Interpretacja indywidualna z dnia 3 października 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL3.4012.446.2023.2.MC

Podatek od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur w wersji elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku VAT od tych faktur.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

2 sierpnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 2 sierpnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy:

·prawidłowości sposobu przechowywania otrzymywanych przez Państwa papierowych faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz

·kwestii zachowania prawa do odliczenia na zasadach ogólnych, podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 22 września 2023 r. (wpływ 22 września 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(…) spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: Wnioskodawca, Podatnik lub Spółka) jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT oraz polskim rezydentem podatkowym w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U.2022 r. 2587). Spółka produkuje i sprzedaje odlewy żeliwne i armaturę przemysłową, tj. zawory zaporowe, zawory mieszkowe, zawory regulujące, zawory zwrotne, zawory bezpieczeństwa, filtry siatkowe, zasuwy, kurki kulowe, zawory antyskażeniowe, zawory balansowe statyczne i dynamiczne, przepustnice, kompensatory, zawory pływakowe, zawory odpowietrzające, kosze ssawne, płynowskazy.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi, w stosunku do których przysługuje jej prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, jak również prawo uwzględnienia kosztów tych towarów i usług w kosztach uzyskania przychodu. W związku z prowadzoną działalnością Spółka otrzymuje miesięcznie dużą ilość dokumentów księgowych.

Obecnie w związku z wdrażaniem nowego elektronicznego systemu obiegu dokumentów Spółka dąży do jak najszerszego wykorzystywania faktur elektronicznych. Większość faktur zakupowych jest otrzymywanych i przechowywanych w formie elektronicznej. Jednakże, Spółka otrzymuje i przechowuje także faktury w formie papierowej. W związku ze skalą działalności Spółki, posiada ona sporą ilość papierowych faktur, których przechowywanie w tej formie wiąże się z wysokimi kosztami, a ponadto jest obarczone ryzykiem utraty lub uszkodzenia danego dokumentu, za które to ryzyko Spółka nie może ponosić odpowiedzialności.

Z perspektywy Spółki, procesem, który istotnie wpłynąłby na bezpieczeństwo przechowywania dokumentów, a jednocześnie korzystnie oddziaływał na procesy biznesowe Spółki byłoby digitalizowanie faktur papierowych i niszczenie papierowych wersji dokumentów.

W przypadku faktur papierowych otrzymywanych w trakcie wdrażania elektronicznego obiegu dokumentów, to procedura ich ujmowania w księgach rachunkowych oraz ewidencji podatku od towarów i usług Spółki wygląda następująco:

·Faktury w formie papierowej trafiają do biura zarządu, gdzie są rejestrowane w dzienniku podawczym oraz przybijana jest pieczątka wpływu (zawierająca datę i podpis osoby otrzymującej dany dokument);

·Faktury w formie papierowej po rejestracji w programie ERP są skanowane i podłączane pod zaksięgowaną fakturą jako plik pdf (każda faktura papierowa podobnie jak elektroniczna posiada swój unikalny numer systemowy). Co istotne w programie ERP można wygenerować za dany okres raport faktur z podpiętymi plikami pdf).

Spółka podkreśla, że zeskanowany dokument jest wiernym odwzorowaniem cyfrowym papierowego oryginału, a zastosowanie formatu PDF uniemożliwia ingerencję w treść faktury, albowiem każda zmiana naniesiona na plik będzie notyfikowana użytkownikowi pliku.

Jednocześnie Spółka nadmienia, że zakupione towary oraz usługi udokumentowane fakturami będą służyć czynnościom opodatkowanym Spółki. Ponadto Spółka wskazuje, że nie będą dotyczyć wydatków wymienionych odpowiednio w art. 88 ustawy VAT, czyli co do których Spółce jako podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony ani prawo do zwrotu różnicy podatku.

W odpowiedzi na wezwanie udzielili Państwo odpowiedzi na zadane przez Organ pytania:

1)Czy Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami? Jeśli tak, to na czym będą polegały kontrola i weryfikacja autentyczności pochodzenia tych dokumentów?

Odp. Tak, spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami.

Spółka wdrożyła procedurę weryfikacji poprawności, autentyczności, pochodzenia, integralności i czytelności otrzymywanych dokumentów. Osoby delegowane  w szczególnych liniach biznesowych Spółki są odpowiedzialne za powyższy proces.

W ramach tego procesu w systemie elektronicznym Podatnika osoba odpowiedzialna za budżet danego obszaru dekretuje fakturę w programie NC, później osoba z działu finansowo-księgowego potwierdza i autoryzuje zapisy księgowe oraz poprawność danej faktury (w narzędziu ...). Zarówno pierwsza autoryzacja („biznesowa”) jak i druga (finansowo-księgowa) jest zapisywana razem z adnotacjami w trwały sposób w systemie Podatnika. Co istotne zapisy te są archiwizowane (minimalnie przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych) i możliwe do odtworzenia w każdym czasie. Przy takim odtworzeniu osoba odtwarzająca może uzyskać dostęp do dokładnych informacji o dokumencie, czasie rejestracji czy ewentualnych uwagach.

2)Czy faktury, których dotyczy wniosek, będą przechowywane w formie elektronicznej tylko na terytorium kraju, czy również poza terytorium kraju?

Odp. Faktury w formie elektronicznej będą przechowywane wyłącznie na terytorium kraju.

3)Czy umożliwicie Państwo naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej:

a) poza terytorium kraju, dostęp on-line do faktur zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy,

b) na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy?

Odp. Tak – w każdym możliwym przypadku i niezależnie od formy przechowywania, Spółka umożliwi wszelkim organom administracji skarbowej i publicznej, na każde wezwanie i żądanie oczekiwane dokumenty we wskazanym czasie i formie.

4)Czy otrzymane w formie papierowej faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu?

Odp. Tak – otrzymane w formie papierowej faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności, pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

5)Czy zadbają Państwo o zabezpieczenie dokumentów w formie elektronicznej przed zniszczeniem lub utratą danych z nich wynikających?

Odp. Tak – Spółka dołoży wszelkich starań w celu zabezpieczenia dokumentów  w formie elektronicznej przed zniszczeniem lub utratą danych z nich wynikających.

Pytania

1.Czy Spółka będzie uprawniona do przechowywania faktur dokumentujących zakupy towarów i usług wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych?

2.Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji, gdy oryginalne, papierowe faktury zostaną zniszczone?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad. 1

Zgodnie z art. 112a ustawy o VAT podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub  w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści  i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak wynika z analizowanego przepisu, warunki stawiane przez przepisy w zakresie przechowywania faktur ograniczają się do konieczności przechowywania ich w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający:

·łatwe ich odszukanie;

·autentyczność pochodzenia – tj. pewność co do tożsamości podmiotu dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;

·integralność treści – tj. brak możliwości zmiany danych, które powinna zawierać faktura oraz

·czytelności – tj. zapewniona jest możliwość odczytu danych z faktury.

Przy czym ustawa nie wprowadza szczegółowych wytycznych co do sposobu realizacji powyższych wymogów, co oznacza, że podatnik ma swobodę w doborze metod przechowywania faktur, o ile spełnione są omawiane przesłanki.

W ocenie Spółki, warunki te będą spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym. Każda faktura zostanie zeskanowana w wysokiej rozdzielczości i zapisana w formacie PDF, który co do zasady uniemożliwia jakąkolwiek edycję pliku. Jednocześnie wprowadzone w Spółce procedury obiegu dokumentów powodują, iż zapewniona jest pewność co do tożsamości podmiotu wystawiającego i przekazującego fakturę, jak również pewność, iż zakupione towary i usługi zostały w rzeczywistości nabyte lub wykonane. Ponadto, wszystkie faktury będą na serwerach Spółki pogrupowane miesiącami i latami, co umożliwi ich łatwe odszukanie.

W konsekwencji Spółka uważa, iż przechowywanie zeskanowanych faktur papierowych  i przechowywanie ich w formie elektronicznej w formacie PDF, z jednoczesnym zniszczeniem fizycznych egzemplarzy faktur w warunkach określonych w stanie faktycznym spełnia przesłanki z art. 112a ustawy o VAT.

Ad. 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług oraz dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego  o kwotę podatku naliczonego, zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, powstaje  w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, a jednocześnie w myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, nie może powstać wcześniej niż w rozliczeniu za okres,  w którym podatnik otrzymał fakturę zakupową.

W kontekście analizowanych przepisów ustawy o VAT należy zauważyć, że prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione od sposobu przechowywania faktur przez podatnika. Zdaniem Spółki, przepisy dotyczące dokumentów uprawniających do odliczenia podatku VAT zawarte w art. 86 Ustawy VAT należy interpretować wespół  z art. 112a Ustawy VAT.

W konsekwencji należałoby dojść do wniosku, że o ile otrzymywane faktury są przechowywane z zachowaniem autentyczności ich pochodzenia, integralności treści  i czytelności, nawet jeśli mowa o dokumentach, które zostały wystawione w formie tradycyjnej (papierowej), a przechowywane są wyłącznie w formie elektronicznej  (w postaci wiernego skanu), wówczas nie ma przeszkód dla odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich faktur, przy założeniu, że nie zachodzą inne okoliczności uniemożliwiające odliczenie podatku, o których mowa w art. 88 Ustawy VAT.

Powyższa wykładania przepisów dotycząca zarówno niszczenia papierowych oryginałów faktur jak również zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego z elektronicznych obrazów papierowych faktur została wielokrotnie zaakceptowana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

·Interpretacja indywidualna DKIS z dnia 19 marca 2021 r. sygn. 0112-KDIL1 -1.4012.10.2021.2.MB

Podsumowując, korzystanie z elektronicznego systemu do przechowywania  i archiwizowania dokumentów będzie zgodne z wymogami określonymi w art. 112a ust. 1 i art. 106m ustawy, dzięki czemu Spółka będzie mogła prowadzić archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania papierowych wersji dokumentów oraz taka forma archiwizacji, a więc przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, po spełnieniu ogólnych warunków wymienionych  w art. 86 ust. 1 ustawy, będzie dawała Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej.

·Interpretacja indywidualna DKIS z dnia 12 marca 2021 r. sygn. 0114-KDIP1 -3.4012.741.2020.2.KF

Zatem, należy zgodzić się ze Spółką, że faktury mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur pozwala zachować Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

·Interpretacja indywidualna DKIS z dnia 1 grudnia 2021 r. sygn. 0111-KDIB3 -3.4012.480.3.2021.3.MW

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie i archiwizacja wyłącznie w formie elektronicznej faktur – otrzymanych w formie elektronicznej oraz papierowej  – w ramach przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego procedury, będzie zgodne  z przepisami ustawy. W konsekwencji Wnioskodawca zachowa, na ogólnych zasadach, wykorzystując nabywane towary i usługi do czynności opodatkowanych, prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, nawet po zniszczeniu papierowych (oryginalnych) wersji faktur.

·Interpretacja indywidualna DKIS z dnia 29 stycznia 2021 r. sygn. 0114-KDIP1 -3.4012.767.2020.2.LM

Zatem należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że faktury mogą być przechowywane  i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur pozwala zachować Wnioskodawcy prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak wynika z opisu sprawy, są Państwo Spółką z ograniczoną odpowiedzialnością oraz czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług będącą polskim rezydentem podatkowym. Państwa Spółka produkuje i sprzedaje odlewy żeliwne i armaturę przemysłową, tj. zawory zaporowe, zawory mieszkowe, zawory regulujące, zawory zwrotne, zawory bezpieczeństwa, filtry siatkowe, zasuwy, kurki kulowe, zawory antyskażeniowe, zawory balansowe statyczne i dynamiczne, przepustnice, kompensatory, zawory pływakowe, zawory odpowietrzające, kosze ssawne, płynowskazy.

Jak wskazali Państwo we wniosku, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi, w stosunku do których przysługuje jej prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, jak również prawo uwzględnienia kosztów tych towarów i usług w kosztach uzyskania przychodu. W związku z prowadzoną działalnością Spółka otrzymuje miesięcznie dużą ilość dokumentów księgowych.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii prawidłowości sposobu przechowywania otrzymywanych przez Państwa papierowych faktur w formie elektronicznej jako skanu dokumentu, przy zastosowaniu przez Państwa zasad zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie sprawy.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, w pierwszej kolejności należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury.

Przy czym, sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia, czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Jak zostało przez Państwa wskazane, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami. Spółka wdrożyła procedurę weryfikacji poprawności, autentyczności, pochodzenia, integralności i czytelności otrzymywanych dokumentów. W ramach tego procesu w systemie elektronicznym osoba odpowiedzialna za budżet danego obszaru dekretuje fakturę w programie NC, później osoba z działu finansowo-księgowego potwierdza i autoryzuje zapisy księgowe oraz poprawność danej faktury  (w narzędziu ...). Zarówno pierwsza autoryzacja („biznesowa”) jak i druga (finansowo-księgowa) jest zapisywana razem z adnotacjami w trwały sposób w systemie. Co istotne zapisy te są archiwizowane (minimalnie przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych) i możliwe do odtworzenia w każdym czasie.

Ponadto, faktury w formie elektronicznej będą przechowywane wyłącznie na terytorium kraju oraz Spółka udostępni wszelkim organom administracji skarbowej i publicznej, na każde wezwanie i żądanie oczekiwane dokumenty we wskazanym czasie i formie.

Wskazali Państwo również, iż otrzymane w formie papierowej faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności, pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Dołożą Państwo również wszelkich starań w celu zabezpieczenia dokumentów  w formie elektronicznej przed zniszczeniem lub utratą danych z nich wynikających.

Odnosząc się więc do Państwa wątpliwości, stwierdzić należy, że w okolicznościach omawianej sprawy sposób przechowywania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej, czyli po dokonaniu digitalizacji ich wersji papierowej w opisanej we wniosku procedurze, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania w opisanej we wniosku procedurze, a takżeumożliwienie przez Państwa dostępu do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy – będzie zgodny z przytoczonymi przepisami ustawy.

Ponadto, w rozważanym przez Państwa modelu, w przypadku faktur papierowych procedura ich ujmowania w księgach rachunkowych oraz ewidencji podatku od towarów  i usług wygląda następująco:

·Faktury w formie papierowej trafiają do biura zarządu, gdzie są rejestrowane w dzienniku podawczym oraz przybijana jest pieczątka wpływu (zawierająca datę i podpis osoby otrzymującej dany dokument);

·Faktury w formie papierowej po rejestracji w programie ERP są skanowane i podłączane pod zaksięgowaną fakturą jako plik pdf (każda faktura papierowa podobnie jak elektroniczna posiada swój unikalny numer systemowy). Co istotne w programie ERP można wygenerować za dany okres raport faktur z podpiętymi plikami pdf).

Wskazują Państwo również, że zeskanowany dokument jest wiernym odwzorowaniem cyfrowym papierowego oryginału, a zastosowanie formatu PDF uniemożliwia ingerencję w treść faktury, albowiem każda zmiana naniesiona na plik będzie notyfikowana użytkownikowi pliku.

Podsumowując, stwierdzić należy, że wskazane przez Państwa zasady archiwizowania i przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej, będą spełniały warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Zatem, dopuszczalne jest przechowywanie faktur dokumentujących zakupy towarów  i usług wyłącznie w postaci elektronicznej przy jednoczesnym niszczeniu oryginalnych dokumentów papierowych z zachowaniem procedury opisanej w przedmiotowym wniosku.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 uznano za prawidłowe.

Kolejna Państwa wątpliwość dotyczy kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji, gdy oryginalne, papierowe faktury zostaną zniszczone.

Przechodząc więc do kwestii prawa od odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych i archiwizowanych w opisany przez Państwa sposób, należy wskazać, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Przy czym, prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym:

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. A zatem, spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi. Jak Państwo wskazali we wniosku, zakupione towary oraz usługi udokumentowane fakturami będą służyć czynnościom opodatkowanym Spółki. Ponadto Spółka wskazuje, że nie będą dotyczyć wydatków wymienionych odpowiednio w art. 88 ustawy VAT, czyli co do których Spółce jako podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego  o podatek naliczony ani prawo do zwrotu różnicy podatku.

Mając na uwadze okoliczności sprawy oraz przedstawione przepisy prawa stwierdzić należy, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach dokumentujących zakup towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do działalności opodatkowanej podatkiem VAT. Powyższe wynika z faktu, że w analizowanym przypadku będą spełnione – wskazane w art. 86 ust. 1 ustawy – przesłanki warunkujące prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Reasumując, faktury mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Jednocześnie taka forma przechowywania faktur pozwala zachować prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, ponieważ nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 uznano za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek  o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanym przez Państwa w złożonym wniosku.  W konsekwencji w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan faktyczny, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłegooraz zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego(…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).