Interpretacja indywidualna z dnia 17 stycznia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-1.4010.652.2023.1.KW

Ustalenie, czy Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów koszty Produktów spożywczych?

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów koszty Produktów Spożywczych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 listopada 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 21 listopada 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia, czy Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów koszty Produktów Spożywczych.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

A. sp. z o.o. (dalej: „Spółka”, „Wnioskodawca") jest spółką w grupie B. (dalej: „Grupa B.”), odpowiedzialną za działalność deweloperską na rynku (...) oraz za udzielanie wsparcia biznesowego i administracyjnego w szerokim zakresie podmiotom z B., takim jak spółki nieruchomościowe (spółki celowe deweloperskie) i innym podmiotom (np. C. S.A., D. sp. z o.o.) w ich bieżącym funkcjonowaniu. Spółka ma siedzibę i zarząd na terytorium Polski oraz podlega w Polsce obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania.

Wnioskodawca w swoich strukturach zatrudnia wykwalifikowany personel posiadający odpowiednią wiedzę i doświadczenie, zwłaszcza w zakresie specyfiki działalności Grupy B. W szczególności, Spółka zatrudnia wykwalifikowaną kadrę menedżerską w zakresie kompleksowej realizacji(...) wspierających realizację projektów deweloperskich (m.in. prawników, kontrolerów biznesowych i finansowych, zespół zarządzający portfolio inwestycji deweloperskich, zespół kontroli jakości realizowanych inwestycji deweloperskich, specjalistów ds. zasobów ludzkich, pracowników administracyjnych). Dzięki swoim umiejętnościom, personel ten może świadczyć usługi na rzecz innych podmiotów z Grupy B. Skupienie personelu odpowiedzialnego za szeroko rozumiane wsparcie biznesowe w jednym podmiocie jest bardziej efektywne, niż gdyby każdy z podmiotów w grupie miał zatrudniać pracowników o podobnych kompetencjach, zarówno pod względem finansowym, jak i organizacyjnym.

Zgodnie z polityką zatrudnienia obowiązującą w Spółce, personel współpracuje ze Spółką na podstawie umowy o pracę, o której mowa w art. 25 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465) (dalej: „Pracownicy”). Spółka współpracuje także z pojedynczymi osobami na podstawie umów cywilnoprawnych. W związku z możliwością udzielania praktyk studenckich i programów stażowych, Spółka współpracuje ze studentami na podstawie umów zlecenia, jeżeli osoby te preferują taką formę współpracy. Na podstawie umów zlecenia, Spółka współpracuje także z pojedynczymi osobami prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą, jeżeli osoby te preferują taką formę współpracy lub wynika to ze specyfiki wykonywanych przez nie czynności (dalej łącznie: „Współpracownicy"). W dalszej części niniejszego wniosku, Pracownicy i Współpracownicy są określani jako „Personel". W Spółce przyjęto tzw. hybrydowy model pracy, polegający na tym, że przez część dni w ciągu tygodnia, Personel może korzystać z pracy zdalnej / telepracy, a przez pozostałą część dni w ciągu tygodnia, Personel pracuje w budynku biurowym, w którym mieści się siedziba Spółki. Personel nie ma obowiązku codziennego przebywania w biurze. Jeżeli wynika to z potrzeby biznesowej, niektórzy członkowie Personelu są wysyłani w delegacje poza miasto, w którym mieści się biuro/siedziba Spółki, więc również nie przebywają codziennie w biurze.

W budynku biurowym, w którym mieści się siedziba Spółki, Spółka zapewnia Personelowi stały dostęp do produktów spożywczych. Udostępniane produkty spożywcze obejmują napoje i dodatki do napojów (w szczególności: woda, mleko, kawa, herbata, cukier), produkty do spożycia na śniadanie i drobne przekąski (takie jak: świeże soki butelkowane, świeże owoce, bakalie, orzechy), podstawowe artykuły spożywcze do przygotowania kanapek (takie jak: chleb, ser, kabanosy, wafle ryżowe, warzywa), jogurty i muesli, gotowe kanapki i sałatki oraz gotowe dania na ciepło udostępniane w porze obiadowej (dalej łącznie jako: „Produkty Spożywcze").

Produkty Spożywcze są dostarczane raz dziennie w dni robocze (od poniedziałku do piątku) w przypadku produktów łatwopsujących się (np.: gotowe kanapki, sałatki, świeże soki butelkowane, gotowe dania na ciepło). W przypadku pozostałych produktów są one uzupełniane na bieżąco.

Członkowie Personelu odpowiedzialni za obsługę zamówień Produktów Spożywczych dokładają starań, żeby udostępniane Produkty Spożywcze były zdrowe, zbilansowane i różnorodne oraz mogły zaspokoić indywidualne potrzeby i preferencje poszczególnych członków Personelu. Na przykład, oprócz produktów mięsnych, są udostępniane produkty wegetariańskie i wegańskie, dostępne są również produkty bez laktozy i bezglutenowe.

Spełnienie powyższych wymagań jest konieczne przez dostawców Produktów Spożywczych.

Produkty Spożywcze nie obejmują napojów alkoholowych.

Pozostali członkowie Personelu nie są decyzyjni w zakresie tego, jakie Produkty Spożywcze zostaną udostępnione, w szczególności nie dokonują imiennych zamówień na Produkty Spożywcze.

Koszty całodziennego udostępniania Produktów Spożywczych nie przekraczają kilku EUR na osobę.

Zakup Produktów Spożywczych jest finansowany ze środków obrotowych Spółki. Przekazanie Produktów Spożywczych Personelowi nie jest finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Koszty zakupów Produktów Spożywczych są dla Spółki kosztami definitywnymi, niezwracanymi Spółce w jakiejkolwiek formie.

Produkty Spożywcze obejmują podstawowe produkty dostępne w sklepach spożywczych, a także gotowe dania uprzednio przygotowane i zapakowane (np. kanapki, sałatki) sprzedawane przez przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie kateringu biurowego. Dania na ciepło są podawane w podgrzewaczach gastronomicznych i swoim standardem nie odbiegają od dań podawanych w lokalach bistro/stołówkach. Przykładowe dzienne menu w ramach podawanych dań na ciepło to ziemniaki lub kasza, kotlet mięsny lub wegetariański, warzywa. Produkty Spożywcze nie mają wystawnego i okazałego charakteru ani co do formy ani co do treści.

Artykuły takie jak woda, mleko, kawa, herbata, cukier są udostępniane z przeznaczeniem do przygotowania zimnych i gorących napojów w godzinach pracy, zgodnie z § 112 rozporządzenia

Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz. U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650 ze zm.)

Produkty Spożywcze udostępniane Personelowi w biurze, nie stanowią „profilaktycznych posiłków i napojów”, o których mowa w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. z 1996 r. Nr 60 poz. 279 ze zm.)

Produkty Spożywcze są udostępniane Personelowi w formie tzw. szwedzkiego stołu. Pracownicy mogą skorzystać z aktualnie dostępnych Produktów Spożywczych w godzinach pracy.

Aby udostępniać Produkty Spożywcze Personelowi, Spółka nabywa towary (np. owoce, produkty do przygotowania kanapek) oraz usługi kateringowe (np. uprzednio przygotowane kanapki, dania na ciepło). Transakcje są udokumentowane fakturami VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, wystawianymi przez dostawców i usługodawców na Spółkę i doręczanymi Spółce.

Nabywane towary opisane powyżej stanowią różne towary wymieniane w Sekcji A i Sekcji C Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU) - Dz. U. z 2015 r., poz. 1676, dalej jako „PKWiU”.

Nabywane usługi kateringowe, zgodnie z PKWiU, mieszczą się w Sekcji I „Usługi związane z zakwaterowaniem i usługi gastronomiczne”, w Dziale 56 „Usługi związane z wyżywieniem”, w klasie 56.21 „Usługi przygotowywania i dostarczania żywności (katering) dla odbiorców zewnętrznych” pod pozycją PKWiU 56.21.19.0 „Usługi przygotowywania i dostarczania żywności (katering) dla pozostałych odbiorców zewnętrznych”.

Produkty Spożywcze są udostępniane Personelowi w biurze, w którym mieści się siedziba Spółki, w pomieszczeniu socjalnym, zaopatrzonym w podstawowy sprzęt kuchenny, sztućce i naczynia udostępnione Personelowi do korzystania (kuchnia). Kuchnia mieści się w budynku biurowym na piętrze, na którym znajdują się stanowiska pracy Personelu. Stanowiska pracy Personelu znajdują się tylko na tym jednym piętrze. Kuchnia nie jest ogólnodostępna i aby móc wejść na przestrzeń biurową, w którym się znajduje, należy posiadać spersonalizowaną kartę dostępu. W szczególności, piętro, na którym znajduje się kuchnia, nie jest dostępne ani dla klientów Spółki i klientów innych spółek należących do Grupy B, ani dla innych najemców budynku biurowego nienależących do Grupy B.

Produkty Spożywcze są przeznaczone tylko dla Personelu oraz personelu dwóch innych spółek należących do Grupy B, pracujących na tym samym piętrze, co Personel. Produkty Spożywcze nie są przeznaczone dla innych osób, np. osób pracujących na innych piętrach w tym samym budynku, ani dla kontrahentów Spółki.

Na spotkania biznesowe oraz wydarzenia firmowe, Spółka zamawia osobny katering i posiłki.

Produkty Spożywcze są udostępniane tylko w dni robocze, w godzinach pracy Personelu oraz personelu dwóch innych spółek należących do Grupy B, bez względu na czas pracy w danym dniu (innymi słowy, możliwość skorzystania z Produktów Spożywczych nie wynika z pracy w godzinach nadliczbowych).

Personel samodzielnie wybiera składniki swoich posiłków w ramach udostępnionych mu Produktów Spożywczych.

Produkty Spożywcze są udostępniane Personelowi nieodpłatnie.

W ramach rozliczeń wewnątrzgrupowych, Spółka przenosi koszty Produktów Spożywczych na dwie inne spółki, których personel korzysta z Produktów Spożywczych, obliczając proporcję tego personelu w ilości wszystkich osób, które mają dostęp do Produktów Spożywczych.

Ze względu na formę podania (tzw. szwedzki stół), Wnioskodawca nie ma możliwości weryfikacji, kto i w jakiej ilości korzysta z Produktów Spożywczych. Personel nie ma obowiązku korzystania z Produktów Spożywczych oraz pracowania codziennie w biurze i możliwe są dni, w których niektórzy członkowie Personelu w ogóle nie skorzystają z Produktów Spożywczych.

W związku z brakiem możliwości ustalenia przysporzenia majątkowego o indywidualnie określonej wartości po stronie członków Personelu, Spółka nie jest w stanie ustalić podstawy opodatkowania w podatku dochodowym od osób fizycznych. Ponadto, organizując Produkty Spożywcze, Spółka osiąga korzyści opisane w niniejszym wniosku. Mając powyższe na uwadze, udostępnianie Produktów Spożywczych Personelowi nie jest traktowane jako ich przychód ze stosunku pracy, od którego są naliczane zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Członkowie Personelu, którzy nie korzystają w danym dniu z Produktów Spożywczych, nie otrzymują z tego tytułu żadnego ekwiwalentu pieniężnego.

Spółka nabywa Produkty Spożywcze w celu polepszenia jakości oraz warunków pracy Personelu.

Personel ma możliwość korzystania z Produktów Spożywczych w godzinach pracy, w dowolnym momencie. Dzięki takiej organizacji warunków pracy, Personel może efektywnie zarządzać czasem poświęcanym na wykonywane obowiązki służbowe.

Zapewnienie Produktów Spożywczych sprawia, że Personel nie poświęca czasu w przerwach od pracy na samodzielne przygotowanie posiłków lub nabywanie ich poza siedzibą Spółki. Dzięki temu, przerwa od pracy może być wykorzystania w szczególności na krótki wypoczynek, zwiększający efektywność i jakość wykonywanej pracy. Personel zmotywowany komfortowymi warunkami pracy wykonuje swoje zadania w dobrym tempie i co najmniej w oczekiwanej przez Spółkę jakości.

Podawanie dań na ciepło raz dziennie o stałej porze jest okazją dla nieformalnych spotkań Personelu w większym gronie, co sprzyja integracji oraz efektywnej współpracy. Spożywanie wspólnych posiłków w kuchni umożliwia Personelowi budowanie relacji z członkami swoich i innych zespołów oraz służy wymianie aktualności na temat działalności prowadzonej przez poszczególne zespoły pracujące w Spółce, jest także forum do wymiany poglądów i pomysłów w ramach realizowanych zadań. Dzięki nieformalnym spotkaniom przy posiłkach, wymiana informacji pomiędzy Personelem odbywa się bardziej efektywnie, niż gdyby miała odbywać się wyłącznie w formie cyklicznych spotkań organizowanych co jakiś czas.

Możliwość korzystania z Produktów Spożywczych przez Personel sprawia, że praca przebiega w przyjemnej atmosferze.

Udostępnianie Produktów Spożywczych Personelowi przez Spółkę sprzyja również budowaniu i utrzymaniu dobrych relacji pomiędzy Spółką a Personelem. W ten sposób Spółka okazuje, jak istotny jest dla niej komfort pracy i dobre samopoczucie Personelu.

Serwowanie zbilansowanych Produktów Spożywczych sprzyja także zachowaniu dobrego zdrowia Personelu oraz może korzystnie wpływać na mniejszą absencję Personelu z powodu choroby.

Poza brakiem możliwości skutecznej ewidencji ilości spożywanych posiłków przez członków Personelu ze względu na formę podania posiłków (tzw. szwedzki stół) oraz dobrowolność korzystania z nich, Spółka nie zdecydowała się na prowadzenie ewidencji ilości spożywanych posiłków przez członków Personelu także dlatego, żeby nie psuć dobrej atmosfery, jaka towarzyszy korzystaniu z Produktów Spożywczych. Prowadzenie takiej ewidencji nie byłoby w dobrym tonie i przeczyłoby jednej z kluczowych intencji, jakie stoją za udostępnianiem Produktów Spożywczych, tj. budowaniu dobrej atmosfery pracy.

Zapewnienie Produktów Spożywczych tylko Pracownikom i niezapewnienie ich Współpracownikom nie wpływałoby korzystnie na atmosferę pracy i mogłoby budzić wątpliwości co do równego traktowania Personelu przez Spółkę, dlatego z Produktów Spożywczych może korzystać cały Personel.

Kluczowym w działalności Spółki jest realizowanie projektów deweloperskich w najwyższym możliwym standardzie dostępnym na rynku. W związku z tym, Personel zatrudniany w Spółce jest wysoko wykwalifikowany i pożądany na rynku deweloperskim, w tym również wśród konkurencyjnych pracodawców. Dlatego, zapewnienie Personelowi jak najlepszych warunków pracy co najmniej w standardzie oczekiwanym pośród pracowników branży deweloperskiej jest niezbędne, aby Spółka mogła pozyskać i zatrzymać kompetentnych i zaangażowanych pracowników. Udostępnianie produktów spożywczych pracownikom przez pracodawców, jest coraz bardziej powszechną i standardową praktyką, szczególnie w przedsiębiorstwach usługowych takich jak Spółka, w których o osiągnięciu zysków decyduje jakość pracy zatrudnianej kadry, posiadającej specjalistyczną wiedzę i umiejętności.

Udostępnianie Produktów Spożywczych Personelowi stanowi jeden z istotnych czynników tworzących ze Spółki atrakcyjnego pracodawcę. Pozwala ograniczyć rotację Personelu, co korzystnie wpływa na zatrzymanie zasobów wiedzy (know-how) w Spółce oraz obniżenie kosztów związanych z pozyskaniem i wdrożeniem osób, które miałyby zastąpić Personel kończący współpracę.

Podsumowując, udostępnianie Produktów Spożywczych Personelowi przez Spółkę stanowi wydatek celowy, przynoszący Spółce wymierne i długoterminowe korzyści ekonomiczne, dzięki czemu służy Spółce w osiąganiu, zachowaniu i zabezpieczeniu źródła przychodów z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.

Z uwagi na rodzaj udostępnionych produktów, ich wartość oraz na cel ich poniesienia, Wnioskodawca nie udostępnia Produktów Spożywczych w celu wykreowania oraz utrwalenia jego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia zasobności lub profesjonalizmu wobec innych podmiotów. W szczególności, działania Spółki w zakresie udostępniania Produktów Spożywczych nie są skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów, ponieważ nie mają oni dostępu do Produktów Spożywczych.

Produkty Spożywcze są dostępne tylko dla członków Personelu oraz personelu dwóch innych spółek należących do Grupy B. Te dwie spółki końcowo ponoszą wydatek na Produkty Spożywcze udostępniane ich personelowi, na podstawie faktur wystawionych przez Spółkę.

Spółka planuje w dalszym ciągu udostępniać Produkty Spożywcze w opisany powyżej sposób również w przyszłości.

Pytanie

Czy Wnioskodawca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów koszty Produktów Spożywczych?

Państwa stanowisko w sprawie

W ocenie Wnioskodawcy, Wnioskodawca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów koszty Produktów Spożywczych. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm., dalej „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).

Na podstawie powyższego przepisu, wszystkie poniesione koszty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, z wyjątkiem kosztów zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganiem, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

W świetle powyższego, aby koszty poniesione przez Spółkę na Produkty Spożywcze stanowiły w Spółce koszty uzyskania przychodów, muszą być spełnione kumulatywnie następujące warunki:

• koszty zostały poniesione przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku muszą one zostać pokryte z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztów uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

• koszty są definitywne (rzeczywiste), tj. wartość poniesionego kosztu nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• koszty pozostają w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• koszty poniesione zostały w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• koszty zostały właściwie udokumentowane,
• koszty nie mogą być wymienione w art. 16 ust. 1 updop.

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego do niniejszego wniosku, Spółka finansuje koszty zakupu Produktów Spożywczych ze swoich środków obrotowych. Koszty zakupu Produktów Spożywczych są dla Spółki kosztami definitywnymi, niezwracanymi Spółce w jakiejkolwiek formie.

Związek kosztów zakupu Produktów Spożywczych z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą wyraża się w fakcie, że koszty są ponoszone w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych przez Personel pracujący w biurze. Związek ten wyraża się również w celu ponoszenia Produktów Spożywczych. Przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (osiągnięcia, zachowania, zabezpieczenia źródła przychodów). Możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu uzależniona jest od tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu. Jak wskazano w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, z perspektywy Spółki, udostępnianie Produktów Spożywczych Personelowi przez Spółkę stanowi wydatek racjonalny i celowy, przynoszący Spółce wymierne i długoterminowe korzyści ekonomiczne w przeszłości, w chwili obecnej i w przyszłości, dzięki czemu służy Spółce w osiąganiu, zachowaniu i zabezpieczeniu przychodów z tytułu prowadzonej działalności. Celowość tych wydatków wyraża się w szczególności w kompleksowym polepszeniu jakości oraz warunków pracy Personelu, co zwiększa efektywność pracy Personelu, czyni ze Spółki atrakcyjnego pracodawcę oraz ogranicza rotację Personelu.

Właściwe udokumentowanie dostaw towarów i usług w zakresie Produktów Spożywczych jest dokonywane przez ich dostawców fakturami VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, doręczanymi Spółce.

Koszty nabycia Produktów Spożywczych nie stanowią również kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

W ocenie Wnioskodawcy, koszty te nie stanowią kosztów reprezentacji, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop.

Zgodnie z uzasadnieniem wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 2 kwietnia 2015 r. (sygn. akt. II FSK 483/13),”(...) "reprezentacja" w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt. 28 updop stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej' w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. (...)"

Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy rozpatrywać zasadność ich poniesienia przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie wizerunku podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.

Wymienienie w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop wydatków na zakup żywności i napojów nie oznacza, że wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami uzyskania przychodów jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Warunkiem uznania kosztu za koszt reprezentacji jest to, czy jego jedynym bądź głównym celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku firmy na zewnątrz (por. teza wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego w składzie siedmiu sędziów z dnia 17 czerwca 2013 r. (sygn. akt II FSK 702/11).

Oceniając zatem koszty Produktów Spożywczych przez pryzmat celu ich poniesienia, Wnioskodawca uważa, że nie spełniają one warunków uznania ich za koszty reprezentacji.

Z orzeczenia jednoznacznie wynika, iż koszt reprezentacji jest utożsamiany z działaniami, które mają na celu poprawę wizerunku danego podmiotu. Istotnym aspektem jaki jest brany pod uwagę przy określaniu czy dany wydatek może zostać uznany za koszt reprezentacji jest cel "działania na zewnątrz". Poprzez działanie na zewnątrz należy rozumieć takie działanie, które ma wywrzeć wpływ na inne podmioty. Jak wskazał Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 24 maja 2012 r. o sygn. akt. II FSK 2332/10 " (...) Według art. 16 ust. 1 pkt. 28 CIT koszty reprezentacji to nie koszty okazałości, wystawności w czyimś sposobie życia związane ze stanowiskiem, pozycją społeczną, ale koszty reprezentowania interesów podatnika na zewnątrz, w tym w stosunkach z kontrahentami aktualnymi czy przyszłymi, przez osobę lub grupę osób do tego powołaną (…) ”.

Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, że koszty poniesione przez Spółkę na zakup Produktów Spożywczych udostępnianych wyłącznie Personelowi w czasie ich pracy, w dostępnych wyłącznie dla nich pomieszczeniach (z wyjątkami wskazanymi w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego), nie stanowią kosztów reprezentacji. Wydatki na Produkty Spożywcze mają charakter zbliżony do „kosztów pracowniczych”, a ich dominującym celem jest polepszenie jakości oraz warunków pracy Personelu. Jeżeli chodzi zaś o wyjątki wskazane w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w zakresie osób, które mają dostęp do Produktów Spożywczych, tj. personelu dwóch innych spółek z Grupy B, to Wnioskodawca zwraca uwagę, że te spółki zapewniają swojemu personelowi dostęp do Produktów Spożywczych za opłatą na rzecz Wnioskodawcy, dlatego nie może być mowy o „reprezentacji”, która w swojej istocie opiera się na świadczeniach nieodpłatnych.

Ponadto, Spółka zwraca uwagę, że koszty Produktów Spożywczych, ze względu na cel ich ponoszenia, nie mogą być uznane za koszty reprezentacji zarówno w odniesieniu do Pracowników jak i Współpracowników. Z perspektywy Spółki, Współpracownicy nie stanowią dla Spółki kontrahentów, inwestorów, ani innych zewnętrznych podmiotów, lecz personel wykonujący czynności w celu świadczenia usług na rzecz kontrahentów, będący częścią wewnętrznych zespołów. Współpracownicy powinni mieć zapewnione warunki pracy takie, jak pozostali członkowie Personelu, ponieważ w przeciwnym razie nie byłyby realizowane kluczowe cele ponoszenia wydatków na Produkty Spożywcze, takie jak tworzenie dobrej atmosfery pracy oraz bieżąca wymiana informacji pomiędzy Personelem. Zapewnienie dostępu do Produktów Spożywczych Współpracownikom ma pozytywny wpływ na jakość współpracy z Pracownikami oraz realizuje te same cele, co w odniesieniu do Pracowników.

Utrwalona praktyka interpretacyjna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej potwierdza, że wydatki na zakup produktów spożywczych przez podatnika na rzecz jego pracowników, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów - por. przykładowe interpretacje indywidualne wydane w okresie ostatnich 12 miesięcy:

• Nr 0114-KDIP2-2.4010.465.2023.1.KW z 27 października 2023 r.;
• Nr 0111-KDIB2-1.4010.329.2023.1.AJ z 30 sierpnia 2023 r.;
• Nr 0114-KDIP2-2.4010.189.2023.4.RK z 20 czerwca 2023 r.;
• Nr 0111-KDIB2-1.4010.720.2022.1.KK z 2 marca 2023 r.

Na uwagę zasługuje również interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 31 maja 2022 r. nr 0111-KDIB1-2.4010.146.2022.1.AK, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał za prawidłowe stanowisko, zgodnie z którym podatnik ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na artykuły spożywcze udostępniane w biurze Spółki pracownikom i współpracownikom współpracującym na podstawie umów cywilnoprawnych podczas ich pracy. W ww. interpretacji indywidualnej, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej trafnie dokonał oceny wydatków na artykuły spożywcze dla pracowników i współpracowników pod kątem ich celowości oraz związku z prowadzoną działalnością i wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Zwrócił uwagę, że " (...) reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika. Co istotne, działania o charakterze reprezentacyjnym podejmowane są w stosunku do podmiotów lub ich przedstawicieli zewnętrznych. Pojęcie reprezentacji nie obejmuje natomiast tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników oraz współpracowników. Koszty te nie podlegają wyłączeniu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, natomiast pozostają w związku z osiąganymi przychodami. Bezsprzecznie bowiem stworzenie przyjaznej atmosfery w miejscu pracy, dbałość o pracownika/współpracownika wiąże te osoby z Wnioskodawcą co przekłada się na większą efektywność podejmowanych przez ww. osoby działań, skutkiem czego są wyższe przychody Wnioskodawcy. (...) ”

Na istotę celów, jakim służy udostępnianie produktów spożywczych i jego związek z przychodami podatnika niezależnie od formy współpracy z personelem, zwrócił uwagę także Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w prawomocnym wyroku z dnia 19 sierpnia 2020 r. (sygn. akt I SA/Po 374/20). W uzasadnieniu wyroku, Sąd podkreślił, że: „(...) strony są zgodne, że wydatki na zakup produktów spożywczych przeznaczonych dla pracowników (w rozumieniu KP) stanowią koszty uzyskania przychodów. W konsekwencji organ również za takie koszty winien uznać wydatki na produkty spożywcze dla pracowników zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. Skarżąca wykazała, że w każdym z tych przypadków wydatki są racjonalne i pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z przychodami. Zdaniem Sądu w okolicznościach przedstawionych przez skarżącą nie istnieje żadna zasadnicza różnica pomiędzy tymi dwoma grupami pracowników, przyjmując jako kryterium ocenne związek wydatków z przychodami skarżącej. Jedni i drudzy realizują te same cele, które w efekcie finalnym mają służyć uzyskaniu przychodów przez skarżącą. Forma umowy łączącej pracowników ze Spółką pozostaje bez znaczenia. Ważne są okoliczności, w jakich realizowana jest współpraca. (...) W orzecznictwie przyjmuje się, że za koszt uzyskania przychodu może być uznany wydatek na poczęstunek dla kontrahenta, tym bardziej więc drobny poczęstunek dla pracownika zatrudnionego na podstawie umowy cywilnoprawnej, o jakim mowa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, może być uznany za koszt uzyskania przychodu, jeśli służy on uzyskaniu bardziej wydajnej pracy, chociażby poprzez minimalizowanie przerw w trakcie jej świadczenia na "organizowanie" we własnym zakresie napoju lub drobnej przekąski. (...)„

Orzecznictwo, w którym przyjmuje się, że za koszt uzyskania przychodu może być uznany wydatek na poczęstunek dla kontrahenta, obejmuje m.in. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego, w tym ww. wyrok z dnia 17 czerwca 2013 r. o sygn. akt II FSK 702/11. Na kanwie tego wyroku, Minister Finansów wydał interpretację ogólną z dnia 25 listopada 2013 r. nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521 w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów ponoszonych przez podatników wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów podawanych podczas spotkań z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami, etc., w świetle brzmienia art. 16 ust. 1 pkt 28 updop. W interpretacji tej, Minister Finansów potwierdził, że wydatki na drobne poczęstunki, napoje, a także posiłki, niezależnie od miejsca ich podawania, podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej, nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów. W ocenie Wnioskodawcy, trafne jest spostrzeżenie, że skoro takie wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, gdy są ponoszone na rzecz zewnętrznych podmiotów, to tym bardziej posiłek dla członków Personelu pracującego dla Spółki w ramach wewnętrznych zespołów w biurze, w którym mieści się siedziba Spółki, na podstawie umowy o pracę oraz na podstawie innej umowy niż umowa o pracę, nie powinien podlegać wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów, o ile służy osiągnięciu, zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów.

Wnioskodawca zwraca uwagę, że świadczenia takie jak udostępnianie Produktów Spożywczych Personelowi, stają się standardem na rynku pracy w sektorze prywatnym, co potwierdza istotna ilość wydawanych interpretacji indywidualnych w sprawach podobnych, co będąca przedmiotem niniejszego wniosku. Oprócz ww. interpretacji indywidualnych i wyroków, Spółka wskazuje na wydane w ostatnich latach, przykładowe interpretacje indywidualne pozwalające zaliczyć podatnikom do kosztów uzyskania przychodów wydatki na produkty spożywcze dla personelu:

• Nr 0111-KDIB1-2.4010. 580.2021.1.BG z 15 grudnia 2021 r.;
• Nr 0114-KDIP2-1.4010.202.2021.1.KW z 20 września 2021 r.;
• Nr 0111-KDIB1-1.4010.342.2022.2.ŚS z 22 sierpnia 2022 r.
• Nr 0111-KDIB1-2.4010.29.2022.3.EJ z 16 maja 2022 r.;
• Nr 0111-KDIB1-2.4010.2.2022.1.EJ z 2 marca 2022 r.;
• Nr 0114-KDIP2-1.4010.377.2020.1.KS z 11 grudnia 2020 r.

Także w interpretacji indywidualnej z 2 marca 2022 r. nr 0111-KDIB1-2.4010.2.2022.1.EJ Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zwrócił uwagę, że „(...) Dokonując oceny kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy należy posłużyć się również dynamiczną wykładnią funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą. To co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje.(...)" W przywołanej interpretacji indywidualnej Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał za prawidłowe stanowisko wnioskodawcy, zgodnie z którym ma on prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki wynikające z faktur dotyczących zakupu posiłków profilaktycznych dla pracowników, mimo iż nie ma takiego obowiązku wynikającego z właściwych przepisów prawa.

W stanie faktycznym i w zdarzeniu przyszłym opisanym w niniejszym wniosku, zastosowania nie znajdzie również wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust.1 pkt 45 updop, ponieważ wydatki Wnioskodawcy na Produkty Spożywcze nie stanowią „wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych”, gdyż są finansowane ze środków obrotowych Wnioskodawcy.

Mając powyższe na uwadze, w ocenie Wnioskodawcy, ma on prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów koszty Produktów Spożywczych, na podstawie art. 15 ust. 1 updop.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

W myśl tego przepisu, wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami (poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie, zwiększenie przychodu albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu).

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,

• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zatem, do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT), pod warunkiem, że dokona oceny pod kątem celowości i wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki, związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu” zawarte we wskazanym art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością, podlegają odliczeniu od podstawy opodatkowania. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić wcześniej opisany związek. Zauważyć należy, że przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu). Zatem, możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu.

Z wniosku wynika, że Państwa wątpliwości wiążą się z możliwością zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów Produktów Spożywczych udostępnianych w Państwa kuchni Personelowi Spółki (Pracownikom i Współpracownikom).

W opisie sprawy wskazali Państwo, że Spółka zapewnia Personelowi stały dostęp do produktów spożywczych. Udostępniane produkty spożywcze obejmują napoje i dodatki do napojów (w szczególności: woda, mleko, kawa, herbata, cukier), produkty do spożycia na śniadanie i drobne przekąski (takie jak: świeże soki butelkowane, świeże owoce, bakalie, orzechy), podstawowe artykuły spożywcze do przygotowania kanapek (takie jak: chleb, ser, kabanosy, wafle ryżowe, warzywa), jogurty i muesli, gotowe kanapki i sałatki oraz gotowe dania na ciepło udostępniane w porze obiadowej (dalej łącznie jako: „Produkty Spożywcze"). Produkty Spożywcze są dostarczane raz dziennie w dni robocze (od poniedziałku do piątku) w przypadku produktów łatwopsujących się (np.: gotowe kanapki, sałatki, świeże soki butelkowane, gotowe dania na ciepło). W przypadku pozostałych produktów są one uzupełniane na bieżąco. Produkty Spożywcze nie obejmują napojów alkoholowych. Członkowie Personelu nie dokonują imiennych zamówień na Produkty Spożywcze. Koszty całodziennego udostępniania Produktów Spożywczych nie przekraczają kilku EUR na osobę. Zakup Produktów Spożywczych jest finansowany ze środków obrotowych Spółki. Przekazanie Produktów Spożywczych Personelowi nie jest finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Koszty zakupów Produktów Spożywczych są dla Spółki kosztami definitywnymi, niezwracanymi Spółce w jakiejkolwiek formie. Produkty Spożywcze obejmują podstawowe produkty dostępne w sklepach spożywczych, a także gotowe dania uprzednio przygotowane i zapakowane (np. kanapki, sałatki) sprzedawane przez przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie kateringu biurowego. Produkty Spożywcze są udostępniane Personelowi w biurze, w którym mieści się siedziba Spółki, w pomieszczeniu socjalnym, zaopatrzonym w podstawowy sprzęt kuchenny. Kuchnia nie jest ogólnodostępna i aby móc wejść na przestrzeń biurową, w którym się znajduje, należy posiadać spersonalizowaną kartę dostępu. Produkty Spożywcze są przeznaczone tylko dla Personelu oraz personelu dwóch innych spółek należących do Grupy B, pracujących na tym samym piętrze, co Personel. Produkty Spożywcze nie są przeznaczone dla innych osób, np. osób pracujących na innych piętrach w tym samym budynku, ani dla kontrahentów Spółki. Produkty Spożywcze są udostępniane tylko w dni robocze, w godzinach pracy Personelu oraz personelu dwóch innych spółek należących do Grupy B, bez względu na czas pracy w danym dniu (innymi słowy, możliwość skorzystania z Produktów Spożywczych nie wynika z pracy w godzinach nadliczbowych). Produkty Spożywcze są udostępniane Personelowi nieodpłatnie. W ramach rozliczeń wewnątrzgrupowych, Spółka przenosi koszty Produktów Spożywczych na dwie inne spółki, których personel korzysta z Produktów Spożywczych, obliczając proporcję tego personelu w ilości wszystkich osób, które mają dostęp do Produktów Spożywczych.

Podnoszą Państwo, że Spółka nabywa Produkty Spożywcze w celu polepszenia jakości oraz warunków pracy Personelu. Personel ma możliwość korzystania z Produktów Spożywczych w godzinach pracy, w dowolnym momencie. Dzięki takiej organizacji warunków pracy, Personel może efektywnie zarządzać czasem poświęcanym na wykonywane obowiązki służbowe. Zapewnienie Produktów Spożywczych sprawia, że Personel nie poświęca czasu w przerwach od pracy na samodzielne przygotowanie posiłków lub nabywanie ich poza siedzibą Spółki. Dzięki temu, przerwa od pracy może być wykorzystania w szczególności na krótki wypoczynek, zwiększający efektywność i jakość wykonywanej pracy. Personel zmotywowany komfortowymi warunkami pracy wykonuje swoje zadania w dobrym tempie i co najmniej w oczekiwanej przez Spółkę jakości. Podawanie dań na ciepło raz dziennie o stałej porze jest okazją dla nieformalnych spotkań Personelu w większym gronie, co sprzyja integracji oraz efektywnej współpracy. Spożywanie wspólnych posiłków w kuchni umożliwia Personelowi budowanie relacji z członkami swoich i innych zespołów oraz służy wymianie aktualności na temat działalności prowadzonej przez poszczególne zespoły pracujące w Spółce, jest także forum do wymiany poglądów i pomysłów w ramach realizowanych zadań. Dzięki nieformalnym spotkaniom przy posiłkach, wymiana informacji pomiędzy Personelem odbywa się bardziej efektywnie, niż gdyby miała odbywać się wyłącznie w formie cyklicznych spotkań organizowanych co jakiś czas. Możliwość korzystania z Produktów Spożywczych przez Personel sprawia, że praca przebiega w przyjemnej atmosferze. Udostępnianie Produktów Spożywczych Personelowi przez Spółkę sprzyja również budowaniu i utrzymaniu dobrych relacji pomiędzy Spółką a Personelem. W ten sposób Spółka okazuje, jak istotny jest dla niej komfort pracy i dobre samopoczucie Personelu. Serwowanie zbilansowanych Produktów Spożywczych sprzyja także zachowaniu dobrego zdrowia Personelu oraz może korzystnie wpływać na mniejszą absencję Personelu z powodu choroby.

W analizowanym zakresie za kierunkowe kryterium wykładni art. 15 ust. 1 ustawy o CIT trzeba przyjąć kryterium celu poniesionego kosztu. Wiąże się ono z zamiarem działania podatnika zdeterminowanym na osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła, a tym samym we wpływie (bezpośrednim lub pośrednim) ponoszonego wydatku na powstanie lub zwiększenie osiąganego przychodu lub we wpływie na zachowanie albo zabezpieczenie jego źródła. W tym kontekście istotne jest również, aby ocena zachowania podatnika, kwalifikującego określony wydatek jako koszt podatkowy, była dokonywana z perspektywy jego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz wiedzy na temat tego, czy dany wydatek może obiektywnie przyczynić się do realizacji pożądanego celu - osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła - co jednak oczywiście nie oznacza, że cel ten musi być zawsze osiągnięty.

Ponadto wskazać należy, że uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to Spółka zobowiązana jest wykazać, że ponoszone przez nią ww. wydatki pozostają w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą i pozostają w związku o jakim mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił – w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT – koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Mimo, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu „reprezentacja”, to zgodnie z przyjętą linią orzeczniczą celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami.

Zatem reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika. Co istotne, działania o charakterze reprezentacyjnym podejmowane są w stosunku do podmiotów lub ich przedstawicieli zewnętrznych. Pojęcie reprezentacji nie obejmuje natomiast tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników oraz współpracowników. Koszty te nie podlegają wyłączeniu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, natomiast pozostają w związku z osiąganymi przychodami. Bezsprzecznie bowiem stworzenie przyjaznej atmosfery w miejscu pracy, dbałość o pracownika/współpracownika wiąże te osoby z Wnioskodawcą co przekłada się na większą efektywność podejmowanych przez ww. osoby działań, skutkiem czego są wyższe przychody Wnioskodawcy.

Ponadto, w opisanych we wniosku stanie faktycznym i w zdarzeniu przyszłym wniosku, zastosowania nie znajdzie również wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust.1 pkt 45 updop zgodnie z którym:

Wydatki na Produkty Spożywcze nie stanowią „wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych”, gdyż są finansowane ze środków obrotowych Spółki.

Przenosząc powyższe rozważania na grunt rozpoznawanej sprawy zauważyć należy, że opisane w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym wydatki poniesione na Personel (Pracowników i Współpracowników) spełniają kryteria przesłanki pozytywnej zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu, tj. związku ponoszonych wydatków z osiąganiem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła.

Wydatki ponoszone przez Spółkę dotyczące zakupu produktów spożywczych z przeznaczeniem dla Pracowników są bowiem przejawem starań Spółki o kondycję i samopoczucie pracowników, co w dalszej perspektywie może przyczyniać się do poprawy atmosfery w miejscu pracy, zwiększania motywacji do pracy, wzrostu wydajności pracy. Zapewnienie dostępu do produktów spożywczych ma również zachęcać Personel do wspólnego spędzania przerw (np.: obiadowej, czy przerwy na kawę) w pracy w biurze, w pomieszczeniu socjalnym Spółki, co powinno usprawniać wymianę wiedzy i informacji pomiędzy Personelem oraz poprawić komunikację. Ponadto, udostępnienie pracownikom produktów spożywczych ma ich zachęcić do podjęcia i kontynuowania pracy u Państwa.

Koszty poniesione przez Spółkę na zakup artykułów spożywczych udostępnianych następnie do ogólnej konsumpcji pracownikom Spółki w czasie ich pracy, nie należą także do kategorii kosztów reprezentacyjnych. Wydatki na artykuły spożywcze są w istocie „kosztami pracowniczymi” podobnymi w swej naturze do innych świadczeń płacowych oraz pozapłacowych dokonywanych na rzecz pracowników. Wydatki te mają wpływ na stworzenie odpowiednich warunków do wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników.

Taki związek przyczynowo-skutkowy z osiąganiem przychodów ze źródła przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów wykazują również wydatki na zakup artykułów spożywczych oraz zamówionych posiłków, które udostępniane są osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych, tj. osobom fizycznym prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą czy zatrudnionych na umowę zlecenie („Współpracownicy”). Spółka zapewnia Pracownikom i Współpracownikom stały dostęp do artykułów spożywczych. Spółka oferuje Personelowi produkty spożywcze, które wyłożone są w kuchni, która nie jest ogólnodostępna z przeznaczeniem do konsumpcji na miejscu podczas wykonywania w biurze obowiązków zawodowych przez Pracowników i Współpracowników. Brak zapewnienia produktów spożywczych znacząco utrudnia pozyskanie nowego Personelu oraz zatrzymanie dotychczasowego. Zapewnienie Personelowi artykułów spożywczych ma na celu między innymi zachęcenie do podjęcia i kontynuowania pracy w Spółce i ogranicza rotację, Personelu, co bez wątpienia przyczynia się do zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów.

Odnosząc powyższe rozważania do opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku stwierdzić należy, że Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów koszty Produktów Spożywczych udostępnionych Personelowi (Pracownikom i Współpracownikom) w siedzibie Spółki. Wydatki te nie stanowią kosztów reprezentacji, o których w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Ponadto nie ma do nich zastosowania art. 16 ust. 1 pkt 45 updop, gdyż wydatki na Produkty Spożywcze nie stanowią „wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych”, ponieważ są finansowane ze środków obrotowych Spółki.

W świetle powyższego stanowisko Spółki należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

• stanu faktycznego który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia;

• zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).