Interpretacja indywidualna z dnia 12 marca 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0115-KDIT2.4011.58.2024.1.ENB

Obowiązki płatnika związane z przekazywaniem pracownikom zatrudnionym na podstawie umów o pracę informacji PIT-11 za pomocą zabezpieczonej platformy internetowej.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

29 stycznia 2024 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika związanych z przekazywaniem pracownikom zatrudnionym na podstawie umów o pracę informacji PIT-11 za pomocą zabezpieczonej platformy internetowej. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca - A Sp. z o.o. w B - (...).

Na dzień złożenia niniejszego wniosku zatrudniają Państwo ok. (...) pracowników w ramach umowy o pracę, w rozumieniu art. 3 Kodeksu pracy, w związku z czym pełnią Państwo funkcję płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych w rozumieniu przepisu art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jako płatnik podatku dochodowego posługują się Państwo numerem NIP: (...). W zakładzie pracy, pracownicy mają dostęp do zabezpieczonej platformy intranetowej Q. Indywidualny dostęp do tej platformy możliwy jest dla każdego pracownika przy użyciu indywidualnego loginu oraz hasła. Za pomocą platformy pracownicy mają dostęp do swoich informacji płacowych za poszczególny miesiąc. Dostęp do platformy zostaje nadany w momencie zatrudnienia i realizowany jest przez przeglądarkę internetową za pośrednictwem sprzętu służbowego. Dostęp wygasa wraz z ustaniem zatrudnienia.

W związku z (...), planują Państwo udostępnić pracownikom imienne informacje PIT-11, zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w formie elektronicznej (...). Informacje zostaną udostępnione na platformie Q pracownikom pozostającym w stosunku pracy w momencie ich wysyłania. Ponadto zostanie przeprowadzona kampania informująca pracowników o zmianie sposobu przekazywania deklaracji rocznych PIT-11, a także wydane odpowiednie zarządzenie wewnętrzne regulujące nowy sposób dostarczania informacji PIT-11.

Pracownicy, którzy na dzień przekazania informacji PIT-11 nie będą pozostawać w stosunku pracy, informację PIT-11 otrzymają drogą pocztową. Po zakończeniu roku podatkowego informacje PIT-11 dla pracowników zostaną wygenerowane w formie nieedytowalnych plików w formacie PDF, zgodnie z obowiązującym wzorem informacji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów.

Informacje PIT-11 będą zawierały imię i nazwisko oraz stanowisko osoby wyznaczonej do obliczenia i poboru podatku oraz zostaną umieszczone na platformie Q.

Jako potwierdzenie wywiązania się z obowiązku przekazania informacji PIT-11 pracownikom, wygenerowany zostanie przez system informatyczny raport zawierający datę umieszczenia informacji PIT-11 na platformie Q.

Ponadto będą mieli również Państwo możliwość wygenerowania raportu z logowania pracowników zawierającego datę i godzinę zalogowania się na indywidualne konto.

Pytania

1)Czy przekazanie pracownikom informacji PIT-11 w formie elektronicznej na zakładowej, zabezpieczonej platformie internetowej stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

2)Czy pracownicy muszą wyrazić zgodę na otrzymanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej za pośrednictwem firmowego Intranetu?

3)Jeżeli pozyskanie zgody pracownika, o której mowa w punkcie 2 jest konieczne, to czy może zostać ona wyrażona w formie oświadczenia woli pracownika złożonego w Intranecie poprzez zaznaczenie odpowiedzi „tak” lub „nie” na pytanie: „czy wyraża Pan/Pani zgodę na otrzymanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej?”

4)Czy wygenerowany przez system informatyczny raport z datą umieszczenia informacji PIT- 11 na platformie internetowej będzie wystarczającym potwierdzeniem przekazania informacji PIT-11 podatnikom?

Państwa stanowisko w sprawie

Państwa zdaniem – w zakresie pytania nr 1 – z uwagi na fakt, iż w przepisach podatkowych brak jest regulacji, które nakazywałyby płatnikom podatku dochodowego od osób fizycznych przekazywać podatnikom deklaracje podatkowe w określonej formie (w tym przypadku w papierowej), przekazanie podatnikowi przez płatnika imiennej informacji, o której mowa w art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za pomocą platformy internetowej w formie pliku PDF zawierającego informację PIT-11 podpisaną podpisem elektronicznym realizuje obowiązek przekazania podatnikowi informacji PIT-11.

W zakresie pytania nr 2 – wskazali Państwo, że nie znajdują przepisów mówiących o wymogu uzyskania przez płatnika (pracodawcę) zgody od pracowników na przekazywanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej na zabezpieczonej platformie internetowej. Nadmieniają Państwo, iż dzięki takiej formie przekazywania informacji PIT-11, pracownicy będą mieli dostęp do informacji PIT-11 w dowolnym momencie.

W zakresie pytania nr 3 – wskazują Państwo, iż dążą do (...) wymaga wdrażania nowych rozwiązań i usprawnień. Oświadczenie woli pracownika zgodnie z art. 60 Kodeksu cywilnego w formie elektronicznej jest właściwe i zasadne.

Państwa zdaniem – w zakresie pytania nr 4 – wygenerowany przez system informatyczny raport z dokładną datą umieszczenia informacji PIT-11 na zabezpieczonej platformie oraz możliwość wygenerowania raportu potwierdzającego datę zalogowania się pracownika na platformie, będzie wystarczającym potwierdzeniem przekazania pracownikom imiennych informacji.

Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, płatnik zobowiązany jest jedynie do przesłania podatnikowi imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru. Wskazują Państwo, że prezentowane stanowiska znajdują potwierdzenie w interpretacjach organów podatkowych, w szczególności:

•interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5 sierpnia 2020 r., znak: 0115- KDIT2.4011.473.2020.1.HD,

•interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 26 stycznia 2021 r., znak:0112-KDIL2-1.4011.801.2020.1.AMN.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 8 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.):

Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Na podstawie art. 32 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.):

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Natomiast stosownie do art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Płatnicy, o których mowa w art. 32, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74, 148 i 152-154. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

W opisie zdarzenia wskazali Państwo, że na dzień złożenia wniosku zatrudniają ok. (...) pracowników w ramach umowy o pracę, w rozumieniu art. 3 Kodeksu pracy, w związku z czym pełnią Państwo funkcję płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych. W zakładzie pracy, pracownicy mają dostęp do zabezpieczonej platformy intranetowej Q. Indywidualny dostęp do tej platformy możliwy jest dla każdego pracownika przy użyciu indywidualnego loginu oraz hasła. Za pomocą platformy pracownicy mają dostęp do swoich informacji płacowych za poszczególny miesiąc. Dostęp do platformy zostaje nadany w momencie zatrudnienia i realizowany jest przez przeglądarkę internetową za pośrednictwem sprzętu służbowego. Dostęp wygasa wraz z ustaniem zatrudnienia. Planują Państwo udostępnić pracownikom imienne informacje PIT-11 w formie elektronicznej (...). Informacje zostaną udostępnione na platformie Q pracownikom pozostającym w stosunku pracy w momencie ich wysyłania. Ponadto zostanie przeprowadzona kampania informująca pracowników o zmianie sposobu przekazywania deklaracji rocznych PIT-11, a także wydane odpowiednie zarządzenie wewnętrzne regulujące nowy sposób dostarczania informacji PIT-11.

Pracownicy, którzy na dzień przekazania informacji PIT-11 nie będą pozostawać w stosunku pracy, informację PIT-11 otrzymają drogą pocztową. Po zakończeniu roku podatkowego informacje PIT-11 dla pracowników zostaną wygenerowane w formie nieedytowalnych plików w formacie PDF, zgodnie z obowiązującym wzorem informacji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów.

Informacje PIT-11 będą zawierały imię i nazwisko oraz stanowisko osoby wyznaczonej do obliczenia i poboru podatku oraz zostaną umieszczone na platformie Q.

Jako potwierdzenie wywiązania się z obowiązku przekazania informacji PIT-11 pracownikom, wygenerowany zostanie przez system informatyczny raport zawierający datę umieszczenia informacji PIT-11 na platformie Q.

Ponadto będą mieli również Państwo możliwość wygenerowania raportu z logowania pracowników zawierającego datę i godzinę zalogowania się na indywidualne konto.

W kontekście Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności wskazać należy, że niewywiązanie się przez płatnika z obowiązku przekazania podatnikowi i organowi podatkowemu przewidzianych prawem informacji stanowi przesłankę do pociągnięcia go do odpowiedzialności karno-skarbowej.

Zgodnie bowiem z art. 80 § 2 ustawy z 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 654, ze zm.):

Płatnik oraz podmiot, o którym mowa w art. 41 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, niepełniący funkcji płatnika, który wbrew obowiązkowi nie składa w terminie podatnikowi lub właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej lub informacji, o których mowa w art. 42 ust. 2 pkt 2 powołanej ustawy, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Z powołanych powyżej przepisów ustawy Ordynacja podatkowa oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że do obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych należy:

•obliczenie podatku;

•pobranie od podatnika podatku,

•wpłacenie podatku we właściwym terminie organowi podatkowemu,

•sporządzenie we właściwej formie informacji o wysokości osiągniętych dochodów i przekazanie jej podatnikowi oraz organowi podatkowemu.

Ww. art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nakłada na płatników obowiązek przesłania/przekazania podatnikom i odpowiednim urzędom skarbowym – imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru (PIT-11). Jednocześnie przepis ten nie określa zasad przesłania/przekazania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym na podstawie stosunku pracy) informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników, tj. nie reguluje zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisie tym ustawodawca wprowadził jedynie wymóg sporządzenia takiej informacji według ustalonego wzoru i przekazania ich podatnikom przez płatników. Również przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają – tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej). Z tych względów należy uznać, że przekazanie/przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Wykorzystywanie platform internetowych, systemów elektronicznych, aplikacji itp. jest obecnie popularnym i powszechnie przyjętym sposobem komunikacji z pracownikami. Niejednokrotnie korzystanie z ww. platform internetowych, systemów elektronicznych, aplikacji jest obowiązkiem pracownika określonym przez wewnętrzne regulacje jednostki, np. w regulaminie pracy, umowie o pracę, umowie zlecenia, zarządzeniu, itp.

Zgodzić się zatem należy, że przekazanie pracownikom informacji PIT-11 w opisany we wniosku sposób, tj. poprzez ich udostępnienie przy użyciu indywidualnego loginu i hasła pracownika w formie elektronicznej (jako nieedytowalnego pliku w formacie PDF zgodnie z obowiązującym wzorem informacji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów, zawierających imię i nazwisko oraz stanowisko osoby wyznaczonej do obliczenia i poboru podatku) na zabezpieczonej platformie internetowej (firmowym intranecie), przy jednocześnie przeprowadzonej kampanii informującej pracowników o zmianie sposobu przekazywania informacji PIT-11 i wydania odpowiedniego aktu wewnętrznego regulującego nowy sposób jej dostarczania – stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Skoro dostęp do ww. platformy – jak Państwo podają – zostaje nadany w momencie zatrudnienia i realizowany jest przez przeglądarkę internetową za pośrednictwem sprzętu służbowego, a ponadto za pomocą platformy pracownicy mają dostęp do swoich informacji płacowych za poszczególny miesiąc to przyjąć należy, że pracownik akceptując warunki wykonywania swojej pracy –zaakceptował również taki sposób dostępu do informacji. W rezultacie przekazanie przez płatnika informacji PIT-11 za pośrednictwem opisanej we wniosku platformy nie wymaga uzyskania od pracownika dodatkowej zgody w tym zakresie.

Wobec powyższego ocena stanowiska w zakresie pytania nr 3 – stała się bezprzedmiotowa. Dotyczyło ono bowiem sytuacji, w której dodatkowe uzyskanie zgody pracownika zostałoby uznane za konieczne.

Z wniosku wynika również, że przez system informatyczny zostanie wygenerowany raport zawierający datę umieszczenia informacji PIT-11 na platformie Q oraz, że będą mieli również Państwo możliwość wygenerowania raportu z logowania pracowników zawierającego datę i godzinę zalogowania się na indywidualne konto.

Zauważyć należy, że przepisy nie wskazują sposobu potwierdzania przekazania pracownikom informacji PIT-11. Jednakże w sytuacji, gdy z wygenerowanego przez system informatyczny raportu wynikać będzie data umieszczenia tej informacji na platformie internetowej, a więc udostępnienia informacji PIT-11 przez płatnika, co z kolei umożliwi swobodne jej pobranie przez pracownika poprzez przeglądarkę internetową za pośrednictwem sprzętu służbowego – to uznać należy, że raport ten potwierdzi realizację przez Państwa obowiązku przekazania informacji pracownikom.

Wobec powyższego Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe.

Odniesienie się do podanych przez Państwa rozstrzygnięć

Podane przez Państwa interpretacje indywidualne dotyczą indywidualnych spraw odrębnych podmiotów. Niemniej jednak w toku rozważań nad sposobem rozstrzygnięcia wniosku organ miał na względzie także prezentowane w nich stanowiska i argumenty.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywałw dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

•Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

•Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

•Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

•w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

•w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego.

Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.