Interpretacja indywidualna z dnia 31 maja 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.132.2024.2.JM

Przechowywanie wszystkich dokumentów fiskalnych wyłącznie w formie elektronicznej.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

23 lutego 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 23 lutego 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej wszystkich dokumentów fiskalnych. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 29 kwietnia 2024 r. (wpływ 29 kwietnia 2024 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Sp. z o.o. (dalej jako Wnioskodawca) jest spółką kapitałową, zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym. Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą głównie w zakresie detalicznej sprzedaży towarów (kosmetyki) w ramach punktów stacjonarnych i za pośrednictwem sieci Internet. Wnioskodawca prowadzi głównie sprzedaż podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce. Dominująca sprzedaż towarów przez Wnioskodawcę jest realizowana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów), w związku z czym podlega obowiązkowi fiskalizacji. Z tej przyczyny Wnioskodawca posiada i wykorzystuje kasy rejestrujące celem ewidencji sprzedaży realizowanej w detalicznych punktach sprzedaży w handlu stacjonarnym i internetowym. Wnioskodawca użytkuje dwa rodzaje drukarek fiskalnych systemowych: 1) z elektronicznym zapisem danych fiskalnych, tzn. takie, w których kopie paragonów oraz raportów powstających w module fiskalnym drukarki są zapisywane w pamięci elektronicznej urządzenia, podlegającej odczytowi; 2) tzw. drukarki online, umożliwiające połączenie i przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci teleinformatycznej. Drukarki fiskalne posiadane przez Wnioskodawcę spełniają wymogi określone w ustawie o VAT, Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących oraz Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii. Aktualnie Wnioskodawca rozważa wprowadzenie nowej funkcjonalności dotyczącej ewidencjonowania sprzedaży za pomocą drukarek fiskalnych. Założeniem planowanej zmiany jest m.in. - przechowywanie dokumentów fiskalnych (raportów fiskalnych miesięcznych, dobowych, itd.) wystawianych przez drukarkę fiskalną wyłącznie w formie elektronicznej na zewnętrznym serwerze, odpowiednio posegregowanych i umożliwiających ich odszukanie; - zapewnienie możliwości ich ewentualnego udostępniania m.in. organom skarbowym. Ma to dotyczyć wszystkich dokumentów fiskalnych, które będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. W planowanym do wdrożenia systemie ewidencjonowania sprzedaży za pomocą drukarek fiskalnych istnieją systemy informatyczne pozwalające na zachowanie integralności, niezmienności danych i czytelności dokumentów zapisanych w formie elektronicznej oraz pozwalające na dostęp do elektronicznych zasobów archiwalnych oraz ich wydruk na każde żądanie organu podatkowego. Wszystkie drukarki fiskalne użytkowane przez Wnioskodawcę będą połączone do centralnej bazy danych znajdującej się na zewnętrznym serwerze utrzymywanym przez zewnętrznego dostawcę usług. Raporty okresowe rejestrowane przez drukarki fiskalne w formie elektronicznej będą przesyłane do bazy danych. W przypadku braku technicznej możliwości przesłania (np. awaria łącza internetowego) system zapewni przesłanie w najszybszym możliwym terminie po usunięciu awarii. Planowany do wdrożenia system przewiduje, że z drukarki fiskalnej odczytywane będą raporty dobowe, według zaplanowanego harmonogramu. Raporty będą wysyłane automatycznie do systemu centralnego znajdującego się na zewnętrznym serwerze. Do systemu centralnego przesyłana będzie również informacja o aktualnej liczbie zapisanych raportów dobowych dla danej drukarki fiskalnej. Planowane do wdrożenia przez Wnioskodawcę rozwiązanie przewiduje: 1. Zapewnienie integralności i niezmienności danych - poprzez brak możliwości edytowania danych przesłanych przez drukarki fiskalne do systemu oraz w raportach przechowywanych na zewnętrznym serwerze; 2. Interfejs dostępu do wszystkich danych rejestrowanych w systemie centralnym, umożliwiający dostęp do gromadzonych danych przesłanych wcześniej z drukarki fiskalnej zarówno Wnioskodawcy jak i urzędnikom skarbowym w toku ewentualnej kontroli; 3. Archiwizację raportów fiskalnych w postaci elektronicznej (bez możliwości modyfikacji), generowanie i archiwizację raportów okresowych, zastępujących konieczność generowania i przechowywania raportów drukowanych z drukarki rejestrującej; 4. Automatyczną weryfikację kompletności danych i raportowanie o brakujących informacjach: a) weryfikację kompletności danych i archiwizację kompletnego miesiąca w postaci nieedytowalnego pliku PDF; b) udostępnienie plików do przeglądania za pomocą interfejsu webowego; c) raport zawierający wykaz drukarek fiskalnych służący do kontroli kompletności danych i do wykrywania problemów z drukarkami fiskalnymi; 5. Inwentaryzację drukarek fiskalnych 6. Archiwizację elektronicznej kopii danych drukarki fiskalnej oraz danych chronionych dla drukarek online: a) dostęp do informacji o zarchiwizowanym okresie i dacie ostatniej komunikacji; b) odczytywanie danych z pamięci chronionej oraz przechowywanie ich w centralnym systemie plików w identycznym formacie jak na oryginalnym nośniku, bez możliwości modyfikacji; c) możliwość przeglądania danych także przez urzędników skarbowych w toku ewentualnej kontroli; d) weryfikację kompletności danych przez system.

Na pytania:

1)„Czy drukarki fiskalne, które zamierzają Państwo wdrożyć w celu ewidencjonowania sprzedaży będą wyłącznie kasami on-line, o których mowa w art. 111 ust. 6a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361), zwanej dalej „ustawą” czy również kasami rejestrującymi z elektronicznym zapisem kopii?

2)Czy będą Państwo wystawiać faktury przy zastosowaniu drukarek fiskalnych, które zamierzają Państwo wdrożyć w celu ewidencjonowania sprzedaży? Jeśli tak, to prosimy wskazać:

a)Czy będą przechowywać Państwo faktury na terytorium kraju?

b)Czy w przypadku przechowywania faktur zakupowych w formie elektronicznej poza terytorium kraju umożliwią Państwo dostęp on-line do faktur organom wymienionym w art. 112a ust. 3 ustawy?

c)Czy przy przechowywaniu na zewnętrznym serwerze opisanych we wniosku kopii faktur wyemitowanych przez drukarki fiskalne będą je Państwo przechowywać w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego? Należy wskazać w jaki sposób tj., czy w tym celu:

-zapewnią Państwo funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (jeśli tak, to na czym będą polegały kontrole i weryfikacja autentyczności pochodzenia tych dokumentów), lub

-wykorzystają Państwo kwalifikowany podpis elektroniczny, lub wykorzystają Państwo elektroniczną wymianę danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeśli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych?”,

odpowiedzieli Państwo:

AD. I.1. Wyjaśnienie:

Wnioskodawca zamierza objąć nowym, elektronicznym system zarządzania drukarkami fiskalnymi wszystkie obecnie użytkowane drukarki, tj. kasy on-line, o których mowa w art. 111 ust. 6a ustawy oraz kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii. Wnioskodawca zamierza objąć nowym, elektronicznym systemem także wszystkie nowe urządzenia jakie zostaną oddane do użytku w przyszłości.  

AD. I.2. Wyjaśnienie:

Wnioskodawca nie wystawia oraz nie będzie wystawiał w przyszłości faktur przy zastosowaniu drukarek fiskalnych. Obecnie faktury są wystawiane po zafiskalizowaniu paragonu sprzedaży na kasie fiskalnej w dedykowanym systemie niezależnym od kas fiskalnych w następujący sposób:

-w przypadku nabywców będących konsumentami (B2C) faktury wystawiane są na żądanie nabywcy; archiwizowanie takich faktur dokonywane jest przez Wnioskodawcę w systemie niezależnym od kas fiskalnych;

-w przypadku klientów niebędących konsumentami (B2B) faktury są wystawiane do paragonów z wykazanym numerem NIP nabywcy dla kwoty powyżej 450 zł; archiwizowanie faktur B2B dokonywane jest przez Wnioskodawcę w systemie niezależnym od kas fiskalnych; paragon z drukarki fiskalnej dla kwoty poniżej lub równej 450 zł traktowany jest jako faktura uproszczona;

-w przypadku klientów korzystających z systemu samoobsługowych zakupów stacjonarnych (gdzie Klient samodzielnie skanuje kody kreskowe za pośrednictwem skanera w aplikacji, by następnie samodzielnie dokonać zapłaty za zakupy w formie płatności online (X, przelew, karta płatnicza), dla każdego paragonu (B2C, B2B) Wnioskodawca wystawia i przekazuje za zgodą Klienta wyłącznie fakturę w formie elektronicznej poprzez aplikację; w takim przypadku paragon nie jest udostępniany Klientowi i pozostaje zarchiwizowany przez Wnioskodawcę razem z fakturą; postępowanie takie jest zgodne z wydaną Wnioskodawcy interpretacją indywidualną prawa podatkowego o sygnaturze 0113-KDIPT-3.4012.356.2020.1.ALN; archiwizowanie takich faktur dokonywane jest przez Wnioskodawcę w systemie niezależnym od kas fiskalnych.

Powyższy sposób postępowania w zakresie wystawiania faktur nie ulegnie żadnym zmianom po wprowadzeniu elektronicznego zarządzania drukarkami fiskalnymi będącego przedmiotem Wniosku. Planowany do wprowadzenia przez Wnioskodawcę system służyć będzie jedynie do odczytywania i przechowywania dokumentów fiskalnych w postaci raportów fiskalnych miesięcznych i dobowych wystawianych przez drukarkę fiskalną. System nie będzie służyć do generowania, przechowywania i archiwizowania faktur, gdyż to jest dokonywane przez Wnioskodawcę w sposób całkowanie niezależny od tego systemu.

AD. I.2.a) Wyjaśnienie:

Wnioskodawca przechowuje i będzie przechowywać faktury na terytorium Polski. W szczególności serwery, na których archiwizowane są faktury elektroniczne znajdują się na terytorium Polski.

AD. I.2.b) Wyjaśnienie:

Żadne faktury archiwizowane przez Wnioskodawcę nie będą przechowane poza terytorium Polski, w tym na zagranicznych serwerach.

AD. I.2.c) Wyjaśnienie:

Planowany do wdrożenia przez Wnioskodawcę system zarządzania drukarkami fiskalnymi nie będzie służyć do generowania, przechowywania ani archiwizowania faktur, lecz do archiwizacji dokumentów fiskalnych w postaci raportów fiskalnych miesięcznych i dobowych wystawianych przez drukarkę fiskalną, które to dane będą odczytywane z pamięci drukarki fiskalnej w sposób opisany we Wniosku. Kopie faktur będą - podobnie jak ma to miejsce obecnie - przechowywane w odrębnych systemach przy zapewnieniu ich autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz zgodnie z zasadami opisanymi w otrzymanej przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego.

Pytanie

Czy w świetle z art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U.2023.0.1570 - dalej jako ustawa o VAT) oraz § 6 ust. 1 pkt 7 i § 29 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (dalej jako Rozporządzenie Ministra Finansów), przechowywanie wszystkich dokumentów fiskalnych - w tym raportów okresowych - wyłącznie w formie elektronicznej, będzie postępowaniem prawidłowym?

Państwa stanowisko w sprawie

W zakresie pytania przytoczyć należy art. 111 ust. 1 ustawy VAT z dnia 11 marca 2004 r. o VAT, zgodnie z którym podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Art. 111 ust. 3a pkt 6 stanowi jednocześnie, że podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 i 295). Art. 112 ustawy o VAT stanowi natomiast, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8. Jednocześnie podatnicy, którzy ewidencjonują sprzedaż z zastosowaniem kas rejestrujących stosownie do § 6 ust. 1 pkt 7 Rozporządzenia Ministra Finansów są zobowiązani przechowywać odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i zapewniają do nich dostęp. Poprzez dokumenty fiskalne rozumie się przy tym paragon fiskalny, fakturę i raport fiskalny (np. dobowy i okresowy) – zgodnie z § 2 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów. Zgodnie natomiast z § 29 Rozporządzenia Ministra Finansów, w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii obowiązek wydruku dokumentów fiskalnych nie dotyczy paragonów fiskalnych, paragonów fiskalnych anulowanych, faktur i faktur anulowanych w przypadku, o którym mowa w § 12 ust. 2, oraz raportów fiskalnych dobowych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych. Z treści art. 112 ustawy VAT wynika wprost, że podatnicy mają dowolność w wyborze metody archiwizowania dokumentacji fiskalnej pod warunkiem spełnienia określonych w tym przepisie wymogów formalnych. Z perspektywy art. 112 ustawy VAT bez znaczenia pozostaje techniczna forma realizacji wymogów określonych w tym przepisie. Jeżeli metoda archiwizacji zapewnia czytelność i integralność przechowywanych danych to bez znaczenia jest fakt, czy archiwizacja dokonywana jest fizycznie (papierowo) czy elektronicznie (np. w formie plików PDF). Zdaniem Wnioskodawcy obecne warunki obrotu gospodarczego oraz postęp technologiczny stwarzają możliwość gromadzenia różnego rodzaju informacji w formie elektronicznej. Niewątpliwą zaletą tej formy jest to, że umożliwia ona szybki i sprawny dostęp do danych przy zachowaniu integralności treści dokumentów. Stosowane przez Wnioskodawcę drukarki fiskalne a także zintegrowany z nimi system informatyczny dadzą możliwość archiwizacji danych zawartych na dokumentach fiskalnych (w tym raportach okresowych) gromadzonych wyłącznie w formie elektronicznej. Obecnie obowiązujące przepisy ustaw i rozporządzeń podatkowych nie przewidują przy tym obowiązku przechowywania tych dokumentów wyłącznie w formie papierowej. W szczególności, zdaniem Wnioskodawcy przechowywanie raportów dobowych na zewnętrznym serwerze należy uznać za zapis na informatycznym nośniku danych, przez co postępowanie takie będzie zgodne z treścią przytaczanego wcześniej § 29 Rozporządzenia Ministra Finansów. Wnioskodawca wskazuje, że przyjęty przez niego sposób postępowania w żaden sposób nie wpłynie na rozliczenia podatkowe, tj. w szczególności na moment powstania obowiązku podatkowego oraz na kwotę podatku należnego, która prawidłowo zostanie ujęta w rozliczeniach podatkowych. W ocenie Wnioskodawcy, opisany sposób archiwizowania dokumentów fiskalnych spełnia cechy integralności i czytelności danych. Poprzez integralność danych należy rozumieć uniemożliwienie zmiany danych wchodzących w skład dokumentu fiskalnego. Natomiast czytelność to możliwość odczytania danych zapisanych na nośnikach elektronicznych. W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie dokumentów fiskalnych może odbywać się w formie elektronicznej w systemie archiwizującym (na zewnętrznym serwerze) w okresie do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Dokumenty w tej formie będą mogły być udostępnione organom skarbowym w celu weryfikacji prawidłowości rozliczeń Wnioskodawcy. Jednocześnie dodatkowe przechowywanie dokumentów w wersji papierowej nie jest konieczne. Zdaniem Wnioskodawcy postępowanie takie będzie zgodne z przepisami powołanych wcześniej ustaw i rozporządzeń podatkowych regulujących kwestię rejestrowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących.

W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo:

Ad. II.

Doprecyzowanie własnego stanowiska Wnioskodawcy.

Jak wskazano powyżej, planowany do wdrożenia przez Wnioskodawcę system zarządzania drukarkami fiskalnymi będzie służyć do archiwizacji dokumentów fiskalnych w postaci raportów fiskalnych miesięcznych i dobowych (bez generowania, przechowywania czy archiwizacji faktur). W takim zakresie Wnioskodawca opisał we Wniosku szczegółowo sposób zapewnienia integralności i niezmienności danych dla tych dokumentów fiskalnych, jakie będą archiwizowane w przedmiotowym systemie. W ocenie Wnioskodawcy, przechowywanie dokumentów fiskalnych na zasadach opisanych szczegółowo we Wniosku może odbywać się wyłącznie w formie elektronicznej w systemie archiwizującym (na zewnętrznym serwerze) w okresie do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych, natomiast dodatkowe przechowywanie dokumentów w formie papierowej nie jest konieczne.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku i w uzupełnieniu jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361) zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy:

W myśl art. 109 ust. 3 ustawy:

Art. 112 ustawy stanowi, że:

Przepis art. 112 ustawy zobowiązuje podatnika do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy:

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

Z treści art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy wynika, że:

Na podstawie art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy:

Zgodnie z art. 111 ust. 7a ustawy:

Stosownie do art. 145a ust. 15 ustawy:

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w ww. art. 111 ust. 7a i art. 145a ust. 15 ustawy zostało wydane rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 ze zm.), zwane dalej „rozporządzeniem”, które reguluje zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Według § 2 pkt 1 rozporządzenia:

W myśl § 2 pkt 14 rozporządzenia:

Zgodnie z § 2 pkt 15 rozporządzenia:

Z treści § 2 pkt 25 rozporządzenia wynika, że:

Na podstawie § 2 pkt 26 rozporządzenia:

Zgodnie z § 2 pkt 27 rozporządzenia:

W myśl § 6 ust. 1 rozporządzenia:

W myśl art. 73 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.):

Zgodnie z art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

§ 13 ust. 1 rozporządzenia stanowi, że:

W myśl § 22 ust. 1 rozporządzenia:

Stosownie do § 17 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia:

Zgodnie z § 22 ust. 4 i ust. 5 rozporządzenia:

Natomiast w myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia:

W myśl § 29 rozporządzenia:

Na podstawie § 30 rozporządzenia:

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym. Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą głównie w zakresie detalicznej sprzedaży towarów (kosmetyki) w ramach punktów stacjonarnych i za pośrednictwem sieci Internet. Wnioskodawca prowadzi głównie sprzedaż podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce. Dominująca sprzedaż towarów przez Wnioskodawcę jest realizowana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów). Wnioskodawca posiada i wykorzystuje kasy rejestrujące celem ewidencji sprzedaży realizowanej w detalicznych punktach sprzedaży w handlu stacjonarnym i internetowym. Wnioskodawca użytkuje dwa rodzaje drukarek fiskalnych systemowych: 1) z elektronicznym zapisem danych fiskalnych, tzn. takie, w których kopie paragonów oraz raportów powstających w module fiskalnym drukarki są zapisywane w pamięci elektronicznej urządzenia, podlegającej odczytowi; 2) tzw. drukarki online, umożliwiające połączenie i przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci teleinformatycznej. Drukarki fiskalne posiadane przez Wnioskodawcę spełniają wymogi określone w ustawie o VAT, Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących oraz Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii. Aktualnie Wnioskodawca rozważa wprowadzenie nowej funkcjonalności dotyczącej ewidencjonowania sprzedaży za pomocą drukarek fiskalnych. Założeniem planowanej zmiany jest m.in. - przechowywanie dokumentów fiskalnych (raportów fiskalnych miesięcznych, dobowych, itd.) wystawianych przez drukarkę fiskalną wyłącznie w formie elektronicznej na zewnętrznym serwerze, odpowiednio posegregowanych i umożliwiających ich odszukanie; - zapewnienie możliwości ich ewentualnego udostępniania m.in. organom skarbowym. Ma to dotyczyć wszystkich dokumentów fiskalnych, które będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. W planowanym do wdrożenia systemie ewidencjonowania sprzedaży za pomocą drukarek fiskalnych istnieją systemy informatyczne pozwalające na zachowanie integralności, niezmienności danych i czytelności dokumentów zapisanych w formie elektronicznej oraz pozwalające na dostęp do elektronicznych zasobów archiwalnych oraz ich wydruk na każde żądanie organu podatkowego. Wszystkie drukarki fiskalne użytkowane przez Wnioskodawcę będą połączone do centralnej bazy danych znajdującej się na zewnętrznym serwerze utrzymywanym przez zewnętrznego dostawcę usług. Raporty okresowe rejestrowane przez drukarki fiskalne w formie elektronicznej będą przesyłane do bazy danych. W przypadku braku technicznej możliwości przesłania (np. awaria łącza internetowego) system zapewni przesłanie w najszybszym możliwym terminie po usunięciu awarii. Planowany do wdrożenia system przewiduje, że z drukarki fiskalnej odczytywane będą raporty dobowe, według zaplanowanego harmonogramu. Raporty będą wysyłane automatycznie do systemu centralnego znajdującego się na zewnętrznym serwerze. Do systemu centralnego przesyłana będzie również informacja o aktualnej liczbie zapisanych raportów dobowych dla danej drukarki fiskalnej. Planowane do wdrożenia przez Wnioskodawcę rozwiązanie przewiduje: 1. Zapewnienie integralności i niezmienności danych - poprzez brak możliwości edytowania danych przesłanych przez drukarki fiskalne do systemu oraz w raportach przechowywanych na zewnętrznym serwerze; 2. Interfejs dostępu do wszystkich danych rejestrowanych w systemie centralnym, umożliwiający dostęp do gromadzonych danych przesłanych wcześniej z drukarki fiskalnej zarówno Wnioskodawcy jak i urzędnikom skarbowym w toku ewentualnej kontroli; 3. Archiwizację raportów fiskalnych w postaci elektronicznej (bez możliwości modyfikacji), generowanie i archiwizację raportów okresowych, zastępujących konieczność generowania i przechowywania raportów drukowanych z drukarki rejestrującej; 4. Automatyczną weryfikację kompletności danych i raportowanie o brakujących informacjach: a) weryfikację kompletności danych i archiwizację kompletnego miesiąca w postaci nieedytowalnego pliku PDF; b) udostępnienie plików do przeglądania za pomocą interfejsu webowego; c) raport zawierający wykaz drukarek fiskalnych służący do kontroli kompletności danych i do wykrywania problemów z drukarkami fiskalnymi; 5. Inwentaryzację drukarek fiskalnych 6. Archiwizację elektronicznej kopii danych drukarki fiskalnej oraz danych chronionych dla drukarek online: a) dostęp do informacji o zarchiwizowanym okresie i dacie ostatniej komunikacji; b) odczytywanie danych z pamięci chronionej oraz przechowywanie ich w centralnym systemie plików w identycznym formacie jak na oryginalnym nośniku, bez możliwości modyfikacji; c) możliwość przeglądania danych także przez urzędników skarbowych w toku ewentualnej kontroli; d) weryfikację kompletności danych przez system. Planowany do wdrożenia przez Wnioskodawcę system zarządzania drukarkami fiskalnymi będzie służyć do archiwizacji dokumentów fiskalnych w postaci raportów fiskalnych miesięcznych i dobowych wystawianych przez drukarkę fiskalną.

Państwa wątpliwości dotyczą prawa do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej wszystkich dokumentów fiskalnych.

Wskazać w tym miejscu należy, że kasy on-line umożliwiają przekazywanie danych o sprzedaży rejestrowanej na kasach do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa KAS. System ten odbiera i gromadzi dane z kas w celach analitycznych i kontrolnych. Dane z kas on-line zawierają wszystkie informacje z paragonów m.in. NIP podatnika i jego dane adresowe, podstawę opodatkowania, kwotę podatku, stawkę VAT, rodzaj towaru/usługi, datę i czas sprzedaży. Dane te są przekazywane bezpośrednio, automatycznie, również w czasie rzeczywistym dokonanej transakcji. Wprowadzenie kas on-line miało na celu m.in. zmniejszenie zakresu obowiązków podatników w zakresie drukowania kopii dokumentów fiskalnych. Kasy on-line zapewniają klientowi możliwość otrzymania m.in. paragonu fiskalnego w formie papierowej, jednakże podatnik użytkujący ten rodzaj kas nie ma obowiązku drukowania kopii paragonów fiskalnych, raportów itp.

Mając powyższe na uwadze uznać należy, że skoro będą Państwo używać do ewidencjonowania sprzedaży kas on-line, to nie będą mieli Państwo obowiązku drukowania kopii dokumentów fiskalnych w postaci raportów fiskalnych miesięcznych i dobowych wystawionych za ich pośrednictwem.

Odnośnie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej wszystkich dokumentów fiskalnych wystawionych za pośrednictwem kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii, należy zauważyć, że przepisy prawa podatkowego nie nakazują formy w jakiej należy przechowywać paragony fiskalne, raporty fiskalne miesięczne i dobowe.

Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa należy wskazać, że nie ma przeciwwskazań do przechowywania dokumentów fiskalnych w postaci raportów fiskalnych miesięcznych i dobowych w formie elektronicznej, które zostały wystawione za pośrednictwem kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania takich dokumentów. Tym samym elektroniczna archiwizacja wystawionych za pośrednictwem kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii ww. dokumentów fiskalnych przy zachowaniu przepisów w zakresie przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej, jest możliwa.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że będą mieli Państwo prawo do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej dokumentów fiskalnych w postaci raportów fiskalnych miesięcznych i dobowych wystawionych za pośrednictwem kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Tym samym Państwa stanowisko jest prawidłowe.  

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawyz dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).