Interpretacja indywidualna z dnia 28 września 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL2-1.4011.562.2023.2.TR

Obowiązki płatnika.

Interpretacja indywidualna– stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanych stanów faktycznych jest prawidłowe w części dotyczącej drugiego z opisanych zdarzeń i nieprawidłowe w części dotyczącej pierwszego z opisanych zdarzeń.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

18 lipca 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 13 lipca 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 22 września 2023 r. (wpływ 25 września 2023 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis stanów faktycznych

Wnioskodawca jest przedsiębiorcą zagranicznym, prowadzącym działalność w Polsce za pośrednictwem oddziału położonego na terytorium Polski. Wnioskodawca, czyli oddział, działa na terytorium RP i zatrudnia pracowników we własnym imieniu. Wnioskodawca mający prawo do samodzielnego podpisywania umów o pracę tym samym jest pracodawcą dla zatrudnionych w ramach umowy pracowników wykonujących świadczenia na terytorium RP- jest to około 6000 osób w rozumieniu art. 3 Kodeksu Pracy.

W związku z tym pełni funkcję płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych w rozumieniu przepisu art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych. Koszt wynagrodzeń pracowniczych ponosi Wnioskodawca. Wnioskodawca posługuje się numerem NIP.

Zdarzenie 1

W grudniu 2022 r. oraz styczniu 2023 r. jednej z pracownic wypłacono standardowe wynagrodzenie, po czym okazało się, że od grudnia 2022 r. do 2024 r. pracownica przebywa na urlopie wychowawczym. Pracodawca finansuje osobom przebywającym na tego rodzaju bezpłatnych urlopach związanych z rodzicielstwem nieoskładkowane benefity. W związku z małą kwotą przychodu oraz zastosowaniem KUP w roku bieżącym, przytoczonemu pracownikowi nie są pobierane miesięczne zaliczki na podatek dochodowy. Pracownica oddała nadpłacone wynagrodzenie w 2023 r. w kwotach netto, czyli niezawierających odprowadzonych już zaliczek na podatek dochodowy. Obecnie znikomy, osiągany w bieżącym roku podatkowym przychód powoduje, iż płatnik nie ma możliwości rozliczyć zwróconej częściowo nadpłaty wynagrodzeń w bieżącym roku. PIT-11 pracownika oraz PIT-4R za ubiegły rok zostały wystawione zgodnie ze stanem faktycznym dla 2022 roku.

Zdarzenie 2

W grudniu 2022 r. jednej z pracownic wypłacono nienależnie zasiłek ZUS. Pracownica wówczas miała naliczany już 32% podatek dochodowy. W 2023 roku pracownica zwróciła część nienależnie wypłaconego świadczenia. Jednak zwróciła tylko otrzymaną kwotę netto, czyli bez pobranej już i odprowadzonej za grudzień 2022 r. przez płatnika zaliczki na podatek dochodowy. Pracownica jest czynna zawodowo, osiąga przychody. PIT-11 pracownika oraz PIT-4R za ubiegły rok zostały wystawione zgodnie ze stanem faktycznym dla 2022 roku.

Pytania

1)Czy pracodawca dokonując wpłaty pobranych zaliczek do US może pomniejszyć należność z tytułu pdof w bieżącym roku podatkowym o kwotę nadpłaconej zaliczki w roku ubiegłym?

2)Czy pracodawca dokonując wpłaty pobranych zaliczek do US może pomniejszyć należność z tytułu pdof w bieżącym roku podatkowym o kwotę nadpłaconej zaliczki w roku ubiegłym?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy:

Stanowisko do zdarzenia 1

W przytoczonym przypadku uprawnienie do rozliczenia świadczenia przysługuje samemu podatnikowi na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 5 ww. ustawy, który dokona tego poprzez odliczenie świadczenia od dochodu w zeznaniu rocznym, składanym za rok podatkowy, w którym dokonał zwrotu nienależnie pobranego wynagrodzenia – to na podstawie dowodu potwierdzającego wpłatę (przelew, przekaz), lub na podstawie wystawionego przez pracodawcę zaświadczenia.

Przepis art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi bowiem, że podstawę obliczenia podatku, z zastrzeżeniem art. 29-30c, art 30e i art. 30f, stanowi dochód ustalony zgodnie z art. 9, art. 24 ust. 1, 2, 3b-3e, 4-4e i 6 lub art. 24b ust. 1 i 2, lub art. 25, po odliczeniu kwot dokonanych w roku podatkowym zwrotów nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy, jeżeli zwroty te nie zostały potrącone przez płatnika. Jednak realizując zasadę uwzględniania podatnikowi kwot przez niego zwróconych w możliwie najkrótszym czasie, Wnioskodawca stoi na stanowisku potrącenia uprzednio odprowadzonej do US z bieżącej należności oraz przekazania jej pracownikowi.

Stanowisko do zdarzenia 2

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie regulują wprost, czy zwrot nienależnie pobranych świadczeń powinien być dokonany w kwotach przed potrąceniami (tzw. kwotach brutto), czy też w kwotach uwzględniających potrącenia (tzw. kwotach netto), jednakże precyzują, w jaki sposób można odzyskać podatek od uprzednio opodatkowanego przychodu w sytuacji, gdy dojdzie do zwrotu nienależnie pobranego świadczenia. Świadczeniem nienależnym jest cała kwota przychodu, zarówno dla płatnika, który poniósł wydatek na rzecz pracownika, jak również dla pracownika, mimo, że ten otrzymał „fizycznie” kwotę po potrąceniu zaliczki. Wątpliwości budzi m.in. kwestia korygowania zaliczki na podatek dochodowy odprowadzonej w grudniu 2022 r. od kwoty zasiłku, która została zwrócona przez pracownika w 2023 r.

W sytuacji dokonania w roku podatkowym zwrotu nienależnie pobieranych świadczeń w całości, które uprzednio zwiększały dochód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, rozliczenie tego zwrotu następuje poprzez zastosowanie jednego z dwóch rozwiązań: przez płatnika na podstawie art. 41b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub przez podatnika na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 5 tej ustawy.

I tak, w myśl art. 41b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: Jeżeli podatnik dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, przy ustalaniu wysokości podatku (zaliczki) płatnicy, o których mowa w art. 31, 33, 35 i 41, odejmują od dochodu kwotę dokonanych zwrotów, łącznie z pobranym podatkiem (zaliczką).

Powyższy przepis realizuje zasadę uwzględniania podatnikowi kwot przez niego zwróconych w możliwie najkrótszym czasie, czyli w rozliczeniach związanych z obliczeniem zaliczek na podatek.

Zatem, płatnik, któremu podatnik zwrócił na skutek różnych okoliczności kwotę przez niego wcześniej wypłaconą, obowiązany jest pomniejszyć miesięczny dochód ustalany dla celów obliczenia zaliczki, o dokonany przez pracownika zwrot począwszy od miesiąca, w którym on nastąpił.

Jeżeli kwota dokonanego zwrotu przekracza dochód danego miesiąca, płatnik może o powstałą różnicę pomniejszyć dochód z miesiąca następnego, aż do pełnego pomniejszenia.

Przy czym, powyższe pomniejszenia mogą być stosowane przez płatnika wyłącznie w tym roku podatkowym, w którym podatnik dokonał zwrotu. Na potwierdzenie swojego stanowiska Wnioskodawca przywołał interpretacja KIS z 9 stycznia 2023 r. znak 0113-KDIPT2-3.4011.846.2022.1.KKA.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.):

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Na podstawie art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zgodnie z przepisem art. 32 ww. ustawy:

Stosownie zaś do treści art. 410 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1610 ze zm.):

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychód podatkowy powstaje w momencie otrzymania pieniędzy lub postawienia ich do dyspozycji podatnika. Jeżeli zatem odpowiednio: w latach 2022 i 2023 (w przypadku pierwszego zdarzenia) oraz w roku 2022 (w przypadku drugiego zdarzenia) wypłacili Państwo przedmiotowe świadczenia podatnikom, to w momencie otrzymania (postawienia do dyspozycji, np. przelania na konta podatników) powstał dla tychże podatników przychód. Fakt, że wypłacone przez Państwa świadczenia następnie okazały się być wypłaconymi tym podatnikom nienależnie nie niweluje momentu powstania przychodu. Państwo – jako płatnik wypłacając wskazanych okresach przedmiotowe świadczenia pobrali i odprowadzili z ich tytułu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Tym samym, świadczeniami nienależnymi były całe kwoty przychodów (przedmiotowych świadczeń ), zarówno dla Państwa jako płatnika, który poniósł wydatek na rzecz danego pracownika, jak również dla danego pracownika, mimo że ten otrzymał „fizycznie” kwotę po potrąceniu zaliczki.

Należy podkreślić, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie regulują wprost, czy zwrot nienależnie pobranych świadczeń powinien być dokonany w kwotach przed potrąceniami (tzw. kwotach brutto), czy w kwotach uwzględniających potrącenia (tzw. kwotach netto), jednakże precyzują, w jaki sposób można odzyskać podatek od uprzednio opodatkowanego przychodu w sytuacji, gdy dojdzie do zwrotu nienależnie pobranego świadczenia.

W sytuacji dokonania w roku podatkowym zwrotu nienależnie pobieranych świadczeń w całości, które uprzednio zwiększały dochód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, rozliczenie tego zwrotu następuje poprzez zastosowanie jednego z dwóch rozwiązań: przez płatnika na podstawie art. 41b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub przez podatnika na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 5 tej ustawy.

I tak, w myśl art. 41b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Należy podkreślić, że dla Państwa jako pracodawcy cała kwota przychodu jest zatem świadczeniem, które ponieśli Państwo na rzecz pracownika; nie jest w tym przypadku istotne dzielenie jej na kwotę netto czy brutto.

W sytuacji zatem gdy pracownik dokona tylko częściowego zwrotu nienależnie pobranego świadczenia, nie należy traktować tego jako zwrotu kwoty netto, tylko jak częściowy zwrot kwoty przychodu, w której zawiera się również podatek. Na Państwu jako płatniku natomiast ciąży obowiązek wynikający z art. 41b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. odliczenia zwróconego przez pracownika świadczenia, czyli tej kwoty którą podatnik faktycznie oddał płatnikowi. Pracownik odzyska tym samym podatek tylko od tej części którą zwrócił.

Jeżeli zatem dany podatnik zwrócił Państwu jako pracodawcy część nienależnie pobranego świadczenia, to Państwo powinni odjąć od dochodu pracownika kwotę dokonanego zwrotu w takiej samej wysokości.

Powyższy przepis art. 41b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych realizuje zasadę uwzględniania podatnikowi kwot przez niego zwróconych w możliwie najkrótszym czasie, czyli w rozliczeniach związanych z obliczeniem zaliczek na podatek. Zatem, płatnik, któremu podatnik zwrócił na skutek różnych okoliczności kwotę przez niego wcześniej wypłaconą, obowiązany jest pomniejszyć miesięczny dochód ustalany dla celów obliczenia zaliczki, o dokonany przez podatnika zwrot począwszy od miesiąca, w którym on nastąpił. Jeżeli kwota dokonanego zwrotu przekracza dochód danego miesiąca, płatnik może o powstałą różnicę pomniejszyć dochód z miesiąca następnego, aż do pełnego pomniejszenia. Przy tym, powyższe pomniejszenia mogą być stosowane przez płatnika wyłącznie w tym roku podatkowym, w którym podatnik dokonał zwrotu. W sytuacji gdy zwrotu nienależnie pobranego świadczenia dokona pracownik po upływie roku podatkowego, w którym nienależne świadczenie otrzymał, płatnik nie rozliczy podatnikowi ww. zwrotu.

Niemniej, brak możliwości rozliczania przez płatnika kwoty zwrotów w latach następnych nie oznacza, że powyższa kwota podatnikowi przepada. Oprócz procedury polegającej na odejmowaniu przez płatnika od dochodu kwoty zwróconej przez podatnika ustawodawca umożliwia dokonywanie takich odliczeń przez podatnika.

Jeżeli więc płatnik nie odliczy dokonanego przez podatnika zwrotu od bieżących dochodów podatnika, na skutek upływu roku podatkowego bądź osiągania przez niego niewielkich dochodów lub ustania źródła przychodu, wówczas odliczenia dokonuje sam podatnik na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który dokona tego poprzez odliczenie świadczenia od dochodu w zeznaniu rocznym, składanym za rok podatkowy, w którym dokonał zwrotu nienależnie pobranego wynagrodzenia.

Art. 26 ust. 1 pkt 5 ww. ustawy stanowi, że:

Podstawę obliczenia podatku, z zastrzeżeniem art. 29-30cb, art. 30da-30dh, art. 30e-30g i art. 30j-30p, stanowi dochód ustalony zgodnie z art. 9, art. 23o, art. 23u, art. 24 ust. 1, 2, 3b-3e, 4-4e, 6 i 21 lub art. 24b ust. 1 i 2, po odliczeniu kwot dokonanych w roku podatkowym zwrotów nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy, jeżeli zwroty te nie zostały potrącone przez płatnika.

Zatem, należy stwierdzić, że w wyrażeniu „zwrot nienależnie pobranego świadczenia w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy” mieści się świadczenie w kwocie netto wraz z pobraną zaliczką na podatek dochodowy.

Z kolei, w myśl art. 26 ust. 7h ustawy:

Kwota, o której mowa w ust. 1 pkt 5, przekraczająca kwotę dochodu, o którym mowa w ust. 1, może być odliczona od dochodu uzyskanego w najbliższych kolejno po sobie następujących 5 latach podatkowych.

Należy podkreślić, że zarówno art. 41b, jak i art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dotyczą sytuacji, w której zwracane przez podatnika nienależnie pobrane świadczenia uprzednio zwiększały dochód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, dlatego też zwrot ten dokonywany powinien być w kwocie brutto, tj. łącznie z pobranymi przez płatnika zaliczkami na podatek dochodowy, co gwarantuje odzyskanie przez podatnika kwoty tych zaliczek.

Skoro jednak na gruncie pierwszego z opisanych przez Państwa zdarzeń Państwo podali, że nie mają Państwo możliwości rozliczyć częściowo zwróconej nadpłaty od wynagrodzeń w bieżącym roku z uwagi na: z jednej strony fakt, że jedno ze świadczeń zostało wypłacone w innym niż zwrócone roku podatkowym (bo wypłacone w roku 2022, a zwrócone w roku 2023), a z drugiej strony fakt, że drugie ze świadczeń mimo że zostało wypłacone w tym samym roku podatkowym co zwrócone (bo w roku 2023), to jednak wysokość osiąganego go przychodu na potrącenie z niego nie pozwala, to w takiej sytuacji pozostaje tylko zastosowanie drugiego z przywołanych wyżej rozwiązań, wysłowionego przez ustawodawcę w cyt. art. 26 ust. 1 pkt 5 w zw. z art. 26 ust. 7h ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli odzyskanie nadpłaty przez samego podatnika w rocznych zeznaniach podatkowych.

Ustawodawca nie przewidział tutaj trzeciej metody, wobec czego nieprawidłowe jest Państwa stanowisko, z którego wynika, że w takiej sytuacji to Państwo dokonując wpłat pobranych zaliczek do urzędu skarbowego (np. z innych tytułów lub przypadających na innych podatników) mogą sami dokonać potrąceń z bieżących należności i stosowną kwotę samemu przekazać danemu podatnikowi. Jak sami Państwo bowiem stwierdzili rozpoczynając swój wywód: „w przytoczonym przypadku uprawnienie do rozliczenia świadczenia przysługuje samemu podatnikowi na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 5 ww. ustawy, który dokona tego poprzez odliczenie świadczenia od dochodu w zeznaniu rocznym”.

Prawidłowe jest natomiast Państwa stanowisko w odniesieniu o drugiego z opisanych zdarzeń, w którym wysokość i częstotliwość osiąganych przez podatnika przychodów na to pozwala, zgodnie z którym to stanowiskiem – stosownie do cyt. art. 41b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – Państwo jako płatnik, któremu podatnik zwrócił na skutek różnych okoliczności kwotę przez niego wcześniej wypłaconą, obowiązani są pomniejszyć miesięczny dochód ustalany dla celów obliczenia zaliczki, o dokonany przez pracownika zwrot począwszy od miesiąca, w którym on nastąpił. Jeżeli kwota dokonanego zwrotu przekracza dochód danego miesiąca, płatnik może o powstałą różnicę pomniejszyć dochód z miesiąca następnego, aż do pełnego pomniejszenia. Przy czym, powyższe pomniejszenia mogą być stosowane przez płatnika wyłącznie w tym roku podatkowym, w którym podatnik dokonał zwrotu.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanów faktycznych, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzeń.

Odnośnie do przywołanego przez Państwa rozstrzygnięcia wyjaśniam, że dotyczy ono konkretnej sprawy zainteresowanego w określonym zdarzeniu i w tej sprawie rozstrzygnięcie to jest wiążące.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).