Interpretacja indywidualna z dnia 23 października 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.487.2023.2.PRM

Ustalenie, czy dopuszczalne jest archiwizowanie (przechowywanie) wszelkich papierowych dokumentów księgowych, w szczególności faktur VAT sprzedażowych i zakupowych, wyłącznie w formie zdigitalizowanej, przy jednoczesnym niszczeniu papierowych oryginałów oraz prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

4 września 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 30 sierpnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia, czy dopuszczalne jest archiwizowanie (przechowywanie) wszelkich papierowych dokumentów księgowych, w szczególności faktur VAT sprzedażowych i zakupowych, wyłącznie w formie zdigitalizowanej, przy jednoczesnym niszczeniu papierowych oryginałów oraz prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Jesteście Państwo spółką prowadzącą działalność w zakresie (...).

Mają Państwo siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i jesteście polskim rezydentem podatkowym, czyli podlegacie (jak również będziecie podlegać na moment zaistnienia zdarzenia przyszłego opisanego w niniejszym wniosku) w Rzeczypospolitej Polskiej obowiązkowi podatkowemu w podatku dochodowym od osób prawnych na podstawie ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”) od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania (nieograniczony obowiązek podatkowy). Posiadają Państwo także status zarejestrowanego podatnika VAT.

Prowadząc działalność znacznej wielkości, zatrudniają Państwo wielu pracowników, a także wystawiacie znaczne ilości faktur na rzecz kontrahentów z kraju i zagranicy. W ramach tej działalności otrzymują Państwo także od kontrahentów liczne dokumenty księgowe - zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, w szczególności: faktury zakupowe VAT, duplikaty faktur, rachunki, paragony, noty księgowe. Oprócz tego, ponosicie Państwo i dokumentujecie wydatki służbowe poniesione podczas podróży służbowych zatrudnianych pracowników.

Nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Państwa do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, zawsze dokumentowane jest stosownymi dokumentami źródłowymi (fakturami, paragonami itp.).

W 2023 r. planują Państwo wdrożenie dwóch systemów elektronicznego obiegu tego typu dokumentów (dalej: „Systemy”). Pierwszym z nich będzie system elektronicznego rozliczania podróży służbowych pracowników. W celu rozliczenia delegacji, Państwa pracownicy będą wykonywać zdjęcia otrzymanych faktur, paragonów, rachunków, biletów i innych podobnych dokumentów, potwierdzających poniesione koszty. Następnie zdjęcia te zostaną zdigitalizowane (czyli ich treść zostanie umieszczona na elektronicznym nośniku danych pozwalającym na ich odczyt) po uprzednim zatwierdzeniu przez upoważnioną do tego osobę, np. przełożonego pracownika (np. poprzez złożenie pieczęci elektronicznej) i przetworzone na elektroniczny dokument tekstowy za pomocą funkcji rozpoznawania znaków. Kolejno tak pozyskane dane oraz kopia faktury zostaną przesłane na serwery Systemu, w celu dalszego przetwarzania. Finalnie, całość zebranych w ten sposób danych będzie generowana do jednego dokumentu rozliczenia z pracownikiem i w postaci PDF przenoszona do systemu elektronicznego obiegu dokumentów, księgowana i archiwizowana. W przypadku, gdy pracownik nie będzie w stanie przedłożyć dokumentów potwierdzających poniesienie konkretnych wydatków, ich uwzględnienie w kosztach podatkowych będzie oparte na pisemnym oświadczeniu pracownika o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania, które zostanie zatwierdzone przez osobę do tego upoważnioną, np. przełożonego pracownika lub księgowego. Oświadczenia tego rodzaju będą także przekazywane na serwery Systemu w sposób analogiczny do dokumentów księgowych.

System będzie przechowywał tak wygenerowane pliki wraz ze wszystkimi załącznikami w czytelny, uporządkowany sposób, aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Państwa Upoważnieni pracownicy, będą mieli możliwość wglądu do danych zarchiwizowanych w tej postaci oraz do łatwego ich wyszukiwania i przyporządkowywania do właściwego okresu rozliczeniowego. System zapewni też, w razie takiej potrzeby, możliwość wydruku lub zapisania na zewnętrznym nośniku danych kopii zgromadzonych dokumentów źródłowych.

Drugim z planowanych Systemów będzie system elektronicznego obiegu dokumentów. Otrzymywane faktury papierowe, po zdigitalizowaniu będą przy jego pomocy sczytywane, przekazywane między pracownikami i akceptowane, by w końcu trafić do działu księgowości w celu zaksięgowania lub przesłania do systemu z propozycją księgowania. Na ostatnim etapie, faktury będą opatrywane numerem księgowania wygenerowanym przez system księgowy i archiwizowane. W ramach tego systemu przetwarzane będą także i faktury elektroniczne, otrzymywane od kontrahentów drogą mailową, przy czym w ich przypadku etap digitalizacji będzie oczywiście pominięty.

Zaznaczają Państwo, że archiwizacja dokumentów będzie odbywać się wyłącznie w ramach nowo wprowadzonego systemu, a nie, przykładowo, w ramach rozwiązań oferowanych przez wykorzystywane obecnie systemy księgowe. Dane w nim archiwizowane będą przechowywane na serwerach znajdujących się na terytorium Polski, lecz nie wykluczają Państwo, że w przyszłości serwery będą znajdować się w innym kraju niż Polska.

Wdrażając powyższe Systemy, dążą Państwo do tego, by wszystkie dokumenty źródłowe, dokumentujące sprzedaż lub nabycie przez Państwa towarów i usług, a także inne wydatki ponoszone w związku z prowadzeniem działalności, przechowywane dotychczas w formie papierowej, zaczęły być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Stosując rzetelne procedury w ramach kontroli biznesowej, będą Państwo dbali o zgodne z prawem przetwarzanie wszystkich dokumentów w Systemach.

Wdrożenie rozwiązań oferowanych przez Systemy odbędzie się bez uszczerbku dla aktualnie prezentowanego poziomu jakości i wiarygodności dokumentowanych danych. Faktury, zarówno te wystawione elektroniczne, jak i te zdigitalizowane, nie będą musiały być na żadnym etapie przetwarzania opatrywane podpisem elektronicznym, ze względu na brak takiego obowiązku prawnego. Zadbają Państwo, by w stosunku do dokumentów, które wystawicie, otrzymacie lub będzie przechowywali w formie elektronicznej, zaistnieje należyta pewność co do tożsamości podmiotów będących wystawcami i odbiorcami tychże dokumentów.

Możliwość przeprowadzenia digitalizacji i zapisu dokumentów będą posiadali upoważnieni przez Państwa pracownicy. Podobnie, dostęp do zapisanych danych będzie ograniczony do osób, którym zostanie przyznane takie uprawnienie.

Ponadto, dokumenty zarchiwizowane przy wykorzystaniu systemu będą mogły być wyszukiwane (z możliwością wykorzystania określonych parametrów wyszukiwania, np. według nazwy podmiotu, daty wystawienia) oraz sortowane (np. według daty lub podziale na okresy rozliczeniowe). Dokumenty będą także przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Będą one przechowywane co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób umożliwiający odtworzenie ich treści w formie czytelnej dla odbiorcy, przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Państwa (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie). Zakładają Państwo, iż system umożliwi bezzwłoczny dostęp do przechowywanych dokumentów źródłowych, a w razie konieczności udostępnienie ich treści, np. organom podatkowym w wersji elektronicznej (np. na zewnętrznym nośniku danych) lub poprzez wydruk zarchiwizowanego dokumentu.

Co istotne, modyfikacja danych zawartych w treści dokumentów księgowych po ich zeskanowaniu i zapisaniu będzie uniemożliwiona. Oznacza to, że przez cały czas ich archiwizacji dokumenty pozostawać będą w niezmienionej (tj. odpowiadającej oryginałom) formie.

Starając się uczynić zadość wymogom z art. 112a ust. 1 oraz art. 106m ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”), będą Państwo dążyli do uzyskania możliwie wysokiego poziomu pewności w zakresie prawidłowości obiegu faktur i zawartych w nich danych w ramach, wspomnianej już powyżej, kontroli biznesowej, czyniąc szczegółowe ustalenia w zakresie:

• tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia),
• tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz
• czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania.

W ramach kontroli biznesowej, wytyczona zostanie „wiarygodna ścieżka audytu” pozwalająca śledzić relacje pomiędzy dokumentami oraz realizowanymi transakcjami. Dzięki powyższym działaniom, w ramach systemu, zawsze będzie możliwe powiązanie faktury ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów lub świadczeniem usług i potwierdzenie, że transakcja miała w rzeczywistości miejsce. Z technicznego punktu widzenia, powiązanie to będzie możliwe do ustalenia dzięki poddaniu archiwizacji jedynie cyfrowemu czytelnych i zweryfikowanych dokumentów, w formie uniemożliwiającej zmianę ich treści.

W praktyce, proces powiązywania faktur z dokumentami w ramach kontroli biznesowych oraz ścieżki audytu, będzie polegał na zestawianiu z fakturą danych pochodzących z innych dokumentów (takich jak zamówienie, zlecenie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, potwierdzenie przelewu lub realizacji płatności), w celu uwiarygodnienia autentyczności jej pochodzenia.

W ramach Systemów możliwe będzie także bezzwłoczne udostępnienie dokumentów w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej.

Wprowadzenie przez Państwa omówionych powyżej Systemów i przejście na zdigitalizowane wersje dokumentów księgowych ma na celu obniżenie kosztów prowadzenia działalności oraz jej usprawnienie - przede wszystkim w zakresie: pracy działu księgowego, zarządzania przepływem dokumentacji w obrębie przedsiębiorstwa oraz w zakresie archiwizacji dowodów księgowych, co ma szczególne znaczenie w kontekście skali Państwa działalności.

Uwzględniając prawny obowiązek archiwizacji dokumentów księgowych do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, nawet samo ich prawidłowe magazynowanie staje się w Państwa przypadku coraz bardziej uciążliwe i kosztowne, bowiem wiąże się z koniecznością wynajmu lub budowy odpowiednio przystosowanych pomieszczeń. Przechowywanie dokumentów w postaci papierowej powoduje również trudności natury logistycznej, w szczególności w sytuacjach, gdy podatnik lub organ podatkowy chcą odnaleźć i uzyskać dostęp do konkretnego archiwizowanego dokumentu. Wdrożenie cyfrowej archiwizacji dokumentów pozwala także na zminimalizowanie ryzyka utraty lub zniszczenia dokumentów - w szczególności wskutek utraty czytelności materiałów drukowanych na rolkach światłoczułych i przy użyciu drukarek igłowych - ale także wskutek zwyczajnej degradacji tuszu oraz zdarzeń o charakterze wyjątkowym (np. pożaru).

Część pytań nr 1 i 2 zadanych we wniosku

1) Czy dopuszczalne jest archiwizowanie (przechowywanie) wszelkich papierowych dokumentów księgowych, w szczególności faktur VAT sprzedażowych i zakupowych, wyłącznie w formie zdigitalizowanej (w zapisie elektronicznym), przy jednoczesnym niszczeniu papierowych oryginałów, po uprzednim przeprowadzeniu kontroli biznesowych, zaewidencjonowaniu i zdigitalizowaniu?

2) Czy dopuszczalne jest odliczenie podatku VAT naliczonego od zakupu udokumentowanego jedynie zdigitalizowaną kopią oryginalnego dokumentu wystawionego w postaci papierowej (w szczególności skanem lub zdjęciem faktury, paragonu)?

Państwa stanowisko w sprawie

Stanowisko odnośnie pytania nr 1

Państwa zdaniem, archiwizacja otrzymywanych i wystawianych papierowych dokumentów o charakterze księgowym i rozliczeniowym jedynie w formie elektronicznej (w szczególności faktur), bez równoległego przechowywania tych dokumentów w postaci papierowej jest w pełni prawidłowa i stanowi równoprawną alternatywę dla archiwizacji ich namacalnych oryginałów.

Zgodnie z przepisem art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, fakturą elektroniczną jest zaś faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3)wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c)dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 oraz art. 138i ust. 8 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia:

1)autentyczności pochodzenia (zgodnie z ust. 2, oznacza to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury),

2)integralności treści (zgodnie z ust. 3, oznacza to brak dokonania zmian w danych, które powinna zawierać faktura) oraz

3)czytelności faktury (oznacza to łatwość odczytu danych zawartych na fakturze, bez konieczności przeprowadzania dodatkowego przetwarzania, analizy lub dostosowywania dokumentu).

Zgodnie z art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą m.in. dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm., dalej: o.p.), podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują związane z nimi dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli co do zasady przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zgodnie z przepisami art. 88 § 1 i 2 o.p., podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zasadę tą stosuje się odpowiednio do podatników obowiązanych do żądania rachunków.

Zgodnie z art. 74 ust. 2 pkt 8 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm., dalej: „UoR”), dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy (w tym - faktury kosztowe) przechowuje się co najmniej przez okres 5 lat, liczony od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Zgodnie z art. 73 ust. 1 UoR, dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się co do zasady w jednostce, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Zgodnie z art. 73 ust. 2 UoR, z wyłączeniem:

• dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości,
• powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów,
• znaczących umów,
• innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki,

od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.

Zasadniczo, warunkiem umożliwiającym podjęcie takiego działania jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Przede wszystkim należy zauważyć, iż na gruncie ustawy o VAT, fakturą jest każdy dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane przepisami. Z kolei, fakturą elektroniczną jest każda faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Faktura jest jednym z rodzajów dokumentów księgowych dokumentujących sprzedaż towarów lub świadczenie usług. Z Państwa punktu widzenia, ważny jest fakt, iż otrzymane faktury VAT stanowią podstawę rozliczenia kosztów uzyskania przychodów oraz odliczenia naliczonego podatku VAT. Innym przykładem dokumentu tego rodzaju jest paragon fiskalny, wystawiany zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. 2021 r. poz. 1625 ze zm.). Wskazują Państwo, że przez wprowadzony System elektronicznego obiegu dokumentów będą przechodziły dokumenty posiadające cechy faktury elektronicznej, zdigitalizowane wersje faktur papierowych, a także, ewentualnie, inne dokumenty związane z dokumentowaniem prowadzonej działalności.

W myśl art. 112 ustawy o VAT, podatnicy zobowiązani są do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczaniem podatku (w szczególności faktur), do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli co do zasady co najmniej przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dokumenty dotyczą. Obowiązek ten wynika także z innych przepisów prawa podatkowego (w szczególności z art. 86 § 1 o.p.) oraz prawa bilansowego (art. 74 ust. 2 pkt 8 UoR).

W obecnej chwili przechowują Państwo otrzymane faktury papierowe w postaci, w jakiej zostały wystawione. Stojąc jednak na stanowisku, iż obowiązujące obecnie przepisy nie konstytuują wymogu przechowywania faktur w takiej samej formie, w jakiej zostały wystawione i otrzymane, planują Państwo rozpocząć archiwizację faktur papierowych pod postacią kopii elektronicznych.

Żadne obowiązujące obecnie przepisy nie konstytuują jednak wymogu przechowywania faktur w takiej samej formie, w jakiej zostały wystawione i otrzymane.

Żaden z przepisów ustawy nie narzuca konieczności przechowywania dokumentów źródłowych wytworzonych z formie papierowej z zachowaniem tejże ich pierwotnej formy (postaci); a zatem żaden przepis ustawy nie zakazuje ich digitalizacji i przechowywania w formie elektronicznej.

Nie oznacza to jednak, że podatnicy mają w tym zakresie pełną dowolność. Przepisy ustawy o VAT oraz ustawy o rachunkowości wyznaczają standardy właściwego archiwizowania faktur.

Przechowując otrzymane faktury papierowe oraz inne dokumenty w postaci elektronicznej – Państwa zdaniem - będą Państwo dochowywać tych wszystkich wymogów, postępując w następujący sposób:

1.Przechowywanie faktury:

a)na serwerach należących do jednostki,

b)w oryginalnej postaci,

c)w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze / okresy rozliczeniowe, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie / w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznaczając określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

d)na serwerach na terytorium kraju, a jeżeli zdarzy się, że będą przechowywane na serwerach zagranicznych, będzie się to odbywało w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Będą Państwo posiadać również urządzenia pozwalające na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

e)tak, by na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej zapewnili / będą mogli Państwo zapewnić bezzwłoczny dostęp do faktur elektronicznych przechowywanych w formie elektronicznej, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

2.Otrzymywane faktury muszą być przechowywane w podziale w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przy czym art. 106m rozumieją Państwo w następujący sposób - zgodnie z ustępem 4, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pragną Państwo podkreślić, że regulacje ustawy o VAT nie wskazują konkretnych okoliczności, które pozwalają na uznanie, że w danym przypadku występuje dostateczny poziom kontroli biznesowej, pozwalający na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Sformułowanie „Kontrole biznesowe”, użyte w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, należy rozumieć jako określenie procesu, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe będą odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz będą uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce.

Tak jak zostało to wskazane w opisie zdarzenia przyszłego Kontrole biznesowe polegają i będą nadal polegały na „dopasowaniu” do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak np. zamówienie, zlecenie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, potwierdzenie przelewu lub realizacji płatności albo podobnych dokumentów uwiarygadniających autentyczność pochodzenia faktury. Kontrole biznesowe będą możliwe dzięki trwałemu zapisaniu w formie elektronicznej czytelnych i zweryfikowanych dokumentów w formie uniemożliwiającej zmianę ich treści i rozpoczęciu ich przechowywania w formie elektronicznej, co łącznie umożliwi wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania / wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków / sprzedaży dokumentowanych otrzymanymi / wystawionymi fakturami.

W Państwa ocenie, opisane powyżej zasady i procedury wypełniają obowiązki ustawowe. Państwa zdaniem, wypełnią Państwo zatem wskazane w art. 112a ustawy warunki przechowywania otrzymanych faktur. Należy również zaznaczyć, iż ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości przewiduje możliwość przechowywania dokumentów w postaci zdigitalizowanej. Dokumenty powinny być zachowane w trwałej, niezmienionej postaci. Treść papierowego dokumentu zapisanego w formie pliku PDF lub JPG, czyli pliku nieedytowalnym, nie będzie mogła być zmieniona, czyli tym samym spełni wymóg trwałości i niezmienności wskazany w ustawie.

Stoją Państwo na stanowisku, że nie należy zrównywać oryginalnej, trwałej i niezmienionej postaci z papierową wersją dokumentu. Aspekt oryginalności odnosi się do treści zawartej na dokumencie, a nie formy, w jakiej ten dokument występuje.

Pragną Państwo podkreślić, iż słuszność takiego stanowiska znajduje potwierdzenie w ugruntowanej linii interpretacyjnej organów podatkowych. Za jego prawidłowością przemawiają m.in.:

• Interpretacja indywidualna z 4 listopada 2022 r. (znak: 0114-KDIP1-3.4012.478.2022.2.KF), w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawił następujące stanowisko:

„Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur i dokumentów z nimi zrównanych przez Państwa, poprzez autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność przy jednoczesnym niszczeniu oryginałów dokumentów w formie papierowej, oraz pod warunkiem, że umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy. Zatem w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego będziecie Państwo uprawnieni do przechowywania faktur i dokumentów zrównanych z fakturami, wyłącznie w postaci elektronicznej i jednoczenie do niszczenia oryginalnych papierowych wersji tych dokumentów.”;

• Interpretacja indywidualna z 17 sierpnia 2022 r. (znak: 0112-KDIL3.4012.222.2022.2.NS):

„Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy, należy stwierdzić, że w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania faktur i dokumentów zrównanych z fakturami, dokumentujących zakupy towarów i usług dotyczących wydatków pracowniczych, wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie do niszczenia oryginalnych papierowych wersji tych dokumentów.”;

• Interpretacja indywidualna z 1 czerwca 2022 r. (znak: 0111-KDIB3-3.4012.155.2022.2.MAZ):

„Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który - jak tego wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).”

W tym miejscu pragną Państwo także zaznaczyć, iż Państwa zdaniem, zniszczenie dokumentów źródłowych (w szczególności faktur dokumentujących wydatki), w momencie, gdy będą już istniały ich kopie wykonane przez pracowników w formie elektronicznej, nie będzie stanowić przedwczesnego zniszczenia dokumentów księgowych w rozumieniu art. 86 § 1 o.p. oraz art. 112 ustawy o VAT, ani nie będzie skutkować wadliwością wpisów znajdujących się w prowadzonych księgach podatkowych w rozumieniu art. 61 § 3 Kodeksu karnego skarbowego. Uważają Państwo, że przechowywanie do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego zdigitalizowanych kopii dokumentów w systemie jest wystarczające dla spełnienia ustawowych wymogów. Nie dojdzie zatem do sytuacji, w której organ podatkowy zamiast w oparciu o elektroniczne kopie dokumentów, będzie zmuszony określić podstawę opodatkowania w drodze oszacowania.

Podsumowując, żaden z powołanych przepisów nie narzuca konieczności przechowywania dokumentów źródłowych wytworzonych w formie papierowej z zachowaniem ich pierwotnej postaci. Wobec tego, żaden przepis nie zakazuje także ich digitalizacji i przechowywania w formie elektronicznej.

Zatem, Państwa zdaniem, na gruncie obowiązujących przepisów prawa podatkowego, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych i wystawianych papierowych dokumentów księgowych, podatkowych, rozliczeniowych i innych wyłącznie w formie zdigitalizowanej (elektronicznej), bez obowiązku równoległej archiwizacji ich papierowych oryginałów. Ponadto, stoją Państwo także na stanowisku, że ani wybrana metoda digitalizacji, ani końcowy format pliku nie ma w tej kwestii znaczenia, o ile tylko podatnik dotrzyma ustawowych standardów w zakresie zasad przechowywania i udostępniania faktur, warunkowanych przez regulacje prawa podatkowego oraz bilansowego – w szczególności - spełni wymogi zawarte w art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT.

Przedstawione powyżej okoliczności faktyczne, dotyczące Państwa planowanych działań oraz charakterystyki Systemów, jednoznacznie wskazują, że będą Państwo te wymogi spełniali w sposób należyty.

Stanowisko odnośnie pytania nr 2

Państwa zdaniem, udokumentowanie zakupu zdigitalizowaną kopią oryginalnego dokumentu wystawionego w postaci papierowej jest prawidłowym działaniem i uprawnia podatnika do odliczenia podatku VAT naliczonego.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Zgodnie z art. 112a ust. 3, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia:

1.autentyczności pochodzenia (zgodnie z ust. 2, oznacza to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury),

2.integralności treści (zgodnie z ust. 3, oznacza to brak dokonania zmian w danych, które powinna zawierać faktura) oraz

3.czytelności faktury (oznacza to łatwość odczytu danych zawartych na fakturze, bez konieczności przeprowadzania dodatkowego przetwarzania, analizy lub dostosowywania dokumentu).

Zgodnie z art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą m.in. dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Przytoczone przepisy ustawy o VAT ustanawiają zasady rządzące prawidłowym archiwizowaniem faktur. W szczególności, powinno się odbywać to w sposób oddzielający poszczególne okresy rozliczeniowe, pozwalający na łatwe odszukanie konkretnego dokumentu, jak również zapewniając autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tychże faktur, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Żadna z obowiązujących obecnie regulacji odnoszących się do przechowywania dokumentacji podatkowej i księgowej nie narzuca jednak wymogu przechowywania dokumentów źródłowych wytworzonych w postaci papierowej z zachowaniem tejże pierwotnej formy, jak również nie uzależnia od tego możliwości odliczenia przez podatnika naliczonego podatku od towarów i usług.

Ustawodawca przyznał podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ustawy o VAT, jak i niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten określa bowiem listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Państwa zdaniem, nie zostało wśród nich zawarte żadne ograniczenie odnoszące się do zmiany sposobu przechowywania otrzymanych faktur, np. przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu obiegu dokumentów. Stoją więc Państwo na stanowisku, iż takie działanie w żaden sposób nie wpłynie na zakres prawa do odliczenia podatku VAT.

W Państwa ocenie, przedstawione w opisie zdarzeniu przyszłym procedury przechowywania dokumentów będą spełniały wymogi określone w przepisach prawa (w tym, w szczególności w art. 112, art. 112a oraz art. 106m ustawy o VAT), zachowają Państwo określone w przepisie art. 86 ustawy o VAT prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

W myśl art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy:

W myśl art. 106h ust. 2 ustawy:

Jak stanowi art. 106h ust. 3 ustawy:

Na podstawie art. 106h ust. 4 ustawy:

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Ponadto, Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić zatem należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument księgowy zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturze powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury. Przepisy dotyczące natomiast określenia autentyczności pochodzenia faktury zostały uregulowane w art. 106m ustawy.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy dopuszczalne jest archiwizowanie (przechowywanie) wszelkich papierowych dokumentów księgowych, w szczególności faktur VAT sprzedażowych i zakupowych, wyłącznie w formie zdigitalizowanej, przy jednoczesnym niszczeniu papierowych oryginałów oraz czy mają Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tak przechowywanych faktur zakupowych.

Odnosząc się zatem do Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności należy przeanalizować, czy sposób przechowywania faktur sprzedażowych i zakupowych jest zgodny z przepisami ustawy o VAT.

W odniesieniu do Państwa wątpliwości należy również wskazać, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).

Z opisu sprawy wynika, że w ramach prowadzonej działalności wystawiają Państwo faktury na rzecz kontrahentów z kraju, jak i z zagranicy. Otrzymują Państwo również m.in. faktury zakupowe, duplikaty faktur, rachunki, paragony i noty księgowe. Oprócz ww. dokumentów nabywają i dokumentują Państwo wydatki służbowe ponoszone podczas podróży służbowych zatrudnionych pracowników. Obecnie planują Państwo wdrożyć dwa Systemy obiegu ww. dokumentów.

Pierwszy System dotyczy elektronicznego rozliczania podróży służbowych pracowników. W celurozliczenia delegacji Państwa pracownicy będą wykonywać zdjęcia otrzymanych faktur, paragonów, rachunków, biletów i innych podobnych dokumentów, potwierdzających poniesione koszty. Następnie zdjęcia te zostaną po uprzednim zatwierdzeniu przez upoważnioną do tego osobę (np. przełożonego pracownika) zdigitalizowane i przetworzone na elektroniczny dokument tekstowy za pomocą funkcji rozpoznawania znaków. Pozyskane dane oraz kopia faktury zostaną przesłane na serwery Systemu w celu dalszego przetwarzania. Całość zebranych danych będzie generowana do jednego dokumentu rozliczenia z pracownikiem i w postaci PDF przenoszona do systemu elektronicznego obiegu dokumentów, księgowana i archiwizowana. System będzie przechowywał wygenerowane pliki wraz ze wszystkimi załącznikami w czytelny, uporządkowany sposób, aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Możliwy będzie wgląd do zarchiwizowanych danych, łatwe ich wyszukanie, przyporządkowanie do właściwego okresu rozliczeniowego, a w razie potrzeby również możliwy będzie ich wydruk lub zapisanie na zewnętrznym nośniku danych.

Drugim z planowanych Systemów będzie system elektronicznego obiegu dokumentów. Otrzymywane faktury papierowe, po zdigitalizowaniu, będą przy jego pomocy sczytywane, przekazywane między pracownikami i akceptowane, by w końcu trafić do działu księgowości w celu zaksięgowania. Faktury opatrywane będą numerem księgowania wygenerowanym przez system księgowy i archiwizowane. W ramach tego Systemu przetwarzane będą także faktury elektroniczne, otrzymywane od kontrahentów drogą mailową.

Stosując rzetelne procedury w ramach kontroli biznesowej, będą Państwo dbali o zgodne z prawem przetwarzanie wszystkich dokumentów w Systemach. W ramach Systemów, zawsze będzie możliwe powiązanie faktury ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów lub świadczeniem usług i potwierdzenie, że transakcja miała w rzeczywistości miejsce. Będą Państwo dążyli do uzyskania możliwie wysokiego poziomu pewności w zakresie prawidłowości obiegu faktur i zawartych w nich danych w ramach, kontroli biznesowej, czyniąc szczegółowe ustalenia w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania.

Zarchiwizowane dokumenty przy wykorzystaniu Systemów będą mogły być wyszukiwane oraz sortowane. Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób umożliwiający odtworzenie ich treści w formie czytelnej dla odbiorcy, przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Państwa. System umożliwi bezzwłoczny dostęp do przechowywanych dokumentów źródłowych, a w razie konieczności udostępnienie ich treści, np. organom podatkowym w wersji elektronicznej (np. na zewnętrznym nośniku danych) lub poprzez wydruk zarchiwizowanego dokumentu.

Modyfikacja danych zawartych w treści dokumentów księgowych po ich zeskanowaniu i zapisaniu będzie uniemożliwiona - dokumenty pozostawać będą w niezmienionej (tj. odpowiadającej oryginałom) formie.

Archiwizowane dokumenty przechowywane będą na serwerach znajdujących się na terytorium Polski, lecz nie wykluczają Państwo, że w przyszłości serwery będą znajdować się w innym kraju niż Polska.

Jak już wspomniano powyżej prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro do faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, paragonów oraz innych dokumentów z fakturami zrównanych  przechowywanych w Systemach na zasadach opisanych powyżej, zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, przy założeniu, że umożliwiony zostanie dostęp do tych faktur, na żądanie (również on-line), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, przy jednoczesnym niszczeniu papierowych oryginałów po zastosowaniu przez Państwa rzetelnych procedur w ramach kontroli biznesowej, to opisany sposób ich przechowywania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy. W myśl tego przepisu:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje tylko czynnym podatnikom podatku od towarów i usług, gdy dokonywane zakupy mają związek z czynnościami opodatkowanymi. Odliczyć zatem można podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatnika, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego. Ustawa wyłącza zatem możliwość dokonywania odliczeń podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Podkreślić jednocześnie należy, że prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie, niezależnie od tego, czy serwery, na których przechowywane są faktury znajdują się w Polsce lub poza jej terytorium. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z opisu sprawy wynika, że prowadzicie Państwo działalność gospodarczą, z tytułu której jesteście zarejestrowani jako czynny podatnik podatku VAT. W ramach prowadzonej działalności otrzymują Państwo m.in. faktury zakupowe, duplikaty faktur, rachunki, paragony i noty księgowe. Nabywają i dokumentują Państwo także wydatki służbowe ponoszone podczas podróży służbowych zatrudnionych pracowników. Nabycie przez Państwa towarów i usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych podatkiem VAT zawsze udokumentowane jest stosownym dokumentem (fakturą, paragonem itp.).

Mając na uwadze powołane przepisy w odniesieniu do opisu sprawy wskazać należy, zachowają Państwo przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych, duplikatów, paragonów i innych dokumentów z nimi zrównanych przechowywanych elektronicznie, w ramach przedstawionej w niniejszej sprawie procedury, potwierdzających ponoszone przez Państwa wydatki.

Przy czym istotne jest, aby otrzymywane przez Państwa faktury, oraz inne dokumenty spełniające definicję faktury, nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, co będzie oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.

Tym samym, Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Organ jest ściśle związany z przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje, jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług w części pytań nr 1 i 2, zaś w zakresie dotyczącym podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku dochodowego od osób fizycznych oraz części pytań nr 1 i 2 a także pytania nr 6 w zakresie podatku do towarów i usług zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego oraz zastosujecie się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).