Interpretacja indywidualna z dnia 8 lutego 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0115-KDIT2.4011.582.2023.1.MM

Obowiązki płatnika z tytułu wypłaty diety oraz zwrotu kosztów za nocleg, wypłacane współpracownikom w związku z wykonywaniem przez nich usług poza ich miejscem zamieszkania oraz poza miejscem siedziby działalności, które to należności są wypłacane w wysokościach określonych w Rozporządzeniu MPiPS.

Interpretacja indywidualna

 – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

12 grudnia 2023 r. wpłynął Pana wniosek, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

1.Prowadzi Pan działalność gospodarczą i posiada miejsce efektywnego zarządu na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, w związku z czym podlega Pan nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce.

2.W ramach prowadzonej działalności świadczy Pan usługi obejmujące m.in. wykonywanie (...) .

3.Przedmiotowe usługi są przez Pana realizowane zarówno w Polsce, jak i w innych państwach należących do Unii Europejskiej (w tym przede wszystkim na terytorium Niemiec, Belgii oraz Holandii). Nie dysponuje Pan na terytorium Niemiec, Belgii lub Holandii zakładem ani stałą placówką w rozumieniu odpowiednio art. 5 Umowy w sprawie UPO z Niemcami, art. 5 Konwencji w sprawie UPO z Belgią, czy też art. 5 Konwencji w sprawne UPO z Holandią.

4.Usługi, o których mowa w pkt 2 i 3 powyżej są przez Pana (...) . Powierzone usługi wykonuje Pan przy pomocy swoich współpracowników (dalej jako „Współpracownicy”), tj. osób fizycznych, z którymi współpracuje Pan na podstawie umów cywilnoprawnych, do których w oparciu o art. 750 Kodeksu Cywilnego stosuje się przepisy dotyczące umowy zlecenia. Umowy cywilnoprawne, o których mowa w zdaniu poprzednim, zawierane są zwyczajowo na czas określony.

5.Współpracownicy to obywatele polscy bądź cudzoziemcy (tj. obywatele państw trzecich nienależących do Unii Europejskiej, w tym w szczególności obywatele Ukrainy), którzy jednak — ze względu na posiadanie w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych - podlegają tu nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Okoliczność podlegania przez cudzoziemców w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu jest przez nich potwierdzana poprzez przedkładanie Panu certyfikatów rezydencji podatkowej. Współpracownicy nie dysponują również na terytorium Niemiec, Belgii czy Holandii stałymi placówkami, które umożliwiałyby im wykonywanie działalności w tych państwach. W konsekwencji nic ma podstaw, aby dochód uzyskiwany przez Współpracowników był opodatkowany w innych państwach aniżeli Polska.

6.Współpracownicy są osobami nieprowadzącymi działalności gospodarczej.

7.Usługi na Pana rzecz są przez Współpracowników wykonywane naprzemiennie, tzn. przez pewien okres w Polsce, następnie w innym państwie Unii Europejskiej (np. w Niemczech, Belgii albo Holandii), a potem znowu w Polsce. Okresy pobytu Współpracowników w innych państwach Unii Europejskiej są zmienne. Zwyczajowo jednak Współpracownicy na przestrzeni danego miesiąca przez część tego miesiąca świadczą usługi w danym kraju Unii Europejskiej, a następnie powracają do Polski. W kolejnym okresie, zgodnie z ustaleniami dokonanymi pomiędzy Współpracownikami a Panem, Współpracownicy świadczą usługi w Polsce (czas świadczenia przez Współpracowników usług na terytorium Polski jest zróżnicowany i obejmuje od kilku dni do kilkunastu tygodni), by następnie znów rozpocząć świadczenie usług w innym państwie Unii Europejskiej (jak zaznaczono wcześniej czas świadczenia usług na terytorium innego państwa Unii Europejskiej obejmuje od kilku do kilkudziesięciu dni w skali danego miesiąca). Schemat ten ma charakter powtarzalny. Zdarzają się sytuacje, w których łączne okresy pobytu Współpracowników na terytorium innych państw Unii Europejskiej przekraczają 183 dni w ciągu roku. W tym miejscu należy jednak zaznaczyć, że wynagrodzenia Współpracowników - także tych, którzy świadczą usługi na terytorium innych państw członkowskich Unii Europejskiej w wymiarze przekraczającym 183 dni w roku - są rozliczane przez Pana w Polsce. Takie działanie jest uzasadnione okolicznością, że osoby świadczące usługi na podstawie umów cywilnoprawnych, do których w oparciu o art. 750 Kodeksu Cywilnego stosuje się przepisy dotyczące umowy zlecenia, wykonują działalność o samodzielnym charakterze, a w konsekwencji okresy ich pobytów na terytorium innych państw członkowskich Unii Europejskiej nie mają znaczenia dla ustalenia miejsca opodatkowania przychodów osiąganych z tytułu współpracy z Panem.

8.Współpracownicy z tytułu wykonywania usług na Pana rzecz pozostają uprawnieni do wynagrodzenia stanowiącego iloczyn godzin, w ciągu których dany Współpracownik świadczył usługi na Pana rzecz oraz uzgodnionej w umowie stawki godzinowej. Wynagrodzenie jest płatne miesięcznie, na podstawie wystawianego przez Współpracownika dokumentu rozliczeniowego.

9.Z uwagi na fakt, że niejednokrotnie, zarówno na terytorium Polski, jak i innych krajów Unii Europejskiej, usługi są wykonywane przez Współpracowników na Pana rzecz poza miejscem zamieszkania zleceniobiorcy (tj. Współpracownika) oraz poza miejscem siedziby zleceniodawcy (tj. Pana), umowy zawierane ze Współpracownikami przewidują również, że będą oni – z tytułu pozostawania w podróży - otrzymywać od Pana świadczenia, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży (Dz. U. z 2013 r., poz. 167, dalej jako „Rozporządzenie MPiPS”). Umowa nie przewiduje żadnej dodatkowej regulacji tego zagadnienia. Jednocześnie nie zapewnia Pan Współpracownikom - w przypadku wykonywania przez nich usług w podróży — nieodpłatnego wyżywienia, czy zakwaterowania.

10.W wykonaniu uzgodnienia, o którym mowa w pkt 9 powyżej - oprócz wynagrodzenia - uiszcza Pan na rzecz Współpracowników diety oraz zwraca koszty noclegu w wysokościach określonych w Rozporządzeniu MPiPS. Wysokość świadczeń, o których mowa w zdaniu poprzednim jest każdorazowo określana w tzw. rachunkach kosztów podróży przedstawianych Panu do zapłaty wraz z rachunkami dotyczącymi wynagrodzenia, o którym mowa w pkt 8 powyżej.

11.Świadczenia uiszczane na podstawie Rozporządzenia MPiPS nie są ani przez Pana, ani przez Współpracowników zaliczane do kosztów uzyskania przychodu. Dodatkowo, Pan — jako płatnik podatku — zwalnia z podatku dochodowego należności wypłacane Współpracownikom na podstawie Rozporządzenia MPiPS.

Pytanie

Czy należności, to jest diety oraz zwrot kosztów za nocleg, wypłacane Współpracownikom w związku z wykonywaniem przez nich usług poza ich miejscem zamieszkania oraz poza miejscem Pana siedziby, które to należności są wypłacane w wysokościach określonych w Rozporządzeniu MPiPS, będą zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a tym samym Pan - jako płatnik - nie jest obowiązany pobierać od tych kwot zaliczki na podatek dochodowy?

Pana stanowisko w sprawie

Pana zdaniem należności, to jest diety oraz zwrot kosztów za nocleg, wypłacane Współpracownikom w związku z wykonywaniem przez nich usług poza ich miejscem zamieszkania oraz poza miejscem Pana siedziby, które to należności są wypłacane na zasadach i w wysokościach określonych w Rozporządzeniu MPiPS są zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a tym samym Pan - jako płatnik - nie jest obowiązany pobierać od tych kwot zaliczki na podatek dochodowy.

W Pana przekonaniu w przedmiotowej sprawie aktualizują się bowiem przesłanki umożliwiające zastosowanie zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT.

Uzasadniając powyższe stanowisko należy wskazać, że w Pana ocenie zgodnie z art. 9 ust. 1 Ustawy o PIT opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Stosownie do art. 10 ust. 1 pkt. 2 tej ustawy źródłem przychodów jest działalność wykonywana osobiście.

Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt. 2 — w myśl art. 13 pkt 8 lit. a ww. ustawy — uważa się przychody z tytułu wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od:

a)osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej,

b)właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora - jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z nieruchomością,

c)przedsiębiorstwa w spadku z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej oraz przychodów, o których mowa w pkt 9.

Zgodnie natomiast z art. 11 ust. 1 Ustawy o PIT przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Na podstawie art. 41 ust. 1 Ustawy o PIT osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4 -9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4 zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

Zgodnie zaś z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ww. ustawy wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem — do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przypisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz pozą granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są przepisy Rozporządzenia MPiPS.

Jednocześnie, zgodnie z art. 21 ust. 13 Ustawy o PIT, przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżyli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1)w celu osiągnięcia przychodów lub

2)w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3)przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4)przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

W powołanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT ustawodawca posłużył się terminem „podróż” bez określenia „służbowa”, dlatego też zakres tego zwolnienia jest szerszy, ponieważ nie ogranicza się ono jedynie do podróży służbowych, ale do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami, pod warunkiem, że wypłacone diety i inne należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów świadczeniobiorców oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Ustawa o PIT, jak również inne regulacje nie definiują pojęcia podróży usługobiorcy/ zleceniobiorcy, w związku z tym należy pojęcie to rozumieć mając na uwadze jego potoczną (słownikową) definicją. Zgodnie zaś z internetowym Słownikiem Języka Polskiego(www.sjp.pwn.pl),podróż to przebywanie drogi do jakiegoś odległego miejsca.

Ponadto, pojęcie podróży usługobiorcy/zleceniobiorcy należy odróżnić od pojęcia podróży służbowej. Podróż służbowa jest bowiem pojęciem zdefiniowanym na gruncie Kodeksu pracy, zgodnie z którym podróż służbowa to wykonywanie określonego zadania na polecenie pracodawcy poza miejscem stałego zatrudnienia.

Z uwagi na fakt, że umowa zlecenia/umowa o świadczenie usług jest odrębną od umowy o pracę instytucją prawną, do której stosuje się całkowicie inne regulacje (czyli Kodeks cywilny, a nie Kodeks pracy), nie można utożsamiać tych dwóch pojęć, czyli zrównywać podróży usługobiorcy/zleceniobiorcy i podróży służbowej pracownika. W tym kontekście podróż usługobiorcy/zleceniobiorcy jest pojęciem szerszym od podróży służbowej i w praktyce obejmuje każdy wyjazd osoby wykonującej umowę zlecenia poza miejsce jej zamieszkania i miejsce siedziby usługodawcy/zleceniodawcy, który to wyjazd wiąże się z wykonaniem przez usługobiorcę/zleceniobiorcę zleconych mu przez usługodawcę/zleceniodawcę czynności.

Stanowisko takie potwierdza także wykładnia systemowa Ustawy o PIT. Gdyby bowiem, ustawodawca utożsamiał podróż odbywaną przez osobę niebędącą pracownikiem z podróżą służbową pracowników, to nie wyodrębniałby dwóch zwolnień od opodatkowania diet i innych należności, w tym kosztów ich podróży - odrębnie przewidując zwolnienie od opodatkowania diet i innych należności, w tym kosztów podróży służbowej pracowników i odrębnie regulując kwestie zwolnienia diet i kosztów podróży osób innych niż pracownicy (w tym także usługobiorców/ zleceniobiorców).

W doktrynie i orzecznictwie zapadłym w postępowaniach podatkowych przyjęło się uważać, że podróż usługobiorcy/zleceniobiorcy ma inny charakter - przyjmuje się, że wyjazd nie jest dodatkowym obowiązkiem usługobiorcy/zleceniobiorcy, ale obowiązkiem bezpośrednio wynikającym z zakresu i rodzaju wykonywanych w ramach zlecenia czynności. Obowiązek taki wynika zwykle z konieczności prawidłowego wykonania zlecenia.

Podobne stanowisko zajął Minister Finansów w piśmie z dnia 28 września 2004 r., w którym stwierdził, że „(...) dla osób niebędących pracownikami, podróż w związku z którą otrzymują diety i inne należności, nie musi wiązać się wykonywaniem zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba podmiotu wypłacającego te świadczenia. W przypadku tych osób „podróży” nie należy bowiem utożsamiać z „podróżą służbową” — pojęciem zdefiniowanym w Kodeksie pracy odnoszącym się do pracowników (Podróż służbowa zleceniobiorcy, Ewelina Kumor-Jezierska, MoPod 2013, Nr 4).

Powyższe stanowisko potwierdzają interpretacje prawa podatkowego wydane przez Dyrektorów poszczególnych Izb Skarbowych w imieniu Ministerstwa Finansów. Tytułem przykładu można wskazać na następujące interpretacje przepisów prawa podatkowego, tj.: interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 października 2019 r., znak: 0114-KDIP3-3.4011.366.2019.1 JM, interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 7 kwietnia 2015 r., znak: ILPB1/4511-42/15-4/A MN, interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 28 kwietnia 2015 r., znak IBPBII/1/4511-18/15/MCZ, interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 27 listopada 2015 r., znak IPTPB1/4511-540/15-2/MD, interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej z 7 stycznia 2011 r., znak IBPBII/1/415-842/10/HK, interpretacja indywidualna z 17 listopada 2009 r., znak: IBPBII/1/415-682/09/BD.

Również organ rentowy wydając interpretacje w indywidualnych sprawach przyjmował, że w analogicznych stanach faktycznych można mówić o podróży usługobiorcy/ zleceniobiorcy.

Z powyższych względów należy uznać, że wyjazdy Współpracowników - zarówno krajowe, jak i zagraniczne - w celu świadczenia usług na Pana rzecz, które to wyjazdy „dotyczą” miejscowości poza miejscem zamieszkania Współpracowników oraz poza miejscem Pana siedziby, będą stanowić podróż, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT.

Dodatkowo podkreślenia wymaga, że należności wypłacane przez Pana w związku z podróżami, o których mowa powyżej, są wypłacane na zasadach i w wysokości określonej w Rozporządzeniu MPiPS, które w § 2 precyzuje, iż z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1.diety,

2.zwrot kosztów:

a)przejazdów,

b)dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c)noclegów,

d)innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Podsumowując powyższe rozważania należności, to jest diety oraz zwrot kosztów za nocleg, wypłacane Współpracownikom przez Pana w związku z wykonywaniem przez nich usług poza ich miejscem zamieszkania oraz poza miejscem Pana siedziby, które to należności są wypłacane na zasadach i w wysokościach określonych w Rozporządzeniu MPiPS, są zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a tym samym Pan - jako płatnik - nie jest obowiązany pobierać od tych kwot zaliczki na podatek dochodowy.

Zasadność tego stanowiska potwierdza także orzecznictwo, tytułem czego można przywołać wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 30 maja 2018 r. wydany w sprawie o sygn. akt II FSK 1446/16, czy też wyroki Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z: 7 maja 2019 r. w sprawie o sygn. akt III SA/Wa 1788/18 oraz z 16 maja 2019 r. w sprawie o sygn. akt III SA/Wa 1842/18.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wnioskujest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.):

Osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy).

W myśl art. 3 ust. 1a tej ustawy:

Za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważa się osobę fizyczną, która:

1)posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub

2)przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Stosownie do treści art. 4a ww. ustawy:

Przepisy art. 3 ust. 1, 1a, 2a i 2b stosuje się z uwzględnieniem umów w sprawie unikania podwójnego opodatkowania, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

Z wniosku wynika, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej świadczy Pan usługi obejmujące m.in. (...) . Przedmiotowe usługi są przez Pana realizowane zarówno w Polsce, jak i w innych państwach należących do Unii Europejskiej (w tym przede wszystkim na terytorium Niemiec, Belgii oraz Holandii). Nie dysponuje Pan na terytorium Niemiec, Belgii lub Holandii zakładem ani stałą placówką w rozumieniu odpowiednio art. 5 Umowy w sprawie UPO z Niemcami, art. 5 Konwencji w sprawie UPO z Belgią, czy też art. 5 Konwencji w sprawne UPO z Holandią. Usługi, o których mowa powyżej są przez Pana (...) . Powierzone usługi wykonuje Pan przy pomocy swoich współpracowników (dalej jako „Współpracownicy) tj. osób fizycznych, z którymi współpracuje Pan na podstawie umów cywilnoprawnych, do których w oparciu o art. 750 Kodeksu Cywilnego stosuje się przepisy dotyczące umowy zlecenia. Umowy cywilnoprawne, o których mowa w zdaniu poprzednim, zawierane są zwyczajowo na czas określony. Współpracownicy to obywatele polscy bądź cudzoziemcy (tj. obywatele państw trzecich nienależących do Unii Europejskiej, w tym w szczególności obywatele Ukrainy), którzy jednak — ze względu na posiadanie w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych - podlegają tu nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Okoliczność podlegania przez cudzoziemców w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu jest przez nich potwierdzana poprzez przedkładanie Panu certyfikatów rezydencji podatkowej. Współpracownicy nie dysponują również na terytorium Niemiec, Belgii czy Holandii stałymi placówkami, które umożliwiałyby im wykonywanie działalności w tych państwach.

Wobec powyższego, w stosunku do wykonywanej przez zleceniobiorców pracy na terytorium Niemiec, Belgii oraz Holandii zastosowanie znajdą odpowiednie uregulowania umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Zgodnie z art. 14 ust. 1 umowy z dnia 14 maja 2003 r. zawartej między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Federalną Niemiec w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od majątku (Dz. U. z 2005 r. Nr 12 poz. 90):

Dochód, który osoba mająca miejsce zamieszkania w Umawiającym się Państwie osiąga z wykonywanego wolnego zawodu albo z innej działalności o samodzielnym charakterze, podlega opodatkowaniu tylko w tym Państwie, chyba że osoba ta dysponuje stałą placówką w drugim Umawiającym się Państwie, w celu wykonywania swej działalności. Jeżeli dysponuje ona taką stałą placówką, wówczas dochód może być opodatkowany w drugim Państwie, jednak tylko w takim zakresie, w jakim może być przypisany tej stałej placówce.

Stosownie do art. 14 ust. 2 cyt. umowy:

Określenie "wolny zawód" obejmuje w szczególności samodzielnie wykonywaną działalność naukową, literacką, artystyczną, wychowawczą lub edukacyjną, jak również samodzielnie wykonywaną działalność lekarzy, adwokatów i radców prawnych, inżynierów, architektów, dentystów, doradców podatkowych i biegłych rewidentów.

Natomiast stosownie do art. 14 ust. 1 Konwencji z dnia 20 sierpnia 2001 r. między Rzecząpospolitą Polską a Królestwem Belgii w sprawie unikania podwójnego opodatkowania oraz zapobiegania oszustwom podatkowym i uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku (Dz. U. z 2004 r. Nr 211, poz. 2139):

Dochody, które osoba mająca miejsce zamieszkania w Umawiającym się Państwie osiąga z wykonywania wolnego zawodu albo innej działalności o samodzielnym charakterze, podlegają opodatkowaniu tylko w tym Państwie, chyba że osoba ta posiada stałą placówkę w drugim Umawiającym się Państwie w celu wykonywania swej działalności. Jeżeli posiada ona taką stałą placówkę, wówczas dochód może być opodatkowany w drugim Państwie, jednak tylko w takim zakresie, w jakim może być przypisany tej stałej placówce.

Z art. 14 ust. 2 cytowanej Konwencji wynika, że:

Określenie "wolny zawód" obejmuje w szczególności samodzielnie wykonywaną działalność naukową, literacką, artystyczną, wychowawczą lub oświatową, jak również samodzielnie wykonywaną działalność lekarzy, prawników, inżynierów, architektów, dentystów i księgowych.

Odnosząc się natomiast do pracy wykonywanej na Pana rzecz przez zleceniobiorców na terenie Holandii należy odwołać się do przepisów Konwencji między Rzecząpospolitą Polską a Królestwem Niderlandów w sprawie eliminowania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu oraz zapobiegania uchylaniu się i unikaniu opodatkowania podpisanej 13 lutego 2002 r. (Dz. U z 2003 r. Nr 216, poz. 2120).

Stosownie do art. 14 ust. 1 tej Konwencji:

Dochód, który osoba mająca miejsce zamieszkania w Umawiającym się Państwie osiąga z wykonywania wolnego zawodu albo z innej działalności o samodzielnym charakterze, podlega opodatkowaniu tylko w tym Państwie, chyba że osoba ta posiada stałą placówkę w drugim Umawiającym się Państwie w celu wykonywania swej działalności. Jeżeli posiada ona taką stałą placówkę, wówczas dochód może być opodatkowany w drugim Państwie, jednak tylko w takim zakresie, w jakim może być przypisany tej stałej placówce.

Z art. 14 ust. 2 tej Konwencji wynika, że:

Określenie "wolny zawód" obejmuje w szczególności samodzielnie wykonywaną działalność naukową, literacką, artystyczną, wychowawczą lub edukacyjną, jak również samodzielnie wykonywaną działalność lekarzy, prawników, inżynierów, architektów, dentystów i księgowych.

Z okoliczności przedstawionych w treści wniosku wynika, że zleceniobiorcy będący obywatelami Polski oraz cudzoziemcami (tj. obywatelami państw trzecich nienależących do Unii Europejskiej, w tym w szczególności obywatelami Ukrainy):

•podlegają w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu,

•nie prowadzą działalności gospodarczej,

•na terytorium Niemiec, Belgii i Holandii nie dysponują stałą placówką, poprzez którą wykonywaliby czynności ustalone w umowie o świadczenie usług.

Zatem przychód osiągany przez zleceniobiorców z tytułu zawieranych umów podlega – stosownie do uregulowań ww. Umowy/Konwencji – opodatkowaniu tylko i wyłącznie w państwie zamieszkania zleceniobiorców, tj. w Polsce.

Na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, stosownie do art. 9 ust. 1 tej ustawy:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Zgodnie z art. 11 ust. 1 ww. ustawy:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Z ogólnej definicji przychodów zawartej w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, iż przychodami są w szczególności otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Ustawodawca w art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy zidentyfikował jako odrębne źródło przychodu – działalność wykonywaną osobiście.

Zgodnie z art. 13 pkt 8 ustawy:

Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od:

a)osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej,

b)właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora - jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością,

c)przedsiębiorstwa w spadku

–z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej oraz przychodów, o których mowa w pkt 9.

Mając na uwadze zacytowane przepisy prawa stwierdzić należy, że wynagrodzenie oraz inne świadczenia, które Współpracownicy otrzymują od Pana w związku z wykonywaniem przez nich usług w ramach zawartych z Panem umów, w tym również w związku wykonywaniem pracy na terenie Niemiec, Belgii i Holandii stanowi ich przychód z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W opisie stanu faktycznego wskazano, że z uwagi na fakt, że niejednokrotnie, zarówno na terytorium Polski, jak i innych krajów Unii Europejskiej, usługi są wykonywane przez Współpracowników na Pana rzecz poza miejscem zamieszkania zleceniobiorcy (tj. Współpracownika) oraz poza miejscem siedziby zleceniodawcy (tj. Pana), umowy zawierane ze Współpracownikami przewidują również, że będą oni - z tytułu pozostawania w podróży - otrzymywać od Pana świadczenia, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży. Umowa nie przewiduje żadnej dodatkowej regulacji tego zagadnienia. Jednocześnie nie zapewnia Pan Współpracownikom - w przypadku wykonywania przez nich usług w podróży — nieodpłatnego wyżywienia, czy zakwaterowania. W wykonaniu uzgodnienia, o którym mowa powyżej - oprócz wynagrodzenia - uiszcza Pan na rzecz Współpracowników diety oraz zwraca koszty noclegu w wysokościach określonych w Rozporządzeniu MPiPS. Wysokość świadczeń, o których mowa w zdaniu poprzednim jest każdorazowo określana w tzw. rachunkach kosztów podróży przedstawianych Panu do zapłaty wraz z rachunkami dotyczącymi wynagrodzenia, o którym mowa powyżej. Świadczenia uiszczane na podstawie Rozporządzenia MPiPS nie są ani przez Pana, ani przez Współpracowników zaliczane do kosztów uzyskania przychodu. Dodatkowo, Pan — jako płatnik podatku — zwalnia z podatku dochodowego należności wypłacane Współpracownikom na podstawie Rozporządzenia MPiPS.

Wobec powyższego wskazać należy, że zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a)podróży służbowej pracownika,

b)podróży osoby niebędącej pracownikiem

–do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.

Zgodnie z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1)w celu osiągnięcia przychodów lub

2)w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3)przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4)przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

W powołanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ww. ustawy ustawodawca posłużył się terminem „podróż” bez określenia „służbowa”, dlatego też zakres tego zwolnienia jest szerszy, ponieważ nie ogranicza się ono jedynie do podróży służbowych, ale do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami, pod warunkiem, że wypłacone diety i inne należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów świadczeniobiorców oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Zasady rozliczania podróży krajowych i zagranicznych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167 ze zm.).

Zgodnie z § 2 powołanego rozporządzenia:

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1)diety;

2)zwrot kosztów:

a)przejazdów,

b)dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c)noclegów,

d)innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Stosownie do § 7 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży.

Z § 7 ust. 2 powołanego rozporządzenia wynika, że:

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1)jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a)mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,

b)od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c)ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2)jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a)do 8 godzin - przysługuje 50% diety,

b)ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Na mocy § 7 ust. 3 omawianego rozporządzenia:

Dieta nie przysługuje:

1)za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, o których mowa w § 10;

2)jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

W myśl § 7 ust. 4 tego rozporządzenia:

Kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1)śniadanie - 25% diety;

2)obiad - 50% diety;

3)kolacja - 25% diety.

Z § 7 ust. 5 ww. rozporządzenia wynika, że:

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 4 stosuje się odpowiednio.

Zgodnie z § 8 omawianego rozporządzenia:

1.Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.

2.W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

3.Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.

4.Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

5.Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Natomiast w myśl § 13 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Na podstawie § 13 ust. 2 ww. rozporządzenia:

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Z § 13 ust. 3 tego rozporządzenia wynika, że:

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

1)za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2)za niepełną dobę podróży zagranicznej:

a)do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

b)ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c)ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Na mocy § 13 ust. 4 ww. rozporządzenia:

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia.

Na mocy § 14 ww. rozporządzenia:

1.Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3.

2.Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1)śniadanie - 15% diety;

2)obiad - 30% diety;

3)kolacja - 30% diety.

3.W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio.

4.Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Natomiast stosownie do § 16 ww. rozporządzenia:

1.Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.

2.W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

3.W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

4.Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

Mając na uwadze powyżej zacytowane przepisy prawa oraz opisane we wniosku zdarzenie należy stwierdzić, że wypłacane przez Pana Współpracownikom/ zleceniobiorcom, wykonującym usługi na terenie Polski, jak i poza jej granicami (w tym na terenie Niemiec, Belgii i Holandii) kwoty z tytułu diet oraz zwrotu kosztów za noclegi za każdy dzień podróży obliczone według zasad zawartych w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży korzystają ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do wysokości określonej w tym rozporządzeniu. Tym samym, na Panu – jako płatniku – nie ciąży obowiązek poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy w związku z wypłaceniem tym osobom kwot z tytułu diet oraz zwrotu kwot za noclegi, które nie przekraczają limitów określonych ww. rozporządzeniem.

Jeżeli jednak należności wypłacone przez Pana są wyższe od limitów określonych w przepisach ww. rozporządzenia, to nadwyżki ponad te limity podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym i w takiej sytuacji z tytułu ich wypłaty zobowiązany jest Pan do obliczenia, pobrania i wpłacenia zaliczki na podatek dochodowy, o której mowa w art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dodatkowe informacje

Odnosząc się do powołanych przez Pana interpretacji wskazać należy, że jakkolwiek interpretacje podatkowe kształtują pewną linię wykładni obowiązującego prawa, jednak dotyczą wyłącznie konkretnych spraw, a zatem nie mają one zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

W kwestii natomiast powołanych przez Pana wyroków sądów administracyjnych wskazać należy, że niewątpliwie wyroki sądów kształtują pewną linię wykładni obowiązującego prawa, jednak dotyczą wyłącznie konkretnych spraw, w danym stanie prawnym. Należy stwierdzić, że rozstrzygnięcia te zapadły w indywidualnych sprawach i w świetle art. 87 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej nie są źródłem powszechnie obowiązującego prawa i tym samym nie mogą być wiążące dla organu wydającego przedmiotową interpretację.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiazywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

•Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

•Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

•Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2023 r. poz. 1634; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

•w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

•w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ).