Interpretacja indywidualna z dnia 9 maja 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.183.2023.4.AP

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatku na zakup zegarka.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

2 marca 2023 r. wpłynął Pana wniosek z 2 marca 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy m.in. możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatku na zakup zegarka. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 2 maja 2023 r. (wpływ 2 maja 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług prawnych – Kancelarię Adwokacką. Czas pracy, który decyduje o Pana przychodach i dochodach, rozlicza Pan w codziennych rozpiskach, z dokładnością do 6 minut, które są następnie akceptowane i stanowią podstawę do wypłaty honorariów i wystawienia FV. Praktykuje Pan w obszarze prawa karnego, co powoduje, że często spotyka się Pan z klientami bez urządzeń elektronicznych (względy bezpieczeństwa) - smartfony, laptopy, etc. Często zdarza się także konieczność analizy materiałów niejawnych w prowadzonych sprawach. Przepisy warunkujące prowadzenie kancelarii tajnej wykluczają wejście z urządzeniami elektronicznymi. Dla należytego zapisania czasu pracy wymagany jest zegarek, którego w ww. okolicznościach nie może Pan zastąpić telefonem, czy laptopem.

W lutym 2023 r. zakupił Pan mechaniczny szwajcarski zegarek za kwotę 5 589 zł brutto. Mechanizm zegarka jest bezobsługowy, a przez to ekonomicznie uzasadniony, będzie służył praktycznie dożywotnio, jest niezawodny. Co więcej, co także istotne, jest adekwatny do formalnego i urzędowego stroju adwokata, a przez to nie może być uznany za zabytkowy. Zegarka będzie Pan używał tylko dla potrzeb związanych z pracą i ww. zadaniami.

W zbliżonym stanie faktycznym Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że zegarek może stanowić koszt uzyskania przychodu (interpretacja indywidualna z 8 czerwca 2021 r., Nr 0113-KDIPT2-1.4011.408.2021.1.DJD).

Zamierza Pan zaliczyć zegarek, jako koszt uzyskania przychodu w rozliczeniu kosztów za luty.

W piśmie z 2 maja 2023 r., stanowiącym uzupełnienie wniosku, wskazał Pan, że prowadzi działalność gospodarczą od 5 października 2017 r.

Zegarek pozwoli odmierzyć czas, jaki poświęcił Pan na wykonanie usługi w warunkach kancelarii tajnej, bądź na spotkania z klientem z zachowaniem reguł poufności, bez urządzeń elektronicznych. Specyfika Pana praktyki dotyczącej spraw karnych wymaga najdalej idących reguł bezpieczeństwa i poufności, a co więcej, rozprawy i posiedzenia odbywają się czasem w kancelarii tajnej, co oznacza, że nie można na nie wnosić żadnych urządzeń elektronicznych - smartwatchy, telefonów, iPhonów, etc. Tak ustalony czas wpisuje Pan w tzw. time-sheet, na podstawie których wypłacane jest honorarium i ewentualne premie. Prawidłowe notowanie czasu pozwala rozliczyć Pana czas pracy z klientem oraz uzyskać ewentualne premie za odpowiednie zarządzanie czasem Pana usług. Czas notuje Pan z dokładnością co 6 minut. Związek przyczynowo-skutkowy poniesionego wydatku z przychodem jest tego typu, że od wykonanych usług na rzecz klienta przysługuje Panu ustalone w umowie wynagrodzenie oraz ewentualne premie. Niedokładne naliczenie czasu pracy może skutkować zakwestionowaniem wykonanych czynności i w efekcie odmową zapłaty za wykonane usługi. Częstokroć musi Pan działać w miejscach, gdzie nie ma dostępu do cyfrowych urządzeń, np. telefonów, w związku z przepisami w tym zakresie (np. odsłuchiwanie materiałów w kancelarii tajnej), jak i w trakcie poufnych spotkań, czy negocjacji, jedynym wyjściem jest korzystanie z mechanicznego zegarka. Zegarek nie będzie używany do celów osobistych. Wydatki poniesione na zakup zegarka zostały udokumentowane fakturą wystawioną na Pana rzecz. Posiada Pan nieograniczony obowiązek podatkowy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w myśl art. 3 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Opodatkowuje Pan przychody uzyskane z działalności gospodarczej podatkiem liniowym i prowadzi Pan podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Pytania

1.Czy koszt nabycia ww. zegarka może być uznany za koszt uzyskania przychodu?

2.Jeśli zegarek stanowi koszt uzyskania przychodu, to czy może Pan obniżyć kwotę podatku należnego o podatek naliczony za ten zegarek?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest pytanie Nr 1, dotyczące podatku dochodowego od osób fizycznych. Natomiast w zakresie pytania Nr 2, dotyczącego podatku od towarów i usług, zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Pana stanowisko w sprawie

Stoi Pan na stanowisku, że koszt nabycia ww. zegarka może być zaliczony jako koszt uzyskania przychodu.

Warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

-został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-został właściwie udokumentowany,

-nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Ww. koszt spełnia te warunki.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na gruncie przepisów ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.) wskazać należy, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy:

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem, bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

A zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

-został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-został właściwie udokumentowany,

-nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zatem, możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku, jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

Konstrukcja art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 23 ust. 1 tej ustawy) pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wysokość osiągniętego przychodu, bądź zachowanie źródła przychodu.

Ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

-cel to „to, do czego się zmierza, dąży, to, co chce się osiągnąć”;

-celowość oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

-zabezpieczyć oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Przez sformułowanie „w celu osiągnięcia przychodu” należy zatem rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”. Koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów, z taką chęcią i zamiarem. Zgodnie z orzecznictwem, nie każdy wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością podlega odliczeniu od podstawy opodatkowania, lecz tylko ten wydatek, który pozostaje w takim związku przyczynowo-skutkowym, że poniesienie go miało lub mogło mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie danego przychodu (wyrok NSA z 29 listopada 1993 r., sygn. akt SA/Wr 1242/94). Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Wskazuje się, że istnieją sytuacje, w których związek przyczynowo-skutkowy nie jest wyraźny. Należy je rozwiązywać w oparciu o zasadę zdrowego rozsądku, a każda sytuacja wymaga odrębnego potraktowania (wyrok NSA z 16 grudnia 1999 r., sygn. akt SA/Bk 1619/98, LEX nr 39745).

Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób, gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości.

Pamiętać przy tym należy, że koszty uzyskania przychodów nie są kosztami uzyskania jakichkolwiek przychodów, lecz zawsze związane są z uzyskaniem przychodu z konkretnego źródła. Koszty uzyskania przychodu z danego źródła pomniejszają przychody z tego właśnie źródła. Koszty te są zatem ściśle i funkcjonalnie przyporządkowane do danego źródła przychodów.

W art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zawarto katalog wydatków, które nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.

W tym miejscu wskazać należy na treść art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Jak Pan wskazał w opisie sprawy, prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług prawnych – Kancelarię Adwokacką. W lutym 2023 r. zakupił Pan mechaniczny szwajcarski zegarek za kwotę 5 589 zł brutto. Mechanizm zegarka jest bezobsługowy, a przez to ekonomicznie uzasadniony, będzie służył praktycznie dożywotnio, jest niezawodny. Co więcej, co także istotne, jest adekwatny do formalnego i urzędowego stroju adwokata, a przez to nie może być uznany za zabytkowy. Zegarka będzie Pan używał tylko do potrzeb związanych z pracą i ww. zadaniami. Zegarek pozwoli odmierzyć czas, jaki poświęcił Pan na wykonanie usługi w warunkach kancelarii tajnej, bądź na spotkania z klientem z zachowaniem reguł poufności, bez urządzeń elektronicznych. Specyfika Pana praktyki dotyczącej spraw karnych wymaga najdalej idących reguł bezpieczeństwa i poufności, a co więcej, rozprawy, posiedzenia odbywają się czasem w kancelarii tajnej, co oznacza, że nie można na nie wnosić żadnych urządzeń elektronicznych - smartwatchy, telefonów, iPhonów, etc. Tak ustalony czas wpisuje Pan w tzw. time-sheet, na podstawie których wypłacane jest honorarium i ewentualne premie. Prawidłowe notowanie czasu pozwala rozliczyć Pana czas pracy z klientem, oraz uzyskać ewentualne premie za odpowiednie zarządzanie czasem Pana usług. Czas notuje Pan z dokładnością co 6 minut. Związek przyczynowo-skutkowy poniesionego wydatku z przychodem jest tego typu, że od wykonanych usług na rzecz klienta przysługuje Panu ustalone w umowie wynagrodzenie oraz ewentualne premie. Niedokładne naliczenie czasu pracy może skutkować zakwestionowaniem wykonanych czynności i w efekcie odmową zapłaty za wykonane usługi. Częstokroć musi Pan działać w miejscach, gdzie nie ma dostępu do cyfrowych urządzeń, np. telefonów, w związku z przepisami w tym zakresie (np. odsłuchiwanie materiałów w kancelarii tajnej), jak i w trakcie poufnych spotkań, czy negocjacji, jedynym wyjściem jest korzystanie z mechanicznego zegarka. Zegarek nie będzie używany do celów osobistych.

Biorąc pod uwagę, że wydatki na nabycie zegarka nie są ujęte w katalogu kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, to mogą być uwzględnione w kosztach podatkowych, o ile istnieje związek tych wydatków z możliwością uzyskania przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Wykazanie tego związku spoczywa na podatniku i nie może następować w oderwaniu od konkretnego stanu faktycznego. Ocena, czy w danym przypadku zachodzi związek przyczynowy pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiągnięciem przychodu lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów powinna odbywać się przy uwzględnieniu wszystkich aspektów prowadzonej działalności gospodarczej, w tym charakteru i rodzaju prowadzonej działalności.

Zauważyć również należy, że w myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Mimo, że w opisie sprawy nadmienił Pan, że zegarek jest adekwatny do formalnego i urzędowego stroju adwokata, to ww. przepis nie znajdzie u Pana zastosowania, ponieważ wydatek związany z zakupem zegarka w Pana przypadku nie ma charakteru reprezentacji, tzn. jego zakup nie jest celem ponoszonych kosztów stworzenia Pana wizerunku, czy wykreowania pozytywnych relacji z kontrahentami.

Biorąc pod uwagę przedstawiony opis stanu faktycznego, w świetle przytoczonych wyżej przepisów prawa, stwierdzić należy, że wydatek poniesiony przez Pana w związku zakupem zegarka, spełniający przedstawione powyżej kryteria, może zostać zaliczony w ciężar kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pamiętać przy tym należy, że to na Panu, jako podmiocie odnoszącym korzyść z faktu zaliczenia wskazanych we wniosku wydatków do kosztów uzyskania przychodu, ciąży obowiązek wykazania związku przyczynowo-skutkowego poniesionego wydatku z prowadzoną pozarolniczą działalnością gospodarczą, jak również obowiązek właściwego jego udokumentowania.

Wobec powyższego, Pana stanowisko uznano za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Należy wskazać, że procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego, czy kontrolnego. Organ wydający interpretację opiera się wyłącznie na opisie stanu faktycznego podanego we wniosku – nie prowadzi postępowania dowodowego. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku opis stanu faktycznego jest zgodny ze stanem rzeczywistym. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. Pełna weryfikacja prawidłowości Pana stanowiska może być dokonana jedynie w toku ewentualnego postępowania podatkowego, kontroli podatkowej lub postępowania kontrolnego organu kontroli celno-skarbowej, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej, do której zastosowanie mają przepisy określone w art. 14h (w zamkniętym katalogu) ustawy Ordynacja podatkowa.

Podkreślić przy tym należy, że przedmiotem interpretacji indywidualnych wydawanych na podstawie art. 14b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 z późn. zm.) jest – co do zasady – sam przepis prawa podatkowego. Dlatego też, wydając przedmiotową interpretację indywidualną dokonałem wyłącznie wykładni przepisów materialnego prawa podatkowego znajdujących zastosowanie w sprawie. Zaliczając określony wydatek do kosztów uzyskania przychodów, podatnik stosuje przepis prawa podatkowego o charakterze materialnoprawnym, tj. uznaje, że zaistniałe po jego stronie okoliczności wypełniają hipotezę określonej normy prawnej (mieszczą się w zakresie zastosowania danej normy prawnej/danego przepisu). Podejmując decyzję o zastosowaniu danego przepisu prawa podatkowego podatnik musi liczyć się jednak z koniecznością przedstawienia dowodów potwierdzających prawidłowość tej czynności, jaka może się pojawić na etapie ewentualnych postępowań podatkowych lub kontrolnych. Udowodnienie prawidłowości zaliczenia przez Pana opisanego we wniosku wydatku do kosztów uzyskania przychodów może zatem wymagać w szczególności udowodnienia: poniesienia wydatku, jego charakteru, w szczególności jego celowości, racjonalności działań podatnika, a w konsekwencji braku okoliczności uniemożliwiających uznanie przedmiotowego kosztu za koszt uzyskania przychodów. W ramach postępowania dowodowego może również zostać dokonana szczegółowa analiza związku poniesionego wydatku z Pana przychodami.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).