Interpretacja indywidualna z dnia 19 stycznia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.669.2023.4.PRM

Ustalenie, czy Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w przypadku przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

1 grudnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 1 grudnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia, czy w przypadku przechowywania przez Państwa faktur wyłącznie w formie elektronicznej będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismami z 5 stycznia 2024 r. (wpływ 5 stycznia 2024 r.) oraz z 5 stycznia 2024 r. (wpływ 15 stycznia 2024 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Jesteście Państwo spółką kapitałową podlegającą w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów, a także czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Prowadzicie Państwo działalność gospodarczą w zakresie produkcji i sprzedaży produktów leczniczych.

Na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej dokonują Państwo różnego rodzaju zakupów od dostawców polskich, jak i zagranicznych. W większości przypadków, sprzedaż dokumentowana jest przez Państwa dostawców za pomocą faktur przesyłanych w wersji elektronicznej lub w wersji papierowej.

Obecnie, obowiązuje u Państwa elektroniczny system obiegu i kontroli dokumentów, zarówno tych dostarczanych w formie papierowej jak i elektronicznej. Składa się on z następujących etapów:

1)Rejestracja dokumentów.

2)Opis merytoryczny.

3)Akceptacja zaciągniętych zobowiązań.

4)Akceptacja księgowa - księgowanie faktur w A.

5)Zapłata.

Ad 1) Rejestracja dokumentów

Proces rejestracji dokumentów rozpoczyna się w momencie zeskanowania lub przesłania dokumentu elektronicznego na jedną z dedykowanych skrzynek email. Dla każdego dokumentu przypisany jest indywidualny numer kodu kreskowego. Po przetworzeniu dokumentu przez moduł OCR następuje przypisanie faktury do grupy osób rejestrujących.

Ad 2) Opis merytoryczny

Celem tego etapu jest zatwierdzenie merytoryczne faktury. Odpowiedzialne za ten etap są Państwa komórki merytoryczne dokonujące zakupu. Na tym etapie odpowiednia osoba merytoryczna poświadcza, że:

a)wszystkie dane jakościowe, ilościowe i wartościowe podane w dokumencie są zgodne z rzeczywistością i zostały wykonane w sposób rzetelny,

b)zakup został dokonany zgodnie z zawartymi umowami lub innymi dokumentami potwierdzającymi zaciągnięcie przez Państwa zobowiązania,

c)opis został wykonany w sposób niepozostawiający wątpliwości co do rodzaju wydatku, a także jego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,

d)w przypadku faktur, do których zostało utworzone zamówienie w SAP osoba merytoryczna odpowiedzialna jest za weryfikację zgodności faktury z zamówieniem, dokumentem PZ i poprawną wyceną zapasu na magazynie,

e)w przypadku braku umowy lub zamówienia dokument trafia na etap akceptacji samodzielnej lub akceptacji I i II stopnia zgodnie z matrycą osób upoważnionych do zaciągania zobowiązań.

Ad 3) Akceptacja zaciągniętych zobowiązań

Etap Akceptacji faktury wykonywany jest w przypadku braku zgodności faktury z zamówieniem/umową lub braku zamówienia/umowy. Osoba akceptująca pobierana jest z macierzy do zaciągania zobowiązań zgodnie z udzielonymi pełnomocnictwami, zakresem faktury oraz Państwa schematem organizacyjnym.

Ad 4) Akceptacja księgowa - księgowanie faktur w A

Na tym etapie następuje wysłanie danych do systemu księgowo-finansowego A. System B odczytuje nadany numer pozycji księgowej, który następnie zostaje zwrócony interfejsem z systemu A. W kolejnym etapie wygenerowana zostaje metryczka danej faktury. Pozycja księgowa A zawiera linki do faktury i metryczki dokumentu.

Ad 5) Zapłata

Zapłata faktury oraz aktualizacja danych kontrahenta odbywa się w systemie A. Na tym etapie następuje dodanie kontrahenta w A, weryfikacja numeru konta bankowego i statusu podatnika oraz obsługa płatności.

Obecnie dokumenty źródłowe są przechowywane u Państwa zarówno w formie elektronicznej jak i w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami archiwizacji i obsługi tych dokumentów. Celem minimalizacji tych kosztów, zamierzają Państwo zmienić praktykę w zakresie przechowywania części lub całości dokumentów źródłowych. Dokumenty otrzymane od kontrahentów w formie papierowej mają być przechowywane obligatoryjnie wyłącznie w formie elektronicznej (fakultatywnie wybrana przez Państwa część tych dokumentów może być również przechowywana w wersji papierowej).

Powyższa, tj. wyłącznie elektroniczna forma przechowywania dokumentów źródłowych, ma być stosowana po zatwierdzeniu u Państwa dodatkowych zasad dotyczących przechowywania dokumentów księgowych w formie elektronicznej (w formie Załącznika do obowiązującej Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych). Załącznik ten będzie regulował ponadto sposób postępowania z papierowymi wersjami zdigitalizowanych dokumentów.

Dokumentacja księgowa będzie digitalizowana w formie skanów i zdjęć między innymi w formatach PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG, BMP i innych, zapewniających niezmienność digitalizowanego dokumentu. Państwa pracownik, który dokonuje digitalizacji dokumentów będzie odpowiedzialny za dokładność, czytelność i prawidłowość scanu/zdjęcia. Po wykonaniu scanu/zdjęcia dokument księgowy będzie zamieszczany w elektronicznym systemie na serwerze będącym Państwa własnością.

Dokumentacja księgowa będzie przechowywana w systemie spełniającym funkcję elektronicznego archiwum dokumentów, zapewniającym bezpieczeństwo przechowywania, nienaruszalność i integralność przechowywanych dokumentów. Nie będzie możliwości ich modyfikowania, a dostęp do dokumentów będą mieli wyłącznie pracownicy upoważnieni zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi elektronicznego obiegu dokumentów.

Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów źródłowych przechowywanych w formie elektronicznej będzie wspomagane poprzez wewnętrzne kontrole biznesowe, wykonywane najpierw w zakresie merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za weryfikację merytoryczną danego dokumentu źródłowego poprzez, m.in. weryfikację kontrahentów, gromadzenie dokumentów uzupełniających takich jak korespondencja handlowa i wewnętrzna, umowy i inne źródłowe dokumenty potwierdzające wykonanie usługi lub dostawę towarów dokumentowaną fakturą itp.

Na zakończenie procesu weryfikacji transakcja zakupu potwierdzona dokumentem źródłowym będzie zatwierdzana pod względem formalnym (w tym rachunkowym) przez Państwa pracowników odpowiedzialnych i uprawnionych do ich akceptacji w świetle wewnętrznych procedur na etapie formalnej weryfikacji, opisu, zatwierdzania i księgowania dokumentu.

Obecnie pracują Państwo również nad optymalizacją obiegu dokumentów związaną z wdrożeniem KSeF. Z tego powodu nie wykluczają Państwo, że niektóre faktury będą księgowane automatycznie. Dla faktur, które systemowo zostaną uznane za zgodne z zamówieniem w programie księgowym A zostanie pominięty etap rejestracji, opisu merytorycznego, akceptacji zaciągniętych zobowiązań i akceptacji księgowej. Faktury będą pobrane z KSeF, porównane z zamówieniem z A (weryfikacja zaciągniętego zobowiązania) i wystawionymi dokumentami PZ (potwierdzenie przyjęcie towaru), a następnie zaksięgowane w A automatycznie. Sytuacja ta będzie dotyczyć jedynie faktur ustrukturyzowanych.

W efekcie zastosowanych procedur wewnętrznych dotyczących przechowywania dokumentów źródłowych w formie elektronicznej oraz ich wewnętrznych kontroli biznesowych, będziecie Państwo mogli zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność). Dane pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentu źródłowego nie będą mogły być zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików będą miały za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych w nim zawartych (czytelność).

Tak samo jak w przypadku papierowej formy przechowywania, jedynie te dokumenty źródłowe przechowywane w formie elektronicznej, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji i akceptacji:

a)będą podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych,

b)będą przechowywane z możliwością raportowania w podziale na okresy rozliczeniowe, przy zachowaniu możliwości łatwego ich odszukania. Odszukanie informacji dotyczących poszczególnych faktur oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System elektroniczny używany przez Państwa oraz posiadane przez Państwa urządzenia pozwalają na odtworzenie tych dokumentów w postaci wydruku.

Po zarchiwizowaniu dokumentów w postaci elektronicznej, planują Państwo niszczyć ich wersje papierowe zgodnie z poniższymi zasadami:

a)Państwa pracownik, który dokona digitalizacji dokumentów będzie zobowiązany do sprawdzenia, czy dokonany scan/zdjęcie jest kompletne, tj. w szczególności czy zeskanowane zostały wszystkie strony dokumentu,

b)następnie, pracownik ten sprawdzi, czy zdigitalizowane dokumenty zostały zapisane w odpowiednich miejscach (folderach) na serwerze do tego przeznaczonym,

c)po wykonaniu ww. czynności, Państwa pracownik dokona zniszczenia wersji papierowych tych dokumentów przy użyciu urządzeń mechanicznych do tego przeznaczonych, znajdujących się w Państwa siedzibie lub w innych lokalach, które wykorzystują Państwo do prowadzenia własnej działalności.

Zdigitalizowane dokumenty będą przechowywane w systemie elektronicznym używanym przez Państwa nie krócej niż do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a w przypadku dokumentów inwestycyjnych i/lub rozliczanych w ramach wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej oraz dokumentów ujętych w ramach rozliczeń międzyokresowych, także po upływie tego terminu, aż do czasu zakończenia ich amortyzacji podatkowej lub całkowitego rozliczenia.

Docelowo, do wszelkich postępowań i kontroli podatkowych zamierzają Państwo używać wyłącznie elektronicznej formy dokumentów źródłowych, powstałej w wyniku digitalizacji papierowych oryginałów.

Doprecyzowanie i uzupełnienie zdarzenia przyszłego

Ze względu na charakter prowadzonej działalności wykorzystują Państwo model hybrydowy łącząc lokalne zasoby infrastruktury IT z rozwiązaniami w chmurze. W związku z tym faktury i dokumenty z nimi zrównane będą przechowywane w formie elektronicznej na serwerach będących Państwa własnością, znajdujących się na terytorium kraju, jak i poza terytorium kraju.

Dla wszystkich dokumentów zapewniają Państwo dostęp on-line za pomocą środków elektronicznych oraz ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nabyte przez Państwa towary i usługi udokumentowane fakturami oraz dokumentami z nimi zrównanymi przechowywanymi i archiwizowanymi w formie dokumentów elektronicznych służą wyłącznie do czynności opodatkowanych VAT.

Faktury i dokumenty z nimi zrównane w formie papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Pytanie nr 1 (część dotycząca podatku VAT) oraz pytanie nr 2 wniosku

1)Czy w świetle przepisów podatkowych (ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r., t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm. - dalej: ustawa o VAT, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r., t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm. – dalej: ustawa o PDOP oraz Ordynacji podatkowej z dnia 29 sierpnia 1997 r., t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm. – dalej: Ordynacja podatkowa) dopuszczalne jest przechowywanie przez Państwa dokumentów źródłowych otrzymanych od kontrahentów pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej - wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego oraz zniszczenie papierowej wersji tych dokumentów po zarchiwizowaniu ich w formie elektronicznej?

2)Czy będzie Państwu przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego VAT o kwotę podatku naliczonego VAT wynikającego z faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1

Państwa zdaniem, dopuszczalne jest przechowywanie przez Państwa dokumentów źródłowych otrzymanych od kontrahentów pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej - wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego. Dopuszczalne jest również zniszczenie papierowej wersji tych dokumentów po ich zarchiwizowaniu w formie elektronicznej.

Przede wszystkim, w Państwa opinii należy zaznaczyć, że żadna ze wskazanych w zapytaniu ustaw, a także ustawa z dnia 29 września 1994 r. t. j. Dz.U. 2023 r., poz. 120 ze zm. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości), nie zawierają przepisów bezpośrednio odnoszących się do sposobu przechowywania dowodów księgowych. W szczególności, brak jest jakichkolwiek przepisów zakazujących stosowania formy elektronicznej na potrzeby archiwizacji dokumentów. Tym samym, zasadne jest stwierdzenie, że dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie, pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych.

I tak, zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl art. 2 pkt 32 tej ustawy - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Kolejne przepisy tej ustawy, w szczególności zawarte w Dziale XI Rozdział 1 Faktury, regulują zasady wystawiania faktur przez podatnika. W świetle tych przepisów, nie ulega wątpliwości, że w niniejszej sprawie, kluczowe jest to, aby - na potrzeby archiwizacji dokumentów w formie elektronicznej - podatnik określił sposoby zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ustawy o VAT stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się natomiast to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Dalej przepisy stanowią, że poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są również zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2.elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych lub

3.Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o VAT należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna zapewniać określoną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym. Takie właśnie dokumenty są i będą przez Państwa gromadzone.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika. Państwa zdaniem, niewątpliwie, procedura opisana w niniejszym wniosku realizuje ten obowiązek, w szczególności poprzez nadanie danemu dokumentowi unikatowej metryczki, do której odwołują się wszystkie towarzyszące dokumenty. W ten sposób, są one łatwe do zidentyfikowania i powiązania z dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W niniejszej sprawie należy też powołać art. 112 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Dalej, według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują wystawione/otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Taki właśnie termin przechowywania dokumentów obowiązuje w Spółce.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu tego nie stosuje się jednakże wówczas, gdy faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający wymienionym w przepisie organom, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Ponadto, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, podatnicy są zobowiązani do zapewnienia możliwości bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych przez ww. organy.

Reasumując, z ww. przepisów wynika, że ustawa o VAT dopuszcza możliwość przechowywania w dowolny sposób faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej. Jednakże ustawodawca wymaga, aby faktury były przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Tym samym, w Państwa opinii, stwierdzić należy, że przechowywanie dokumentów źródłowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej) - w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przepisami ustawy o VAT.

Ad 2

Państwa zdaniem, będzie Państwu przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego VAT o kwotę do podatku naliczonego VAT wynikającego z faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej, na zasadach przewidzianych w przepisach ustawy o VAT, w sytuacji gdy będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawionym we wniosku opisie zdarzenia przyszłego.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124).

Dalej, stosownie do art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Zatem, nabycie przez podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ma miejsce, gdy spełnione zostaną następujące warunki:

a)w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy,

b)faktura została otrzymana przez podatnika dokonującego odliczenia,

c)odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,

d)towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych,

e)nie mają zastosowania wyłączenia wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Należy zauważyć, że czynnikiem determinującym możliwość czy zakres prawa do odliczenia, nie jest forma, w jakiej faktura stanowiąca podstawę odliczenia podatku naliczonego została otrzymana lub też jest przechowywana, tj. w wersji papierowej czy elektronicznej. W konsekwencji, Państwa zdaniem, przysługuje Państwu prawo do odliczenia VAT naliczonego, niezależnie od formy przechowywania dokumentów źródłowych, a w szczególności faktur.

Zgodnie z powyższym:

a)przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w postaci papierowej jest dopuszczalne na gruncie ustawy o VAT - o ile dopełnione zostaną warunki wskazane w art. 106m ustawy o VAT;

b)procedura, którą zamierzają Państwo stosować w zakresie przechowywania dokumentów potwierdzających poniesienie przez Państwa wydatków, zapewnia dopełnienie wymogów w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur.

Reasumując, w Państwa opinii, Państwa prawo do odliczenia VAT naliczonego powinno być uzależnione jedynie od wskazanych wyżej czynników a nie od formy/sposobu przechowywania faktur (z zastrzeżeniem spełnienia wymogów w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur).

Powyższe stanowisko, Państwa zdaniem, znajduje potwierdzenie w interpretacjach podatkowych, m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 czerwca 2020 r., 0114-KDIP1-3.4012.136.2020.4.JF.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Ponadto, Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić zatem należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturze powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury. Przepisy dotyczące natomiast określenia autentyczności pochodzenia faktury zostały uregulowane w art. 106m ustawy.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy dopuszczalne jest w świetle przepisów ustawy o VAT przechowywanie faktur jedynie w formie elektronicznej i czy będzie Państwu przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego.

W odniesieniu do Państwa wątpliwości należy wskazać, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).

Z opisu sprawy wynika, że prowadzicie Państwo działalność usługową w zakresie produkcji i sprzedaży produktów leczniczych, w ramach której dokonujecie zakupów od dostawców polskich i zagranicznych. W większości przypadków sprzedaż dokumentowana jest przez dostawców fakturami w formie papierowej lub elektronicznej.

Celem minimalizacji kosztów planują Państwo dokumenty otrzymane od kontrahentów w formie papierowej przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej (wybrana część dokumentów może być przechowywana również w formie papierowej). Elektroniczny system obiegu i kontroli dokumentów składa się z:

• rejestracji dokumentów – rejestracja rozpoczyna się w momencie zeskanowania lub przesłania dokumentu elektronicznego na jedną z dedykowanych skrzynek email. Każdy dokument posiada przypisany indywidulany numer kodu kreskowego,

• opisu merytorycznego – celem tego etapu jest zatwierdzenie merytoryczne faktury. Osoba odpowiedzialna merytorycznie poświadcza, że wszystkie dane są zgodne z rzeczywistością oraz że zakup został dokonany zgodnie z umowami lub innymi dokumentami potwierdzającymi zaciągnięcie Państwa zobowiązania,
• akceptacji zaciągniętych zobowiązań – etap ten wykonywany jest wyłącznie w sytuacji braku zgodności faktury z zamówieniem/umową lub braku zamówienia/umowy,
• akceptacji księgowej (księgowanie faktur w systemie) – system pod pozycją księgową zawiera linki do faktury i metryczki dokumentu,
• zapłaty.

Dokumentacja księgowa będzie digitalizowana w formie skanów i zdjęć np. w formatach PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG, BMP i innych, zapewniających niezmienność digitalizowanego dokumentu. Państwa pracownik dokonujący digitalizacji dokumentów będzie odpowiedzialny za dokładność, czytelność i prawidłowość skanu/zdjęcia.

Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów źródłowych przechowywanych w formie elektronicznej będzie wspomagane poprzez wewnętrzne kontrole biznesowe (m.in. weryfikację kontrahentów, gromadzenie dokumentów uzupełniających takich jak korespondencja handlowa i wewnętrzna, umowy i inne źródłowe dokumenty potwierdzające wykonanie usługi lub dostawę towarów dokumentowaną fakturą itp.). W efekcie zastosowanych procedur wewnętrznych dotyczących przechowywania dokumentów źródłowych w formie elektronicznej oraz ich wewnętrznych kontroli biznesowych, będziecie Państwo mogli zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność). Dane pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentu źródłowego nie będą mogły być zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików będą miały za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych w nim zawartych (czytelność).

Zdigitalizowane dokumenty będą przechowywane w systemie elektronicznym przez Państwa, w podziale na okresy rozliczeniowe, przy zachowaniu możliwości łatwego ich odszukania, nie krócej niż do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ze względu na charakter prowadzonej działalności wykorzystują Państwo model hybrydowy łącząc lokalne zasoby infrastruktury IT z rozwiązaniami w chmurze. W związku z tym faktury i dokumenty z nimi zrównane będą przechowywane w formie elektronicznej na serwerach będących Państwa własnością, znajdujących się na terytorium kraju, jak i poza terytorium kraju. Dla wszystkich dokumentów zapewniają Państwo dostęp on-line za pomocą środków elektronicznych oraz ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Faktury i dokumenty z nimi zrównane w formie papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Jak już wspomniano powyżej prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro do faktur oraz dokumentów z nimi zrównanych, Państwa zdaniem, zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, oraz umożliwiony zostanie dostęp do tych faktur, na żądanie (również on-line), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, przy jednoczesnym niszczeniu papierowych oryginałów po zastosowaniu przez Państwa rzetelnych procedur w ramach kontroli biznesowej, to opisany sposób ich przechowywania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy. W myśl tego przepisu:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym:

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że:

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. A zatem spełnienie tych warunków wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Podkreślić jednocześnie należy, że prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie, niezależnie od tego, czy serwery, na których przechowywane są faktury znajdują się w Polsce lub poza jej terytorium. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z opisu sprawy wynika, że prowadzicie Państwo działalność gospodarczą, z tytułu której jesteście zarejestrowani jako czynny podatnik podatku VAT. Nabyte przez Państwa towary i usługi udokumentowane fakturami oraz dokumentami z nimi zrównanymi przechowywanymi i archiwizowanymi w formie dokumentów elektronicznych służą wyłącznie do czynności opodatkowanych VAT.

Należy zatem stwierdzić, że w stosunku do faktur oraz dokumentów z nimi zrównanych, które będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej (bez zachowania ich wersji papierowych), nie utracą Państwo nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w związku z dokonanymi zakupami towarów i usług, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy.

Przy czym istotne jest, aby otrzymywane przez Państwa faktury oraz dokumenty z nimi zrównane, nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, co będzie oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.

Tym samym, Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Organ jest ściśle związany z przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje, jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

Ponadto Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej Państwa przedmiotem wniosku (zapytania). Inne kwestie przedstawione w Państwa opisie sprawy, które nie zostały objęte pytaniem – nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Informujemy ponadto, że niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług (część pytania nr 1 oraz pytanie nr 2 wniosku), zaś w zakresie dotyczącym podatku dochodowego od osób prawnych (część pytania nr 1 oraz pytanie nr 3 wniosku) zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).