanowić element strategii nakierowanej na wzrost wydajności i mogą wpłynąć na zwiększenie albo nieobniżenie obrotów opodatkowanych. Mają one na celu pozyskanie i utrzymanie Personelu. Gdyż bez Personelu nie można skutecznie prowadzić działalności zarobkowej w branży IT.

Bez poniesienia opisanych wydatków Spółka może stracić konkurencyjność na rynku pracy, a bez wystarczającego, wykwalifikowanego personelu nie mógłby właściwie/prawidłowo wykonywać zadań zleconych przez kontrahentów. Wykonywanie prac wymaga personelu. Przy brakach wykwalifikowanego personelu na rynku pracy, wykonywanie działalności byłoby utrudnione. Spółka podkreśla, że celem wydatków nie jest to, że personel nie może się obyć bez tych elementów lecz fakt, że Personel mógłby wybrać konkurencyjne firmy, które poza wynagrodzeniem pieniężnym oferuje swoim zespołom takie i inne im podobne udogodnienia.

Ponadto wskazali Państwo, że wszystkie wymienione w opisie stanu faktycznego wydatki mają na celu przyciągnięcie i utrzymanie personelu w Spółce. Spółka działa w branży IT, która cierpi na niedobór specjalistów. Spółka musi konkurować o personel. W ocenie Spółki konkurencja udostępnia tego typu i podobne udogodnienia, więc Spółka musi dostosować się do aktualnych realiów rynkowych.

Realia są takie, że aby utrzymać personel i zapobiec odpływowi do konkurencji lub żeby przyciągnąć nowych kandydatów Spółka musi, poza typowymi formami wynagradzania, proponować także takie udogodnienia.

Wydatki wskazane we wniosku nie są wydatkami wyłączonymi z kosztów podatkowych na podstawie cytowanych przepisów art. 16 ust. 1 pkt 45 i 28 updop, gdyż, jak wskazują Państwo w treści wniosku, wydatki te będą finansowane ze środków obrotowych Spółki, a także nie można ich uznać za koszty reprezentacji, bowiem przy ocenie wydatków pod kątem ich reprezentacyjnego charakteru należy mieć na względzie ich cel, który musi polegać na wykreowaniu pozytywnego obrazu podatnika (w tym wypadku Spółki) jako celu wyłącznego bądź dominującego, co w omawianej sytuacji nie ma miejsca.

Odnosząc powyższe rozważania do opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku stwierdzić należy, że Spółka ma prawo zaliczyć wskazane w opisie zdarzenia przyszłego wydatki do kosztów uzyskania przychodów (za wyjątkiem wydatków na wino oraz piwo krafowe).

Odnosząc się do wydatków Spółki poniesionych na rzecz Pracowników/ Współpracowników/Outsourcerów na zakup upominków w postaci wina oraz piwa kraftowego wskazać należy, że wydatki na zakup alkoholu nie przyczyniają się do osiągnięcia lub zabezpieczenia źródła przychodów. Trudno powiązać wydatek na alkohol (wino oraz piwo kraftowe) znajdujący się w upominkach z zakładanym celem Spółki jakim jest utrwalenie stabilności współpracy z Pracownikami/Współpracownikami/ Outsourcerami, co pozwoli Spółce na utrzymanie kluczowego Personelu, od którego kompetencji i zaangażowania uzależniona jest pozycja Spółki na rynku. Zdaniem Organu, upominki w postaci m.in. wina oraz piwa kraftowego należy uznać za pozostające poza związkiem przyczynowym, którego istnienie zakłada art. 15 ust. 1 updop.

Jako argument potwierdzający stanowisko Organu należy także wskazać na art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości (Dz. U. z 2023 r. poz. 165), który stanowi, że zadania w zakresie przeciwdziałania alkoholizmowi wykonuje się przez odpowiednie kształtowanie polityki społecznej, w szczególności tworzenie warunków sprzyjających realizacji potrzeb, których zaspokajanie motywuje powstrzymywanie się od spożywania alkoholu.

Tym samym wydatki poniesione na zakup upominków w postaci wina oraz piwa kraftowego nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów dla Spółki.

W świetle powyższego Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 należało uznać w części dotyczącej zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na:

• na zakup owoców i przekąsek, jogurtów, płatków śniadaniowych i napojów do ogólnodostępnych pomieszczeń socjalnych - za prawidłowe;
• na poczęstunki świąteczne (kawa, herbata ciastka, pączki) - za prawidłowe;
• na posiłki i usługi cateringowe, dofinansowanie posiłków, które mogą być dostarczane w trakcie realizacji zadań lub pobytu w biurze (np. pizza z okazji dnia programisty, catering dla zespołu projektowego, bony na catering „(...) ”) - za prawidłowe;
• na zakup dodatkowych ponad mydło i papier toaletowy, środków higieny osobistej (np. kremy do rąk, środki higieny intymnej, dezodoranty) - za prawidłowe;
• na zakup, konsoli do gier, gier planszowych, sprzętu muzycznego (np. gitary) do stref relaksu dostępnych w biurach - za prawidłowe;
• na zakup lub wynajem sprzętu i strojów sportowych dla tzw. firmowych activ teamów - za prawidłowe;
• na masarze, prezentacje i spotkania w biurach Wnioskodawcy oraz webinaria m.in. z dietetykami, fizjoterapeutami, masażystami, lekarzami promującymi kulturę fizyczną oraz zdrowy styl życia - za prawidłowe;
• na upominki świąteczne oraz upominki z różnych okazji związanych z działalnością wnioskodawcy (np. 25-cio lub 30-sto lecie działania Wnioskodawcy, dnia programisty). Przykładowe upominki to np. kubek, notes, list, miód, dżem, czekolada, plecak, wraz z kosztami opakowania i wysyłki - za prawidłowe;
• na upominki i drobne prezenty w związku z wewnętrznymi firmowymi wydarzeniami i konkursami aktywizującymi dzieci personelu (np. upominki za rysunki, pisanki, kartki wakacyjne, świąteczne i mikołajkowe itp.) - za prawidłowe;
• na nagrody w konkursach (np. na nazwę salki w biurze, na najlepsze zdjęcie z wakacji) takie jak vouchery do kina, bon na dowolną atrakcje, bon na badania - za prawidłowe;
• na akcje employer brandingu, poszukiwanie drobnych upominków ukrytych w firmie takich jak miód, kawa, mech chrobotek w doniczce itp. - za prawidłowe;
• na pakiety startowe (kubki, notesy, plecaki i inne gadżety w większości z firmowym logo), które wręczane są każdej nowozatrudnionej osobie - za prawidłowe;
• na upominki w postaci wina oraz piwa kraftowego - za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

• Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

W odniesieniu do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych należy stwierdzić, że zostały wydane w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla Organu wydającego przedmiotową interpretację. Powołane interpretacje nie stanowią źródła prawa, wiążą strony w konkretnej indywidualnej sprawie, więc zawartych w nich stanowisk organów podatkowych nie można wprost przenosić na grunt innej sprawy. Każdą sprawę tut. Organ jest zobowiązany rozpatrywać indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).