Ochrona sygnalistów - nowe obowiązki dla biur rachunkowych

Dotychczas w polskim systemie prawnym brak było kompleksowej regulacji poświęconej ochronie sygnalistów. Już wkrótce to się zmieni. 25 września 2024 roku wejdą w życie przepisy ustawy o ochronie sygnalistów. Podmioty działające w sektorze finansowym, w tym biura rachunkowe będą musiały wdrożyć nowe regulacje niezależnie od liczby zatrudnianych osób.

Ustawa o ochronie sygnalistów – nowe obowiązki dla pracodawców >>>

Kodeks Pracy 2024. Praktyczny komentarz z przykładami >>>

Czego dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) implementuje dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Dotychczas w polskim systemie prawnym brak było kompleksowej regulacji poświęconej ochronie sygnalistów.

W ustawie o ochronie sygnalistów zostały uregulowane:

• warunki objęcia ochroną sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa;
• środki ochrony sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa;
• zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych;
• zasady zgłaszania informacji o naruszeniach prawa organowi publicznemu;
• zasady ujawnienia publicznego informacji o naruszeniach prawa;
• zadania Rzecznika Praw Obywatelskich związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa;
• zadania organów publicznych związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa i z podejmowaniem działań następczych.

Ustawa nie będzie miała zastosowania do informacji objętych przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego, tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych, tajemnicą narady sędziowskiej oraz postępowaniem karnym - w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

Dotyczy to osób, które zgłaszają naruszenie prawa niezależnie od podstawy i formy świadczenia pracy lub pełnienia służby. Może to być więc m.in. umowa o pracę, umowa cywilnoprawna, prowadzenie działalności gospodarczej przez osobę fizyczną, kontrakt menedżerski, wolontariat, staż, praktyka czy służba wojskowa. Chodzi także o wykonawców, podwykonawców lub dostawców oraz inne osoby, które zgłaszają informacje o naruszeniach w kontekście związanym z pracą.

Naruszeniem prawa, które może być przedmiotem zgłoszenia dokonanego przez sygnalistę, jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące m.in. korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, bezpieczeństwa produktów, ochrony środowiska, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa RP, jednostek samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej.

Na czym polega ochrona sygnalistów

Nowe przepisy zakładają, że sygnalista, który doświadczył działań odwetowych, takich jak mobbing, pozbawienie awansu czy premii będzie mógł wystąpić o zadośćuczynienie lub odszkodowanie. Tożsamość sygnalisty będzie zachowana w tajemnicy. Jak wyjaśnia MRPiPS ustawa nie wprowadza obowiązku dokonywania zgłoszeń. Każdy sygnalista będzie sam decydował, czy chce dokonać zgłoszenia czy nie - ale jeśli się na to zdecyduje, będzie chroniony.

W związku z dokonaniem zgłoszenia przez sygnalistę, nie będzie go można pociągnąć do odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub np. odpowiedzialności za szkodę dotyczącą naruszenia praw innych osób. Chodzi w szczególności o prawa autorskie, przepisy o ochronie danych osobowych oraz obowiązek zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa.

Jakie obowiązki będą miały biura rachunkowe

Ustawa o ochronie sygnalistów zobowiązuje firmy do udostępnienia kanałów umożliwiających pracownikom poufne zgłaszanie naruszeń. Takie systemy sygnalizowania mają ułatwić diagnozowanie nieprawidłowości i pomóc eliminować niezgodne z prawem działania. Dlatego istotne będzie opracowanie procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i precyzyjne określenie zasad ich przyjmowania w firmie. Obowiązek ten będzie dotyczył biur rachunkowych niezależnie od liczby zatrudnianych osób.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna określić m.in.:

• wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego albo podmiot zewnętrzny upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,
• sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych
• wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnioną do podejmowania działań następczych.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi być tak skonstruowana, aby zapewnić ochronę tożsamości sygnalisty, a także osoby której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności będzie dotyczyła informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

Ustawa przewiduje możliwość przyjmowania wspólnej procedury zgłoszeń wewnętrznych w ramach grupy kapitałowej. Warunkiem będzie zapewnienie zgodności wykonywanych czynności z ustawą.

Zgodnie z przepisami ustawy, jednostki zobowiązane będą również do prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych, gdzie gromadzone będą dane sygnalisty, informacje o zgłoszeniu, a także o podjętych działaniach następczych.

Ustawa wejdzie w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia tzn. 25 września 2024 roku, z wyjątkiem przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, dla których przewidziano termin 6 miesięczny (25 grudnia 2024 roku).

Biura rachunkowe, które nie wdrożą we wskazanym terminie wymaganych procedur lub będą utrudniać sygnalistom dokonanie zgłoszenia naruszeń prawa narażają się na odpowiedzialność karną.

Opracowanie: Katarzyna Bogucka

Zapraszamy na bezpłatne spotkanie online z cyklu Kawa z INFORLEX >>>