Interpretacja indywidualna z dnia 10 października 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.393.2023.2.MPA

Możliwość archiwizowania dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz braku wpływu takiego sposobu archiwizowania na prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

17 lipca 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 12 lipca 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości archiwizowania dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz braku wpływu takiego sposobu archiwizowania na prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Uzupełniliście Państwo wniosek pismem z 25 września 2023 r. (data wpływu: 25 września 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca sp. z o.o. (dalej: Spółka lub Wnioskodawca zajmuje się produkcją (...). Dodatkowo (…) jest częścią międzynarodowej grupy (…), która (...).

Spółka posiada siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej oraz jest zarejestrowana na terytorium kraju, jako podatnik VAT czynny.

Spółka zatrudnia szereg pracowników, w tym w szczególności tzw. „pracowników terenowych” - tj. handlowców i techników (dalej: Pracownicy). Pracownicy nabywają w imieniu i na rzecz Spółki różnego rodzaju towary i usługi, które związane są z działalnością gospodarczą Spółki na rzecz jej kontrahentów. Nabywane przez Spółkę towary oraz usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a koszty ponoszone przez Spółkę w związku z nabyciem ww. towarów i usług związane są z działalnością gospodarczą Spółki. Transakcje nabywania towarów i usług, o których mowa powyżej, dokumentowane są fakturami VAT wystawianymi przez kontrahentów w wersji papierowej. Następnie, faktury są wysyłane przez Pracowników na adres siedziby Spółki, gdzie trafiają do działu finansowego. Pracownicy działu finansowego odpowiedzialni są za odbiór, dekretację, księgowanie i archiwizowanie oryginałów dokumentów, zgodnie z przepisami prawa oraz obowiązującymi w Spółce procedurami. Pracownicy działu finansowego wprowadzając rzeczone faktury każdorazowo przyjmują, że datą wpływu takiej faktury jest data jej wystawienia wskazana w treści dokumentu. Faktury otrzymane od kontrahentów w wersji papierowej są przechowywane w wersji papierowej w siedzibie Spółki.

Ze względu na dużą skalę prowadzonej działalności oraz, co się z tym wiąże, bardzo dużą ilość otrzymywanych faktur i mając na uwadze konieczność zapewnienia odpowiednich warunków (lokalowych, logistycznych) niezbędnych do prowadzenia archiwizacji papierowej faktur, Spółka ponosi istotne koszty związane z obiegiem dokumentów w wersji papierowej.

W celu ograniczenia kosztów związanych z przesyłką i archiwizacją ww. dokumentów, Spółka rozważa uproszczenie obecnej procedury archiwizacji faktur zakupowych, polegającej w szczególności na rezygnacji z przechowywania faktur w oryginalnej formie przez pracowników działu finansowego w siedzibie Spółki. W rezultacie, faktury otrzymywane od kontrahentów, byłyby wprowadzane do systemów teleinformatycznych Spółki, a następnie archiwizowane i przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej (w formie skanów lub zdjęć oryginalnych dokumentów).

Zgodnie z założeniami rozważanego przez Spółkę modelu archiwizacji i przechowywania dokumentów:

1)Pracownicy otrzymywać będą faktury od kontrahenta w wersji papierowej, a następnie, zostaną one wprowadzone czasowo do systemu Spółki przy użyciu specjalnego protokołu elektronicznego. Pracownik wprowadzający fakturę do systemu będzie każdorazowo odpowiedzialny za weryfikację, czy treść danej faktury jest zgodna ze zrealizowaną transakcją nabycia towaru lub usługi.

2)Wprowadzona faktura będzie każdorazowo weryfikowana przez wyznaczonych pracowników Spółki pod kątem prawidłowości danych dostawcy usług lub towarów – co pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług - Spółka będzie miała zatem każdorazowo pewność co do tożsamości dostawcy. Poszczególnym fakturom nadany zostanie jednocześnie odpowiedni numer dokumentu w wewnętrznym systemie Spółki.

3)Faktury wprowadzone do systemu Spółki będą następnie odpowiednio księgowane na potrzeby lokalnej sprawozdawczości finansowej i rozliczeń podatku VAT.

4)System umożliwiał będzie przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz przeszukiwanie zbioru faktur m.in. według numeru dokumentu lub zawartości faktury. Faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej, co oznacza, że po wprowadzeniu dokumentów do systemu nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości/treści.

5)Po wyprowadzeniu skanów lub zdjęć dokumentów do systemu Spółki, pierwotne wersje faktur nie będą dłużej przechowywane przez Spółkę i podlegały będą zniszczeniu bezpośrednio w miejscu ich digitalizacji (tj. będą niszczone przez Pracowników Spółki). Dokumenty archiwizowane będą w systemie, do którego dostęp mają tylko wskazane osoby - krąg osób mających dostęp do przechowanych faktur w formie elektronicznej będzie zatem ograniczony. Przechowywanie otrzymanych faktur wyłącznie w formacie elektronicznym zapobiegnie utracie czytelności faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej.

6)Za pośrednictwem systemu Spółki zapewniony będzie bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie tych organów - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej weryfikacji rozliczeń podatkowych Wnioskodawcy.

Analogiczna procedura zostanie również zastosowana w odniesieniu do faktur historycznych – tj. takich, które Spółka otrzymała w przeszłości. Ponadto, Spółka obejmie rozważanym modelem archiwizacji i przechowywania dokumentów również dokumenty inne niż faktury, takie jak np. zestawienia wydatków pracowniczych (w tym m.in. rachunki dokumentujące poniesione koszty w trakcie podróży służbowych), dokumenty przewozowe itp. Przechowywane przez Spółkę elektroniczne wersje faktur i pozostałych dokumentów zawierać będą dokładnie tę samą treść, która zawarta była w ich pierwotnych (oryginalnych) wersjach. W szczególności, dokumenty będą zabezpieczone przed niedozwolonymi zmianami (na nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu), jak również przed uszkodzeniem oraz całkowitym zniszczeniem.

Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Spółka zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania.

Uzupełnienie i doprecyzowanie zdarzenia przyszłego

„Inne dokumenty” będą zawierać wszystkie wymagane elementy do uznania je za zrównane z fakturami. Spółka we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego wskazując na „inne dokumenty” miała w szczególności na myśli dokumenty, o których mowa w § 3 pkt 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawienia faktur (Dz. U. z 2021, poz. 1979).

W odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami i bądź dokumentami zrównanymi z fakturami (otrzymanymi w formie papierowej) – dalej razem: „Faktury”, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między Fakturami, a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka wprowadzi funkcjonowanie kontroli biznesowych, która zapewni wiarygodną ścieżkę audytu między zdigitalizowanymi Fakturami, a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przed zaksięgowaniem zdigitalizowanej Faktury (w formie skanu lub zdjęcia) w księgach Spółki podlegać ona będzie kontroli biznesowej, która składać się będzie z następujących etapów:

1)pracownik po dokonaniu skanu lub zdjęcia oryginalnego dokumentu sporządzi do niego stosowny opis odzwierciedlający dokumentowane zdarzenie gospodarcze. W opisie tym zostanie wskazana jaka usługa bądź towar zostały nabyte oraz zostanie zaprezentowany cel jakiemu służył określony zakup. Opis ten będzie na trwałe umieszczony w systemie elektronicznej archiwizacji dokumentów Spółki.

2)Przełożony pracownika zbada prawidłowość merytoryczną opisu danego wydatku. Dopiero po zaakceptowaniu takiego opisu, zdigitalizowane dokumenty zostaną przekazane do działu księgowości.

3)Właściwa osoba w dziale księgowości przeprowadzi analizę zdigitalizowanego dokumentu oraz jego opisu pod względem formalno-rachunkowym oraz zweryfikuje zgodność wskazanych danych kontrahenta, z danymi kontrahenta jakie Spółka posiada w swoim systemie SAP. Jeżeli dany kontrahent nie został jeszcze wprowadzony do systemu SAP, to sprawdzona zostanie poprawność danych z zdigitaliowanych dokumentów, z danymi występującymi w oficjalnych rejestrach urzędowych.

Dopiero przejście wszystkich powyższych etapów będzie skutkowało wprowadzeniem takiego dokumentu do ksiąg Spółki i zarchiwizowaniem go w zdigitalizowanej formie wraz z jego opisem i akceptacją przełożonego pracownika.

Otrzymane Faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności ich treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Spółka planuje niszczyć otrzymane Faktury dopiero po wprowadzeniu ich do swoich ksiąg. Oznacza to, że będą one niszczone dopiero po przeprowadzeniu kontroli biznesowej, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności ich treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowania.

Spółka będzie przechowywać zdigitalizowane Faktury (ich skany lub zdjęcia) oraz dokumenty dotyczące tych Faktur na serwerach znajdujących się na terytorium kraju. Spółka będzie mogła w każdej chwili udostępnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do tych Faktur.

Pytania

1. Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym w przedstawionym zdarzeniu przyszłym można uznać, że w przypadku elektronicznej archiwizacji dokumentów zostaną spełnione wymagania, o których mowa w art. 112 oraz art. 112a Ustawy VAT?

2. Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym w przedstawionym zdarzeniu przyszłym Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej w postaci skanu bądź zdjęcia oryginalnego dokumentu?

Państwa stanowisko w sprawie

W zakresie pytania nr 1:

Spółka wskazuje, że elektroniczna archiwizacja dokumentów jest zgodna z art. 112 oraz art. 112a Ustawy VAT, a w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

Państwa uzasadnienie w zakresie pytania nr 1

Spółka wskazuje, że przepisy Ustawy VAT, które regulują materię dotyczącą ustawowej charakterystyki faktury VAT (dalej: FV), to w szczególności przepisy art. 106m, art. 112 oraz art. 112a Ustawy VAT.

W świetle art. 106m Ustawy VAT, podatnik ma obowiązek zapewnić FV:

1) autentyczność pochodzenia (tj. pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury),

2) integralność treści (tj. aby na FV nie zmieniono danych, które powinna zawierać FV),

3) autentyczność pochodzenia.

Wszystkie z powyższych elementów mają zostać zapewnione przy wykorzystaniu dowolnych narzędzie kontroli biznesowej, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między FV a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Na gruncie art. 112 Ustawy VAT, podatnik jest zobowiązany przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego [tj. 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku].

Zgodnie natomiast z art. 112a Ustawy VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, podatnicy mają zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na ich żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle powyższych przepisów Ustawodawca nie ograniczył podatnikom mającym siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski zakresu archiwizacji FV jedynie do gromadzenia tych FV w formie papierowej.

Zdaniem Spółki, Ustawodawca w cytowanych wyżej przepisach ustawy ustalił parametry dotyczące FV, tj.:

1) autentyczności pochodzenia;

2) integralności treści;

3) czytelności faktury;

4) okresu przechowywania FV (do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego);

5) uporządkowania ich w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie (oraz w sposób wpierający spełnienie ww. parametrów z pkt 1-4);

6) zapewnienie możliwości określonym bezzwłocznego dostępu do FV określonym w art. 112a ust. 4 Ustawy VAT organom podatkowym.

Idąc za wskazanymi parametrami, jeżeli podatnik spełni powyższe 6 warunków, to można uznać, że wypełnił on ciążące na nim obowiązki z zakresu przechowywania FV.

Innymi słowy, ustawodawca zobowiązał podatników do osiągnięcia celu w postaci prawidłowej archiwizacji dokumentów w postaci FV, dając pewne wskazówki w postaci ww. parametrów, które muszą być respektowane. Przy czym jednocześnie nie określił on technicznych środków, przy pomocy których ten cel miałby zostać osiągnięty. Tym samym, Ustawodawca określił cel, ale nie zawęził środków do jego realizacji.

W ślad za tym, jeżeli Spółka spełni wszystkie 6 powyższych parametrów, przy zastosowaniu wybranych środków, w tym przykładowo tak jak zamierza Spółka poprzez skany bądź zdjęcia FV, to zrealizuje ciążący na niej obowiązek przewidziany w art. 112 i 112a Ustawy VAT.

Stanowisko Spółki znajduje odzwierciedlenie w wydawanych w przeszłości interpretacjach indywidualnych prawa podatkowego, np. w interpretacji indywidualnej z 29 stycznia 2021 r. wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: Dyrektor KIS) nr 0114-KDIP1-3.4012.767.2020.2.LM, w której to wskazano, że: „Zatem należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że faktury mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur pozwala zachować Wnioskodawcy prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych”.

Analogiczne stanowisko Dyrektor KIS wskazał również w następujących interpretacjach indywidualnych:

• z 5 stycznia 2021 r. nr 0112-KDIL3.4012.644.2020.4.EW,
• z 11 stycznia 2021 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.670.2020.1.MAZ,
• z 12 stycznia 2021 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.638.2020.2.MAZ,
• z 12 stycznia 2021 r. nr 0113-KDIPT1-2.4012.756.2020.3.AJB,
• z 12 stycznia 2021 r. nr 0114-KDIP4-3.4012.563.2020.1.DS,
• z 12 stycznia 2021 r. nr 0113-KDIPT1-2.4012.757.2020.2.AM,
• z 15 stycznia 2021 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.622.2020.3.KF,
• z 15 stycznia 2021 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.633.2020.1.P,
• z 18 stycznia 2021 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.757.2020.1.JG,
• z 19 stycznia 2021 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.674.2020.2.KF,
• z 20 stycznia 2021 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.618.2020.1.PJ,
• z 25 stycznia 2021 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.669.2020.2.MAZ,
• z 29 stycznia 2021 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.773.2020.2.PRM,
• z 25 października 2022 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.372.2022.4.MW.

Podsumowując, ustawodawca nakazał podatnikom wprowadzania elementów nadzoru nad tym, by FV odzwierciedlały zarówno rzeczywiste warunki transakcji gospodarczych oraz by nie brakowało na nich ustawowo wymaganych elementów. Spółka poprzez zastosowanie opisywanych trybów nadzoru, będzie w stanie kontrolować prawidłowość tego procesu. Jednocześnie wypełnienie obowiązków przewidzianych przez Ustawodawcę nie wymaga archiwizowania FV i innych dokumentów w formie papierowej, a jedynie nakazuje ich archiwizowanie. Spółka będzie realizowała ten obowiązek w formie elektronicznej.

Ponadto, Spółka podkreśla, że treść skanów i zdjęć FV bądź pozostałych dokumentów będzie odpowiadała w 100% treści FV uzyskanej w wersji papierowej, stąd jej zdaniem zniszczenie papierowej FV bądź pozostałych dokumentów po dokonaniu ich wiarygodnego zdigitalizowania jest w pełni akceptowalne i zgodne z treścią art. 112 i 112a Ustawy VAT.

W zakresie pytania nr 2:

Zdaniem Spółki, jeżeli zajdą ogólne okoliczności uprawniające do odliczenia podatku VAT naliczonego, które są uregulowane w art. 86 ust. 1 Ustawy VAT, a w szczególności nabywane towary i usługi będą wykorzystywane do celów działalności opodatkowanej oraz nie zostały uwzględnione w katalogu towarów bądź usług, dla których stosuje się art. 88 Ustawy VAT, to Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej w postaci skanu lub zdjęcia oryginalnego dokumentu.

Państwa uzasadnienie w zakresie pytania nr 2:

Zdaniem Spółki, w przypadku spełnienia standardowych warunków odliczenia podatku VAT, o których stanowi art. 86 Ustawy VAT, tj. w szczególności nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, oraz nie zostały wymienione w negatywnym katalogu wydatków, do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego VAT, o których mowa w art. 88 Ustawy VAT, a transakcja zostanie udokumentowana fakturą, Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku VAT należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej. Jak wynika bowiem z brzmienia art. 86 ust. 1 Ustawy VAT, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi (w tym Spółce), przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W ocenie Spółki, prawo do odliczenia podatku VAT będzie przysługiwało, w sytuacji, w której są spełnione następujące przesłanki:

1) towary bądź usługi są kupowane do wykorzystania ich do czynności opodatkowanych,

2) przy ich nabywaniu działał on w charakterze podatnika VAT,

3) nabywca jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym,

4) nabycie jest potwierdzone FV bądź innymi dokumentami, z których wynika kwota podatku VAT naliczonego do odliczenia.

Założywszy jak w przedmiotowym wniosku, że zaszło w danych okolicznościach spełnienie przesłanek 1-3 osią ustaleń pozostaje, czy podatnik zrealizował przesłankę 4 i tego dotyczy w istocie pytanie nr 2.

W przypadku Spółki, w zakresie przesłanki nr 4 występowałyby stosowne dokumenty, z których wynikałyby kwoty podatku VAT naliczonego. Byłyby one potwierdzone poprzez skany albo zdjęcia pierwotnych faktur tudzież dokumentów, które zostałyby przeniesione w sposób identyczny z „papieru” do postaci elektronicznej (skany bądź zdjęcia).

Zdaniem Spółki udokumentowania transakcji zakupowych w ten sposób koresponduje z elementami przewidzianymi przez Ustawodawcę i sprawia, że spełniona będzie przesłanka nr 4.

Według Spółki, aby spełnić warunek przewidziany w tej przesłance należy udokumentować w wiarygodny sposób (elektroniczny bądź papierowy) fakt nabycia danego towaru lub usługi, przy spełnieniu przesłanek z art. 106m, 112 i 112a Ustawy VAT, zaś niekoniecznie trzeba to robić w ściśle określony sposób.

Jeżeli więc, forma elektroniczna archiwizacji dowodów nabycia danego towaru bądź usługi jest zgodna z przepisami Ustawy VAT, to należałoby uznać, że została spełniona przesłanka 4 i w ślad za tym, biorąc pod uwagę spełnienie przesłanek 1-3, nie byłoby przeszkód do odliczenia podatku VAT z takich transakcji.

Art. 86 ust. 1, 2, 10b i następne Ustawy VAT, nie wprowadzają dodatkowych ograniczeń w zakresie papierowej formy dokumentów potwierdzających transakcje zakupowe. Tym samym, skoro w świetle przepisów art. 106m, art. 112 i art. 112a Ustawy VAT takie dokumenty byłyby akceptowalne, to również ich wykorzystanie do celów rozliczenia podatku VAT naliczonego powinno być zgodne z przepisami Ustawy VAT.

Do analogicznych wniosków doszedł Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 31 stycznia 2022 r. nr 0112-KDIL1-3.4012.376.2021.4.JK, w której to wskazał, że: „Analizując ww. okoliczności faktyczne sprawy na tle przedstawionych przepisów prawa wskazać należy, że Spółce przysługuje/będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach dokumentujących zakup towarów i usług służących wyłącznie do działalności opodatkowanej podatkiem VAT, jeśli nie są to czynności o których mowa w art. 88 ustawy, w sytuacji gdy faktury te będą podlegały niszczeniu po zmianie ich formy z papierowej na elektroniczną lub konwersji na format pdf (w przypadku faktur otrzymanych elektronicznie), po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Powyższe wynika z faktu, że w analizowanym przypadku będą spełnione - wskazane w art. 86 ust. 1 ustawy – przesłanki warunkujące prawo do odliczenia podatku naliczonego. Spółka jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, a nabyte towary i usługi wykorzystuje/będzie wykorzystywała do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.” (analogicznie np. w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 7 września 2018 r. nr 0112-KDIL1 3.4012.440.2018.2.PR).

Podsumowując, Spółka stoi na stanowisku, że posiadanie wiarygodnych dokumentów bądź FV w postaci zdigitalizowanej (które przeszły opisaną we wniosku wiarygodną ścieżkę audytu), potwierdzających możliwość pomniejszenia podatku VAT należnego o podatek VAT naliczony, daje podstawy do tego by Spółka mogła odliczyć podatek na zasadach ogólnych, przewidzianych w art. 86 ust. 1 Ustawy VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z 11 marca 2004 . o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy:

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy:

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

W oparciu o art. 106m ust. 2 ustawy:

Na mocy art. 106m ust. 3 ustawy:

Według z art. 106m ust. 4 ustawy:

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces za pośrednictwem, którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną dzięki której, można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu, których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

W oparciu o art. 112a ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Artykuł 112aa ust. 1 ustawy stanowi:

Zgodnie z art. 112aa ust. 2 ustawy:

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób z uwzględnieniem przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Jak już wcześniej wskazano, ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy składowe faktury wystawianej przez podatnika. Z kolei Minister Finansów, wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, określił w § 3 pkt 1-5 rozporządzenia z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur(Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy. Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument źródłowy, potwierdzający poniesione wydatki na zakup towarów i usług, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument potwierdzający zakup nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur, zawarte w ustawie.

Z opisu sprawy wynika, że prowadzicie Państwo działalność w zakresie produkcji wózków widłowych i urządzeń do obsługi techniki magazynowej. Posiadacie Państwo siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz Jesteście zarejestrowani na terytorium kraju, jako podatnik VAT czynny. Państwa pracownicy nabywają w Państwa imieniu i na Państwa rzecz różnego rodzaju towary i usługi, związane z Państwa działalnością gospodarczą. Nabywane przez Państwa towary i usługi wykorzystywane są wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Transakcje nabywania towarów i usług, dokumentowane są fakturami VAT wystawianymi przez kontrahentów w wersji papierowej.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej dokumentów zakupowych, wyłącznie w formie elektronicznej, a także czy zachowacie Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami, dającymi prawo do odliczenia – jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą.

Z opisu Państwa sprawy wynika, że treść faktur papierowych zostanie wprowadzona czasowo do systemu Spółki przy użyciu specjalnego protokołu elektronicznego. Poszczególnym fakturom zostanie jednocześnie nadany odpowiedni numer dokumentu w wewnętrznym systemie Spółki. Wprowadzona faktura będzie każdorazowo weryfikowana przez wyznaczonych pracowników pod kątem prawidłowości danych dostawcy usług lub towarów. Spółka będzie miała każdorazowo pewność co do tożsamości dostawcy. Wprowadzone do systemu Spółki, faktury, będą odpowiednio księgowane na potrzeby lokalnej sprawozdawczości finansowej i rozliczeń podatku VAT. Przed zaksięgowaniem zdigitalizowanej faktury (w formie skanu lub zdjęcia) w księgach Spółki podlegać będzie kontroli biznesowej. System będzie umożliwiał przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz przeszukiwanie zbioru faktur m.in. według numeru dokumentu lub zawartości faktury. Po wprowadzeniu faktur do systemu nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości/treści. Po wprowadzeniu skanów lub zdjęć dokumentów do systemu Spółki, pierwotne wersje faktur nie będą dłużej przechowywane przez Spółkę i będą podlegały bezpośrednio digitalizacji (tj. będą niszczone przez pracowników Spółki). Za pośrednictwem systemu Spółki zapewniony będzie dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej – w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym.

Przechowywane przez Spółkę elektroniczne wersje faktur i pozostałych dokumentów zrównanych z fakturami zawierać będą dokładnie tę samą treść, która zawarta była w ich pierwotnych (oryginalnych) wersjach. Dokumenty papierowe będą niszczone dopiero po przeprowadzeniu kontroli biznesowej, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności ich treści, czytelności oraz ich zaewidencjonowania. Dokumenty będą zabezpieczone przed niedozwolonymi zmianami (na nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu) jak również przed uszkodzeniem oraz całkowitym zniszczeniem. Dokumenty będą przechowywane w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego.

Biorąc pod uwagę wskazane przepisy oraz opis sprawy, należy stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodny z przytoczonymi przepisami. Dokumenty źródłowe będą dopiero niszczone po zastosowaniu kontroli biznesowych i ich zaewidencjonowaniu. Przechowywanie dokumentów będzie odbywać się w sposób umożliwiający bezzwłoczne wygenerowanie zamieszczonych w systemie dokumentów i udostępnienie na żądanie uprawnionego organu administracji skarbowej. W sposób opisany we wniosku będą Państwo dokonywali kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu dokumentów kosztowych od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, sprawdzenie ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Ponadto, dokumenty źródłowe będą dopiero niszczone po zastosowaniu kontroli biznesowych i ich zaewidencjonowaniu.

Zatem, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur zakupowych, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także umożliwi dostęp do tych dokumentów, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

W odniesieniu natomiast do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych faktur, bądź dokumentów zrównanych z fakturami, w sytuacji gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej według procedury opisanej we wniosku, należy wskazać, że podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zgodnie z opisem sprawy, jesteście Państwo zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym, a nabywane towary i usługi, służą/będą służyć czynnościom opodatkowanym. W sytuacji, natomiast, gdy zakupiony towar lub usługa dotyczyć będzie wydatków mieszczących się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 88 ustawy, nie dokonujecie/nie dokonacie Państwo odliczenia podatku VAT.

W konsekwencji, zachowacie/będziecie zachowywać Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi dającymi prawo do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli są/będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą. Bez względu na powyższe pozostaje okoliczność zniszczenia przez Państwa faktur otrzymanych w formie papierowej. Prawo to przysługuje pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Ponosicie Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny/zdarzenia przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze stanem faktycznym/zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego, jak również w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan faktyczny, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie podatku od towarów i usług. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych sprawa zostanie odrębnie rozpatrzona.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm. dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).