W procesie rozliczeń płacowych pracodawcy muszą zwracać szczególną uwagę na roczny limit dotyczący podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych oraz próg podatkowy. W 2023 r. chodzi odpowiednio o kwoty 208.050 zł oraz 120.000 zł. Przekroczenie tych kwot wymusza zmiany w naliczeniach składkowo-podatkowych oraz wpływa na ustalanie podstawy wymiaru świadczeń chorobowych i wysokość potrąceń dokonywanych z wynagrodzenia za pracę.

Stosowanie limitów składkowo-podatkowych w 2023 r. przy naliczaniu wynagrodzeń>>>

Sporządzanie listy płac w 2023 r. według oświadczeń i wniosków złożonych na nowym formularzu PIT-2>>>

Umowy cywilnoprawne – rozliczenia składkowe i podatkowe>>>

1. Limit 30-krotności

Ustawodawca ustanowił roczne ograniczenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, które odpowiada kwocie 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej, ustawie o prowizorium budżetowym lub ich projektach. Jeśli odpowiednie ustawy nie zostały uchwalone, wówczas wynagrodzenie to ustala się na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z III kwartału roku poprzedniego (art. 19 ust. 1 ustawy systemowej). W efekcie wspomniany roczny limit w 2023 r. to 208 050 zł, co wynika z wyliczenia: 30 x 6935 zł.

Powyższego ograniczenia nie stosuje się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, wypadkowe oraz ubezpieczenie zdrowotne. Nie stosuje się go również przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na FP wraz z FS  i FGŚP.

Gdy podlegający ozusowaniu przychód ubezpieczonej osoby przekroczy w trakcie roku pułap, o którym mowa wyżej, płatnik powinien zaniechać do końca grudnia danego roku dalszego naliczania i odprowadzania do ZUS składek emerytalno-rentowych oraz składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP). Reguły tej nie stosuje się zaś do pozostałych należności składkowych, gdyż należy je odprowadzać na ogólnych zasadach mimo wspomnianego limitu. 

Ważne!

Od nadwyżki ponad kwotę rocznego limitu nie należy opłacać za ubezpieczonego składek na ubezpieczenia.

W kontekście omawianego przekroczenia:

• uwzględnia się oskładkowany przychód uzyskany w konkretnym roku, licząc go narastająco, począwszy od stycznia,
• decydująca jest data wypłaty określonych ozusowanych świadczeń, nie zaś okres, za który one przysługują.

Zdaniem ZUS przy ustaleniu, czy nastąpiło przekroczenie rocznej kwoty podstawy wymiaru składek, uwzględnia się podstawę wymiaru składek ze wszystkich tytułów do ubezpieczeń, tj. umowy o pracę, umowy zlecenia, od których są opłacane składki na ubezpieczenia społeczne. Nie ma przy tym znaczenia, czy ubezpieczenia z danego tytułu były obowiązkowe, czy też ubezpieczony przystąpił dobrowolnie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych.

Informację o przekroczeniu w przypadku danego ubezpieczonego rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek pracodawca może uzyskać z:

• oświadczenia ubezpieczonego, jeżeli do opłacania za niego składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest zobowiązany więcej niż jeden płatnik – w takiej sytuacji w raporcie imiennym ZUS RCA składanym za ubezpieczonego, którego dotyczy przekroczenie, w polu 02 bloku III.B należy podać kod 1,
• własnej dokumentacji płacowej – wówczas w raporcie imiennym ZUS RCA składanym za ubezpieczonego, którego dotyczy przekroczenie, w polu 02 bloku III.B należy podać kod 2,
• informacji uzyskanej z ZUS – w raporcie imiennym ZUS RCA składanym za ubezpieczonego, którego dotyczy przekroczenie, w polu 02 bloku III.B należy podać wówczas kod 3.

Aby ustalić przekroczenie rocznej granicy podstawy wymiaru składek, można także zwrócić się do ZUS na wniosku RRP. Wniosek można złożyć elektronicznie za pośrednictwem PUE ZUS albo osobiście w placówce ZUS bądź przesłać pocztą.

Wzór wniosku RRP znajduje się na stronie e-wydania MPPiU: www.inforlex.pl/ewydania. 

1.1. Informowanie o przekroczeniu rocznego limitu składek

Zasadniczo to na płatniku składek spoczywa obowiązek kontrolowania,, czy roczny przychód zatrudnionego nie przekroczył pułapu 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej. Jeżeli jednak pracownik ma kilku pracodawców, wówczas to on sam powinien kontrolować przyrost podstawy składek w trakcie roku kalendarzowego i czuwać nad tym, by od jego należności nie potrącono zbyt dużej kwoty składek emerytalno-rentowych. Aby tak się nie stało, o ewentualnym osiągnięciu górnego pułapu podstawy składkowej musi on powiadomić wszystkich swoich płatników (art. 19 ust. 6 ustawy systemowej). W tym zakresie pracodawca powinien dla celów dowodowych wymagać formy pisemnej.

Ważne!

Jeżeli ubezpieczony jest zatrudniony w kilku firmach, jest zobowiązany zawiadomić wszystkich płatników o przekroczeniu kwoty rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Za skutki błędnego zawiadomienia o przekroczeniu rocznego limitu powodującego nieopłacenie należnych składek odpowiada ubezpieczony. W związku z tym pracodawca może wymagać od niego spłacenia całości zadłużenia, w tym odsetek za zwłokę (§ 10 rozporządzenia składkowego).

Przykład 1

Anna P. jest zatrudniona w firmie konsultingowej. Jej miesięczne wynagrodzenie wynosi 20 000 zł. Od początku roku do listopada 2023 r. jej wynagrodzenie wyniesie 220 000 zł.
W tym przypadku kwotę przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek ustalono w następujący sposób:
220 000 zł – 208 050 zł = 11 950 zł.
W celu ustalenia kwoty wynagrodzenia, od której powinny być naliczone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za listopad 2023 r., kwotę miesięcznego wynagrodzenia należy pomniejszyć o kwotę przekroczenia rocznego limitu:
20 000 zł – 11 950 zł = 8050 zł.
Zatem pracodawca powinien naliczyć składki ZUS za listopad br. od kwoty 8050 zł. Natomiast podstawa wymiaru pozostałych składek na ubezpieczenia społeczne, tj. na ubezpieczenie chorobowe i ubezpieczenie wypadkowe, wyniesie 20 000 zł.

1.2. Limit podstawy wymiaru składek przy zatrudnieniu u dwóch pracodawców

Jeśli dana osoba jest zatrudniona w dwóch firmach, wówczas do ustalenia właściwej podstawy składek społecznych przez oba podmioty może posłużyć następujący wzór:

x = (a × c) ÷ b 

gdzie:

a – łączna kwota przekroczenia ograniczenia podstawy składek u obydwu pracodawców w miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie, 

b – łączna kwota przychodu osiągnięta u obydwu pracodawców w miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie, 

c – przychód osiągnięty u danego pracodawcy w miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie, 

x – wartość przekroczenia kwoty granicznej przez ubezpieczonego za dany miesiąc u danego pracodawcy.

Przykład 2

29-letnia mieszkanka Gdańska jest zatrudniona w dwóch spółkach: A i B, w których w październiku 2023 r. złożyła pisemne oświadczenia, że jej przychód stanowiący podstawę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za miesiące od stycznia do września wyniósł łącznie 200 280 zł. W październiku w spółce A jej przychód osiągnął poziom 8200 zł, natomiast w spółce B – 7500 zł. 

Po zsumowaniu dotychczasowego przychodu z przychodem w październiku, w spółkach obliczono, że roczna podstawa składek będzie przekroczona o kwotę 7930 zł, co wynika z poniższych obliczeń: 

• 200 280 zł + 7500 zł + 8200 zł – 208050 zł (roczny limit) = 7930 zł. 

W tej sytuacji, spółka A powinna obliczyć składki od kwoty 4058,22 zł, stosując następujące wyliczenia: 

• (7930 zł × 8200 zł) : 15 700 zł = 4141,78 zł, 
• 8200 zł – 4141,78 zł = 4058,22 zł. 

Spółka B z kolei składki powinna skalkulować od kwoty 3711,78 zł: 

• (7930 zł × 7500 zł) : 15700 zł = 3788,22 zł, 
• 7500 zł – 3788,22 zł = 3711,78 zł. 

W ten sposób podstawa składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe u obu pracodawców nie przekroczy rocznej granicy: 

• 200 280 zł + 4058,22 zł + 3711,78 zł = 208 050 zł