Interpretacja indywidualna z dnia 20 marca 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.18.2023.3.JG

Brak obowiązku wydania klientom paragonów fiskalnych dokumentujących sprzedaż internetową B2C.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

13 stycznia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 13 stycznia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy braku obowiązku wydania klientom paragonów fiskalnych dokumentujących sprzedaż internetową B2C pod warunkiem, że klienci żądają wystawienia faktury i wyrażają zgodę na otrzymanie tych paragonów drogą elektroniczną oraz możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej paragonów fiskalnych. Uzupełniliście go Państwo – w odpowiedzi na wezwania – pismem z 3 marca 2023 r. (wpływ 3 marca 2023 r.) oraz pismem z 15 marca 2023 r. (wpływ 15 marca 2023 r.).

Opis zdarzenia przyszłego

Jesteście Państwo spółką (…), zarejestrowaną jako czynny podatnik VAT w Polsce. Od 1 listopada 2022 r. prowadzą Państwo działalność gospodarczą w Polsce poprzez oddział. Działalność ta obejmuje m.in. sprzedaż detaliczną towarów w sklepach stacjonarnych, a także sprzedaż towarów w sklepie internetowym na rzecz konsumentów, tzn. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (dalej: „sprzedaż internetowa B2C”).

Dokumentujecie Państwo każdą sprzedaż internetową B2C za pomocą kasy rejestrującej online. W rezultacie każda sprzedaż jest potwierdzana paragonem fiskalnym, który jest zarówno drukowany, jak i automatycznie zapisywany w pamięci chronionej kasy rejestrującej. Co więcej, wartość sprzedaży i wartość podatku VAT wykazane na paragonie fiskalnym są uwzględnione we właściwych raportach fiskalnych, które są przechowywane w formie elektronicznej.

Co więcej, na żądanie klienta dokumentujecie Państwo każdą sprzedaż internetową B2C poprzez wydanie faktury w formie elektronicznej, która po wyrażeniu przez klienta zgody na otrzymanie jej drogą elektroniczną, jest mu dostarczana uzgodnionymi wcześniej przez strony środkami komunikacji elektronicznej. Każda sprzedaż internetowa B2C jest udokumentowana taką fakturą, przy czym pojedyncza faktura może się odnosić do kilku transakcji odrębnie zaewidencjonowanych na kasie rejestrującej i udokumentowanych odrębnymi paragonami fiskalnymi. W omawianym przypadku sprzedaży internetowej B2C klienci nie otrzymują wydrukowanego paragonu fiskalnego. Jesteście Państwo w stanie powiązać daną fakturę z paragonem fiskalnym (lub paragonami fiskalnymi), dokumentującym sprzedaż internetową B2C, do którego dana faktura została wystawiona.

Państwa wewnętrzne procedury w zakresie archiwizacji dokumentów dotyczących sprzedaży internetowej B2C zapewniają ich przechowywanie przez okres wymagany przepisami prawa, tj. do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W tym celu faktury dotyczące sprzedaży internetowej B2C są przechowywane w formie elektronicznej. Z kolei kopie paragonów fiskalnych są zapisywane w pamięci chronionej kasy rejestrującej i w ten sposób również są przechowywane w formie elektronicznej.

Planują Państwo wdrożyć rozwiązanie, w ramach którego papierowe wydruki paragonów fiskalnych, dotyczące sprzedaży internetowej B2C, udokumentowanej także ww. fakturą elektroniczną przesłaną klientowi i przechowywaną przez Spółkę w formie elektronicznej, nie będą przez Spółkę przechowywane. Zamierzają Państwo przechowywać wyłącznie kopie paragonów fiskalnych, zapisane w pamięci chronionej kasy rejestrującej, do upływu okresu przewidzianego przepisami prawa.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego

W Spółce będą istniały systemy informatyczne pozwalające na dostęp do paragonów zarchiwizowanych cyfrowo oraz ich odszukanie, a także umożliwiające odczyt tych paragonów i wydrukowanie ich w dowolnym momencie na każde żądanie organu podatkowego, co najmniej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy podatkowe w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej.

Przedmiotem pytań postawionych we wniosku nie jest sprzedaż towarów lub usług dokumentowana paragonami zawierającymi NIP nabywcy (przedsiębiorcy).

Pytania

1. Czy w ramach opisanego stanu faktycznego, w świetle przepisów prawa podatkowego w zakresie VAT, nie mają Państwo obowiązku wydawania klientom paragonów fiskalnych dokumentujących sprzedaż internetową B2C pod warunkiem, że żądają oni wystawienia faktury i wyrażają zgodę na otrzymanie jej drogą elektroniczną?

2. Czy w ramach opisanego zdarzenia przyszłego, w świetle przepisów prawa podatkowego w zakresie VAT, będą Państwo mogli przechowywać paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż internetową B2C wyłącznie w formie elektronicznej jako zapisy w pamięci chronionej kasy rejestrującej, bez potrzeby przechowywania papierowych wydruków paragonów fiskalnych?

Państwa stanowisko w sprawie

1. W ramach opisanego stanu faktycznego, w świetle przepisów prawa podatkowego w zakresie VAT, nie mają Państwo obowiązku wydania klientom paragonów fiskalnych dokumentujących sprzedaż internetową B2C pod warunkiem, że żądają oni wystawienia faktury i wyrażają zgodę na otrzymanie jej drogą elektroniczną.

2. W ramach opisanego zdarzenia przyszłego, w świetle przepisów prawa podatkowego w zakresie VAT, będą mogli Państwo przechowywać paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż internetową B2C wyłącznie w formie elektronicznej jako zapisy w pamięci chronionej kasy rejestrującej, bez potrzeby przechowywania papierowych wydruków paragonów fiskalnych.

Uzasadnienie Państwa stanowiska w zakresie pytania pierwszego

Obowiązek stosowania kas rejestrujących wynika bezpośrednio z art. 111 ustawy o VAT. W myśl ust. 1 tego przepisu, co do zasady, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Na podstawie art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, podatnicy są również zobowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży w postaci papierowej, lub za zgodą nabywcy w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.

Z kolei zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy o VAT, podatnicy co do zasady są zobowiązani dokonać wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Co istotne, zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT na żądanie nabywcy (niebędącego podatnikiem VAT) towaru lub usługi sprzedawca jest obowiązany wystawić fakturę VAT, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 i 32 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie, a przez fakturę elektroniczną − fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

W świetle art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Należy podkreślić, że z art. 106h ust. 1 ustawy o VAT wynika, że w przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tą sprzedaż.

Z kolei w art. 106h ust. 3 ustawy wskazano, że w przypadku, gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

W świetle przytoczonych przepisów, na żądanie klienta Spółka jest zobowiązana do wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż internetową B2C. W Państwa ocenie wystawienie faktury nie zwalnia Państwa z obowiązku zaewidencjonowania tej sprzedaży na kasie rejestrującej, a także wystawienia i wydrukowania paragonu fiskalnego.

W Państwa ocenie treść art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT wskazuje, że na podatniku spoczywa obowiązek wystawienia i wydania nabywcy paragonu fiskalnego lub faktury, w tym faktury w formie elektronicznej. Z uwagi na użycie w wyżej przytoczonym przepisie spójnika „lub”, Państwa zdaniem jest on zobowiązany do wystawienia i wydania nabywcy paragonu lub alternatywnie faktury. Taki sposób sformułowania przywołanego przepisu wskazuje na intencję ustawodawcy, aby nabywca mógł otrzymać wyłącznie fakturę VAT dokumentującą sprzedaż zamiast paragonu fiskalnego. W konsekwencji w Państwa ocenie w przypadku, gdy w prawidłowy sposób wystawi i wyda fakturę w formie elektronicznej, nie jest zobowiązany do wydania nabywcy paragonu fiskalnego.

Jeżeli klient żąda wystawienia faktury i wyraża zgodę na otrzymanie jej drogą elektroniczną, sprzedaż tak czy inaczej powinna zostać zaewidencjonowana na kasie rejestrującej. Niemniej, wydanie klientowi wyłącznie faktury jako dowodu transakcji nie powinno być uznane za sprzeczne z ustawą o VAT.

Fizyczne wydawanie klientowi paragonu fiskalnego, który następnie w świetle art. 106h ust. 1 ustawy o VAT należałoby mu odebrać przed wystawieniem faktury, aby dołączyć go do egzemplarza faktury pozostającej u podatnika byłoby działaniem nieracjonalnym, jeśli takie żądanie jest zgłoszone najpóźniej w momencie sprzedaży. Tym samym, Państwa zdaniem należy uznać, że nie jest sprzeczne z przepisami VAT, jeśli nabywcy zostaje faktycznie wydany wyłącznie jeden dokument dokumentujący sprzedaż – w przedstawionym opisie stanu faktycznego będzie to faktura w formie elektronicznej.

Powyższe stanowisko znajduje odzwierciedlenie m.in. w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: „DKIS”) z 13 lipca 2022 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.219.2022.2.PRM, która potwierdza, że udostępnienie klientowi wyłącznie faktury elektronicznej czyni zadość obowiązkom podatnika wynikającym z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT. W przywołanym piśmie Organ wskazał m.in.: „Zatem wysłanie faktury w formacie PDF (faktura elektroniczna) na wskazany przez nabywcę adres e-mail lub zamieszczenie faktury na indywidualnym koncie zarejestrowanym przez Klienta, zgodnie z jego żądaniem oznacza, że dokument został Klientowi – osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej - udostępniony (wydany) i w odniesieniu do faktury elektronicznej świadczy o tym, że wypełniony został warunek, o którym mowa w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, tj. wydano fakturę nabywcy.”

Prawidłowość powyższego stanowiska DKIS potwierdził także w interpretacji indywidualnej z 28 grudnia 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.857.2021.1.SR, wskazując, że: „skoro akceptacja Regulaminu oznacza zgłoszenie żądania uzyskania faktury, zamiast paragonu fiskalnego oraz wyrażenie zgody na otrzymywanie faktury w postaci elektronicznej, to należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że ma on prawo do wydawania Klientom wyłącznie faktur elektronicznych. Zatem, należy stwierdzić, że Wnioskodawca nie będzie miał obowiązku wydawania Klientom paragonów fiskalnych w przypadku przesyłania faktur elektronicznych w sposób przewidziany Regulaminem”.

Mając na uwadze powyższe, w ramach opisanego stanu faktycznego, w świetle przepisów prawa podatkowego w zakresie VAT, Państwa zdaniem, nie mają Państwo obowiązku wydawania klientom paragonów fiskalnych dokumentujących sprzedaż internetową B2C pod warunkiem, że żądają oni wystawienia faktury i wyrażają zgodę na otrzymanie jej drogą elektroniczną.

Uzasadnienie Państwa stanowiska w zakresie pytania drugiego

Jak wskazano powyżej, zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Co więcej, na podstawie art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, podatnicy są również zobowiązani między innymi wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży w postaci papierowej, lub za zgodą nabywcy w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.

Na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż dokonywaną przez niego na rzecz podatnika VAT lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na żądanie nabywcy towaru lub usługi, zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT, co do zasady podatnik jest obowiązany wystawić także fakturę dokumentującą sprzedaż na rzecz innego podmiotu, w tym osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Jak już wskazano powyżej, art. 2 pkt 31 ustawy o VAT stanowi, że przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie, zaś w świetle art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ustawy o VAT, podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W Państwa ocenie z powołanych wyżej przepisów wynika, że przepisy VAT dopuszczają możliwość przechowywania faktur elektronicznych w dowolny sposób.

Jednocześnie jak wskazano już powyżej, w przypadku wystawienia faktury w formie papierowej w myśl art. 106h ust. 1 ustawy o VAT do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tą sprzedaż.

Jak Państwo wskazują powyżej w uzasadnieniu swojego stanowiska w odniesieniu do pytania 1, jest to odmienna regulacja niż w przypadku faktury w formie elektronicznej, uregulowanej w ust. 3 cytowanego artykułu. W przypadku faktury w postaci papierowej obowiązek „dołączenia” wyrażony w ust. 1 niejako determinuje obowiązek przechowywania takiego paragonu w formie papierowej.

Na odmienność regulacji dotyczących faktur elektronicznych wskazuje natomiast literalne brzmienie art. 106h ust. 3 ustawy. W tym przypadku bowiem przepis stanowi o konieczności „zostawienia” wydrukowanego paragonu, a nie jego dołączenia do egzemplarza faktury.

Zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami wykładni prawa należy uznać, że skoro dla danej sytuacji ustawodawca określił obowiązki podatnika innymi słowami, to miał na celu odmienne ich ukształtowanie.

Mając na uwadze powyższe, wydając klientowi fakturę elektroniczną dotyczącą sprzedaży internetowej B2C, zaewidencjonowanej także na kasie rejestrującej, jesteście Państwo zobowiązani zostawić w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę. Jednakże przepisy o VAT nie regulują formy, w jakiej podatnik powinien prowadzić taką dokumentację i przechowywać w niej paragony fiskalne, w szczególności nie wskazują, że powinna to być postać papierowa.

W Państwa ocenie w przypadku, gdy faktura dotycząca sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej jest wystawiana w formie elektronicznej, za wystarczające należy uznać zachowanie przez podatnika paragonu fiskalnego dokumentującego tę sprzedaż w formie zapisu w pamięci chronionej kasy fiskalnej. Przechowywanie paragonu fiskalnego w taki sposób zapewnia bowiem możliwość odczytu tego dokumentu oraz jego wydruku na żądanie organów skarbowych.

Zatem w Państwa ocenie przechowywanie przez Spółkę wyłącznie kopii paragonu fiskalnego, zapisanej w pamięci chronionej kasy rejestrującej, nie będzie sprzeczne z przepisami VAT, w szczególności nie będzie skutkowało brakiem spełnienia obowiązków nałożonych na Spółkę przepisami art. 106h ust. 3 ustawy o VAT.

Prawidłowość powyższego stanowiska potwierdził DKIS m.in. w:

· interpretacji indywidualnej z 19 maja 2022 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.110.2022.2.PRM, wskazując, że: „nie ma przeciwskazań do przechowywania paragonów w formie elektronicznej. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania paragonów dokumentujących transakcje, które zostały udokumentowane fakturami w formie elektronicznej”.

· interpretacji indywidualnej z 7 czerwca 2022 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.171.2022.2.KP, gdzie DKIS zaznaczył, że: „skoro przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej paragony fiskalne będą zapewniały możliwość ich odczytu oraz wydruku na żądanie organów skarbowych, to nie będzie konieczne dodatkowe przechowywanie paragonów fiskalnych generowanych przez kasy w formie papierowych wydruków”.

· interpretacji indywidualnej z 29 sierpnia 2022 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.373.2022.1.MN, gdzie DKIS podkreślił, że: „w sytuacji niszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona została faktura elektroniczna, zaś kopia paragonu jest przechowywana w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej oraz istnieje możliwość powiązania tej faktury z paragonem wystawionym przez Spółkę, spełniają Państwo warunki przewidziane w art. 106h ustawy”.

Mając na uwadze powyższe, w ramach opisanego zdarzenia przyszłego, w świetle przepisów prawa podatkowego w zakresie VAT, Spółka będzie mogła przechowywać paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż internetową B2C wyłącznie w formie elektronicznej jako zapisy w pamięci chronionej kasy rejestrującej, bez potrzeby przechowywania papierowych wydruków paragonów fiskalnych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Stosownie do art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

Stosownie do art. 7 ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 2 pkt 22 ustawy:

Obowiązek stosowania kas rejestrujących wynika bezpośrednio z art. 111 ustawy. W myśl ust. 1 tego przepisu:

Z cytowanego wyżej art. 111 ust. 1 ustawy jednoznacznie wynika, że obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej ciąży na podatnikach dokonujących sprzedaży na rzecz dwóch rodzajów podmiotów, mianowicie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Jednocześnie przepisy ustawy nie zabraniają ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących na rzecz innych podmiotów. W takim przypadku należy pamiętać, że ustawodawca do takiej sprzedaży przewidział określone warunki ewidencyjne.

W myśl art. 111 ust. 6a ustawy:

Natomiast według przepisu art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

Stosownie do art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy:

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy:

Zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 1625), zwanym dalej rozporządzeniem.

Według § 2 pkt 1 lit. a) i pkt 16 rozporządzenia:

Zgodnie z § 2 pkt 6 rozporządzenia:

W myśl § 6 ust. 1 pkt 1 i 7 rozporządzenia:

Stosownie do § 19 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia:

Jak wskazano w § 19a rozporządzenia:

W myśl art. 73 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.):

Odnośnie dokumentowania zdarzeń poprzez wystawianie faktur należy wskazać, że zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Stosownie do art. 2 pkt 31 i 32 ustawy:

W myśl art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy:

Jak wynika z przywołanych przepisów podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT. Natomiast na żądanie nabywcy, niebędącego podatnikiem podatku VAT, wyrażone w odpowiednim czasie, podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę.

Wszystkie elementy, jakie powinna zawierać faktura określa art. 106e ust. 1 ustawy.

Treść art. 106g ust. 1 ustawy stanowi, że:

W myśl art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

Zgodnie z art. 106h ustawy:

Art. 112 ustawy stanowi, że:

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy:

Stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo spółką (...), zarejestrowaną jako czynny podatnik VAT w Polsce. Od 1 listopada 2022 r. prowadzą Państwo działalność gospodarczą w Polsce. Działalność ta obejmuje m.in. sprzedaż detaliczną towarów w sklepach stacjonarnych, a także sprzedaż towarów w sklepie internetowym na rzecz konsumentów, tzn. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej „sprzedaż internetowa B2C”. Dokumentujecie Państwo każdą sprzedaż internetową B2C za pomocą kasy rejestrującej online. W rezultacie każda sprzedaż jest potwierdzana paragonem fiskalnym, który jest zarówno drukowany, jak i automatycznie zapisywany w pamięci chronionej kasy rejestrującej. Co więcej, wartość sprzedaży i wartość podatku VAT wykazane na paragonie fiskalnym są uwzględnione we właściwych raportach fiskalnych, które są przechowywane w formie elektronicznej. Na żądanie klienta dokumentujecie Państwo każdą sprzedaż internetową B2C poprzez wydanie faktury w formie elektronicznej, która po wyrażeniu przez klienta zgody na otrzymanie jej drogą elektroniczną, jest mu dostarczana uzgodnionymi wcześniej przez strony środkami komunikacji elektronicznej. Każda sprzedaż internetowa B2C jest udokumentowana taką fakturą, przy czym pojedyncza faktura może się odnosić do kilku transakcji odrębnie zaewidencjonowanych na kasie rejestrującej i udokumentowanych odrębnymi paragonami fiskalnymi. Jesteście Państwo w stanie powiązać daną fakturę z paragonem fiskalnym (lub paragonami fiskalnymi), dokumentującym sprzedaż internetową B2C, do którego dana faktura została wystawiona. Państwa wewnętrzne procedury w zakresie archiwizacji dokumentów dotyczących sprzedaży internetowej B2C zapewniają ich przechowywanie przez okres wymagany przepisami prawa, tj. do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W tym celu faktury dotyczące sprzedaży internetowej B2C są przechowywane w formie elektronicznej. Z kolei kopie paragonów fiskalnych są zapisywane w pamięci chronionej kasy rejestrującej i w ten sposób również są przechowywane w formie elektronicznej. Planują Państwo wdrożyć rozwiązanie, w ramach którego papierowe wydruki paragonów fiskalnych, dotyczące sprzedaży internetowej B2C, udokumentowanej także ww. fakturą elektroniczną przesłaną klientowi i przechowywaną przez Spółkę w formie elektronicznej, nie będą przez Spółkę przechowywane. Zamierzają Państwo przechowywać wyłącznie kopie paragonów fiskalnych, zapisane w pamięci chronionej kasy rejestrującej, do upływu okresu przewidzianego przepisami prawa.

Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności sprowadzają się do ustalenia, czy nie mają Państwo obowiązku wydawania klientom paragonów fiskalnych dokumentujących sprzedaż internetową B2C pod warunkiem, że klienci żądają wystawienia faktury i wyrażają zgodę na otrzymanie jej drogą elektroniczną.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości wskazać należy, że przepisy o podatku od towarów i usług nie precyzują pojęcia „wydać”. W celu jego wyjaśnienia należy odwołać się do definicji słownikowej. Zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego – „wydać” oznacza tyle co dać, przydzielić komuś.

Mając na uwadze powyższe przepisy wskazać należy, że przez fakturę rozumie się nie tylko dokument w formie papierowej, ale także w formie elektronicznej, który może być wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym, również w formacie PDF, pamiętając o tym, aby zawierał elementy wymagane przepisami ustawy.

W omawianej sytuacji na żądanie klienta dokumentujecie Państwo każdą sprzedaż internetową B2C poprzez wydanie faktury w formie elektronicznej, która po wyrażeniu przez klienta zgody na otrzymanie jej drogą elektroniczną, jest mu dostarczana uzgodnionymi wcześniej przez strony środkami komunikacji elektronicznej. Tym samym, w momencie dokonania przez klienta zakupu w sklepie, Spółka wyda klientowi fakturę poprzez jej wysłanie drogą elektroniczną.

Zatem wysłanie faktury środkami komunikacji elektronicznej, zgodnie z żądaniem Klienta oznacza, że dokument został klientowi – osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej - udostępniony (wydany) i w odniesieniu do faktury elektronicznej świadczy o tym, że wypełniony został warunek, o którym mowa w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, tj. wydano fakturę nabywcy.

Reasumując, wysłanie faktury elektronicznej na życzenie Klienta, środkami komunikacji elektronicznej, na które wyraził zgodę będzie spełniało przesłanki do uznania, że nastąpiło wydanie faktury w myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy.

W konsekwencji, odpowiadając na Państwa pytanie stwierdzić należy, że w ramach opisanego zdarzenia przyszłego, w świetle przepisów prawa podatkowego w zakresie VAT, nie mają Państwo obowiązku wydawania klientom paragonów fiskalnych dokumentujących sprzedaż internetową B2C, jeżeli żądają oni wystawienia faktury i wyrażają zgodę na otrzymanie jej drogą elektroniczną.

Mają Państwo również wątpliwości, czy będą Państwo mogli przechowywać paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż internetową B2C wyłącznie w formie elektronicznej jako zapisy w pamięci chronionej kasy rejestrującej, bez potrzeby przechowywania papierowych wydruków paragonów fiskalnych.

Wskazali Państwo, że sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ewidencjonują Państwo za pomocą kasy rejestrującej online, a każda sprzedaż jest potwierdzana paragonem fiskalnym, który jest zarówno drukowany, jak i automatycznie zapisywany w pamięci chronionej kasy rejestrującej. Spółka zgodnie z życzeniem klienta wystawia na jego rzecz fakturę i za jego zgodą wysyła drogą elektroniczną. Spółka jest w stanie powiązać daną fakturę z paragonem fiskalnym, do którego została wystawiona. Ponadto z wniosku wynika, że w Spółce będą istniały systemy informatyczne pozwalające na dostęp do paragonów zarchiwizowanych cyfrowo oraz ich odszukanie, a także umożliwiające odczyt tych paragonów i wydrukowanie ich w dowolnym momencie na każde żądanie organu podatkowego. Zamiarem Spółki jest przechowywanie wyłącznie kopii paragonów fiskalnych, zapisanych w pamięci chronionej kasy rejestrującej, do upływu okresu przewidzianego przepisami prawa.

Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa należy wskazać, że nie ma przeciwskazań do przechowywania paragonów w formie elektronicznej. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania paragonów dokumentujących transakcje, które zostały udokumentowane fakturami w formie elektronicznej.

Podsumowując, w ramach opisanego zdarzenia przyszłego, będą Państwo mogli przechowywać paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż internetową B2C wyłącznie w formie elektronicznej jako zapisy w pamięci chronionej kasy rejestrującej, bez potrzeby przechowywania papierowych wydruków paragonów fiskalnych. Opisany sposób archiwizacji paragonów będzie zgodny z wymogami wynikającymi z przepisów ustawy o VAT oraz będzie stanowić realizację obowiązku wynikającego z art. 106h ust. 3 ustawy.

Dodatkowe informacje

Zaznaczenia wymaga, że Organ podatkowy jest ściśle związany z przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

‒Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

‒Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

‒Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).