Interpretacja indywidualna z dnia 5 kwietnia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-1.4010.56.2024.2.DK

Wskazane przez Państwa wydatki związane z nabyciem gadżetów o których mowa we wniosku będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie będą wyłączone z tych kosztów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

31 stycznia 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z dnia 15 grudnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy świadcząc usługi marketingowe dla podmiotów z którymi są zawarte umowy marketingowe, zakupione gadżety stanowią w spółce A. sp. z o.o. koszt podatkowy, jeśli nie posiadają logo spółki A., tylko logo dostawcy Wnioskodawcy, z którym została zawarta umowa marketingowa.

Uzupełnili go Państwo w odpowiedzi na wezwanie pismem z dnia 28 marca 2024 r. (data wpływu 28 marca 2024 r.)

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca jest osobą prawną prowadzącą działalność gospodarczą w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jest podatnikiem podatku dochodowego os osób prawnych.

Głównym przedmiotem działalności spółki A. Sp. z o.o. jest PKD 46.90.Z. Spółka jest wyspecjalizowaną siecią hurtowni (…).

Spółka w ramach swoich działań wyznacza budżet marketingowy i zakupuje różne gadżety. Gadżety te zawierają logo dostawców, z którymi podpisywane są umowy. Zgodnie z zawartymi umowami oraz porozumieniami Wnioskodawca wystawia faktury za usługi marketingowe dla tych spółek (premie marketingowe na podstawie sprawozdania z wykonanych działań marketingowych). Z kolei gadżety z logo, które kupuje w celu świadczenia usług marketingowych są fakturowane na firmę, na rzecz której są świadczone usługi marketingowe na koniec półrocza.

W ramach umów marketingowych Wnioskodawca zobowiązuje się do tego, że w ramach działań marketingowych będzie zachęcał potencjalnych klientów do zakupów konkretnych towarów z oferty swoich głównych dostawców. Wnioskodawca zobowiązuje się do tych działań marketingowych, każdorazoweo zgodnie z obowiązującym planem marketingowym, te działania to reklama marki, organizowanie spotkań branżowych i szkoleń w siedzibie kontrahenta, budowanie lojalności do marki dostawcy, udział w targach lokalnych i promocja na nich produktów dostawcy.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego

Pismem z dnia 28 marca 2024 r. doprecyzowali Państwo wniosek w odpowiedzi na zadane pytania w następującym zakresie:

1.Czy koszty zakupu gadżetów reklamowych, o których mowa we wniosku Spółka pokrywać będzie z własnych środków obrotowych, czy będą one zwracane Spółce w jakiejkolwiek formie oraz czy będą odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym?

Tak, z własnych środków obrotowych, a następnie jest to doliczane do wynagrodzenia za usługi marketingowe. Zakupione gadżety stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodów.

2.Jakie konkretnie gadżety nabywacie Państwo?

Spodnie robocze, polary, notatniki, długopisy, wiertła, smycz reklamowa, karteczki, słuchawki bezprzewodowe, okulary ochronne, t-shirty, czyściki z mikrofibry, bity.

Niekiedy jest to nieodpłatne, a niekiedy odbywa się za to za kwotę 1,23 zł.

3.Czy gadżety są przekazywane klientom w celu ich zachęcenia do zakupów konkretnych towarów z oferty swoich głównych dostawców? Jeśli tak to czy:

• są one przekazane nieodpłatne?

Służą zachęceniu do zakupów, ale głównie do poszerzenia znajomości marki głównego dostawcy Spółki.

Niekiedy są przekazywane nieodpłatnie, a niekiedy za symboliczną opłatę np. 1 zł. Część budżetu marketingowego przekazywana jest na próbki. W ramach dobrej współpracy klienci otrzymują próbki za darmo, aby mogli ocenić cechy i właściwości towaru. Wręczanie próbek ma na celu promocję sprzedaży oraz nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego (klienta)

• w jaki sposób realizowane przez Państwa działania polegające na przekazywaniu klientom gadżetów z logo Państwa głównych dostawców służą działalności Państwa Spółki w związku ze świadczeniem przez Państwa usług marketingowych - jakie korzyści osiągają Państwo w związku z tymi działaniami?

Tak, jest to działalność marketingowa, za którą Spółka pobiera wspomniane wynagrodzenie. „Spółka w ramach swoich działań wyznacza budżet marketingowy i zakupuje różne gadżety, od których odlicza naliczony podatek od towarów i usług. Gadżety te zawierają logo dostawców, z którymi podpisywane są umowy. Zgodnie z zawartymi umowami oraz porozumieniami Wnioskodawca wystawia faktury za usługi marketingowe dla tych spółek (premie marketingowe na podstawie sprawozdania z wykonanych działań marketingowych).”

• obowiązek nabywania przez Państwa ww. gadżetów a następnie przekazywanie ich Państwa klientom wynika z zawartych umów z kontrahentami?

Pośrednio. Umowy wymagają, aby w ramach działań marketingowych dbać o odpowiednią prezentację marki i logo kontrahenta, a dzieje się to poprzez zakup wspomnianych gadżetów.

4.Czy nabywanie przez Państwa gadżetów jest związane z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą? Proszę o wskazanie związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy poniesionymi wydatkami a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła.

Nabywane gadżety służą działalności marketingowej, za którą Spółka pobiera wspomniane wynagrodzenie-„ Spółka w ramach swoich działań wyznacza budżet marketingowy i zakupuje różne gadżety, od których odlicza naliczony podatek od towarów i usług. Gadżety te zawierają logo dostawców, z którymi podpisywane są umowy. Zgodnie z zawartymi umowami oraz porozumieniami Wnioskodawca wystawia faktury za usługi marketingowe dla tych spółek (premie marketingowe na podstawie sprawozdania z wykonanych działań marketingowych).”

Pytanie

Czy świadcząc usługi marketingowe dla podmiotów z którymi są zawarte umowy marketingowe, zakupione gadżety stanowią w spółce A. sp. z o.o. koszt podatkowy, jeśli nie posiadają logo spółki A., tylko logo dostawcy Wnioskodawcy, z którym została zawarta umowa marketingowa?

Państwa stanowisko w sprawie

Zakup gadżetów przez spółkę (Wnioskodawcę) spełnia wszystkie przesłanki do tego, aby móc stanowić koszt uzyskania przychodów. Niewątpliwie został poniesiony w celu uzyskania przychodów- A. sp. z o.o. zawarła ze swoimi kontrahentami umowy (porozumienia) na świadczenie usług marketingowych, za które pobiera wynagrodzenie. Świadczenie tych usług byłoby znacznie utrudnione, gdyby nie wspomniane wcześniej gadżety z logo kontrahentów, z którymi zostały zawarte umowy. Spółka A. działa tutaj na zasadzie agencji marketingowej i aby móc świadczyć swoje usługi w ramach umowy marketingowej ponosi koszty, które jej to skutecznie umożliwiają. Zgodnie z zawartymi umowami (Spółka przytoczyła tutaj fragment umowy z B. Sp. z o.o) zakres działań marketingowy został sprecyzowany. Zgodnie z punktem 2.1. "kontrahent zobowiązuje się dbać o właściwy wizerunek B., odpowiednią prezentację marki o logo B., w tym logo, którymi opatrzone są Towary, a także zapewnić profesjonalne doradztwo dla klientów odnośnie do produktów B.". Dodatkowo nie można pominąć punkt 2.3 lit. d, który wskazuje, że kontrahent zobowiązuje się do podejmowania następujących Działań marketingowych, każdorazowo zgodnie z odpowiednim Planem marketingowym, takich jak: Budowanie lojalności do marki B. poprzez wydawanie gadżetów reklamowych B. (...)".

Na potwierdzenie związku z przychodami należy przytoczyć punkt 3.1. umowy tj. "Z tytułu świadczenia usług (Działań marketingowych) określonych w punkcie 2 niniejszego porozumienia, B. wypłaci Kontrahentowi wynagrodzenie w postaci Premii marketingowej na zasadach określonych poniżej, w szczególności po spełnieniu warunków."

Zgodnie z art. 15 ust 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc zarówno bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Innymi słowy, negatywnymi przesłankami uniemożliwiającymi zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest to, że został on wymieniony w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT lub fakt braku powiązania takiego wydatku z przychodami podatnika wedle art. 15 ww. ustawy.

Mając na uwadze powyższe oraz ugruntowane podejście organów podatkowych prezentowane w wydawanych interpretacjach indywidualnych należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek spełniający łącznie następujące warunki.

1)został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku zostaje pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztów uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

2)jest definitywny (rzeczywisty), tj wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

3)został właściwie udokumentowany,

4)pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

5)poniesiony został w celu uzyskania, zachowania albo zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

6)nie znajduje się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.

Koszty ponoszone przez podatnika należy ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

Kosztami są zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Zatem Wnioskodawca może zaliczyć wydatki związane z organizacją działań marketingowych (zakup gadżetów z logo innej firmy, dla której świadczy te usługi) do kosztów uzyskania przychodu ponieważ są one ponoszone w celu osiągnięcia przychodu w postaci wynagrodzenia za świadczenie usług należnego ze strony dostawców. Wydatki są bowiem ponoszone w celu uzyskania przychodu ze sprzedaży usług marketingowych na rzecz dostawców Spółki i pozostają w ścisłym związku z wynagrodzeniem ze strony dostawców. Wydatki te nie podlegają wyłączeniu z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1, w szczególności nie stanowią one kosztów reprezentacji, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy CIT.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, za koszty uzyskania przychodów nie uważa się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Jednocześnie, dla kwalifikacji danego wydatku jako reprezentacji kwestia wystawności, przepychu, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia

Należy podkreślić, że beneficjentem tych działań są przede wszystkim dostawcy wyrobów i towarów, którzy zlecają usługi marketingowe. Należy bowiem podkreślić, że celem podejmowanych działań jest promowanie marki Dostawców, a nie kreowanie pozytywnego wizerunku Wnioskodawcy i kreowanie pozytywnych relacji Wnioskodawcy ze swoimi kontrahentami. W ocenie Wnioskodawcy, w takim przypadku działa on jak agencja marketingowa, która organizuje określone Działania na zlecenie swoich klientów. Wątpliwości nie budzi fakt, że w sytuacji agencji marketingowej, poniesione koszty (nawet jeśli obejmują wydatki o charakterze reprezentacyjnym) są kosztami uzyskania przychodu (ze sprzedaży usług) W związku z tym nawet gdyby uznać że część z podejmowanych działań obiektywnie nosi znamiona reprezentacji to dla Wnioskodawcy (działającego jak agencja marketingowa) będą to koszty świadczenia usługi marketingowej, a więc koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu. Wydatki mogłyby być ewentualnie kosztami reprezentacji, ale tylko dla dostawców gdyby oceniać je pod kątem budowania ich wizerunku.

Zatem zakup gadżetów przez spółkę (Wnioskodawcę) spełnia wszystkie przesłanki do tego, aby móc stanowić koszt uzyskania przychodów pomimo, że nie zawiera logo wnioskodawcy, a logo firmy dla której świadczone są usługi marketingowe, za które wnioskodawca pobiera wynagrodzenie.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm.; dalej: „ustawa o CIT”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów lub wydatków, których wysokość zaliczenia w ciężar kosztów podatkowych została ustawowo ograniczona.

Przesłankę celowości kosztu uważa się za spełnioną, gdy istnieje związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem danego kosztu a powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Nie ma przy tym znaczenia, czy dany wydatek przyniósł oczekiwany skutek w postaci osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenie ich źródła. Istotne jest, czy w momencie jego ponoszenia podatnik mógł - obiektywnie oceniając - oczekiwać takiego efektu.

Zatem, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, której celem jest osiągnięcie przychodów bądź zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Podatnik zobowiązany jest więc wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów, nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

a)„celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

b)„zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

c)„zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Podsumowując, wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu zaistnieje związek przyczynowy i koszt nie będzie objęty dyspozycją art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Stosownie do regulacji zawartej w art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia czy Spółka będzie mieć prawo do rozpoznania w kosztach uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wydatków poniesionych na zakupione gadżety a związanych ze świadczeniem Usług marketingowych dla podmiotów z którymi zawarła umowy marketingowe.

Mając na uwadze powyższe należy zauważyć, że z opisu sprawy wynika, że Spółka jest wyspecjalizowaną siecią hurtowni (…). Spółka w ramach swoich działań wyznacza budżet marketingowy i zakupuje różne gadżety. Gadżety te zawierają logo dostawców, z którymi podpisywane są umowy. Zgodnie z zawartymi umowami oraz porozumieniami wystawiacie Państwo faktury za usługi marketingowe dla tych spółek (premie marketingowe na podstawie sprawozdania z wykonanych działań marketingowych). Z kolei gadżety z logo, które kupujecie Państwo w celu świadczenia usług marketingowych są fakturowane na firmę, na rzecz której są świadczone usługi marketingowe na koniec półrocza. W ramach umów marketingowych zobowiązujecie się Państwo do tego, że w ramach działań marketingowych będziecie zachęcać potencjalnych klientów do zakupów konkretnych towarów z oferty swoich głównych dostawców. Spółka zobowiązuje się również do tych działań marketingowych, każdorazowo zgodnie z obowiązującym planem marketingowym, te działania to reklama marki, organizowanie spotkań branżowych i szkoleń w siedzibie kontrahenta, budowanie lojalności do marki dostawcy, udział w targach lokalnych i promocja na nich produktów dostawcy. Z uzupełnienia wniosku wynika także, że gadżety niekiedy są przekazywane nieodpłatnie, a niekiedy za symboliczną opłatę np. 1 zł. Część budżetu marketingowego przekazywana jest na próbki. W ramach dobrej współpracy klienci otrzymują próbki za darmo, aby mogli ocenić cechy i właściwości towaru. Wręczanie próbek ma na celu promocję sprzedaży oraz nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego (klienta). Jak wynika z opisu sprawy obowiązek nabywania przez Spółkę ww. gadżetów a następnie przekazywanie ich klientom wynika pośrednio z zawartych umów z kontrahentami, ponieważ umowy te wymagają, aby w ramach działań marketingowych dbać o odpowiednią prezentację marki i logo kontrahenta, a dzieje się to poprzez zakup wspomnianych gadżetów. Wskazują Państwo także, że gadżety są przez Państwa zakupione z własnych środków obrotowych, a następnie jest to doliczane do wynagrodzenia za usługi marketingowe.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości wskazać należy, że oceniając, czy możecie Państwo zaliczyć poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodów należy uwzględnić unormowania art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Jak już wskazano powyżej, ustawodawca wyłączył z kosztów uzyskania przychodów koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Zatem oceniając, czy dane koszty ponoszone przez podatnika mają charakter reprezentacyjny należy patrzeć przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie pozytywnego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny i nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów w myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Jednocześnie należy zauważyć, że wyłączając z kosztów podatkowych koszty reprezentacji, ustawa podatkowa nie definiuje terminu „reprezentacja” ani też nie odsyła do innych przepisów prawa. Brak ustawowej definicji pojęcia „reprezentacja” nie uprawnia jednak do dowolnego określania zakresu znaczeniowego tego terminu.

W piśmiennictwie powoływana jest zazwyczaj definicja słownikowa. Wskazać jednakże należy, że w przeciwieństwie do definicji ustawowej, zamieszczonej w danym akcie prawnym, nie ma jednej i powszechnie obowiązującej definicji słownikowej określonego pojęcia, a pomiędzy poszczególnymi z nich mogą zachodzić różnice w sposobie opisu wyjaśnianego terminu oraz niezbędnych cechach i elementach, które składają się na opis wyjaśniający znaczenie danego pojęcia. O ile w przypadku definicji ustawowej brak zaistnienia jakiegokolwiek jej elementu, czy też spełnienia wynikającego z niej warunku, nie jest możliwe przyporządkowanie danego stanu faktycznego do normy prawnej, w której pojęcie to występuje, to skutek ten nie może być automatycznie stosowany w przypadku posłużenia się definicją słownikową.

Dlatego też w zasadnym jest odwołanie się do etymologii terminu „reprezentacja”, gdzie „repraesentatio” (łac.) oznacza „wizerunek”.

W świetle powyższego, „reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 16 października 2013 r. sygn. akt II FSK 2442/13). Podobny pogląd prezentuje też Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku siedmioosobowego składu z 16 czerwca 2013 r. sygn. akt II FSK 702/11.

Innymi słowy, reprezentacja w odniesieniu do działalności gospodarczej podatnika, to działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, które mają na celu kształtowanie oraz utrwalanie właściwego wizerunku firmy. Właściwy wizerunek zaś to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji „obraz przedsiębiorcy” przełoży się na zawarcie umowy, nabywanie jego produktów lub usług.

Podobnie jak w przypadku reprezentacji, tak również w odniesieniu do reklamy i promocji brak jest w przepisach podatkowych legalnej definicji tego pojęcia.

Według Słownika języka polskiego pod red. M. Szymczaka (wyd. PWN z 1996 r., tom III, s. 37) reklamą jest „rozpowszechnianie informacji o towarach ich zaletach, wartości, miejscach i możliwościach nabycia, chwalenie czegoś, zalecanie czegoś przez prasę, radio telewizję; środki (np. plakaty, napisy, ogłoszenia itp.) służące temu celowi”. Chodzi więc o zachwalanie produktów, usług czy towarów danego producenta lub sprzedawcy, skłonienie ludzi do ich nabywania.

Pojęcie „reklamy” należy rozumieć jako wszelkie celowe działania podatnika mające na celu rozpowszechnienie wiedzy o oferowanych przez niego produktach lub usługach, działania, których celem jest kształtowanie popytu, przez poszerzenie wiedzy przyszłych nabywców o towarach bądź usługach, ich cechach i przeznaczeniu, w celu zachęcenia do nabywania towarów, bądź usług od tego właśnie, a nie innego podmiotu gospodarczego.

Innymi słowy reklama to działania podmiotu gospodarczego kształtujące popyt na dane towary, usługi lub markę, przez poszerzenie wiedzy o nich, mające na celu zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu towarów lub usług tego podmiotu gospodarczego.

Reklama może być realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez prezentowanie danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych lub konsumpcyjnych, zalet technicznych, estetycznych lub zdrowotnych, rozwiązań nowoczesnych czy modnych, a także poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Za logo uznać należy znak handlowy o charakterze graficznym, używany przez daną firmę do identyfikowania marki swojego produktu lub oferowanych usług oraz odróżniania ich od innych. Logo może obejmować zarówno nazwę przedsiębiorcy, jej skrót jak też nazwę konkretnego produktu lub usługi. Każda z tych form, jeżeli jest stosowana w określonych okolicznościach spełnia funkcje reklamowe. Identyfikowana bowiem jest z daną firmą i oferowanymi przez nią towarami lub usługami, zwiększając ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcając do ich nabycia. Do reklamy można zatem zaliczyć te działania, które mają na celu przekazanie wiedzy o zaletach i wartości reklamowej firmy (reklama firmy), realizowane poprzez rozpowszechnianie jej logo.

Z kolei promocja oznacza działania zmierzające do zwiększenia popularności jakiegoś produktu (usługi) lub przedsięwzięcia. Pod pojęciem promocji kryje się więc ogół czynności związanych z oddziaływaniem na klientów i potencjalnych nabywców polegających na dostarczaniu informacji, argumentacji i obietnic. Promocja stanowi także formę zachęty, skłaniającą do nabywania oferowanych produktów i usług, jak również wytwarzającą przychylną opinię o firmie.

Konkludując, reprezentacja dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku podatnika jako podmiotu gospodarczego, natomiast reklama (promocja) dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku nie samego podatnika, lecz jego produktów (towarów i usług). Podnosi się także, że reklama polega na przedstawianiu towarów i usług oraz nakłanianiu do ich nabycia w sposób bezpośredni, zaś reprezentacja pośrednio promuje podmiot gospodarczy przez stworzenie dobrego wizerunku firmy.

Mając na uwadze opis sprawy, powołane przepisy prawa podatkowego oraz analizując charakter przedmiotowych wydatków należy stwierdzić, iż co do zasady wszystkie racjonalne wydatki związane z działalnością gospodarczą podatnika o charakterze reklamowym nakierowane na utrzymanie klientów lub pozyskanie nowych, spełniają zarówno przesłankę „poniesienia w celu zachowania źródła przychodów”, jak i „poniesienia w celu osiągnięcia przychodów”.

Biorąc pod uwagę powyższe oraz profil prowadzonej przez Państwa działalności należy stwierdzić, iż Spółka będzie miała prawo do zaliczenia do podatkowych kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z nabyciem gadżetów, o których mowa we wniosku. Zauważyć bowiem należy, że wydatki te zostały poniesione w celu świadczenia przez Państwa usług marketingowych (reklamowych). Ponadto w związku z tymi działaniami, klienci mają możliwość zapoznania się z ofertą Państwa kontrahentów (dla których świadczą Państwo usługi marketingowe) a tym samym z Państwa ofertą sprzedażową. Powyższe okoliczności wskazują, że celem zakupu gadżetów wskazanych we wniosku była możliwość świadczenia przez Państwa usług marketingowych dla Państwa kontrahentów oraz szeroko rozumiana promocja i reklama produktów sprzedawanych przez Państwa Spółkę, a nie reprezentacja w postaci kreowania pozytywnego wizerunku Państwa Spółki. Zatem ww. wydatki związane są z prowadzoną przez Państwa działalnością i pozostają one w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem przychodów i mogą mieć wpływ na wielkość osiągniętych przez Państwa przychodów. W konsekwencji wskazane przez Państwa wydatki związane z nabyciem gadżetów o których mowa we wniosku będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i nie będą wyłączone z tych kosztów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Tym samym Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Spółki. Inne kwestie przedstawione w opisie sprawy oraz własnym stanowisku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy Ordynacja podatkowa. Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i/lub zdarzenia przyszłego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).