Jak zorganizować wyjazd pracownika celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych

Podpisaliśmy z pracownikiem umowę o podnoszenie kwalifikacji zawodowych, w której znajduje się zapis, iż "zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania z zachowaniem prawa do wynagrodzenia". Z harmonogramu udostępnionego przez uczelnię wynika, że zajęcia rozpoczynają się w piątki o godz. 8.00. Z uwagi na znaczną odległość miejsca pracy i zamieszkania od uczelni delegację wystawiamy od czwartku, tak aby pracownik mógł skorzystać z noclegu i bezpiecznie (wypoczęty) dotrzeć na zajęcia. Głównym powodem wypisywania delegacji od czwartku jest rozliczenie finansowe, ponieważ pion finansowy odmawia zwrotu kosztów noclegu poprzedzającego dzień zajęć, jeśli nie jest on wpisany w delegacji. Zwyczajowo system taki działał bez zarzutu, ponieważ pracownicy stawiali się w czwartek do pracy, a po godzinach jej zakończenia udawali się w podróż do miejsca noclegu. Obecnie sprawa się skomplikowała, ponieważ jeden z pracowników uznał, że podróż służbową będzie odbywał pociągiem w dogodnych dla siebie godzinach podróży. Po upomnieniu, że zgodnie z umową przysługuje mu zwolnienie na czas dojazdu oraz uczestnictwa w zajęciach orzekł, że mając delegację od czwartku nie może w inny sposób usprawiedliwić nieobecności, a nie ma zamiaru tego dnia przychodzić do pracy. Jak uniknąć takiej sytuacji w przyszłości? Wypisywać delegację od dnia rozpoczęcia zajęć, ale dodać w umowie zapis, że przysługuje mu zwrot kosztów noclegu w dniu poprzedzającym? W poleceniu służbowego wyjazdu wpisywać godzinę, od której rozpoczyna się podróż?