Interpretacja indywidualna z dnia 17 maja 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0115-KDIT3.4011.153.2024.3.JS

Możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zakupu zegarka mechanicznego.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

16 lutego 2024 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy m.in. podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zakupu zegarka mechanicznego. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 28 marca 2024 r. (wpływ: 28 marca 2024 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Prowadzi Pan działalność gospodarczą (prawniczą – PKD: 69.10.Z) w ramach indywidualnej kancelarii radcy prawnego, począwszy od (...) 2015 r. (działalność odwieszona (...) 2018 r. i od tej daty nieprzerwanie aktywna do dnia złożenia niniejszego wniosku).

Działalność ta w przeważającej części polega na stałej obsłudze prawnej podmiotów gospodarczych, polegającej na wykonywaniu zlecanych Panu na bieżąco czynności prawnych (...). Co istotne, zakres zlecanych przez klientów kolejnych czynności do wykonania (ich liczba, złożoność, przypisana priorytetowość i czas na wykonanie) uwzględnia stopień zaawansowania realizacji przez Wykonawcę czynności już wcześniej zleconych.

Ponadto zgodnie z ustaleniami z klientami zobowiązany jest Pan do rejestrowania faktycznego czasu realizacji usług w każdym okresie rozliczeniowym (miesiącu kalendarzowym), które to informacje są przekazywane klientom wraz z fakturą VAT obejmującą wynagrodzenie za świadczone usługi (jest to przy tym wymóg umowny, zastrzeżony pisemnie). Klienci ponadto są uprawnieni do żądania niezależnie od ww. informacji także cyklicznych lub dotyczących konkretnych zdarzeń pisemnych raportów lub notatek z wykonywanych czynności. Do tego celu prowadzi Pan na bieżąco zestawienie czasu poświęcanego na poszczególne zlecone czynności prawne (z dokładnością odpowiadającą każdorazowym wymaganiom klientów).

Wskazuje Pan również, że umowy na stałą obsługę prawną zawierane z klientami są umowami, o których mowa w art. 750 Kodeksu cywilnego, a Pan sam jest „przyjmującym zlecenie lub świadczącym usługi” w rozumieniu ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę z 10 października 2002 r. (m.in. nie zatrudnia pracowników i nie zawiera umów ze zleceniobiorcami). Tym samym, klienci mają obowiązek zapewnienia, by wysokość wynagrodzenia Pana za każdą godzinę świadczenia usług była nie niższa niż wysokość minimalnej stawki godzinowej, ustalonej zgodnie z ww. ustawą (art. 8a ww. ustawy), co wymaga potwierdzania liczby godzin świadczenia usług według sposobu określonego w umowie (art. 8b ww. ustawy) oraz przechowywania takich potwierdzeń przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne (art. 8c ww. ustawy).

Z wyżej wskazanego względu, niezbędnym narzędziem Pana pracy jest urządzenie, za pomocą którego możliwe jest dokładne odmierzanie czasu poświęcanego na poszczególne zadania (np. z funkcją stopera/chronografu lub w inny sposób umożliwiającego jego odczyt lub obliczenie).

Choć posiada Pan inne urządzenia pozwalające dokonywać pomiaru i podsumowywać czas realizacji konkretnego zadania (np. smartfon), to na potrzeby sporządzania wyżej opisanego zestawienia potrzebuje w pracy urządzenia podręcznego i poręcznego, posiadanego zawsze przy (na) sobie i z którego można skorzystać nawet gdy smartfon jest niedostępny lub nie można skorzystać z jego funkcji pomiarowych (np. w trakcie rozmowy telefonicznej lub uczestnictwa w wideokonferencji z wykorzystaniem smartfonu).

Dodatkowo, z uwagi na świadczenie usług prawnych dla podmiotów wchodzących w skład dużych grup kapitałowych, dla których szczególnie istotne jest zachowanie poufności wymienianych z Panem informacji (w tym ustnie), Pan w trakcie spotkań z przedstawicielami tych podmiotów bywa proszony o niekorzystanie z urządzeń pozwalających na rejestrację dźwięku ani obrazu (co wyłącza możliwość korzystania z urządzeń typu smartwatch, telefon, palmtop, czy laptop). Urządzeniem spełniającym wszystkie ww. wymogi jest natomiast naręczny zegarek mechaniczny, odmierzający czas z dokładnością przynajmniej co do sekundy. Zamierza Pan nabyć zegarek mechaniczny, którego cena netto z pewnością nie przekroczy wartości 10 000 zł (przy czym zegarki mechaniczne są zasadniczo droższe od kwarcowych, z uwagi na zastosowanie werku nie wymagającego do działania baterii, co wpływa na niezawodność zegarka, szczególnie istotną dla osiągnięcia założonego celu i wymaganą w profesjonalnej Pana działalności). Dopuszcza Pan również zakup zegarka używanego (acz z wiarygodnego źródła), co pozwoliłoby na osiągnięcie znacznie niższej ceny jego zakupu.

Intencją Pana jest, by cena zakupu nie przekraczała istotnie rynkowego minimum dla zegarków naręcznych mechanicznych adekwatnej jakości. W zależności od statusu podatkowego podmiotu sprzedającego do ceny netto transakcji zostanie lub nie zostanie doliczony podatek VAT.

Jednocześnie wskazuje Pan, że:

1.Zamierza Pan używać przedmiotowego zegarka jedynie w dniach, w których prowadzi działalność gospodarczą i wyłącznie do celów tej działalności, gdyż tylko wtedy potrzebuje mieć przy sobie bezustannie urządzenie do dokładnego odmierzania czasu poświęcanego poszczególnym zadaniom; Zegarek nie będzie używany do celów osobistych (prywatnie ustala Pan czas z pomocą telefonu); W prowadzonej działalności nie wykorzystywał Pan dotychczas do opisanych celów innego zegarka naręcznego;

2.istnieje związek przyczynowo-skutkowy między kosztem zakupu zegarka, a osiąganymi przychodami/obrotami z prowadzonej działalności gospodarczej; Przychody osiągane są z umów o współpracy, przy realizacji których niezbędne jest rejestrowanie czasu poświęcanego na realizację poszczególnych usług (wymaganie wynika z treści samych umów, jak i z przepisów powszechnie obowiązującego prawa); Brak odpowiedniego urządzenia uniemożliwiałby rejestrowanie i raportowanie czasu świadczenia usług, co byłoby niezgodne z umowami i z obowiązującym prawem, i uniemożliwiałoby realizację zawartych umów, a tym samym osiąganie dochodów z tych umów;

3.wydatki poniesione na zakup zegarka mogą zostać udokumentowane fakturą wystawioną na Pana rzecz (z VAT lub bez VAT, zależnie od statusu podatkowego sprzedającego), ewentualnie będą dokumentowane w inny sposób, np. umową zawartą za pośrednictwem portalu aukcyjnego i bankowym potwierdzenie przelewu ceny zakupu (zakup od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej – w szczególności w przypadku zakupu zegarka używanego);

4.posiada Pan nieograniczony obowiązek podatkowy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w myśl art. 3 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych;

5.dochody Pana uzyskane z działalności gospodarczej opodatkowane są na ogólnych zasadach – podatek liniowy (19%);

6.prowadzi Pan podatkową księgę przychodów i rozchodów;

7.jest Pan czynnym podatnikiem podatku VAT (wymagane w przypadku prowadzenia działalności polegającej na świadczeniu usług prawnych (69.10.Z); GTU 12).

Uzupełnienie okoliczności faktycznych:

Ma Pan zamiar dokonać zakupu opisanego we wniosku zegarka w 2024 r., w miarę możliwości jak najszybciej. Dokładnej daty, tygodnia, czy nawet miesiąca nie sposób określić z góry (przed zakupem), gdyż nie zna Pan daty wydania interpretacji podatkowej w odpowiedzi na Pana wniosek (której treść w oczywisty sposób będzie miała wpływ na Pana decyzję w przedmiocie zakupu i będzie uwzględniana przy ocenie konkurencyjności ofert) oraz - jak wskazał Pan we wniosku – szuka Pan oferty najkorzystniejszej, w tym na rynku wtórnym, tj. data zakupu będzie zależna od treści przyszłych ofert i ich konkurencyjności (dziś nie do określenia z góry).

Zakupiony zegarek będzie służył ustalaniu podstawy Pana wynagrodzenia. Po pierwsze, zobowiązany jest Pan - na podstawie uzgodnień z klientami, dla których świadczy Pan stałą obsługę prawną - do zachowania określonego minimalnego czasu świadczenia usług w okresach rozliczeniowych i w poszczególnych dniach (...) - zachowanie tego minimum warunkuje przyznanie Panu pełnego wynagrodzenia za dany okres w jego zasadniczej części (bez pomniejszeń), ponadto warunkuje przyznanie Panu zryczałtowanych premii (dodatków), tym samym wprost wpływa na każdorazowe ustalenie podstawy Pana wynagrodzenia za dany okres.

Po drugie, niezależnie od powyższego, z uwagi na znaczną konkurencyjność rynku usług prawnych, w zakres oferty świadczonych przez Pana usług (poza stałą obsługą prawną) wchodzą jednorazowe spotkania z klientami (np. w celu konsultacji prawnej) rozliczane indywidualnie między innymi (obok np. zwrotu kosztów dojazdu do klienta) w oparciu o poświęcony na nie czas (stawka godzinowa, przeliczana proporcjonalnie na konkretny czas poświęcony na spotkanie z klientem). Dokładne obliczenie czasu świadczenia takiej jednorazowej usługi (przy czym mogą się one powtarzać w razie ciągu konsultacji z danym klientem) wprost wpływa na wysokość otrzymywanego z tego tytułu wynagrodzenia - służąc ustaleniu jego podstawy.

Po trzecie, w zakres oferty świadczonych przez Pana usług wchodzą jednorazowe czynności w ramach indywidualnych zleceń, jak na przykład sporządzanie/analiza pism procesowych, pism pozasądowych, umów (kontraktów), itp. Typowa usługa tego typu zakłada rozliczenia w oparciu o poświęcony na nie czas (stawka godzinowa, przeliczana proporcjonalnie na konkretny czas poświęcony na usługę, raportowany klientowi), choć oczywiście uzgodnienie z klientem może zakładać, że tak obliczone wynagrodzenie nie przekroczy określonego maksimum (do osiągnięcia tego maksimum rozliczenie następuje jednak w oparciu o dokładny poświęcony czas).

Po czwarte, realizacja umowy z klientem wymaga ponadto, z uwagi że jest to umowa stypizowana w art. 750 Kodeksu cywilnego (w zakresie umów na stałą obsługę lub jednorazowe konsultacje), rejestracji czasu świadczenia usług na potrzeby weryfikacji zachowania minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z ustawą o minimalnym wynagrodzeniu za pracę z 10 października 2002 r. Rejestracja czasu świadczenia usługi służy określeniu stawki godzinowej, co jest niezbędne do określenia czy wymaga ona podwyższenia do ustawowego minimum (co skutkowałoby zmianą kwoty łącznego wynagrodzenia za usługę).

Spotkanie z klientem jest jedynie jedną z większej liczby świadczonych usług, dla ustalenia wynagrodzenia za które konieczne jest ustalenie czasu ich świadczenia, o czym szerzej powyżej. W zakresie jednorazowych spotkań z klientami (np. w celu konsultacji prawnej) stosuje Pan rozliczenie indywidualne między innymi (obok np. zwrotu kosztów dojazdu do klienta) w oparciu o poświęcony na nie czas (stawka godzinowa, przeliczana proporcjonalnie na konkretny czas poświęcony na spotkanie z klientem). Dokładne obliczenie czasu świadczenia takiej jednorazowej usługi (przy czym mogą się one powtarzać w razie ciągu konsultacji z danym klientem) wprost wpływa na wysokość otrzymywanego z tego tytułu wynagrodzenia - służąc ustaleniu jego podstawy.

Wystarczające jest by zegarek umożliwiał ustalenie czasu rozpoczęcia i zakończenia usługi z dokładnością do sekundy (większa dokładność nie jest wymagana). W oparciu o te dane ustalony zostanie czas świadczenia usługi (z dokładnością do maksymalnie dwóch sekund). Zależnie od treści najlepszej z ofert (która jest nie do określenia z góry), zegarek może posiadać funkcje dodatkowe typu chronometr/chronograf (ułatwiające i przyspieszające rejestrację czasu świadczenia usługi) lub tzw. automat naciągu (mechanizm wahadłowy powodujący samonakręcanie się zegarka, co zabezpiecza przed ustaniem jego chodu w trakcie usługi). Poza samymi funkcjami charakterystycznymi dla danego modelu zegarka mechanicznego istotne będą cechy wspólne wszystkim zegarkom mechanicznym, tj. ich analogowość (co szczegółowo wyjaśniono we wniosku).

Z uwagi na charakter świadczonych usług, w tym specyfikę zawodu zaufania publicznego, kluczowe jest (i wymagane przez wszystkich klientów) prowadzenie rozmów z zachowaniem najwyższych standardów poufności, w szczególności (wymóg części klientów) w sposób uniemożliwiający rejestrację obrazu lub dźwięku. Zakupiony zegarek mechaniczny będzie się wyróżniał od urządzeń przez Pana posiadanych, które również służą do odmierzania czasu, tym, że posiadane przez Pana urządzenia (smartfon) nie spełniają ww. wymogów (pozwalają rejestrować i dźwięk, i obraz, nawet w sposób niewidoczny dla klienta) i z tej racji nie mogą być wykorzystywane przy świadczeniu tych usług.

Jak wskazał Pan, zegarek ma umożliwiać rejestrację czasu świadczenia usług, co z kolei ma służyć ustaleniu wynagrodzenia za te usługi. Ewentualne funkcje dodatkowe typu chronometr/chronograf będą służyły ułatwieniu i przyspieszeniu rejestracji czasu świadczenia usługi, a dodatkowy tzw. automat naciągu zegarka będzie służył zabezpieczeniu przed ustaniem jego chodu w trakcie usługi (co uniemożliwiłoby rejestrację czasu świadczenia usługi). Ponadto, zegarek będzie umożliwiał uzyskanie powyższego w sposób uniemożliwiający rejestrację obrazu lub dźwięku, przez co będzie się wyróżniał od urządzeń przez Pana posiadanych, które również służą do odmierzania czasu (smartfon), lecz nie mogą być wykorzystywane przy świadczeniu tych usług.

Wydatek poniesiony na zakup zegarka nie zostanie Panu w jakikolwiek sposób zwrócony lub zrefundowany.

Wydatek na zakup zegarka ma służyć uzyskaniu przychodów, co wykazano dostatecznie we wniosku. Wydatek ma być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, przez co należy rozumieć Pana dążenie do osiągnięcia przychodu, które zdecydowanie ma przymiot „celowości”. Wydatek zostanie poniesiony w trakcie dążenia do uzyskania przychodów, z taką chęcią i zamiarem. Wydatek pozostaje przy tym w takim związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną przez Pana działalnością gospodarczą, że poniesienie go będzie miało lub będzie mogło mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu w przyszłości. Zamierza Pan ponieść opisywany wydatek mając za założenie, że może on obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu (w szczególności pozyskiwania nowych klientów, dzięki możliwości świadczenia wyższej jakości usług na ich rzecz, poprzez zachowanien wyższego stopnia poufności i bezpieczeństwa prowadzonych rozmów, co dla części klientów może być warunkiem koniecznym dla skorzystania z Pana usług). Opisany cel jest przyświeca mi dziś i będzie widoczny również w momencie ponoszenia kosztu. Poniesienie wydatku ma omawiany cel realizować, przy czym planując ten wydatek zakłada Pan realność założonego celu.

Wydatek na zakup zegarka ma także służyć zachowaniu i zabezpieczeniu źródła przychodów, co wykazano we wniosku. Wydatek ma być poniesiony między innymi na zachowanie obecnego źródła przychodu, tj. aby przychody z obecnego źródła przychodów w dalszym ciągu mogły być przez Pana uzyskiwane oraz aby takie źródła w ogóle dalej istniały. Wynika to ze zgłoszonych przez klientów oczekiwań, że prowadzone rozmowy będą się odbywały bez urządzeń umożliwiających rejestrację dźwięku lub obrazu, w szczególności bez urządzeń typu telefon (smartfon), smartwatch, laptop, itp. Mając na uwadze, że konieczne jest jednak rejestrowanie przez Pana czasu świadczenia usług (przyczyny czego wyraźnie wskazano we wniosku), w tym czasu prowadzenia takich rozmów (spotkań), niezbędne jest dysponowanie przez Pana urządzeniem jednocześnie umożliwiającym rejestrowanie czasu i niepozwalającym na rejestrację dźwięku lub obrazu, które to zadanie ma realizować zakupiony zegarek. Wydatek ma służyć także zabezpieczeniu źródła przychodów, tzn. ma być poniesiony na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Ma to być wydatek poniesiony w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości. Wydatek będzie pozostawał przy tym w takim związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną przez Pana działalnością gospodarczą, że poniesienie go będzie miało lub będzie mogło mieć wpływ na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu w przyszłości.

Na pytania, czy zamierza Pan zakupić zegarek w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku Pana/Pana działalności wobec innych podmiotów, uwypuklenia Pana zasobności oraz podkreślenia Pana profesjonalizmu odpowiedział Pan nie.

Na pytanie, czy zakup zegarka ma na celu zachęcenie potencjalnych klientów do skorzystania ze świadczonych przez Pana usług odpowiedział Pan, że nie.

Pytania:

1.Czy może Pan zaliczyć koszt zakupu mechanicznego zegarka jako koszt uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej?

2.Czy może Pan odliczyć podatek VAT naliczony przy zakupie mechanicznego zegarka od podatku VAT należnego w prowadzonej działalności gospodarczej?

Niniejsza interpretacja dotyczy pytania nr 1. W zakresie pytania nr 2 - ustawy o podatku od towarów i usług – otrzyma Pan odrębne rozstrzygnięcie.

Pana stanowisko w sprawie

Uważa Pan, że jest uprawniony do zaliczenia kosztu zakupu mechanicznego zegarka jako kosztu uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej (w razie dokonania takiego zakupu), co uzasadnia poniżej. Na gruncie przepisów ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. Nr 80, poz. 350 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”, wskazać należy, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem, bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy. A zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek: został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik), jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona, pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów, został właściwie udokumentowany, nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów. Tak więc możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku, jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu. Konstrukcja art. 22 ust. 1 ustawy daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy) pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wysokość osiągniętego przychodu, bądź zachowanie źródła przychodu. Chociaż ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu osiągnięcia przychodu”, „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów, należy je rozumieć (zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN) następująco: sformułowanie „w celu osiągnięcia przychodu” należy rozumieć jako dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”. Koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów, z taką chęcią i zamiarem. Zgodnie z orzecznictwem, nie każdy wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością podlega odliczeniu od podstawy opodatkowania, lecz tylko ten wydatek, który pozostaje w takim związku przyczynowo-skutkowym, że poniesienie go miało lub mogło mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie danego przychodu (wyrok NSA z 29 listopada 1993 r., sygn. akt SA/Wr 1242/94). Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Wskazuje się, że istnieją sytuacje, w których związek przyczynowo-skutkowy nie jest wyraźny. Należy je rozwiązywać w oparciu o zasadę zdrowego rozsądku, a każda sytuacja wymaga odrębnego potraktowania (wyrok NSA z 16 grudnia 1999 r., sygn. akt I SA/Bk 1619/98, LEX nr 39745). Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało; za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości. Pamiętać przy tym należy, że koszty uzyskania przychodów nie są kosztami uzyskania jakichkolwiek przychodów, lecz zawsze związane są z uzyskaniem przychodu z konkretnego źródła. Koszty uzyskania przychodu z danego źródła pomniejszają przychody z tego właśnie źródła. Koszty te są zatem ściśle i funkcjonalnie przyporządkowane dodanego źródła przychodów. W art. 23 ustawy zawarto katalog wydatków, które nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. W tym miejscu wskazać należy na treść art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy, zgodnie z którym: Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych - w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa. Jak wskazał Pan w opisie zdarzenia przyszłego, prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług prawnych – kancelarię radcy prawnego. Rozważa Pan zakup naręcznego zegarka mechanicznego. Mechanizm zegarka jest, a przez to ekonomicznie uzasadniony, będzie służył praktycznie dożywotnio, jest niezawodny. Zegarek będzie przez Pana wykorzystywany tylko do potrzeb związanych z pracą i realizowanymi w ramach niej zadaniami. Zegarek pozwoli odmierzyć czas, jaki poświęca Pan na wykonanie konkretnej usługi prawniczej (poszczególnej czynności prawnej lub faktycznej zleconej przez klienta) na spotkania z klientami z zachowaniem reguł poufności, bez urządzeń elektronicznych. Specyfika praktyki prawnej wymaga najdalej idących reguł bezpieczeństwa i poufności (w szczególności przy uczestnictwie w dokonywanych przez klientów transakcjach o znacznej wartości, co jest nader częste u Pana klientów z uwagi na fakt, że klienci ci wchodzą w skład dużych grup kapitałowych). Co więcej, niejednokrotnie Pan nie jest upoważniony do wniesienia na miejsce spotkania z klientem żadnych urządzeń elektronicznych typu smartwatche, telefony, tablety, laptopy etc. Ustalony czas realizacji poszczególnych usług (oraz czas sumaryczny w danym okresie rozliczeniowym) jest przedmiotem cyklicznych zestawień (może ponadto być przedmiotem dodatkowych szczegółowych raportów składanych na żądanie klientów), na podstawie których wypłacane jest honorarium i ewentualne premie (dodatki jakościowe przewidziane umowami). Prawidłowe notowanie czasu pozwala rozliczyć z klientem czas świadczenia usług. Realizacja umowy z klientem wymaga ponadto, z uwagi że jest to umowa stypizowana w art. 750 Kodeksu cywilnego, rejestracji czasu świadczenia usług na potrzeby weryfikacji zachowania minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z ustawą o minimalnym wynagrodzeniu za pracę z 10 października 2002 r. (na co wskazał Pan w opisie zdarzenia przyszłego). Związek przyczynowo-skutkowy poniesionego wydatku z przychodem jest tego typu, że od wykonanych usług na rzecz klienta przysługuje Panu ustalone w umowie wynagrodzenie oraz ewentualne premie (dodatki jakościowe przewidziane umowami). Brak dokładnego rozliczenia czasu wykonywania poszczególnych czynności może skutkować zakwestionowaniem wykonanych czynności i w efekcie odmową zapłaty za wykonane usługi. Częstokroć musi Pan uczestniczyć w czynnościach i działać w miejscach, gdzie nie ma dostępu do cyfrowych urządzeń, np. telefonów (czy to na podstawie obowiązujących przepisów prawa, czy też z uwagi na wymagania klienta). Związek przyczynowo-skutkowy poniesionego wydatku z przychodem wynika również z obowiązującego prawa, nakazującego weryfikację zachowania minimalnej stawki godzinowej, potwierdzania liczby godzin świadczenia usług według sposobu określonego w umowie oraz przechowywania takich potwierdzeń, na co wskazał Pan już powyżej. Biorąc pod uwagę, że wydatki na nabycie zegarka nie są ujęte w katalogu kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, to mogą być uwzględnione w kosztach podatkowych, o ile istnieje związek tych wydatków z możliwością uzyskania przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Wykazanie tego związku spoczywa na podatniku i nie może następować w oderwaniu od konkretnego stanu faktycznego. Ocena, czy w danym przypadku zachodzi związek przyczynowy pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiągnięciem przychodu lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów powinna odbywać się przy uwzględnieniu wszystkich aspektów prowadzonej działalności gospodarczej, w tym charakteru i rodzaju prowadzonej działalności. Zauważyć również należy, że w myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy: nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Mimo że zegarek jest adekwatny do formalnego i urzędowego stroju radcy prawnego, to ww. przepis nie znajdzie zastosowania w niniejszej sprawie, ponieważ wydatek związany z zakupem zegarka nie będzie służył stworzeniu/poprawie

Pana wizerunku, czy wykreowaniu pozytywnych relacji z kontrahentami. W świetle przytoczonych wyżej przepisów prawa i opisu zdarzenia przyszłego zawartego w niniejszym wniosku, stwierdzić należy, że wydatek poniesiony przez Pana w związku zakupem zegarka, jako spełniający przedstawione powyżej kryteria, może zostać zaliczony w ciężar kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy. Podobne stanowisko zostało wyrażone przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej m.in. w interpretacji indywidualnej z 9 maja 2023 r. (0113-KDIPT2-1.4011.183.2023.4.AP) oraz wcześniej w interpretacji indywidualnej z 8 czerwca 2021 r. (0113-KDIPT2-1.4011.408.2021.1.DJD).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.):

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem, bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

A zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

·został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·został właściwie udokumentowany,

·nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zatem, możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku, jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

Konstrukcja art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 23 ust. 1 tej ustawy) pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wysokość osiągniętego przychodu, bądź zachowanie źródła przychodu.

Ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

·cel to „to, do czego się zmierza, dąży, to, co chce się osiągnąć”;

·celowość oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

·zabezpieczyć oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Przez sformułowanie „w celu osiągnięcia przychodu” należy zatem rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”. Koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów, z taką chęcią i zamiarem. Zgodnie z orzecznictwem, nie każdy wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością podlega odliczeniu od podstawy opodatkowania, lecz tylko ten wydatek, który pozostaje w takim związku przyczynowo-skutkowym, że poniesienie go miało lub mogło mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie danego przychodu (wyrok NSA z 29 listopada 1993 r. sygn. akt SA/Wr 1242/94).

Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Wskazuje się, że istnieją sytuacje, w których związek przyczynowo-skutkowy nie jest wyraźny. Należy je rozwiązywać w oparciu o zasadę zdrowego rozsądku, a każda sytuacja wymaga odrębnego potraktowania (wyrok NSA z 16 grudnia 1999 r. sygn. akt SA/Bk 1619/98, LEX nr 39745).

Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób, gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości.

Pamiętać przy tym należy, że koszty uzyskania przychodów nie są kosztami uzyskania jakichkolwiek przychodów, lecz zawsze związane są z uzyskaniem przychodu z konkretnego źródła. Koszty uzyskania przychodu z danego źródła pomniejszają przychody z tego właśnie źródła. Koszty te są zatem ściśle i funkcjonalnie przyporządkowane do danego źródła przychodów.

W art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zawarto katalog wydatków, które nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.

W tym miejscu wskazać należy na treść art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

W opisie sprawy wprost wskazał Pan, że prowadzi Pan działalność gospodarczą w ramach indywidualnej kancelarii radcy prawnego. Zamierza Pan zakupić zegarek mechaniczny do 10 000 zł, gdyż jest on niezbędny, aby mógł Pan odmierzyć czas poświęcany na poszczególne zadania. Dodatkowo często jest Pan proszony o to żeby nie korzystać podczas spotkań z klientem z urządzeń, które umożliwiają rejestrację obrazu i dźwięku. Zakupiony zegarek będzie służył ustalaniu podstawy Pana wynagrodzenia. Dodatkowo wyjaśnił Pan, że dokładne obliczenie czasu świadczenia takiej jednorazowej usługi (przy czym mogą się one powtarzać w razie ciągu konsultacji z danym klientem) wprost wpływa na wysokość otrzymywanego z tego tytułu wynagrodzenia - służąc ustaleniu jego podstawy. Zamierza Pan używać przedmiotowego zegarka jedynie w dniach, w których prowadzi działalność gospodarczą i wyłącznie do celów tej działalności, gdyż tylko wtedy potrzebuje mieć przy sobie bezustannie urządzenie do dokładnego odmierzania czasu poświęcanego poszczególnym zadaniom. Zegarek nie będzie używany do celów osobistych (prywatnie ustala Pan czas za pomocą telefonu).

Biorąc pod uwagę, że wydatki na nabycie zegarka nie są ujęte w katalogu kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, to mogą być uwzględnione w kosztach podatkowych, o ile istnieje związek tych wydatków z możliwością uzyskania przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Wykazanie tego związku spoczywa na podatniku i nie może następować w oderwaniu od konkretnego stanu faktycznego. Ocena, czy w danym przypadku zachodzi związek przyczynowy pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiągnięciem przychodu lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów powinna odbywać się przy uwzględnieniu wszystkich aspektów prowadzonej działalności gospodarczej, w tym charakteru i rodzaju prowadzonej działalności.

Zauważyć również należy, że w myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Ww. przepis nie znajdzie u Pana zastosowania, ponieważ - jak Pan sam wskazał w opisie sprawy - wydatek związany z zakupem zegarka w Pana przypadku nie ma charakteru reprezentacji, tzn. nie zamierza Pan zakupić zegarek w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku Pana/Pana działalności wobec innych podmiotów, uwypuklenia Pana zasobności oraz podkreślenia Pana profesjonalizmu. Dodatkowo wyjaśnił Pan, że zakup zegarka nie ma na celu zachęcenie potencjalnych klientów do skorzystania ze świadczonych przez Pana usług.

Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy i powołane wyżej przepisy prawne wskazuję, że wydatek poniesiony przez Pana w związku zakupem zegarka mechanicznego naręcznego służącego do pomiaru czasu świadczenia usługi prawnej, może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pamiętać przy tym należy, że to na Panu, jako podmiocie odnoszącym korzyść z faktu zaliczenia wskazanego we wniosku wydatku do kosztów uzyskania przychodu wynika obowiązek wykazania związku przyczynowo-skutkowego poniesionego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, jak również obowiązek właściwego jego udokumentowania.

Podkreślam jednak, że interpretacja ta została wydana wyłącznie na podstawie okoliczności przedstawionych we wniosku a w szczególności jak Pan podaje, że zamierza Pan używać przedmiotowego zegarka jedynie w dniach, w których prowadzi działalność gospodarczą i wyłącznie do celów tej działalności, gdyż tylko wtedy potrzebuje mieć przy sobie bezustannie urządzenie do dokładnego odmierzania czasu poświęcanego poszczególnym zadaniom. Zegarek nie będzie używany do celów osobistych (prywatnie ustala Pan czas za pomocą telefonu).

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pana przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczam również, że procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego czy kontrolnego. Wydając indywidualną w trybie art. 14b ustawy Ordynacja podatkowa, opieramy się wyłącznie na opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym we wniosku – nie prowadzimy postępowania dowodowego. Przy wydawaniu tej interpretacji dokonaliśmy więc wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawione we wniosku stan faktyczny/zdarzenie przyszłe jest zgodny ze stanem rzeczywistym. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383).