Interpretacja indywidualna z dnia 6 marca 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL2-1.4011.936.2023.2.KP

Obowiązki płatnika w związku z używaniem przez pracownika samochodu prywatnego do celów służbowych.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

19 grudnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 19 grudnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych. Uzupełniliście go Państwo pismem z 19 lutego 2024 r. (wpływ 23 lutego 2024 r.) oraz pismem z dnia 27 lutego 2024 r. (wpływ 28 lutego 2024 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Prosicie Państwo o interpretację i podanie informacji odnośnie naliczenia podatku w wysokości 12% od używania samochodu prywatnego niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. poz. 271 z 2002 roku ze zmianami).

Stan faktyczny.

Kilometrówka, rozliczanie kosztów według faktycznej liczby przejechanych kilometrów na podstawie zawartych umów z pracownikami – rozliczanych na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie zawarło umowy z pracownikami o używanie samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych. Pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę w systemie zadaniowego czasu pracy, na stanowisku koordynatora rodzinnej pieczy zastępczej. Miejscem wykonywania pracy jest PCPR oraz teren Powiatu.

Rozliczacie Państwo poniesione koszty użytkowania prywatnego samochodu na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów, nie więcej niż 500 km miesięcznie.

Naliczacie i odprowadzacie 12% podatek od uzyskanego przychodu przez pracownika.

Zdarzenie przyszłe.

Zastosowanie ryczałtu, miesięczny limit pomniejszany o nieobecności pracownika.

Ryczałtu na dzień dzisiejszy Państwo nie stosujecie.

W uzupełnieniu doprecyzowaliście Państwo opis sprawy poprzez wskazanie, że zgodnie z Ustawą z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2024 r., poz. 107) art. 4, pkt 3 i 3a., pkt. 5, Ustawą z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2023r, poz. 901) art. 12, art. 19 oraz Ustawą z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodzin i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2024 r., poz. 177, art. 79, art. 180, wynika prawo do zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu stanowiącego własność pracownika (niebędącego własnością pracodawcy) dla celów służbowych w jazdach lokalnych.

Zawarto umowy o używanie samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy dla celów służbowych. Umowa na podstawie przepisów Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r., poz. 27 ze zm.) & 1 rozporządzenia – przyznacie Państwo pracownikowi zgodnie z Ustawą o pomocy społecznej art. 121 ust. 3c.

Uzupełniając zdarzenie przyszłe wskazaliście Państwo, że zastosujecie ryczałt (dla pozostałych pracowników firmy, pomijając koordynatorów, którzy otrzymują kilometrówkę) z tytułu używania pojazdu, stanowiącego własność pracownika (niebędącego własnością pracodawcy) dla celów służbowych w jazdach lokalnych, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002r, poz. 27 ze zm.)

Sądzicie Państwo, że nie będzie konieczne opodatkowania tego przychodu podatkiem dochodowym w wysokości 12%.

Ponadto, informujecie Państwo, iż pracownicy otrzymujący kilometrówkę za używanie samochodu osobowego do jazd lokalnych, niebędącego własnością pracodawcy, nie są pracownikami socjalnymi. Są zatrudnieni na stanowisku koordynatora rodzinnej pieczy zastępczej, na podstawie Ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2023 r., poz. 901) art.12, art.19 oraz Ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodzin i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2024 r., poz. 177, art. 79, art. 180 oraz art. 39 ust. 1 i 2 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1282, Dz.U. z 2021 r., poz. 1834 ze zm.) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. z 2021 r., poz. 1960), Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 22 maja 2023 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych – kat. zaszeregowania XV.

Wypłata ryczałtu za używanie samochodu osobowego do jazd lokalnych, niebędącego własnością pracodawcy ma być realizowana dla pozostałych pracowników firmy (niebędącymi pracownikami socjalnymi ani koordynatorami).

Pytania

1.Czy kilometrówkę (faktycznie przejechane kilometry) z tytułu używania pojazdu, stanowiącego własność pracownika (niebędącego własnością pracodawcy) dla celów służbowych w jazdach lokalnych zgodnie z zawartymi umowami między pracodawcą a pracownikiem należy opodatkować 12% podatkiem od przychodu osób fizycznych?

Jeżeli należy odstąpić od opodatkowania tych przychodów, to od kiedy należy odstąpić od naliczania i odprowadzania podatku przez płatnika?

2.Czy ryczałt z tytułu używania pojazdu, stanowiącego własność pracownika (niebędącego własnością pracodawcy ) dla celów służbowych w jazdach lokalnych należy opodatkować 12% podatkiem od przychodu osób fizycznych?

Jeżeli należy odstąpić od opodatkowania tych przychodów, to od kiedy należy odstąpić od naliczania i odprowadzania podatku przez płatnika?

Państwa stanowisko w sprawie

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie zawarło umowy z pracownikami o używanie samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych.

Pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę w systemie zadaniowego czasu pracy, na stanowisku koordynatora rodzinnej pieczy zastępczej. Miejscem wykonywania pracy jest PCPR oraz teren Powiatu.

Rozliczacie Państwo poniesione koszty użytkowania prywatnego samochodu na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów, nie więcej niż 500 km miesięcznie.

Naliczacie i odprowadzacie 12% podatek od uzyskanego przychodu przez pracownika.

Stoicie Państwo na stanowisku, że rekompensata poniesionych przez pracownika kosztów wynikających z wykonywania zadań wskazanych przez pracodawcę nie powinna zostać obarczona podatkiem dochodowym.

Dotyczy to, według Państwa osądu, zarówno zdarzenia zaistniałego – rozliczenie kilometrówki, jak i zdarzenia przyszłego – rozliczenie ryczałtu.

W istocie, Państwa zdaniem, o opodatkowaniu podatkiem dochodowym nie decyduje ani forma umowy, ani forma rozliczenia, ale wyłącznie charakter świadczenia, które jest świadczeniem związanym ze stosunkiem pracy, jest zwrotem kosztów.

Ww. stanowisko zastosujecie Państwo z terminem obowiązującym od dnia wydania interpretacji.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiliście Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.):

Powyższy przepis ustanawia generalną zasadę opodatkowania podatkiem dochodowym, zgodnie z którą opodatkowaniu tym podatkiem podlegają wszelkie uzyskane przez podatnika w danym roku korzyści majątkowe, z wyjątkiem tych, które na mocy ustawy wyłączone zostały z tego opodatkowania (np. poprzez wprowadzenie ustawowego zwolnienia z opodatkowania, czy też zaniechanie poboru podatku).

Przepis art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, stanowi, że:

Zgodnie z art. 11 ust. 1 ww. ustawy:

Stosownie do art. 12 ust. 1 omawianej ustawy:

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów zostały wskazane jedynie przykładowo. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on od pracodawcy realną korzyść mającą wymiar finansowy, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z kolei art. 12 ust. 4 powołanej ustawy stanowi, że:

W świetle art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Stosownie do postanowień art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2201 ze zm.):

Natomiast § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.) stanowi, że:

Wobec powyższego, kwota przedmiotowego zwrotu wydatków za jazdy lokalne stanowi dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy.

Z § 2 tego rozporządzenia wynika, że:

Stosownie do § 3 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia:

W myśl § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Obowiązujące przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku zrekompensowania pracownikowi ww. wydatku, tak jak ma to miejsce w przypadku podróży służbowej zgodnie z art. 77⁵ Kodeksu pracy (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465). To z kolei prowadzi do wniosku, że w sytuacji nieotrzymania zwrotu poniesionych kosztów przez pracownika, pracownik musiałby je pokryć z własnych środków. Zatem przyjęcie dodatkowego świadczenia oferowanego przez pracodawcę leży w interesie pracownika, gdyż jest równoznaczne z uniknięciem przez niego wydatku jaki musiałby ostatecznie ponieść, gdyby pracodawca nie dokonał jego zwrotu.

Wobec tego zwrot kosztów poniesionych przez pracownika tytułem wykorzystywania, na podstawie właściwej umowy, prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych – stanowi dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy, a w konsekwencji przychód w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W kontekście powyższego należy wskazać, że gdyby wolą ustawodawcy nie było zaliczenie omawianych świadczeń do przychodów, to nie zawarłby w katalogu zwolnień przepisu określonego w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Powyższa regulacja ogranicza jednak krąg podatników mogących skorzystać z omawianego zwolnienia do tych, którym przepisy odrębnych ustaw gwarantują możliwość przyznania prawa do zwrotu poniesionych kosztów, bądź nakładają na pracodawcę obowiązek zwrotu pracownikowi tych kosztów.

Odrębnymi ustawami do których odsyła art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych są np.:

-ustawa z dnia 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” (t. j. Dz. U. z 2020 r. poz. 2064),

-ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1356 ze zm.),

-ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 901 ze zm.),

-ustawa z 27 lipca 2001 r. o kuratorach sądowych (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1095).

Z powyższego wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw. W pozostałych przypadkach zwrot taki stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy.

Zatem omawianie zwolnienie adresowane jest do wąskiej grupy osób, o których mowa w odrębnych ustawach, do których odwołał się ustawodawca.

W myśl art. 121 ust. 3c ustawy o pomocy społecznej:

Zacytowany powyżej przepis ustawy o pomocy społecznej odnosi się do zwrotu kosztów przejazdów związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Przewiduje on możliwość przyznania takiego zwrotu w sytuacji, gdy pracodawca nie ma możliwości zapewnienia dojazdu środkami transportu będącymi w jego dyspozycji. Należy zatem stwierdzić, że jest to przepis ustawowy, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zauważyć również należy, że powyższy przepis obejmuje swoją dyspozycją wyłącznie pracowników socjalnych, o których mowa w ustawie o pomocy społecznej.

Natomiast wskazani we wniosku koordynatorzy rodzinnej pieczy zastępczej oraz pozostali pracownicy nie są pracownikami socjalnymi w myśl powołanej ustawy o pomocy społecznej, a tym samym zacytowany art. 121 ust. 3c ustawy o pomocy społecznej nie znajduje do nich zastosowania.

Z ustawy tej nie wynika również, by koordynatorom rodzinnej pieczy zastępczej czy innym pracownikom niebędącym ani koordynatorami rodzinnej pieczy zastępczej ani pracownikami socjalnymi z tytułu używania własnego samochodu dla celów służbowych przysługiwał zwrot kosztów przejazdów do miejsc wykonywania przez nich czynności zawodowych.

W tym miejscu należy wyraźnie zaakcentować, że na gruncie konstrukcji i systematyki ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wprowadzenie przez ustawodawcę powyższego zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy dowodzi, że każdy zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych stanowi przychód tego pracownika. Nie można bowiem stracić z pola widzenia faktu, że aby dane świadczenie wymienione w katalogu zwolnień z art. 21 ust. 1 ww. ustawy w ogóle mogło korzystać ze zwolnienia od podatku, najpierw (wyjściowo) musiałoby stanowić przychód. Gdyby bowiem takie świadczenie ustawodawca ulokował poza źródłem przychodu, byłoby z opodatkowania wyłączone, a nie zwolnione; do tego bowiem w istocie sprowadza się różnica między zwolnieniem podatkowym a wyłączeniem z opodatkowania, których to instytucji pod żadnym pozorem nie należy mylić, a tym bardziej stosować zamiennie, mimo nawet zbliżonych skutków ekonomicznych.

Mając zatem na uwadze przedstawiony we wniosku opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, że zwrot kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych – niezależnie od tego czy w formie ryczałtu czy w formie kilometrówki – koordynatorom rodzinnej pieczy zastępczej oraz pozostałym pracownikom – niebędącym pracownikami socjalnymi – stanowi dla tych osób przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który nie korzysta ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, bowiem prawo do takiego zwrotu przysługuje wyłącznie pracownikowi socjalnemu na podstawie przepisów odrębnej ustawy, tj. art. 121 ust. 3c ustawy o pomocy społecznej. W związku z tym ciążą na Państwu obowiązki płatnika wynikające z art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Nie należy więc odstępować od naliczania i odprowadzania podatku przez płatnika.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

·stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz

·zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosujecie się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Macie Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).