Interpretacja indywidualna z dnia 11 października 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.387.2023.1.KP

Możliwość przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej paragonów fiskalnych.

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe w zakresie możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej paragonów fiskalnych opisanych w Modelu nr 1 i nieprawidłowe w zakresie możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej paragonów fiskalnych opisanych w Modelu nr 2 oraz w zakresie odstąpienia od wydruku paragonów fiskalnych w postaci papierowej, dokumentujących sprzedaż na rzecz konsumentów.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

12 lipca 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 11 lipca 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej paragonów fiskalnych.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Jesteście Państwo czynnym podatnikiem VAT. Prowadzicie Państwo księgi rachunkowe. Jesteście Państwo spółką kapitałową podlegającą w Polsce opodatkowaniu od całości swoich dochodów.

Prowadzicie Państwo działalność gospodarczą na terytorium Polski poprzez (...) w różnych formatach (...) i sklepów mniejszych formatów. Posiadacie Państwo także kilka magazynów na terenie całej Polski.

Państwa działalność obejmuje m.in. sprzedaż detaliczną towarów w sklepach stacjonarnych, a także sprzedaż towarów w sklepie internetowym na rzecz:

a)konsumentów, tzn. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz

b)przedsiębiorców.

Państwa klienci (zarówno konsumenci, jak i przedsiębiorcy) mogą składać zamówienia towarów z Państwa asortymentu bezpośrednio przez Państwa stronę internetową dedykowaną zakupom internetowym, tj. (...) jak i za pośrednictwem internetowych (tzw. (…)), tj.(…) i innych, oraz w aplikacjach takich jak np. (…).

Niezależnie od sposobu złożenia zamówienia - tj. czy zamówienie jest składane bezpośrednio za pośrednictwem Państwa strony internetowej (sklepu internetowego), czy też na stronie internetowej lub w aplikacji pośrednika, z którym Państwo współpracujecie, podmiotem dokonującym sprzedaży jesteście Państwo. Każde zamówienie dotyczące umowy zawieranej na odległość (przez Internet), jest ewidencjonowane dla celów VAT w sposób opisany poniżej.

Dokumentowanie sprzedaży internetowej na rzecz klientów będących konsumentami

Sprzedaż internetowa na rzecz klientów będących konsumentami była i jest ewidencjonowana z wykorzystaniem kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii, które spełniały kryteria i wymogi techniczne wynikające z aktualnych na moment przeprowadzania konkretnej transakcji przepisów u.p.t.u. oraz, w niektórych lokalizacjach, kasami on-line. Sukcesywnie zastępujecie Państwo kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii na kasy on-line (tam, gdzie nie byli Państwo zobowiązani do ich wcześniejszej wymiany).

W przyszłości nie wykluczacie Państwo także zastąpienia ww. kas rejestrujących kasami umożliwiającymi wystawianie paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej, które również będą spełniać przewidziane w przepisach u.p.t.u. i rozporządzeniach wydanych do u.p.t.u. kryteria i wymogi techniczne.

Aktualnie jednak – z uwag na znaczną liczbę kas rejestrujących posiadanych przez Państwa – nie jest planowana wymiana wszystkich z nich na kasy umożliwiające wystawianie paragonów elektronicznych.

Każda sprzedaż jest aktualnie potwierdzana paragonem fiskalnym, który jest:

• drukowany przez drukarkę kasy rejestrującej lub drukarkę fiskalną (w postaci papierowej), oraz
• automatycznie zapisywany w pamięci kasy rejestrującej on-line lub kasy z elektronicznym zapisem kopii, oraz
• automatycznie zapisywany w repozytorium informatycznym (systemie archiwizacji danych zapewniającym tożsamość przechowywanych kopii wystawionymi paragonami) Państwa dedykowanym do zapisu paragonów w postaci elektronicznej, oraz
• w zakresie sprzedaży dokumentowanej przy wykorzystaniu kasy on-line wysyłany do Centralnego Repozytorium Kas zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Dodatkowo, wartość sprzedaży i wartość podatku VAT wykazane na paragonie fiskalnym są uwzględnione we właściwych raportach fiskalnych, które są przechowywane w postaci elektronicznej.

Regulamin Państwa sklepu internetowego oraz regulamin lub zasady/warunki na każdej z platform, za pośrednictwem której sprzedaży Państwo dokonujecie, zawierają postanowienia, na mocy których klienci będący konsumentami wnoszą o wydanie faktury do zamówień (faktury do paragonu) i jednocześnie akceptują stosowanie faktur elektronicznych (które są dostarczane klientom w drodze elektronicznej).

W praktyce więc, pomimo wydrukowania paragonu w postaci papierowej, klient będący konsumentem nie otrzymuje papierowego paragonu fiskalnego (zachowujecie Państwo go u siebie) – otrzymuje natomiast elektroniczną fakturę do paragonu.

W sytuacji, w której zamówienie zostałoby podzielone na kilka dostaw, np. z uwagi na brak pewnych towarów lub wysyłkę z magazynów z różnych części Polski, zostanie wystawionych kilka paragonów i kilka faktur elektronicznych do paragonów. Taka sytuacja (tj. podział zamówienia, wystawienie dwóch lub więcej paragonów i dwóch lub więcej faktur elektronicznych do paragonów) ma z reguły miejsce, gdy zamówienie nie może być zrealizowane z jednej lokalizacji z uwagi na brak w danej lokalizacji zamawianej liczby produktów czy brak danych produktów w ogóle – wobec tego, aby umożliwić klientowi zamówienie wszystkich wybranych przez niego produktów, zamówienie dzielone jest na kilka lokalizacji, tak aby skompletować wszystkie zamawiane przez klienta produkty. W wyniku podziału zamówienia, transakcja rejestrowana jest w każdej z lokalizacji, z których kompletowane jest zamówienie. Również w każdej z lokalizacji wystawiana jest faktura elektroniczna, która następnie dostarczana jest klientowi w sposób z nim uzgodniony – e-mailem, za pośrednictwem aplikacji lub konta klienta na danym (…).

Spółka ma możliwość powiązania wszystkich danych dotyczących zamówienia z konkretnym paragonem (zapisanym i w pamięci kasy i w Państwa repozytorium) oraz z fakturą wystawioną do danego paragonu i zamówienia. Korzystacie Państwo z takich powiązań bardzo często w sytuacjach zwrotów, reklamacji lub gwarancji i idących za tym ewentualnych konieczności korekt.

Wszystkie paragony i faktury elektroniczne są przechowywane przez okres przedawnienia zobowiązania podatkowego lub dłużej, jeżeli wynika to z okresów gwarancyjnych lub innych wymogów prawa.

Planujecie Państwo wprowadzić zmiany do ww. procesu ewidencjonowania sprzedaży na kasach rejestrujących i rozważacie Państwo dwa modele. Wdrożenie każdego z nich uzależnione jest od otrzymania pozytywnej interpretacji.

Model 1 zakłada, że każda sprzedaż na rzecz konsumenta dokonywana na odległość (przez Internet) będzie potwierdzana fakturą elektroniczną wystawioną do paragonu oraz paragonem fiskalnym, który jest:

• drukowany w formacie papierowym i od razu po wydruku niszczony, oraz
• automatycznie zapisywany w pamięci kasy rejestrującej on-line lub kasie z elektronicznym zapisem kopii, oraz
• automatycznie zapisywany w repozytorium informatycznym (systemie archiwizacji danych zapewniającym tożsamość przechowywanych kopii wystawionymi paragonami) Państwa dedykowanym do zapisu paragonów w postaci elektronicznej, oraz
• w zakresie sprzedaży dokumentowanej przy wykorzystaniu kasy on-line – wysyłany do Centralnego Repozytorium Kas zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Model 2 zakłada, że każda sprzedaż na rzecz konsumenta dokonywana na odległość (przez Internet) będzie potwierdzana fakturą elektroniczną wystawioną do paragonu oraz paragonem fiskalnym, który:

• nie jest drukowany w formacie papierowym, oraz
• jest automatycznie zapisywany w pamięci kasy rejestrującej on-line lub kasie z elektronicznym zapisem kopii, oraz
• jest automatycznie zapisywany w repozytorium informatycznym (systemie archiwizacji danych zapewniającym tożsamość przechowywanych kopii wystawionymi paragonami) Państwa dedykowanym do zapisu paragonów w postaci elektronicznej, oraz
• w zakresie sprzedaży dokumentowanej przy wykorzystaniu kasy on-line – jest wysyłany do Centralnego Repozytorium Kas zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Różnica pomiędzy modelami sprowadza się do tego, że w Modelu 1 co prawda jest drukowany paragon w formacie papierowym, ale jest on od razu niszczony, zaś w Modelu 2 Państwo w ogóle nie drukujecie paragonu w formacie papierowym. W obu tych modelach jest, tak jak i obecnie, wystawiana faktura elektroniczna do paragonu. W obu modelach paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż na rzecz konsumentów są przechowywane wyłącznie w formacie elektronicznym jako zapisy w pamięci chronionej kasy rejestrującej bez potrzeby przechowywania papierowych wydruków paragonów fiskalnych.

Poniżej przedstawiono porównanie poszczególnych modeli. Na szaro zaznaczono różnice w tych modelach.

W Modelu 1 i w Modelu 2 na podstawie posiadanych (przechowywanych) w formacie elektronicznym danych, możliwe będzie połączenie paragonu (danych paragonu zapisanych w postaci elektronicznej) z odpowiadającą mu fakturą VAT i zweryfikowanie danych szczegółowych dotyczących dokumentowanej transakcji (np. treści paragonu, kwoty transakcji, przedmiotu sprzedaży, itp.).

W przypadku otrzymania pozytywnej interpretacji podatkowej rozważacie Państwo także zniszczenie zarchiwizowanych dotychczas papierowych paragonów fiskalnych w sytuacji, w której do takich paragonów była wystawiona faktura elektroniczna i posiadacie Państwo kopie tych paragonów w formacie elektronicznym jako zapisy w pamięci chronionej kasy rejestrującej.

Pytania

1)Czy Spółka może przechowywać paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż na rzecz konsumentów wyłącznie w postaci elektronicznej, jako zapisy w pamięci chronionej kasy rejestrującej, bez potrzeby przechowywania papierowych wydruków paragonów fiskalnych?

2)Czy Spółka może odstąpić od wydruku paragonów fiskalnych w postaci papierowej, dokumentujących sprzedaż na rzecz konsumentów?

Państwa stanowisko w sprawie

W Państwa ocenie, możecie:

• przechowywać paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż na rzecz konsumentów wyłącznie w postaci elektronicznej, jako zapisy w pamięci chronionej kasy rejestrującej, bez potrzeby przechowywania papierowych wydruków paragonów fiskalnych (odp. na pytanie 1),
• odstąpić od wydruku paragonów fiskalnych w postaci papierowej, dokumentujących sprzedaż na rzecz konsumentów (odp. na pytanie 2),

Zgodnie z art. 111 ust. 1 u.p.t.u. podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zgodnie natomiast z art. 111 ust. 3a pkt 1 u.p.t.u., podatnicy są również zobowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży w postaci papierowej, lub za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony. Ponadto, podatnicy co do zasady są zobowiązani dokonać wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących (art. 111 ust. 3a pkt 8 u.p.t.u.).

Jednocześnie, na żądanie nabywcy (niebędącego podatnikiem VAT) towaru lub usługi sprzedawca jest obowiązany wystawić fakturę VAT, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty (art. 106b ust. 3 u.p.t.u.).

W świetle art. 106n ust. 1 u.p.t.u., stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. W przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż (art. 106h ust. 1 u.p.t.u.). Zaś w przypadku, gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę (art. 106h ust. 3 u.p.t.u.).

Zgodnie natomiast z art. 111 ust. 3a pkt 6 u.p.t.u., podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112 tej ustawy, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Stosownie do art. 112 u.p.t.u., podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, sprzedaż internetowa dokumentowana będzie fakturami wystawianymi i przechowywanymi w formie elektronicznej, które wystawiane są na żądanie klienta wyrażone w postaci akceptacji regulaminu Państwa sklepu internetowego – sprowadza się to zatem do tego, że faktury w formie elektronicznej wystawiane są każdemu konsumentowi. Faktury, o których mowa to tzw. faktury do paragonów. W konsekwencji, w tym przypadku zastosowanie znajdzie art. 106h ust. 3 u.p.t.u., na mocy którego zobowiązaniPaństwo będziecie zostawić w dokumentacji paragon dotyczący realizowanych przez Państwa transakcji sprzedaży.

Ustawodawca nie wskazuje, w jakiej postaci paragon powinien zostać „zostawiony” w Państwa dokumentacji. Co więcej, w przeciwieństwie do przypadków wystawienia faktury papierowej, Państwa zdaniem nie macie Państwo obowiązku „dołączać” paragonu fiskalnego do faktury.

Wynika to także wprost z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: „DKIS”) z 21 czerwca 2018 r. (znak: 0111-KDIB3-2.4012.255.2018.2.ASZ), w której wskazano, że: „przepis art. 106h ust. 3 nakłada natomiast obowiązek „zostawienia” w dokumentacji paragonu dotyczącego tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę. Skoro więc ustawodawca posługuje się inną frazą, oznacza to, że obowiązki nałożone na podatnika są inne (odmienne). Tym samym nie znajduje tu zastosowania mechanizm polegający na „dołączeniu” oryginału paragonu.”.

Biorąc więc pod uwagę powyższe, w Państwa ocenie macie możliwość samodzielnego podjęcia decyzji odnośnie do formy realizacji obowiązku przechowywania paragonów fiskalnych. Spółka może więc przechowywać je wyłącznie w formacie elektronicznym, niszcząc/dematerializując wydrukowany egzemplarz paragonu fiskalnego.

Takie stanowisko potwierdzone zostało także w licznych interpretacjach indywidualnych wydanych przez DKIS, w tym przykładowo w:

• interpretacji indywidualnej DKIS z 20 marca 2023 r., znak 0114-KDIP1-3.4012.18.2023.3.JG, w której DKIS wskazał, że: „Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa należy wskazać, że nie ma przeciwskazań do przechowywania paragonów w formie elektronicznej. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania paragonów dokumentujących transakcje, które zostały udokumentowane fakturami w formie elektronicznej. Podsumowując, w ramach opisanego zdarzenia przyszłego, będą Państwo mogli przechowywać paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż internetową B2C wyłącznie w formie elektronicznej jako zapisy w pamięci chronionej kasy rejestrującej, bez potrzeby przechowywania papierowych wydruków paragonów fiskalnych. Opisany sposób archiwizacji paragonów będzie zgodny z wymogami wynikającymi z przepisów ustawy o VAT oraz będzie stanowić realizację obowiązku wynikającego z art. 106h ust. 3 ustawy.”,
• interpretacji indywidualnej DKIS z 13 lipca 2022 r., znak 0114-KDIP1-3.4012.219.2022.2.PRM, w której DKIS wskazał, że: „wysłanie faktury w formacie PDF (faktura elektroniczna) na wskazany przez nabywcę adres e-mail lub zamieszczenie faktury na indywidualnym koncie zarejestrowanym przez Klienta, zgodnie z jego żądaniem oznacza, że dokument został Klientowi – osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej – udostępniony (wydany) i w odniesieniu do faktury elektronicznej świadczy o tym, że wypełniony został warunek, o którym mowa w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, tj. wydano fakturę nabywcy.”,
• interpretacji indywidualnej z 28 grudnia 2021 r., znak 0111-KDIB3-2.4012.857.2021.1.SR, w której DKIS wskazał, że: „skoro akceptacja Regulaminu oznacza zgłoszenie żądania uzyskania faktury, zamiast paragonu fiskalnego oraz wyrażenie zgody na otrzymywanie faktury w postaci elektronicznej, to należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że ma on prawo do wydawania Klientom wyłącznie faktur elektronicznych. Zatem, należy stwierdzić, że Wnioskodawca nie będzie miał obowiązku wydawania Klientom paragonów fiskalnych w przypadku przesyłania faktur elektronicznych w sposób przewidziany Regulaminem.”,
• interpretacji indywidualnej DKIS z 6 kwietnia 2022 r., znak 0112-KDIL3.4012.95.2022.1.MBN, w której DKIS wskazał, że: „Podsumowując, wskazany w opisie zdarzenia przyszłego sposób archiwizacji, wystawionych w sklepie internetowym paragonów fiskalnych, w ramach którego Spółka będzie przechowywać wyłącznie treści paragonów fiskalnych zapisanych w formie elektronicznej dematerializując (niszcząc) wydrukowane paragony fiskalne (tzw. oryginały dla klienta) będzie stanowić realizację obowiązku wynikającego z art. 106h ustawy o VAT i będzie zgodne z wymogami wynikającymi z przepisów tej ustawy.”,
• interpretacji indywidualnej z 29 sierpnia 2022 r., znak 111-KDIB3-2.4012.373.2022.1.MN, w której DKIS wskazał, że: „Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że w sytuacji niszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona została faktura elektroniczna, zaś kopia paragonu jest przechowywana w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej oraz istnieje możliwość powiązania tej faktury z paragonem wystawionym przez Spółkę, spełniają Państwo warunki przewidziane w art. 106h ustawy.”,
• interpretacji indywidualnej z 8 lutego 2022 r., znak 0112-KDIL3.4012.486.2021.1.MC, w której DKIS wskazał, że: „Mając na uwadze powyższe, za prawidłowe należy uznać stanowisko Spółki, zgodnie z którym w przypadku dokonania przez Spółkę sprzedaży w Sklepie internetowym zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej umożliwiającej elektroniczną archiwizację kopii paragonów, w stosunku do której wystawiona zostanie również faktura VAT w formie elektronicznej, nie jest konieczne przechowywanie wersji papierowej paragonu fiskalnego dokumentującego tą sprzedaż i w rezultacie dopuszczalne jest jego zniszczenie.”,
• interpretacji indywidualnej z 25 kwietnia 2022 r., znak 0113-KDIPT1-3.4012.69.2022.2.ALN, w której DKIS wskazał, że: „Zatem przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego Planowany Model, w ramach którego będziecie Państwo:
• przechowywali wyłącznie treści paragonów fiskalnych zapisanych w formie elektronicznej, niszczyli wydrukowane paragony fiskalne (tzw. oryginały dla klientów), będzie zgodny z realizacją obowiązku, który wynika z art. 106h ustawy.”,
• interpretacji indywidualnej z 19 maja 2022 r., znak 0114-KDIP1-3.4012.110.2022.2.PRM, w której DKIS wskazał, że: „Jak wynika z opisu sprawy, paragony zapisywane przez Wnioskodawcę na elektronicznym nośniku danych - karcie(...) - przechowywane będą w sposób zapewniający do nich dostęp oraz możliwość odczytu i ich wydrukowania w dowolnym momencie. Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność paragonów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, stosowany przez Wnioskodawcę system oznaczania dokumentów będzie pozwalał na jednoznaczne zidentyfikowanie faktury i paragonu dokumentujących tę samą transakcję oraz ich powiązanie. Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że przechowywanie paragonów fiskalnych wystawionych w ramach transakcji zawieranych z Konsumentami na zasadach opisanych we wniosku spełnia warunki przewidziane w art. 106h ustawy i będzie zgodne z wymogami zdefiniowanymi w ustawie o podatku od towarów i usług.”,
• interpretacji indywidualnej z 8 lipca 2021 r., znak 0114-KDIP1-3.4012.280.2021.2.KP, w której DKIS wskazał, że: „Przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego proces obejmujący zachowywanie paragonów w dokumentacji Wnioskodawcy w postaci treści paragonów zapisanych na karcie (...) spełniał będzie zatem wszystkie wymogi wynikające z przepisów Ustawy VAT, w tym również obowiązku wskazanego w art. 106h Ustawy VAT. Stąd, za prawidłowe należy uznać stanowisko Spółki, zgodnie z którym w przedstawionym we wniosku opisie zdarzenia przyszłego Spółka będzie mogła dematerializować wydrukowane paragony zachowując ich treść w postaci zapisów na karcie (...)”,
• interpretacji indywidualnej z 26 marca 2021 r. (znak: 0111-KDIB3-2.4012.66.2021.1.AZ), w której DKIS wskazał, że: „(...) należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że art. 106h ust. 3 ustawy o VAT, umożliwia Wnioskodawcy zniszczenie paragonu fiskalnego w sytuacji, w której:

· sprzedaż będzie zaewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej,

· w pamięci kasy rejestrującej zapisana będzie kopia paragonu fiskalnego dotyczącego sprzedaży, zawierająca dane identyfikujące fakturę VAT,

· egzemplarz, faktury VAT przeznaczony dla Wnioskodawcy będzie miał formę elektroniczną”.,

• interpretacji indywidualnej z 20 maja 2020 r., znak 0114-KDIP1-3.4012.209.2020.1.JG, w której DKIS wskazał, że: „(…) dokonując niszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona zostanie przez kasę rejestrującą faktura, Wnioskodawca spełnia warunki przewidziane w art. 106h ustawy. Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.”,
• interpretacji indywidualnej z 21 czerwca 2018 r., znak 0111-KDIB3-2.4012.255.2018.2.ASZ, w której DKIS wskazał, że: „odnosząc się do kwestii przechowywania w formie elektronicznej przez Wnioskodawcę paragonów fiskalnych, należy stwierdzić, że nie ma przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania paragonów, dokumentujących transakcje, które zostały udokumentowane fakturami w formie elektronicznej.”,
• interpretacji indywidualnej z 28 lutego 2018 r., znak 0112-KDIL2-2.4012.572.2017.1.AKR, w której DKIS wskazał, że: „Mając na uwadze powołane przepisy oraz opis sprawy stwierdzić należy, że przechowywanie przez Spółkę paragonów fiskalnych dołączanych do faktury, faktur sprzedażowych oraz raportów fiskalnych dobowych wyłącznie w elektronicznej bazie dokumentów po zniszczeniu wersji papierowych będzie prawidłowe”.

Biorąc powyższe pod uwagę, stoicie Państwo na stanowisku, że możecie:

• przechowywać paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż na rzecz konsumentów wyłącznie w postaci elektronicznej, jako zapisy w pamięci chronionej kasy rejestrującej, bez potrzeby przechowywania papierowych wydruków paragonów fiskalnych (odp. na pytanie 1),
• odstąpić od wydruku paragonów fiskalnych w postaci papierowej, dokumentujących sprzedaż na rzecz konsumentów (odp. na pytanie 2),

Nie ma racjonalnych argumentów uzasadniających konieczność fizycznego wydruku paragonu fiskalnego w sytuacji, w której sprzedaż jest ujmowana w pamięci kasy rejestrującej, gromadzona w repozytorium i ponadto, w przypadku kas on-line, wysyłana do CRK, a jednocześnie klient otrzymuje fakturę elektroniczną. Jednocześnie, skoro możliwy jest w ogóle brak wydruku paragonu w postaci papierowej lub jego natychmiastowe zniszczenie, to tym samym możliwe jest zniszczenie dotychczas przechowywanych wydruków paragonów. Z tym jednak zastrzeżeniem, że posiadacie Państwo paragony fiskalne zapisane w postaci elektronicznej, możecie przyporządkować je do wystawionych faktur elektronicznych i zweryfikować niezbędne dane.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe w zakresie możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej paragonów fiskalnych opisanych w Modelu nr 1 i nieprawidłowe w zakresie możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej paragonów fiskalnych opisanych w Modelu nr 2 oraz w zakresie odstąpienia od wydruku paragonów fiskalnych w postaci papierowej, dokumentujących sprzedaż na rzecz konsumentów.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.) – zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 111 ust. 1 ustawy:

W myśl art. 111 ust. 6a ustawy:

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców tj. osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, oraz rolników ryczałtowych.

Zatem obowiązek stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących zależy od statusu podmiotu, który nabywa świadczenia od podatnika. Jeżeli usługę lub towar nabywa podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1 ustawy, to podatnik nie ma obowiązku ewidencjonowania takiej sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej. Tym samym obowiązek ten nie wystąpi w przypadku sprzedaży na rzecz firm, przedsiębiorstw, organizacji.

Na mocy art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

Stosownie do art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy:

Natomiast, zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy:

Zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 ze zm.), zwanym dalej rozporządzeniem.

Według § 2 pkt 16 rozporządzenia:

Na podstawie § 6 ust. 1 pkt 1 i 7 rozporządzenia:

W myśl art. 73 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.):

Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Na podstawie § 19 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia:

§ 19a rozporządzenia wskazuje, że:

Z kolei zgodnie z § 29 rozporządzenia:

W myśl § 22 ust. 4  rozporządzenia:

§ 30 rozporządzenia wskazuje, że:

Na podstawie art. 2 pkt 31 i 32 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Stosownie do art. 106b ust. 3 ustawy:

Jak wynika z przywołanych przepisów podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT. Natomiast na żądanie nabywcy, niebędącego podatnikiem podatku VAT, wyrażone w odpowiednim czasie podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę.

Wszystkie elementy, jakie powinna zawierać faktura określa art. 106e ust. 1 ustawy.

W myśl art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Z kolei art. 106g ust. 1 ustawy stanowi, że:

W myśl art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

Zgodnie z art. 106h ustawy:

Art. 112 ustawy stanowi, że:

Z wniosku wynika, że jesteście Państwo czynnym podatnikiem VAT. Państwa działalność obejmuje m.in. sprzedaż detaliczną towarów (...), a także sprzedaż towarów w sklepie (...) na rzecz m.in. konsumentów, tzn. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Sprzedaż internetowa na rzecz klientów będących konsumentami była i jest ewidencjonowana z wykorzystaniem kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii, które spełniały kryteria i wymogi techniczne wynikające z aktualnych na moment przeprowadzania konkretnej transakcji przepisów u.p.t.u. oraz, w niektórych lokalizacjach, kasami on-line. Sukcesywnie zastępujecie Państwo kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii na kasy on-line (tam, gdzie nie byli Państwo zobowiązani do ich wcześniejszej wymiany).

Każda sprzedaż jest aktualnie potwierdzana paragonem fiskalnym, który jest:

• drukowany przez drukarkę kasy rejestrującej lub drukarkę fiskalną (w postaci papierowej), oraz
• automatycznie zapisywany w pamięci kasy rejestrującej on-line lub kasy z elektronicznym zapisem kopii, oraz
• automatycznie zapisywany w repozytorium informatycznym (systemie archiwizacji danych zapewniającym tożsamość przechowywanych kopii wystawionymi paragonami) Państwa dedykowanym do zapisu paragonów w postaci elektronicznej, oraz
• w zakresie sprzedaży dokumentowanej przy wykorzystaniu kasy on-line wysyłany do Centralnego Repozytorium Kas zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Dodatkowo, wartość sprzedaży i wartość podatku VAT wykazane na paragonie fiskalnym są uwzględnione we właściwych raportach fiskalnych, które są przechowywane w postaci elektronicznej.

Regulamin Państwa sklepu internetowego oraz regulamin lub zasady/warunki na każdej z platform, za pośrednictwem której sprzedaży Państwo dokonujecie, zawierają postanowienia, na mocy których klienci będący konsumentami wnoszą o wydanie faktury do zamówień (faktury do paragonu) i jednocześnie akceptują stosowanie faktur elektronicznych (które są dostarczane klientom w drodze elektronicznej). W praktyce więc, pomimo wydrukowania paragonu w postaci papierowej, klient będący konsumentem nie otrzymuje papierowego paragonu fiskalnego (zachowujecie Państwo go u siebie) – otrzymuje natomiast elektroniczną fakturę do paragonu, która następnie dostarczana jest klientowi w sposób z nim uzgodniony – e-mailem, za pośrednictwem aplikacji lub konta klienta.

Spółka ma możliwość powiązania wszystkich danych dotyczących zamówienia z konkretnym paragonem (zapisanym i w pamięci kasy i w Państwa repozytorium) oraz z fakturą wystawioną do danego paragonu i zamówienia. Wszystkie paragony i faktury elektroniczne są przechowywane przez okres przedawnienia zobowiązania podatkowego lub dłużej, jeżeli wynika to z okresów gwarancyjnych lub innych wymogów prawa.

Planujecie Państwo wprowadzić zmiany do ww. procesu ewidencjonowania sprzedaży na kasach rejestrujących i rozważacie Państwo dwa modele.

Model 1 zakłada, że każda sprzedaż na rzecz konsumenta dokonywana na odległość (przez Internet) będzie potwierdzana fakturą elektroniczną wystawioną do paragonu oraz paragonem fiskalnym, który jest:

• drukowany w formacie papierowym i od razu po wydruku niszczony, oraz
• automatycznie zapisywany w pamięci kasy rejestrującej on-line lub kasie z elektronicznym zapisem kopii, oraz
• automatycznie zapisywany w repozytorium informatycznym (systemie archiwizacji danych zapewniającym tożsamość przechowywanych kopii wystawionymi paragonami) Państwa dedykowanym do zapisu paragonów w postaci elektronicznej, oraz
• w zakresie sprzedaży dokumentowanej przy wykorzystaniu kasy on-line – wysyłany do Centralnego Repozytorium Kas zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Model 2 zakłada, że każda sprzedaż na rzecz konsumenta dokonywana na odległość (przez Internet) będzie potwierdzana fakturą elektroniczną wystawioną do paragonu oraz paragonem fiskalnym, który:

• nie jest drukowany w formacie papierowym, oraz
• jest automatycznie zapisywany w pamięci kasy rejestrującej on-line lub kasie z elektronicznym zapisem kopii, oraz
• jest automatycznie zapisywany w repozytorium informatycznym (systemie archiwizacji danych zapewniającym tożsamość przechowywanych kopii wystawionymi paragonami) Państwa dedykowanym do zapisu paragonów w postaci elektronicznej, oraz
• w zakresie sprzedaży dokumentowanej przy wykorzystaniu kasy on-line – jest wysyłany do Centralnego Repozytorium Kas zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Różnica pomiędzy modelami sprowadza się do tego, że w Modelu 1 co prawda jest drukowany paragon w formacie papierowym, ale jest on od razu niszczony, zaś w Modelu 2 Państwo w ogóle nie drukujecie paragonu w formacie papierowym. W obu tych modelach jest, tak jak i obecnie, wystawiana faktura elektroniczna do paragonu. W obu modelach paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż na rzecz konsumentów są przechowywane wyłącznie w formacie elektronicznym jako zapisy w pamięci chronionej kasy rejestrującej bez potrzeby przechowywania papierowych wydruków paragonów fiskalnych.

W Modelu 1 i w Modelu 2 na podstawie posiadanych (przechowywanych) w formacie elektronicznym danych, możliwe będzie połączenie paragonu (danych paragonu zapisanych w postaci elektronicznej) z odpowiadającą mu fakturą VAT i zweryfikowanie danych szczegółowych dotyczących dokumentowanej transakcji (np. treści paragonu, kwoty transakcji, przedmiotu sprzedaży, itp.).

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy Spółka może przechowywać paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż na rzecz konsumentów wyłącznie w postaci elektronicznej, jako zapisy w pamięci chronionej kasy rejestrującej, bez potrzeby przechowywania papierowych wydruków paragonów fiskalnych oraz czy Spółka może odstąpić od wydruku paragonów fiskalnych w postaci papierowej, dokumentujących sprzedaż na rzecz konsumentów.

Odnosząc się do powyższych wątpliwości, mając na uwadze obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa należy wskazać, że nie ma przeciwskazań do przechowywania paragonów w formie elektronicznej, bez potrzeby przechowywania papierowych wydruków paragonów. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania paragonów dokumentujących transakcje, które zostały udokumentowane fakturami w formie elektronicznej. Jednakże, podatnik, dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ewidencjonując sprzedaż za pomocą kasy rejestrującej z elektronicznym zapisem kopii, stosownie do regulacji zawartych w art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy oraz § 29 rozporządzenia, ma obowiązek dokonania wydruku paragonów z dokonanej sprzedaży. W myśl § 29 rozporządzenia podatnik, nie ma natomiast obowiązku drukowania kopii paragonów fiskalnych, które mają postać zapisu w pamięci chronionej kasy rejestrującej.

Jak wynika z opisu sprawy, paragony zapisywane przez Państwa w pamięci chronionej kasy rejestrującej opisane w Modelu nr 1 i w Modelu nr 2 przechowywane będą w sposób zapewniający do nich dostęp oraz możliwość połączenia paragonu (danych paragonu zapisanych w postaci elektronicznej) z odpowiadającą mu fakturą VAT i zweryfikowanie danych szczegółowych dotyczących dokumentowanej transakcji od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jednakże w Modelu 2 nie będziecie Państwo drukować paragonów papierowych.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy zgodzić się z Państwem, że przechowywanie paragonów fiskalnych wystawionych w ramach transakcji zawieranych z klientami na zasadach opisanych we wniosku w Modelu nr 1 spełnia warunki przewidziane w art. 106h ustawy i będzie zgodne z wymogami zdefiniowanymi w ustawie o podatku od towarów i usług.

Odnośnie Modelu 2, należy wskazać, że Spółka nie może odstąpić od wydruku paragonów fiskalnych w postaci papierowej, dokumentujących sprzedaż na rzecz konsumentów. Bowiem jak wynika z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy oraz § 29 rozporządzenia, podatnicy prowadząc ewidencję przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny oraz dokonać jego wydruku. Zatem sposób przechowywania paragonów fiskalnych wystawionych w ramach transakcji zawieranych z Konsumentami na zasadach opisanych we wniosku w Modelu nr 2 nie będzie spełniał warunków przewidziane w art. 106h ustawy i nie będzie zgodny z wymogami zdefiniowanymi w ustawie o podatku od towarów i usług, gdyż będziecie Państwo obowiązani do drukowania paragonów fiskalnych.

Tym samym stanowisko w zakresie przechowywania paragonów fiskalnych dokumentujących sprzedaż na rzecz konsumentów wyłącznie w postaci elektronicznej, jako zapisy w pamięci chronionej kasy rejestrującej, bez potrzeby przechowywania papierowych wydruków paragonów fiskalnych w Modelu 1 uznaję za prawidłowe, natomiast w Modelu 2 za nieprawidłowe.

Odpowiadając natomiast na pytanie 2, jak już wyżej wskazano z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy oraz § 29 rozporządzenia jednoznacznie wynika obowiązek dokonania wydruku paragonów z dokonanej sprzedaży. W myśl § 29 rozporządzenia podatnik, nie ma natomiast obowiązku drukowania kopii paragonów fiskalnych, które mają postać zapisu w pamięci chronionej kasy rejestrującej.

Tym samym, pomimo tego, że sprzedaż jest ujmowana w pamięci kasy rejestrującej, gromadzona w repozytorium a, w przypadku kas on-line, wysyłana do CRK, i jednocześnie klient otrzymuje fakturę elektroniczną jesteście Państwo zobowiązani do drukowania paragonu fiskalnego.

Tym samym stanowisko w zakresie pytania nr 2 należało uznać za nieprawidłowe.

Dodatkowo wskazujemy, że w zakresie pytania nr 3 zostanie wydane odrębne rozstrzygniecie.

Odnosząc się do cytowanych przez Państwa fragmentów interpretacji indywidualnych wskazujemy, że dotyczą one możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej paragonów fiskalnych. Tym samym są one zgodne z rozstrzygnięciem zawartym w niniejszej interpretacji.

Dodatkowe informacje

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Państwo ponosicie ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).